OLEH :

ADITYA HERMAWAN, S.AP, MT.

KEPALA SUB BAGIAN TATALAKSANA

PENINGKATAN KUALITAS LAYANAN INFORMASI KEPEGAWAIAN

MELALUI SOP ELEKTRONIK 1
 OUTLINE
1 PENDAHULUAN 3 HASIL LABORATORIUM KEPEMIMPINAN
Latar Belakang Jadwal dan Tahapan Kegiatan
Struktur, Tugas dan Fungsi Organisasi
Kuadran Stakeholder Pasca Lab. Kepemimpinan

Capaian Proyek Perubahan

2 PROYEK PERUBAHAN Hasil Pelaksanaan Proyek Perubahan

Pohon Masalah
Kesimpulan dan Saran
Alur Pikir Gagasan Perubahan
Pembelajaran
Ruang Lingkup Gagasan Perubahan

Manfaat Perubahan

Milestone
CATATAN TINDAK LANJUT PERBAIKAN

CATATAN TINDAK LANJUT

Menyempurnakan sub penyebab “belum Sub penyebab menjadi : Belum ada
ada aplikasi” pada pohon masalah aplikasi yang menyajikan informasi
proses layanan kepegawaian
Mengganti manfaat perubahan dari Sudah diperbaiki dan disesuaikan
“internal” menjadi “diri sendiri” manfaat perubahan bagi diri
sendiri
Membuat strategi/teknik komunikasi Sudah ditambahkan strategi
di setiap stakeholder komunikasi di masing – masing
kuadran stakeholder
Jadwal kegiatan dimulai Milestone jangka pendek diperbaiki
pertengahan maret bukan april menjadi 19 Maret – 19 Mei 2019

3
LATAR BELAKANG
KRITERIA MERIT
SISTEM
Perencanaan Kebutuhan ASN
Pengadaan ASN
Pengembangan Karier
Mutasi dan Promosi
Pengelolaan Kinerja
Penggajian, Penghargaan & Disiplin
Perlindungan dan Pelayanan
Sistem Pendukung
Pegawai memiliki hak untuk mengetahui informasi yang
berkaitan dengan kepastian proses kepegawaiannya, sebagai
contohnya proses kenaikan pangkat, proses tugas belajar,
proses penyesuaian ijazah, proses inpassing, proses pensiun,
proses usulan penghargaan, dsb.
Prosedur pelayanan yang berhubungan dengan kepegawaian
selama ini belum banyak diketahui oleh pegawai
(Survei BKO, 2018)
Instansi wajib memiliki sistem pendukung lainnya yang
memudahkan manajemen ASN. Aksesibilitas informasi
proses layanan dalam manajemen ASN belum banyak
diintegrasikan dengan sistem pelacak (tracking system)
Sumber : Peraturan KASN Nomor 5 Tahun 2017 Tentang Penilaian Mandiri 4
Penerapan Sistem Merit di Lingkungan Instansi Pemerintah
TUGAS FUNGSI
Melakukan penyiapan bahan
perumusan, pembinaan, dan
penyusunan tata laksana, pemantauan
BIRO KEPEGAWAIAN,
ORGANISASI DAN
dan evaluasi tata laksana dan sistem
TATALAKSANA
manajemen mutu, serta fasilitasi
BAGIAN INFORMASI
BAGIAN ORGANISASI
pelaksanaan reformasi birokrasi.
KEPEGAWAIAN DAN BAGIAN PEMBINAAN BAGIAN MUTASI
DAN TATALAKSANA
UMUM

SUBBAGIAN DATA SUBBAGIAN SUBBAGIAN SUBBAGIAN

DAN INFORMASI PEMBINAAN KARIR MUTASI 1 ORGANISASI

SUBBAGIAN
SUBBAGIAN SUBBAGIAN SUBBAGIAN
PERATURAN
EVALUASI KINERJA MUTASI 2 TATALAKSANA
KEPEGAWAIAN
Penyusunan Tatalaksana
SUBBAGIAN
SUBBAGIAN TATA SUBBAGIAN SELEKSI SUBBAGIAN
PERENCANAAN
USAHA BIRO DAN ADM. JABATAN MUTASI 3
PEGAWAI

Penerapan atau pengelolaan SMM

JABATAN
FUNGSIONAL
Fasilitasi pelaksanaan Reformasi Birokrasi
5
 Sumber : Biro Kepegawaian dan Ortala Tahun 2018
SURVEI PEMBERIAN IMBALAN
KEPUASAN PELAYANAN
KEPEGAWAIAN
PENYAMPAIAN PRODUK PROSES KEPEGAWAIAN
INFORMASI YANG
LAMBAT 22%
YA
48% 52% YA 78% TIDAK

36% YA TIDAK

64% TIDAK

Waktu kelengkapan administrasi 2%

53% Verifikator 1
Permintaan imbalan 32%
5% Kurang dari 1 bulan
42% Verifikator 2
Proses lambat 28%
79% 1 bulan – 3 bulan Informasi tidak transparan 37%
16% Lebih dari 3 bulan 5% Verifikator 3 Menggunakan Hardcopy 1%
6
POHON PELAYANAN KEPEGAWAIAN TIDAK
MAKSIMAL AKIBAT
MASALAH

PEGAWAI TIDAK MENGETAHUI

MASALAHNYA
PROSEDUR DAN INFORMASI
LAYANAN KEPEGAWAIAN

PENYEBABNYA

Metode pelaksanaan Belum ada sistem layanan Belum optimalnya

sosialisasi belum informasi yang peran mitra kerja dalam
maksimal memudahkan pegawai menyampaikan
dalam mencari informasi informasi

Belum ada mekanisme Belum ada standar Belum ada aplikasi

penilaian terhadap operasional prosedur yang menyajikan
kualitas layanan yang jelas informasi proses
layanan
kepegawaian7
GAGASAN PERUBAHAN
KONDISI AWAL
1. Banyak pegawai yang tidak
mengetahui prosedur dan
progres layanan kepegawaian
2. Tidak ada saluran informasi
proses layanan kepegawaian
yang bisa dipantau langsung
oleh user
DAMPAK
Kualitas layanan informasi
kepegawaian tidak maksimal
RUANG LINGKUP PERUBAHAN
1. Perubahan Sistem untuk
memperbaiki sistem informasi
layanan kepegawaian
2. Perubahan SDM untuk mengubah
mindset ke pemantauan berbasis
elektronik
PRODUK INOVASI
E-SOP
INOVASI PERUBAHAN
Mengembangkan Sistem Informasi
Layanan Kepegawaian melalui SOP
elektronik
HARAPAN
1. Sebagian besar pegawai
mengetahui prosedur dan
progres pelayanan kepegawaian
2. Adanya media informasi proses
layanan kepegawaian yang
dapat diakses secara langsung
oleh pegawai
MANFAAT
Meningkatnya kualitas layanan
informasi kepegawaian
8
RUANG LINGKUP GAGASAN PERUBAHAN
LINGKUP PROYEK PERUBAHAN :
❑ Pengembangan sistem informasi layanan
kepegawaian
❑ Penyusunan panduan penggunaan sistem

AREA PERUBAHAN : INTEGRASI :

❑ Cara menyampaikan informasi ❑ Integrasi SOP layanan
dan proses layanan kepegawaian dengan sistem
kepegawaian informasi

❑ Mengubah mindset ❑ Kolaborasi antar stakeholder

pemantauan proses layanan untuk menghubungkan sistem
kepegawaian dari konvensional layanan di masing – masing
menjadi elektronik Unor

Pegawai dapat memperoleh informasi tentang prosedur dan progres

layanan kepegawaian yang dapat dipantau langsung 9
MANFAAT PERUBAHAN

ORGANISASI DIRI SENDIRI STAKEHOLDER

❑ Mendorong diri sendiri

❑ Memudahkan pegawai
❑ Meningkatkan Kinerja untuk belajar hal baru
dalam memperoleh
Layanan Kepegawaian ❑ Meningkatkan
informasi layanan
kemampuan diri untuk
kepegawaian
❑ Meningkatkan berkordinasi dan
❑ Memudahkan pegawai
Transparansi berkolaborasi
dalam memantau
Penyelenggaraan ❑ Mendorong diri sendiri
berjalannya proses
Pelayanan Kepegawaian untuk selalu berinovasi
kepegawaian
dan berpikir komprehensif
10
STRUKTUR ORGANISASI MENTOR
PROYEK PERUBAHAN Kepala Bagian Organisasi
dan Tatalaksana
Respanti Yuwono, S.IP

PROJECT LEADER
COACH
Kasubbag Tatalaksana STAKEHOLDER
Ir. Tasripin Sartiyono, MT
Aditya Hermawan, S.AP, MT

TIM EFEKTIF

instruksi TIM AHLI TIM PENDUKUNG

Koordinasi Pejabat Pelaksana
Ahli IT
Informasi Sub Bagian
Tatalaksana 11
PETA JARINGAN STAKEHOLDER
KEPALA BIRO KEPEGAWAIAN, KETERANGAN :
ORGANISASI DAN
TATALAKSANA PERINTAH
(5) INFORMASI
KOORDINASI
PEJABAT
ADMINISTRATOR KEPALA BAGIAN
BIDANG KEPALA BAGIAN INFORMASI
KEPEGAWAIAN UNIT ORGANISASI DAN KEPEGAWAIAN DAN INTERNAL
ORGANISASI TATALAKSANA UMUM
(2) (5) (3)
EKSTERNAL

PEJABAT PENGAWAS KEPALA BAGIAN

BIDANG PEMBINAAN
KEPEGAWAIAN UNIT (3)
ORGANISASI PROJECT LEADER
(2)
Skala Pengaruh :
KEPALA BAGIAN 1 : Sangat Kecil
ASN KEMENTERIAN MUTASI
PUPR
2 : Kecil
(3) 3 : Sedang
(2)
4 : Besar
5 : Sangat12Besar

19 MARET – 19 MEI 2019
(2 BULAN)
Tersusunnya
Sistem Aplikasi
1. Membangun tim efektif
2. Mengumpulkan data dan
informasi
3. Melaksanakan koordinasi
dukungan stakeholder
4. Membuat konsep diagram
dan desain sistem aplikasi
5. Merancang arsitektur data
aplikasi
6. Menyelenggarakan uji
coba aplikasi
MILESTONE
JUNI – NOV 2019
(6 BULAN) DES 2019 – NOV 2020
(12 BULAN)
Tersusunnya
Panduan Aplikasi Terlaksananya
integrasi Aplikasi
dengan E-HRM
1. Mengevaluasi hasil uji coba
aplikasi 1. Melakukan integrasi dengan
2. Mengembangkan fitur e-hrm
aplikasi 2. Menyusun bahan sosialisasi
3. Menyusun panduan 3. Menyelenggarakan
penggunaan aplikasi sosialisasi
4. Melakukan uji coba tahap 2 4. Melakukan monev
penerapan aplikasi 13
JADWAL DAN TAHAPAN KEGIATAN
Maret April Mei
No Waktu Aktivitas Output
3 4 1 2 3 4 1 2
1 Jangka 1. Membentuk tim efektif SK tim efektif
Pendek
(2 bulan) 2. Mengumpulkan data dan SOP – SOP (KP, Inpassing,
informasi Tubel)
3. Melakukan koordinasi dan Surat dukungan gagasan
memperoleh dukungan dengan perubahan, foto
stakeholder
4. Membuat konsep diagram dan Konsep, alur proses
desain sistem aplikasi aplikasi (arsitektur data)
5. Membuat rancangan sistem Aplikasi
aplikasi
6. Melakukan uji coba sistem di Laporan hasil kegiatan uji
Biro Kepegawaian dan Ortala coba

Rencana Proyek Perubahan

Realisasi Proyek Perubahan 14

JADWAL DAN TAHAPAN KEGIATAN
No Waktu Aktivitas Juni Juli Ags Sep Okt Nov Output

2 Jangka 1. Melakukan Evaluasi dan Laporan hasil

Menengah pengembangan sistem aplikasi pengembangan aplikasi
(6 bulan) 2. Menyusun panduan Panduan operasional aplikasi
penggunaan aplikasi
3. Melakukan uji coba sistem Laporan hasil uji coba tahap
aplikasi tahap kedua kedua

No Waktu Aktivitas 2019 2020 Output

3 Jangka 1. Melakukan integrasi SOP SOP – SOP Kepegawaian
Panjang kepegawaian dengan E-HRM yang terintegrasi dengan
(1 tahun) aplikasi E-HRM
2. Menyusun bahan sosialisasi Bahan sosialisasi
sistem aplikasi
3. Melakukan sosialisasi sistem Laporan kegiatan sosialisasi
aplikasi ke Unit Organisasi
4. Melakukan monitoring dan Laporan monitoring dan
15
evaluasi hasil penerapan sistem evaluasi
KUADRAN STAKEHOLDER SEBELUM PROYEK PERUBAHAN
(+)
LATENTS PROMOTERS

INFLUENCE
❑ Kabag Informasi ❑ Kepala Biro
Kepegawaian dan Kepegawaian,
Umum Organsasi dan
❑ Kabag Pembinaan Tatalaksana
❑ Kabag Mutasi ❑ Kabag Organisasi
dan Tatalaksana

(-) INTEREST (+)

❑ Pegawai ❑ Kabag
Kementerian PUPR Kepegawaian dan
sebagai pengguna Ortala Unit
(end user) Organisasi
❑ Kasubbag Ortala
Unit Organisasi
APATHETICS DEFENDERS
16
(-)
 KUADRAN STAKEHOLDER PASCA PROYEK PERUBAHAN
(+)
LATENTS PROMOTERS STRATEGI

INFLUENCE
STRATEGI
KOMUNIKASI : ❑ Kepala Biro Kepegawaian, KOMUNIKASI :
Organsasi dan Tatalaksana
1. Koordinasi ❑ Kabag Organisasi dan Tatalaksana 1. Konsultasi
2. Penyampaian ❑ Kabag Informasi Kepegawaian dan 2. Meminta
Umum
informasi ❑ Kabag Pembinaan arahan atasan
(diskusi ❑ Kabag Mutasi 3. Menyampaikan
❑ Kabag Kepegawaian dan Ortala
personal) Unit Organisasi (5) laporan hasil
❑ Kasubbag Ortala Unit Organisasi proper kepada
(5)
atasan

(-) INTEREST (+)

❑ Pegawai
❑ Kabag Kepegawaian dan STRATEGI
Kementerian PUPR
STRATEGI Ortala Unit Organisasi KOMUNIKASI :
sebagai pengguna (5)
KOMUNIKASI : 1. Koordinasi
(end user) ❑ Kasubbag Ortala Unit
1. Penyampaian 2. Penyampaian
Organisasi (5)
informasi informasi
(diskusi (diskusi
personal) personal)
2. Sosialisasi
APATHETICS DEFENDERS
3. Sosialisasi17
(-)
PEMBENTUKAN TIM EFEKTIF
SURAT KEPUTUSAN KEPALA
BIRO KEPEGAWAIAN,
ORGANISASI DAN
TATALAKSANA
NOMOR : 41/KPTS/SP/2019

Penetapan Tim Kerja

Pembagian Tugas

Milestone Realisasi
19 – 30 Maret 2019 29 Maret 2019
18
RAPAT TIM EFEKTIF DAN PENGUMPULAN DATA
Pelaksanaan : 4 April 2019

Rapat progres proyek perubahan

dengan tim efektif

Rapat koordinasi awal tim efektif

Pelaksanaan : 11 April 2019

Milestone Realisasi
1 – 12 April 2019 4 & 11 April 2019 19
 DISKUSI DUKUNGAN STAKEHOLDER

Pelaksanaan : 18 April 2019 Pelaksanaan : 8 Mei 2019

Milestone Realisasi
19 Maret – 15 Mei 2019 22 Maret – 13 Mei 2019

Kabag Kepeg & Ortala Kabag Kepeg & Ortala

Penyediaan Perumahan : Pembiayaan Infrastruktur PUP :
“Proper ini sangat positif dan “SOP elektronik sangat
perlu dikembangkan untuk diperlukan publik. Sehingga
perbaikan manajemen SDM” pegawai tahu prosedur”
 DISKUSI DUKUNGAN STAKEHOLDER

Kabag Mutasi
Kasubbag Ortala BPIW :
Biro Kepegawaian & Ortala :
“Inventarisir SOP disesuaikan
“Untuk dipilah kembali layanan
tusi berdasarkan output baru
informasi yang dapat diakses
unit kerja”
terkait PPID”

Milestone Realisasi
19 Maret – 15 Mei 2019 22 Maret – 13 Mei 2019

Pelaksanaan :
25 Maret 2019

Pelaksanaan : 13 Mei 2019 21

REVIEW SOP DAN UJI COBA APLIKASI
Pelaksanaan : 7 Mei 2019

Milestone Realisasi
1 – 10 Mei 2019 7 Mei 2019 22
KENAIKAN PANGKAT
INPASSING TUGAS BELAJAR
LUAR BIASA

23
 KENAIKAN PANGKAT
LUAR BIASA

Saran dan Masukan :

Fitur kenaikan pangkat golongan II harus
bisa diintegrasikan dengan SIMKA di Unit
Organisasi yang lain.

Tampilan agar lebih dipercantik dan

disesuaikan iconnya berdasarkan gender
(pria dan wanitanya)

Contoh
Nama : Cakra Nagara
NIP : 197611052005021003
24
 INPASSING

Saran dan Masukan :

Perlu ditambahkan alert system bagi
pemroses layanan (email/SMS). Agar para
pejabat tinggi yang mengusulkan dapat
ikut memantau proses.

Pada inpassing JFT utama alangkah lebih

baik bila prosesnya bisa diintegrasikan
dengan Sekretariat Negara. Karena lama
proses disana tidak dapat ditentukan

Contoh
Nama : Didik Suprawito
NIP : 196406202007011002
25
 TUGAS BELAJAR
DALAM NEGERI

Saran dan Masukan :

Perlu ditambahkan keterangan mengapa
proses di masing – masing unit, agar
mengetahui letak permasalahan

Perlu dikembangkan dalam versi mobile,

agar setiap pegawai dapat melihat secara
langsung

Contoh
Nama : Meriza
NIP : 198603052010121004
26
 TUGAS BELAJAR
LUAR NEGERI

Saran dan Masukan :

Perlu ditambahkan indikator waktu
standar pelayanan

Fitur e-SOP ditempatkan di tampilan awal

setelah login e-HRM

Contoh
Nama : Diki Zulkarnaen
NIP : 197904182005021001
27
KESIMPULAN DAN REKOMENDASI

Penyelenggaraan kegiatan penyusunan sistem aplikasi SOP elektronik

melebihi dari harapan. Tim IT kami pengaruhi dan support untuk mampu
mengintegrasikan aplikasi dengan E-HRM.
Dalam beberapa momentum, adanya inovasi proyek perubahan diyakini
oleh stakeholder dalam mendukung meningkatkan penilaian Reformasi
Birokrasi Kementerian PUPR.
KESIMPULAN
Inovasi proyek perubahan ini merupakan sebagian upaya dari peningkatan
pelayanan kepada pegawai, sehingga diharapkan akan meningkatkan
kualitas pelayanan kepegawaian dan berdampak terhadap citra positif
pelayanan di Kementerian PUPR

Perlu kiranya dibuat batasan, agar sistem SOP elektronik yang telah
diintegrasikan dalam E-HRM tidak sebatas menyampaikan informasi saja.
SARAN Perlu dibuat panduan operasional atau tampilan yang lebih user friendly
dalam melakukan pemantauan proses (tracking) 28
Membangun inovasi memerlukan ketekunan dan benchlearning dari
peristiwa yang terjadi di sekitar kita. Sehingga menjadikan kita
lebih memahami kebutuhan organisasi dalam rangka memberikan
pelayanan sebaik – baiknya kepada masyarakat.

Menjadi pemimpin yang baik tidak cukup hanya mencapai target

substantif, namun menjadi motor penggerak bagi tim nya. Mampu
menjadi sosok teman, motivator, serta pemberi solusi yang baik
lingkungannya.
29
TERIMA
KASIH

30