Presentasi Manajemen

Laboratorium

Manajemen Logistik Laboratorium

Brilliant / Arie
PPDS Patologi Klinik
RSUD dr.Soetomo – FK UNAIR
 Definisi
• Manajemen logistik adalah kumpulan
aktivitas seperti merencanakan, mengorganisir
dan mengawasi seluruh kegiatan pengadaan,
pencatatan, pendistribusian, penyimpanan,
pemeliharaan dan penghapusan logistik yang
bertujuan untuk mendukung tujuan organisasi
agar lebih efektif dan efisien.
 Manajemen
Input Proses Output

6M
Man
Money
Produk Bermutu
Machine
Jasa Bermutu
Material
Method
Market
 Laboratorium

Kimia Klinik Hematologi Imunnologi Infeksi

 Karakteristik Logistik Laboratorium
Keterangan Reagen Konsumabel Durabel Equipment
Definisi Bahan kimia / Item yang Item yang Alat atau
biologi yang digunakan ketika dapat instrumen
dipakai untuk melakukan test digunakan semiotomatis /
mengukur suatu namun tidak kembali otomatis yang
analite reuseabel (reuseabel) digunakan
melakukan test
Contoh Diluent / Lyser Needle Vacuteiner, Glassware Hematologi
Hematologi EDTA Tubes analiser,
Spectrofotometer

• Jumlah banyak ± 300 - 1000

• Solid dan Likuid
• Beragam packaging dari besar sampai kecil
• Slow Moving (Habis beberapa bulan) dan Fast
Moving (Habis beberapa minggu)
• Beragam masa kadaluarsa  Panjang / Pendek
 Dokumentasi Logistik
• Dokumentasi Persediaan :
– Vertical File Card
– Sistem Kardex
– Bin Card
– Sistem Ledger
• Dokumentasi Transaksi
– Transaksi barang datang
– Transaksi barang keluar
• Dokumentasi Konsumsi
– Permintaan Konsumen
– Bahan yang dipakai saat produksi (Pengulangan dll)
 Dokumentasi Persediaan
Sistem Kardex

Vertical File Cards

Bin Cards Sistem Ledger

 Laporan Rutin dan Analisis Periodik
Laporan Rutin
Posisi stock, Stock di tangan, Permintaan order
yang direkap per item dan dilaporkan dalam
unit jumlah
Nilai awal dan akhir persediaan serta biaya
penyimpanan
Perubahan nilai persediaan
Pola konsumsi dan analisis ABC
Status kadaluarsa persediaan dan perkiraan
stock yang expired sebelum dipakai
Jumlah dan nilai stock yang tidak dapat
dipakai, akan dibuang atau dihancurkan.
Analisis Periodik (Monitor Kinerja)
Net Sales to Inventory / Inventory Turn Over :
Nilai persediaan yang terpakai dibagi nilai
persediaan total
Biaya Penyusutan (Inventory Shrinkage)
Total Pengeluaran (Expense Ratio) : Persentase
biaya dibandingkan harga penjualan
Level Pelayanan (Service Level) : Persentase
permintaan yang dipenuhi dari gudang (bukan
stockout)
Biaya Penyimpanan (Average inventory holding
cost)  Biaya gudang
Tambahan biaya pemesanan (Incremental
Ordering Cost)  biaya telepon, biaya
transportasi
 Rekomendasi untuk Penyimpanan
dan Distribusi Logistik Laboratorium
No Guideline
1 Bersihkan dan Disinfeksi gudang
secara reguler. Perhatian untuk
mencegah serangga dan tikus
masuk ke gudang
2 Simpan barang di gudang dalam
keadaan kering (tidak lembab),
terang, ventilasi baik dan tidak
terkena sinar matahari langsung
3 Cegah penetrasi air dalam
gudang
Catatan
Tikus dan serangga dapat memakan persediaan
dan karton pembungkus barang. Dilarang makan
dan minum dalam gudang. Gunakan pestisida
yang tepat jika terdapat tikus atau serangga dalam
gudang
Ruangan yang panas dapat merusak bahan dan
mengurangi umur bahan. Air Conditioner ideal
namun mahal. Kipas angin dinding atau forced
ventilation dapat digunakan.
Beberapa komoditas laboratorium seperti acridine
orange, kristal iodine dan fenol rusak ketika
terpapar sinar matahari  botol coklat
Air dapat merusak komoditas dan pembungkus
karton. Taruh komoditas pada pallet ( ± 10 cm dari
lantai, ± 30 cm dari dinding)
 Rekomendasi untuk Penyimpanan
dan Distribusi Logistik Laboratorium
No Guideline
4 Alat pemadam kebakaran
tersedia dan dapat diakses.
Personel gudang dilatih untuk
menggunakan alat pemadam
kebakaran
5 Jauhkan produk lateks dari alat
listrik dan cahaya fluoresen
6 Perhatian pada rantai dingin
distribusi barang
7 Batasi akses gudang hanya oleh
personel yang mempunyai
otorisasi
Catatan
Pemadaman kebakaran sebelum menyebar dapat
mengurangi kerugian dan kerusakan gedung.
Kontrol secara berkala kondisi alat pemadam
kebakaran. Air dapat memadamkan kebakaran
pada kayu dan kertas namun tidak dapat dipakai
pada kebakaran elektrik atau kimiawi.
Alat listrik dan cahaya fluoresen menghasilkan
senyawa ozone. Produk lateks seperti handschoen
jika terpapar senyawa ozone dapat rusak.
Pemeliharaan dan monitoring suhu pada tempat
penyimpanan dan cold boxes untuk distribusi
Kunci dan batasi akses ke gudang. Verifikasi
dokumen stok masuk dan keluar. Kontrol secara
periodik persediaan fisik untuk verifikasi catatan
persediaan
 Rekomendasi untuk Penyimpanan
dan Distribusi Logistik Laboratorium
No Guideline
8 Letakkan karton ± 10 cm dari
lantai, ± 30 cm dari dinding dan
tinggi tidak melebihi 2,5 meter
9 Atur barang dengan petunjuk
atas bawah (↑), label
identifikasi, tanggal kadaluarsa
dan tanggal produksi terlihat.
10 Simpan bahan berdasarkan
spesifikasi bahan : kimia, produk
mudah terbakar, bahan
berbahaya, Alat Tulis Kantor,
dan perlengkapan.
Catatan
Gunakan pallet terutama untuk item kemasan
besar. Atur jarak antar pallet supaya petugas
gudang dapat melakukan inspeksi, meningkatkan
sirkulasi udara, pembersihan dan pemindahan
Standar pengaturan barang memudahkan sistem
manajemen gudang dan pengontrolan First Expire
First Out (FEFO)
Buat peringatan untuk mengutamakan keamanan
(Safety). Pisahkan bahan biologi dan bahan kimia.
Pisahkan bahan yang mudah terbakar dengan
bahan lain. Jauhkan bahan korosif (Asam Sulfat,
Sodium Hydroksida, Formalin, Fenol, KOH, Iodine,
Lysol, NaCl) dengan bahan mudah terbakar.
 Rekomendasi untuk Penyimpanan
dan Distribusi Logistik Laboratorium
No Guideline Catatan
Setiap bahan cair yang mudah terbakar
mempunyai flash point, yaitu titik suhu minimum
dimana zat cair tidak menguap sehingga
kosentrasi tidak berkurang dan mencemari udara
tempat penyimpanan.
• Flash point Acetone pada - 18’C
• Flash point Alkohol murni pada 18 – 23 ’C
• Flash point Kerosene pada 23 – 61 ’C
11 Pisahkan bahan laboratorium Ada prosedur untuk bahan laboratorium yang
yang rusak dan ekpired dari rusak dan ekspired
persediaan
 Ideal Inventory Control
SS + Qo

Qo Working Stock
Stock on Hand

I Average I = SS + ½ Qo
Inventory

Safety
SS Stock
Lead Lead
Safety Stock
Time Time

Order Order Order Order

Placed Received Placed Received
Time in Months
 Model Purchasing
N Keterangan Annual Purchasing Scheduled Perpetual Kombinasi
o Purchasing Purchasing Annual,Schedule
d,Perpetual
1 Definisi Purchasing dilakukan Purchasing Purchasing Analisis ABC
sekali setahun dilakukan dilakukan saat Kelompok A : 4
dengan skala besar dengan waktu posisi stok bulan
yang telah mencapai reorder
Kelompok B : 6
ditentukan (per point
bln,per 3 bulan
bln,per 6 bln) Kelompok C : 12
bulan
2 Keuntungan -Sesuai dengan -Perhitungan -Stock dan biaya
regulasi finansial lebih terestimasi persediaan
tahun berjalan - Stock dan sedikit
- Single Purchasing biaya
memudahkan persediaan lebih
manajemen kecil dari annual
- Harga lebih murah
 jumlah banyak
3 Kerugian -Forecasting berbeda -Konflik dengan -Tidak sesuai
dengan konsumsi regulasi diterapkan pada
aktual keuangan sektor publik
- Stock dan Biaya - Inflasi harga - Butuh evaluasi
persediaan besar stock sering
 Contoh Analisis ABC
N Deskripsi Basic Harga Unit Nilai % Total % kumulasi
o Produk Unit Terpakai Nilai nilai

1 Reagen A Kit 2.500.000 300 750.000.000 30 30

2 Reagen B Kit 3.000.000 200 600.000.000 24 54
A
3 Reagen C Kit 600.000 500 300.000.000 12 66
4 Reagen D Kit 800.000 300 240.000.000 9.6 75.6
5 Reagen D Kit 1.000.000 200 200.000.000 8 83.6
….
46 Spuit Piece 1.000 5.000 5.000.000 0.2 99.628
47 Vacuitener Piece 2.000 2.000 4.000.000 0.16 99.788
48 Tabung EDTA Piece 3.000 1.000 3.000.000 0.12 99.908
49 Tabung Sitrat Piece 2.500 800 2.000.000 0.08 99.988
50 Tabung Plain Piece 1.000 300 300.000 0.012 100
2.500.000.000
Reordering Point dan Quantity Order
Reordering Point adalah suatu keadaan dimana
jumlah dari stock yang tersisa memicu pemesanan
kembali (reorder) item.
Metoda untuk menghitung jumlah pemesanan :
1. Minimum and Maximum Stock Level
2. Consumption Based Reordering Formula
3. Mathemattical Model for Reordering
1. Economic Order Quantity (EOQ)
2. Economic Order Interval (EOI)
 Minimum and Maximum Stock Level
Smin = (LT x CA) + SS  Reorder Point
Smax = Smin + (PP x CA)
Qo = Smax – (S1 + So)
Smin = Stock minimum
Smax = Stock maximum
Qo = Quantity Order
LT = Lead Time
CA = Average Consumption
SS = Safety Stock
PP = Procurement Period
S1 = Stock in hand
So = Quantity of stock on order but not yet received
 Consumption Based Reordering Formula

SS = CA x LT  Reorder Point
Qo = CA x (LT + PP) + SS – (S1+So)

SS = Safety Stock
Qo = Quantity Order
CA = Average Consumption
LT = Lead Time
PP = Procurement Period
S1 = Stock in hand
So = Quantity of stock on order but not yet received
 Economic Order Quantity (EOQ)
Economic Order Interval (EOI)
EOQ = (2 x U x O) / (H x C)

EOI = (2 x O) / (U x H x C)

U = Use in units
O = Ordering Cost
H = Holding Cost
C= Acquisition Cost
Kombinasi Metode EOQ dan Safety Stock