CARA

PENYIMPANAN
DAN

PENGIRIMAN
YANG BAIK
 ISI PRESENTASI
Pengantar
Tujuan
Ruang Lingkup
Cara Penyimpanan yang Baik
(Good Storage Practices)
Persyaratan umum
Bangunan/Gudang
Fasilitas penyimpanan
Personil
Pengelolaan dan
pengendalian stok
 TUJUAN

 Untuk mendapatkan pemahaman dasar

mengenai Cara Penyimpanan yang Baik
(Good Storage Practice/GSP) di gudang

 Untuk mengetahui persyaratan dasar GSP

untuk penyimpanan bahan atau produk OT
CARA PENYIMPANAN YANG BAIK
 DEFINISI GSP
• Tindakan khusus yang perlu dipertimbangkan
pada penyimpanan dan pengiriman produk
OT, sedemikian rupa sehingga produk tersebut
akan sesuai sifat maupun mutunya saat
diterima konsumen.
• Sediakan Prosedur khusus (Protap) untuk:
 penerimaan
 penyimpanan
 pengiriman
dari bahan/produk OT
 KOMPONEN GSP
1. Bangunan/Gudang
2. Fasilitas penyimpanan
3. Personil
4. Pengelolaan dan pengendalian stok
5. Dokumentasi
 BANGUNAN
 Persyaratan Umum
 Persyaratan untuk luas dan tempat
penyimpanan
 Pengendalian suhu dan bila perlu
kelembaban
 Pengendalian hama
 PERSYARATAN UMUM

 Lokasi yang sesuai

 Didesain dan dikonstruksi sesuai
peruntukannya
 Dirawat baik
 LOKASI & LAYOUT
LOKASI YANG SESUAI DAN DISETUJUI
 Lokasi mengacu pada Modul Bangunan
 Terpisah dari area produksi dan area lainnya
 Memungkinkan alur yang lancar, satu arah mulai
dari penerimaan bahan sampai pengeluaran produk
jadi
 Area Penyimpanan hendaknya sesuai untuk
penerimaan, bongkar muat, penyimpanan bahan,
produk jadi sesuai Cara Penyimpanan yang Baik
 BANGUNAN
DIBANGUN SESUAI PERUNTUKANNYA

Layout/konstruksi gudang:
 Gambar lay out (drawing) mengacu pada Modul
Bangunan
 Langit-langit (tidak diwajibkan)
 Jendela ventilasi memadai untuk sirkulasi udara
 Pencegahan banjir
 BAHAN BANGUNAN

Bahan bangunan yang sesuai:

 Mengacu pada Modul Bangunan
 Area penyimpanan / gudang
merupakan bagian bangunan
pabrik
 Dibuat pondasi memadai, lantai
dari semen, dinding bata,
konstruksi baja/tiang penyangga,
atap dari genteng atau
seng/aluminium gelomban
 MEMBERIKAN PERLINDUNGAN

Memberikan perlindungan dari:

 Panas dan suhu berlebihan

 Cahaya matahari, hujan/
 Debu dan kontaminasi lain
 Keamanan dari orang yang tidak
berkepentingan
 Dipelihara dengan baik, misal: kebersihan fisik
PERSYARATAN UKURAN TEMPAT
Cukup luas untuk semua aktivitas
penyimpanan untuk:
 menghindari campur baur atau
 kerusakan
bahan maupun produk
 RUANG YANG CUKUP

Penyimpanan hendaklah menyediakan

ruang yang cukup untuk aktivitas berikut:
 penerimaan dan pemeriksaan produk
 penyimpanan produk
 pengemasan ulang produk
 distribusi produk
 pembuangan produk
 AREA TERPISAH
Area terpisah dibutuhkan untuk:
 Kategori produk yang berbeda, misal:
 bahan awal,
 bahan berbahaya dan
 produk jadi
 Produk dengan status berbeda, misal:
 karantina
 diluluskan
 ditolak
 Produk yang ditarik dari peredaran
 Produk kembalian
 AREA KHUSUS

Area / Ruang khusus dibutuhkan untuk:

 Bahan / Produk ditolak
 Produk yang ditarik dari peredaran
 Produk kembalian
 TITIK PEMANTAUAN
Untuk memastikan suhu dan kelembaban
seragam, lakukan pemantauan terhadap
suhu dan kelembaban di beberapa lokasi di
dalam ruangan

 Pengaturan lokasi dan jumlah titik

pemantauan tergantung dari luasnya
ruang penyimpanan
PEMANTAUAN ALAT PENGUKUR
Untuk memastikan pemantauan
yang tepat dan konsisten,
termometer dan pengukur
kelembaban harus dikalibrasi
teratur
PENCAHAYAAN DI PENYIMPANAN

Petunjuk atau standar intensitas pencahayaan

disesuaikan dengan aktivitas, misal:
 Penyimpanan 50 – 100 Lux
 Laboratorium 300 Lux
 Produksi, pengisian/pengemasan 500 Lux
 Pemeriksaan visual 1000 Lux
X
X
X
X

PERSYARATAN PENYIMPANAN
•Perlu tempat terpisah (kategori)
– a.l. Dipisahkan antara Gudang Kotor
(untuk penyimpanan bahan simplisia
mentah’ dan bahan simplisia yang sudah
dibersihkan dan dikeringkan)

•Perlu tempat tersendiri (kondisi)

– a.l. suhu dan/atau RH khusus
 LINGKUNGAN PENYIMPANAN
 Pengendalian suhu dan bila perlu kelembaban
– Persyaratan suhu penyimpanan harus sesuai
dengan persyaratan di penandaan
– Pemantauan suhu dan kelembaban terus-
menerus
• Kondisi penyimpanan harus dapat menjaga mutu
dan keamanan produk
• Pengendalian hama ….…………….
 PENGENDALIAN HAMA
 Program pengendalian hama dibuat tertulis
 Direkomendasikan untuk menggunakan pihak
ketiga
 Gunakan bahan yang aman
 Tidak ada risiko kontaminasi terhadap bahan
atau produk
 Catatan yang baik
FASILITAS PENYIMPANAN
 Fasilitas Umum:
 Penerangan yang cukup
 Pendingin udara /AC (bila diperlukan)

 Sarana keamanan/keselamatan
 Alat Pelindung Diri
 Tanda keamanan
 Tanda bahaya/sistem alarm
 Alat Pemadam Api
 CONTOH PPE

Sarung tangan dan masker pernafasan

Pancuran dan semprotan mata

Kaca mata pelindung
 TANDA-TANDA PPE
REKOMENDASI PENGGUNAAN ALAT PERLINDUNGAN

Use Mask Use Hand Gloves Use respirator Use helmet

Use ear protector Use

Use eye goggles Use welding cover
face cover
 SIMBOL BAHAYA

TANDA PERINGATAN BAHAYA

TOXIC
OXIDIZING EXPLOSIVE
CORROSIVE

Toxic Oxidizing Corrosive

Explosives
substance substance substance

FLAMMABLE IRRITANT

Flammable
Flammable Irritant substance Environment toxic
substance
substance substance
SISTEM PERINGATAN /ALARM

Sistem alarm sesuai dengan

peraturan pemerintah yang
berlaku
 PEMADAM API
Pemadam api yang sesuai disediakan di area kerja.
Beberapa tipe pemadam api:
 Serbuk (kebakaran listrik)
 Busa (kebakaran kertas, bahan padat)
 CO2 (untuk semua kebakaran)

Hindari semua pemadam dengan gas CFC (merusak

ozon)

Water mist
 ALAT PENGANGKUT
 Tergantung ukuran dan aktivitas pabrik,
perpindahan barang dapat dilakukan
menggunakanforklift, kereta dorong/troli atau
palet tangan
 Biasanya, forklift dengan tenaga baterai
digunakan untuk kegiatan di dalam ruangan
 Alat angkut yang lebih murah adalah troli atau
palet tangan karena dioperasikan manual
 PERSONIL
 Personil kompeten yang:
 Berpengalaman
 Sehat jasmani
 Jumlah personil memadai
 Program pelatihan yang sesuai dan berkesinambungan
 Organisasi pergudangan
- Kepala departemen
- Staff pendukung
 Penjaga gudang
 Petugas gudang
 Pengemudi / Petugas keamanan
 STRUKTUR ORGANISASI
Kep.Dep. PPIC

Kep.Bag. Gudang

Kep.Unit Gudang Kep.Unit Gudang Kep.Unit Gudang

Bahan Baku Bahan Pengemas Produk Jadi

Staf Pendukung
 PELATIHAN

 Pelatihan dasar, antara lain:

Pengelolaan gudang, inventaris barang,
keamanan, sanitasi dan higiene
 Pelatihan khusus, antara lain:
Pengelolaan stok
 Prosedur operasional
 Catatan pelatihan hendaklah dibuat dan disimpan
PENGELOLAAN DAN PENGAWASAN STOK
 Penerimaan dan pemeriksaan identitas
 Penyimpanan dan pemantauan
penyimpanan stok
 Pelulusan produk, pengemasan ulang
dan transportasi
 Pemusnahan produk
PENERIMAAN DAN PEMERIKSAAN (1)

Semua yang diterima harus diperiksa:

 Wadah tidak rusak

 Jumlah pengiriman
 Penandaan
 Nama dan alamat rekanan
 PENERIMAAN DAN PEMERIKSAAN (2)

 Informasi produk
 Nama produk, nomor bets
 Tanggal produksi/kdaluwarsa
 Persyaratan penyimpanan:
 Tumpukan palet
 Penggunaan palet standar (palet kayu 1.5 m
hendaknya bebas hama)
 Tinggi tumpukan palet maksimum 1.5 m
 Susunan boks saling mengunci agar
stabil (interlocking pattern)
 PENYIMPANAN DAN
PENGAWASAN STOK
Label Identifikasi

 Cara penyimpanan yang sistematik

 Ruang antara yang cukup untuk
memudahkan pergerakan
 Pemeriksaan
 Pemakaian kartu stok
 Penandaan yang benar
 Penghitungan atau
pemeriksaan stok yang terjadwal
 IDENTITAS BARANG
Identifikasi bahan dan produk jadi
 Pastikan tanggal penerimaan / produksi,
nomor bets dari setiap bahan / produk
jadi dapat dibaca, dicatat dan dipantau
bila digunakan untuk produksi. Hal ini
penting untuk keperluan penelusuran
produk.
 Selama stok opname hal ini harus
diverifikasi dan di cek ulang apakah
kadaluarsa atau tidak
 PELULUSAN PRODUK

 Mengikuti sistem FIFO / FEFO

 Pemeriksaan ulang sebelum
pengantaran
 Memantau kondisi produk selama
di transpor dan pada saat
pengantaran
 PENANGANAN PRODUK
Pelulusan produk, pengemasan ulang dan
transportasi:

Penting untuk memantau stok dari semua bahan

secara periodik, termasuk:
• Pelulusan produk jadi,
• Pengemasan ulang dari produk bermasalah,
dan
• Jumlah bahan yang dikirim ke konsumen
 KETERTELUSURAN
Untuk tujuan pelacakan/penelusuran:
 Penandaan/identifikasi yang benar,
penyimpanan yang sistematis dan
pemakaian kartu stok akan memudahkan
penelusuran dan penarikan stok.
 Stok hendaknya dicatat dengan benar,
didokumentasikan dan disimpan
 Pemakaian komputer dapat membantu
pengaturan dokumen dan pelacakan.
 PEMANTAUAN PRODUK JADI (1)
• Penting untuk memantau kondisi saat pendistribusian
produk jadi
• Selama transportasi, produk jadi dapat mengalami
perlakuan kasar, fluktuasi suhu, terkena sinar
matahari langsung serta kehujanan, yang dapat
mempengaruhi stabilitasnya.
• Penting untuk mendapatkan agen pengangkutan
yang dapat dipercaya dan menjelaskan kepada
mereka tentang produk-produk yang peka agar tidak
diletakkan di bagian atas kendaraan. Truk yang
terbuka hendaknya dilengkapi penutup terpal yang
tidak bocor.
 PEMANTAUAN PRODUK JADI (2)
• Dianjurkan untuk membuat kontrak dengan agen
pengangkutan, apabila produk jadi diterima dalam
kondisi rusak karena perlakuan yang kasar selama
transpor, agen tersebut ikut bertangguna jawab.
 PRODUK KEMBALIAN
Tersedia prosedur tertulis (Protap)
untuk:
 pemisahan produk kembalian
 penandaan produk kembalian
 investigasi dan evaluasi pada mutu
dan keamanannya
 PRODUK DITOLAK
Gunakan prosedur tertulis (Protap)
untuk:
 Pemisahan produk kembalian
 Penandaan produk kembalian
 Investigasi dan evaluasi atas :
√ mutu
√ keamanan produk
 Pemusnahan produk
 PEMUSNAHAN PRODUK

Setiap bahan / produk yang

dimusnahkan harus dicatat dan
stok dipantau terutama untuk
rekonsiliasi atas yang hilang.
 PEMUSNAHAN PRODUK
Prosedur tertulis (Protap) ditetapkan
untuk:

 Penanganan produk sebelum pemusnahan:

 Pemisahan
 Penandaan
 Metode pemusnahan agar mengikuti aturan
yang ada di perusahaan serta mengacu
peraturan pemerintah
PENGIRIMAN /
DISTRIBUSI
 Kondisi transportasi
• Kondisi penyimpanan dan
pengangkutan diinformasikan
kepada perusahaan yang
mengangkut.
– Produk disimpan dan diangkut
pada suhu dan kelembaban yang
tepat
Kendaraan pengangkut
Kendaraan pengangkut
 Wadah pengiriman

• Wadah pengiriman tidak mengakibatkan efek

merugikan terhadap mutu produk
– Memberi perlindungan terhadap pengaruh eksternal,
termasuk pencemaran.
• Label wadah pengiriman:
– tidak perlu mencantumkan deskripsi lengkap mengenai
identitas isinya (untuk menghalangi pencurian),
– mencantumkan informasi yang memadai mengenai
kondisi penanganan dan penyimpanan.
Lihat: PROTAP Pengiriman Produk Jadi
Wadah pengiriman
 Pengiriman
• Label :
– nama dan alamat industri OT,
– kondisi pengiriman khusus dan ketentuan lain
yang dipersyaratkan termasuk simbol-simbol
pengamanan. Lihat ketentuan CDOB
• Prosedur tertulis untuk:
– penanganan wadah pengiriman yang rusak
dan/atau pecah.
– perhatian khusus bagi wadah penyimpanan yang
berisi produk yang mempunyai potensi bahaya.
 Catatan Pengiriman
• Catatan pengiriman produk mencantumkan:
– tanggal pengiriman;
– nama dan alamat perusahaan pengangkutan;
– nama, alamat dan status penerima
(misal apotek, rumah sakit, klinik);
– deskripsi produk, meliputi nama, bentuk sediaan dan
kekuatan (jika tersedia);
– jumlah produk, misal jumlah wadah dan jumlah
produk per wadah;
– nomor bets dan tanggal kedaluwarsa;
– kondisi pengangkutan dan penyimpanan yang
ditetapkan; dan
• nomor unik untuk order pengiriman.
• informasi hendaklah menjamin ketertelusuran
dan mempermudah penarikan kembali jika
diperlukan.
• Catatan:
Produk tidak boleh dipasok setelah tanggal
daluwarsa, atau mendekati tanggal daluwarsa.
 Dokumentasi

• Prosedur dan catatan tertulis yang

mendokumentasikan seluruh kegiatan yang
berhubungan dengan penyimpanan dan
pengiriman produk (selama transportasi),
termasuk :
– tanda terima dan hal terkait yang dapat diterapkan.
– Nama penerima produk tersebut hendaklah
tercantum dalam semua dokumen terkait.
• Simpan catatan yang terkait dengan penyimpanan
dan distribusi tiap produk
– Catatan permanen, baik tertulis maupun elektronis
yang mengindikasikan:
• kondisi penyimpanan yang direkomendasikan,
• semua tindakan pencegahan yang harus
diamati.
• Apabila catatan dibuat dan disimpan secara
elektronis, hendaklah tersedia backup untuk
mencegah kehilangan data.
 Kegiatan kontrak

• Kegiatan penyimpanan dan pengiriman produk

yang didelegasikan kepada orang atau sarana lain
dilaksanakan sesuai kontrak tertulis yang disetujui
pemberi dan penerima kontrak tersebut.
– Kontrak tersebut hendaklah menegaskan
tanggung jawab masing-masing pihak,
termasuk ketaatan terhadap prinsip-prinsip
CDOB.
• Dalam kondisi tertentu, subkontrak
diperbolehkan jika ada persetujuan tertulis dari
pemberi kontrak.
• Penerima kontrak hendaklah diaudit secara
berkala.