Makalah Komunikasi Bisnis Penulisan Dire
Makalah Komunikasi Bisnis Penulisan Dire
DISUSUN OLEH:
KELOMPOK 1
[1]
KATA PENGANTAR
Puji syukur kami sampaikan ke hadirat Tuhan Yang Maha Esa, atas berkat
dan rahmat-Nya kami dapat menyelesaikan tugas makalah kelompok mata kuliah
Komunikasi Bisnis.
Dalam penyusunan makalah ini, kami menyadari bahwa banyak pihak yang
telah meluangkan waktu dan tenaganya untuk membantu, membimbing, dan memberi
motivasi kepada kami. Oleh karena itu, pada kesempatan ini kami ingin mengucapkan
terimakasih kepada Ibu Dra. Ec Dyah Ratnawati, MM selaku dosen mata kuliah
Komunikasi Bisnis.
Semoga makalah ini dapat bermanfaat sebagai referensi pemikiran bagi pihak-
pihak yang membutuhkan, terutama para teman mahasiswa dan terlebih lagi bagi
penyusun sehingga apa yang diharapkan dapat tercapai.
Hormat kami,
Penyusun
[2]
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR..................................................................................................1
DAFTAR ISI.................................................................................................................2
BAB 1 PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang............................................................................................3
1.2 Rumusan Masalah.......................................................................................4
1.3 Tujuan Penulisan.........................................................................................4
BAB II PEMBAHASAN
2.1 Penulisan Direct Request………………………………………………….5
2.1.1 Pengorganisasian Direct Request……………………...………..5
2.1.2 Permintaan Informasi Rutin……………………………………..7
A. Permintaan di dalam Organisasi……………………...……7
B. Permintaan ke Luar Organisasi………………………...…..8
2.1.3 Menulis Direct Request untuk Pengaduan……………………....8
2.1.4 Surat Undangan, Pesanan, dan Reservasi……………………….9
A. Surat Undangan……………………………………….........9
B. Surat Pesanan dan Reservasi…………………………...…..9
2.1.5 Permintaan Kredit………………………………..………...…..10
2.2 Penulisan Permintaan Pesan-pesan Rutin dan Positif………...………….11
2.2.1 Strategi Permintaan Pesan-pesan Rutin…………......…………11
2.2.2 Strategi Penulisan Pesan-pesan Positif………….…..…………11
2.2.3 Pesan-pesan Good News dan Goodwill…………………..……12
A. Good News tentang Pekerjaan….…………..…………….13
B. Good News tentang Produk……………………...……….13
C. Pesan-pesan Goodwill…………………………………….13
2.2.4 Menulis Jawaban Positif………………………………...……..13
A. Surat konfirmasi Pesanan…………………………………13
B. Menjawab Permintaan Informasi…………………………13
2.2.5 Menangani Permintaan Kredit Rutin…………………………..14
A. Persetujuan Kredit………………………………………...14
B. Memberikan Referensi Kredit…………………………….14
2.2.6 Surat Rekomendasi dan Pemberitahuan…...…………………..14
BAB III PENUTUP
3.1 Kesimpulan………………………………………………………………15
3.2 Saran……………………………………………………………………..15
DAFTAR PUSTAKA………………………………………………………………..16
[3]
BAB I
PENDAHULUAN
A. LATAR BELAKANG
Surat adalah sebuah alat atau media komunikasi yang berupa tulisan yang
berisi informasi, pesan, pernyataan, atau tanggapan sesuai keinginan penulis surat.
Surat merupakan sarana komunikasi tertulis. Surat dipandang sebagai alat komunikasi
tulis yang paling efesien,efektif, ekonomis, dan praktis dibandingkan dengan
komunikasi lisan. Apa yang dikomunikasikan melalui surat akan sampai kepada
alamat yang dituju sesuai dengan sumber aslinya. Peranan surat lebih penting lagi,
terutama dalam surat resmi, seperti surat yang dikeluarkan oleh organisasi atau
lembaga.
Komponen komunikasi adalah hal-hal yang harus ada agar komunikasi bisa
berlangsung dengan baik.Menurut Laswell komponen-komponen komunikasi adalah:
· Pengirim atau komunikator (sender) adalah pihak yang mengirimkan pesan kepada
pihak lain.
· Pesan (message) adalah isi yang akan disampaikan oleh satu pihak kepada pihak
lain.
[4]
· Saluran (channel) adalah media dimana pesan disampaikan kepada komunikan.
· Penerima atau komunikate (receiver) adalah pihak yang menerima pesan dari pihak
lain
· Umpan balik (feedback) adalah tanggapan dari penerimaan pesan atas isi pesan
yang disampaikannya.
· Aturan yang disepakati para pelaku komunikasi tentang bagaimana komunikasi itu
akan dijalankan ("Protokol")
B. RUMUSAN MASALAH
Rumusan masalah yang dapat ditarik adalah sebagai berikut:
1. Apakah yang dimaksud dengan Direct Request?
2. Bagaimana cara penulisan permintaan pesan-pesan rutin dan positif?
3. Bagaimana cara penulisan Bad News?
C. TUJUAN
Tujuan dari pembuatan makalah ini:
1. Untuk memenuhi tugas kelompok dari mata kuliah Komunikasi Bisnis
2. Untuk menambah wawasan atas komunikasi melalui surat
3. Untuk mengetahui elemen-elemen yang terdapat dalam materi
komunikasi melalui surat
[5]
BAB II
PEMBAHASAN
Cara yang baik untuk menyusun direct request adalah menyatakan apa yang
diinginkan pada kalimat pertama, kemudian diikuti penjelasannya. Gunakanlah
bahasa yang sopan dalam penulisan surat direct request. Contoh, “saya senang
sekali ....” atau “saya sangat berterima kasih ....”.
[6]
Pada bagian terakhir, nyatakan dengan jelas tindakan apa yang diinginkan,
misalnya dimana audiens dapat mencari informasi atau produk, batas waktunya, dan
sebagainya. Kemudian akhiri dengan suatu pernyataan yang ramah yang
mengingatkan audiens akan pentingnya permintaan tersebut, misalnya, “jika buku-
buku referensi terjual lancar, anda dapat memesan buku-buku tambahan dari Juwita
bookstore”.
Oleh karena itu, pada kalimat permulaan kita harus menyatakan permintaan
secara lebih khusus yang memungkinkan pembaca dengan mudah dapat memahami
maksud isi surat tersebut.
B. Penjelasan Rinci
Agar penjelasan terhadap hasil perkembangan kata-kata pembuka lebih lancar,
kita perlu membuat kalimat pertama dibagian pertengahan surat yang kita buat
dengan berorientasi pada pemberian manfaat bagi pembaca.
Jika permintaan kita lebih dari satu jenis, kita sebaiknya membuat daftar dan
memberi nomor secara berurutan. Ada 2 hal yang membuat permintaan kita dapat
ditangani dengan segera: (1) buatlah pertanyaan yang langsung mengenai inti
permintaannya, (2) hindari meminta informasi yang sebenarnya kita bisa memperoleh
sendiri.
[7]
C. Penutup
Bagian penutup surat sebaiknya diisi dengan suatu permiantaan beberapa
tanggapan khusus, lengkap dengan batas waktunya, dan ekspresi terhadap apresiasi
atau pemberian goodwiil. Untuk mempermudah pembaca, cantumkan beberapa
informasi penting seperti nomor telepon, jam kerja, dan petugas yang dapat
dihubungi.
Bila kita ingin mengetahui tentang suatu hal, untuk memperoleh opini dari
seseorang atau memberikan saran untuk melakukan suatu tindakan, kita biasanya
perlu bertanya. Contoh, permintaan secara sederhana adalah menanyakan apa yang
dapat anda kerjakan atau mengapa saya membuat permintaan.
A. Permintaan di dalam Organisasi.
[8]
B. Permintaan ke Luar Organisasi.
Sebagai seorang pelaku bisnis, tentunya kita perlu berkomunikasi dengan para
pelanggan, pemasok dan perusahaan lain untuk berbagai keperluan bisnis yang akan
digunakan untuk memperoleh informasi.
Disamping itu, kita bisa memberi respons terhadap iklan yang dipasang
disuatu surat kabar. Dalam hal ini perlu kita perhatikan tiga hal, yaitu : (1) dimana
kita membaca iklan tersebut (nama surat kabar, halaman, tanggal, hari, bulan, tahun,
(2) jelaskan apa yang kita inginkan atau maksudkan, (3) cantumkan alamat kita yang
jelas dan lengkap untuk balasan sirat kita tersebut.
Kapan saja merasa tidak puas terhadap produk, jasa atau kebijakan
perusahaan, kita perlu mengadukan masalah atau keluhan yang kita hadapi kepada
orang-orang yang sangat berkompeten sesegera mungkin.
[9]
Dalam menulis surat pengaduan perlu diperhatikan beberapa hal ini :
1) Jelaskan masalah yang kita hadapi secara rinci.
Uraikan dengan jelas dan rinci masalah atau keluhan yang kita rasakan,
sehingga pembaca dapat dengan mudah memahami apa masalah sebenarnya.
2) Lampirkan informasi pendukung, seperti faktur pembelian.
Untuk lebih memperkuat surat pengaduan, kita harus memberikan bukti-bukti
atau dokumen-dokumen pendukung. Sehingga dapat memperkuat surat pengaduan
yang kita buat.
3) Usahakan nada surat kita tidak marah atau emosional.
Dalam membuat surat pengaduan, coba usahakan untuk bersifat rasional dan
tidak bersifat emosional.
4) Permintaan tindakan khusus.
Dalam surat pengaduan yang kita buat, perlu dukemukakan apa harapan atau
keinginan kita dikemudian hari terhadap adanya pengaduan tersebut. Jangan lupa
cantumkan nama, alamat, dan nomor telepon secara lengkap.
A. Surat Undangan.
Penulisan surat undangan biasanya menggunakan pendekatan langsung.
Dalam hal ini, pendekatan langsung mencakup tiga komponen, yaitu:
· Ide pokok (main idea).
· Penjelasan rinci (explanations).
· Penutup (close courtsey).
Ide pokok dalam pargraf pertama berisi undangan. Selanjutnya diikuti dengan
penjelasan yang lebih rinci tentang ide pokok di awal surat tersebut. Berikutnya
diakhiri dengan penutup yang berisi suatu harapan atau tindakan yang diinginkan dan
ucapan terima kasih.
[10]
kemukakan secara jelas kuantitas/jumlah produk yang kita pesan, ukuran,
warna, gaya (style), harga pembayaran, lokasi pemesan, tanggal pengiriman dan
petunjuk khusus lainnya.
1.5 PERMINTAAN KREDIT
Secara sederhana ada dua tahap yang perlu kita perhatikan, yaitu :
1. Mengisi formulir yang telah disediakan oleh lembaga perkreditan yang ada.
2. Mengirimkan/melampirkan berbagai data pendukung penting yang diperlukan dalam
proses memperoleh kredit tersebut.
Data pendukung ini mencakup: kartu tanda pengenal, laporan keuangan tahun
terakhir, data pendukung lainnya, serta surat permohonan kredit (credit request).
Dalam surat permohonan kredit, disamping data pribadi kita, jenis usahanya dan
jumlah besar kecilnya kredit yang diminta, juga harus didukung dengan berbagai
dokumentasi penting dan prospek bisnis kita dimasa depan.
Hal ini penting bagi lembaga perkreditan untuk menilai kelayakan kita dalam
memperoleh kredit, baik dilihat dari sisi besarnya kredit maupun jangka waktu
pengembaliannya.
[11]
2. PENULISAN PERMINTAAN PESAN-PESAN RUTIN DAN POSITIF
Keunggulan:
a. Meningkatkan pemahaman secara komprehensif (menyeluruh) ketika pertama kali
membaca suatu pesan
b. Menekankan pada hasil suatu analisis yang telah anda lakukan
c. Menghemat waktu bagi pembaca karena mereka dapat segera mengetahui apa
maksud pesan tersebut dan juga dapat memutuskan segera pada bagian mana yang
perlu memperoleh perhatian dan yang tidak perlu pehatian seksama.
Kelemahan:
a. Orang cenderung menyampaikan suatu pesan berdasarkan cara berfikirnya.
b. Kesulitan untuk mengubah pola pikir yang cenderung “to the point”; hal ini terkait
dengan pola pendidikan sebelumnya yang telah diajarkan sebelumnaya.
Untuk menulis pesan-pesan rutin, mulailah dengan pernyataan ide pokok dengan
mengemukakan secara tegas apa yang diinginkan. Usahakan pernyataan awal lebih
spesifik, sehingga mudah dipahami oleh pembaca. Selanjutnya, ikuti penjelasan yang
rinci tentang bagaimana dan apa permintaan pesan-pesan rutin yang dikehendaki.
Selain itu pada bagian pertengahan dari pesan rutin, perlu disampaikan permintaaan
yang dapat menarik perhatian pembaca sebelum penjelasan yang lebih rinci
disampaikan dalam penulisan pesan rutin.
[12]
Pada bagian akhir, kemukakan pernyataan yang ramah,
apresiasi/penghargaan dan tindakan khusus yang kita inginkan. Untuk memudahkan
respons pembaca, makaakan lebih kalau dicantumkan informasi yang dapat
dihubunhi segera seperti alamat kantor atau nomor.
Dalam membuat surat permintaan rutin perlu diperhatikan tiga pertanyaan berikut ini:
(1) Apa yang ingin diketahui
(2) Mengapa hal tersebut perlu diketahui
(3) Mengapa hal ini dapat membantu.
[13]
1. Good will tentang pekerjaan
Bagaimana medapatkan pelamar kerja yang cocok dan memilih orang-orang yang
tepat untuk pengisian lowongan kerja merupakan pekerjaan yang tidak mudah. Oleh
karena itu, suatu organisaisi yang membutuhkan karyawan baru harus betul-betul
melakukan proses seleksi dan rekrutmen secara tepat sesuai dengan yang
dikehendaki.
3. Pesan-pesan Goodwill
Goodwill adalah suatu perasaan positif yang dapat mendorong orang untuk menjaga
hubungan bisnis. Pelaku bisnis dapat mendorong hubungan baik dengan berbagai
pihak, seperti pelanggan, pemasok atau pelaku bisnis lainnya dengan penyampaian
pesan-pesa secara bersahabat yang secara tak langgusng berkaitan dengan tujuan
bisnis.
Banyak memo dan surat-surat bisnis ditulis untuk memberikan tanggapan atas
suatu pesan maupun adanya permintaan tertentu. Untuk memberikan jawaban atas
berbagai permintaan informasi yang positif tersebut, dapat digunakan pendekatan
langsung yang dimulai dengan pernyataan yang positif dan menyenangkan, dan
diakhiri dengan pernyataan hormat atau penghargaan pada orang lain.
1. Surat Konfirmasi Pesanan
Salah satu surat bisnis yang paling sederhana adalah membuat surat konfirmasi
(confirmation letter), yang menjelaskan kepada pelanggan bahwa pesanan produknya
telah diterima.
2. Menjawab Permintaan Informasi
Setiap permintaan itu penting, baik dari dalam maupun luar organisasi. Pendapat
orang lain terhadap suatu organisasi bisnis, produk, maupun departemen, akan
dipengaruhi oleh bagaimana kesigapan anda dalam menangani permintaan tersebut.
Akan tetapi, memenuhi setiap permintaan pelanggan bukanlah pekerjaan yang
mudah.
a. menjawab permintaan dengan penjualan potensial
b. menjawab permintaan tanpa penjualan
[14]
E. MENANGANI PERMINTAAN KREDIT RUTIN
Suatu negara yang sedang berkembang seperti negara kita tidak dapat dilepaskan
dari dana pinjaman alias kredit dari berbagai lembaga donor internasional, seperti
IMF, World Bank, ADB, mapun Islamic Development Bank untuk melakukan
pembangunan di berbagai bidang. Kredit pada dasarnya adalah bentuk kepercayaan
yang diberikan oleh suatu lembaga keuangan bank maupun nonbank kepada nasabah
untuk berbagai kepentingan.
1. Persetujuan Kredit
Surat persetujuan kredit merupakan surat yang memberikan good news kepada
pihak lain. Pembuka surat persetujuan kredit berisi ide-ide pokok yang berkaitan
dengan persetujuan pemberian kredit kepada nasabah tersebut.
Surat rekomendasi (reconedaion letters) bagi kalangan tertentu bukanlah hal yang
baru, apalagi dalam dunia bisnis. Bagi dunia bisnis, pemberian surat rekomendasi
dilakukan oleh mereka yang memiliki posisi penting suatu perusahaan.
Surat rekomendasi merupakan salah satu bentuk informasi positif yang berkaitan
erat dengan orang. Surat rekomendasi memiliki beberapa karakteristik, antara lain:
1. Nama lengkap (untuk keperluan melanjutkan studi atau mencari kerja)
2. Pekerjaan atau manfaat yang diharapkan pemohon
3. Penulis sedang menjawab suatu permohonan atau atas inisiatif sendiri
4. Hakikat hubungan anatara penulis dan pemohon
5. Fakta-fakta yang relevan dengan posisi/kedudukan yang dicari.
[15]
BAB III
PENUTUP
A. KESIMPULAN
B. SARAN
Saran yang dapat diambil dari makalah yang sudah disususun yaitu apabila
komunikasi melalui surat harus memperhatikan tatanan bahasa yang digunakan dan
kepada siapa surat tersebut dituju agar tidak menimbulakan kesalahpahaman antara
kedua komunikator.
[16]
DAFTAR PUSTAKA
[17]