Uraian Materi

Konsep Dasar Adminisrasi Kepegawaian

Istilah administrasi yang sering dipergunakan sehari-hari yang berasal dari
bahasa Belanda “administratie” yang berarti tata usaha dengan maksud suatu
kegiatan mengenai pekerjaan tulis menulis yang merupakan kegiatan kantor sehari-
hari. Dengan istilah ini, maka administrasi hanya diartikan dalam arti sempit yaitu tata
usaha (Mahtika, 2006).
Tata usaha sebagai administrasi dalam arti sempit, sesungguhnya adalah alat
pembantu pimpinan (administrasi) di dalam suatu organisasi. Unsur tata usaha dalam
organisasi mempunyai fungsi “mengadakan pencatatan tentang segala sesuatu yang
terjadi di dalam suatu organisasi untuk digunakan sebagai bahan keterangan bagi
pimpinan”. (Mahtika, 2006)
The Liang Gie (1981) menjelaskan administrasi dalam arti sempit sebagai
kegiatan administrasi yang meliputi pekerjaan tata usaha dengan kegiatan mencatat
segala sesuatu yang terjadi dalam suatu usaha atau organisasi untuk menjadi bahan
keterangan bagi pimpinan. Jadi pengertian administrasi dalam arti sempit adalah
suatu kegiatan yang dilakukan di kantor mengenai tulis-menulis, mengirim,
menyimpan, memberikan informasi bagi pimpinan dalam setiap kerjasama untuk
mencapai tujuan yang sifatnya terbatas. Pengertian administrasi dalam arti luas adalah
mengandung segala kegiatan yang dikerjakan secara menyeluruh agar tujuan yang
telah ditentukan dapat dicapai.
Administrasi merupakan suatu pengertian yang mengandung makna pengarahan
atau memimpin sesuai dengan istilah memimpin (directing), kemudian berkembang
menjadi melayani (serving) karena istilah tersebut pada saat yang sama dapat
terpenuhi dua unsur yang berbeda dalam usaha mencapai maksud atau tujuan
seseorang. (The Liang Gie, 1981).
Administrasi kepegawaian adalah kegiatan mencakup penetapan norma,
standar, prosedur, pengangkatan, pembinaan, penatalaksanaan, kesejahteraan dan
pemberhentian tenaga (pegawai/karyawan) agar dapat melaksanakan tugas dan
fungsinya dalam mencapai tujuan (The Liang Gie, 1981).
 Administrasi kepegawaian sebagai keseluruhan yang berhubungan dengan
sumber-sumber manusia dari organisasi. Atau administrasi kepegawaian merupakan
segenap aktivitas yang bersangkut paut dengan masalah penggunaan tenaga kerja
manusia dalam suatu usaha kerjasama untuk mencapai tujuan tertentu (Saleh, 2011).
Apabila administrasi kepegawaian dipandang sebagai kegiatan administrasi
secara sempit yaitu kegiatan ketatausahaan, maka kegiatan administrasi kepegawaian
berkisar pada kegiatan perencanaan, penerimaan (pengadaan pegawai),
pengembangan, pemberian penghargaan, hukuman, sampai kepada pemberhentian
pegawai.
Pengertian administrasi kepegawaian menurut Widjaja (1986) dapat
dirumuskan sebagai berikut:
a. Sebagai “ILMU” Mempelajari segenap proses penggunaan tenaga manusia sejak
penerimaan hingga pemberhentiannya.
b. Sebagai “PROSES” Proses penyelenggaraan politik kepegawaian
(kebijaksanaan politik kepegawaian= personnel policy) atau program kerja/
tujuan berhubungan dengan tenaga kerja manusia yang digunakaan dalam
usaha kerjasama untuk mencapai tujuan tertentu.
c. Sebagai “FUNGSI” Mengatur dan mengurus penggunaan tenaga kerja manusia
dalam suatu usaha kerjasama sekelompok manusia untuk mencapai tujuan.
d. Sebagai “SENI” Seni memilih pegawai baru serta menggunakan
pegawaipegawai lama dengan cara sedemikian rupa, sehingga dari segenap
tenaga kerja manusia itu diperoleh hasil dan jasa yang maksimal baik mengenai
jumlah maupun mutunya.
Istilah administrasi kepegawaian atau personnel administration di Amerika
Serikat dipergunakan dalam bidang pemerintahan, sedangkan personnel
management dipergunakan dalam bidang bisnis. Di Indonesia, ada kecenderungan
menggunakan istilah manajemen kepegawaian (personnel management) baik
dalam bidang pemerintahan maupun bidang bisnis.
Felix A. Nigro (1988) mengatakan bahwa personnel administration isthe art
of selecting new employees and making use of old ones in suchmanner that the
maximum quality and quantity of output and service areobtained from the working
force. Pendapat di atasmemberikan gambaran bahwa administrasi kepegawaian
merupakan seni dalam memilih pegawai baru dan mengelola pegawai lama
sehingga hasil kerja dan dapat memberikan pelayanan yang maksimum.
Kegiatan administrasi kepegawaian, menurut Felix A. Nigro, meliputi:
a. Pengembangan struktur organisasi untuk melaksanakan program
kepegawaian termasuk tugas dan tanggung jawab dari setiap pegawai yang
ditentukan dengan jelas dan tegas.
b. Penggolongan jabatan yang sistematis dan perencanaan gaji yang adil dengan
mempertimbangkan saingan yang berat dari sektor swasta.
c. Penarikan tenaga kerja yang baik.
d. Seleksi pegawai yang menjamin adanya pengangkatan calon pegawai
yang cakap dan penempatannya dalam jabatan-jabatan yang sesuai.
e. Perencanaan latihan jabatan dengan maksud menambah keterampilan pegawai,
memotivasi semangat kerja, dan mempersiapkan mereka untuk kenaikan
pangkat.
f. Penilaian kecakapan pegawai secara berkala dan teratur dengan tujuan
meningkatkan hasil kerjanya dan menentukan pegawai-pegawai yang cakap.
g. Perencanaan kenaikan pangkat yang didasarkan atas kecakapan pegawai
dengan adanya sistem jabatan. Pegawai-pegawai yang baik ditempatkan pada
jabatan-jabatan yang sesuai dengan kecakapannya sehingga mereka dapat
mencapai tingkat jabatan yang paling tinggi.
h. Kegiatan-kegiatan untuk memperbaiki hubungan antar manusia.
i. Kegiatan-kegiatan untuk memelihara dan mempertahankan moril serta disiplin
pegawai.
Sementara itu, Arifin Abdulrachman (1998) mengatakan bahwa
administrasi kepegawaian negara adalah salah satu cabang dari administrasi
negara yang berkaitan dengan segala persoalan mengenai pegawai-pegawai
negara. Kegiatan-kegiatan administrasi kepegawaian negara meliputi:
a. Analisis jabatan, klasifikasi jabatan, dan evaluasi jabatan;
b. Rekrutmen, ujian-ujian, dan penempatan;
c. Training;
d. Penggajian;
e. employee counselling;
f. personnel relations;
g. disiplin dan moral;
h. catatan kepegawaian.
Paul Pigors dan Charles A. Myers (1974) dalam Personnel
Administration memberikan definisi administrasi kepegawaian sebagai seni
memperoleh, memajukan, dan memelihara kecakapan serta kekuatan kerja
sedemikian rupa untuk menyelesaikan fungsi-fungsi dan tujuan organisasi dengan
efisiensi dan ekonomis yang maksimum.
Dengan demikian dapat dipahami bahwa administrasi kepegawaian
sebagai suatu tata cara atau prosedur mengorganisasi dan memperlakukan orang
yang bekerja sedemikian rupa sehingga mereka mendapatkan hasil yang sebesar-
besarnya dari sesuai kemampuan yang dimilikinya.
Apabila kita rumusan tersebut maka dapat disimpulkan bahwa pengertian
ini lebih menekankan dua hal, yaitu:
a. Administrasi kepegawaian didasarkan sudut pandang dan teknik-teknik
mengawasi orang-orang yang sedang bekerja;
b. Administrasi kepegawaian adalah upaya untuk membantu individu untuk
bekerja dengan sebaik-baiknya dan tidak hanya untuk mendapatkan kepuasan
individu yang maksimum dari pekerjaannya, tetapi juga kepuasan sebagai
bagian dari suatu kelompok pekerjaan.
Dalam rumusan tersebut, terkandung anggapan bahwa jika orang
diperlakukan sebagai individu yang mempunyai tanggung jawab dan juga
sebagai anggota kelompok yang bekerja sama, mereka akan memberikan
kontraprestasi dengan jalan melaksanakan pekerjaan sebaik-baiknya untuk
organisasi, tempat mereka menjadi bagian yang penting. Pegawai-pegawai akan
lebih bahagia dan akan bekerja lebih efektif daripada selalu disodori aturan-aturan
(ditekankan pada pekerjaan atau tidak bebas bekerja).
Manajer yang berhasil mendapatkan orang-orang untuk diajak bekerja
sama, bukan karena ia mempunyai kekuasaan dan dapat memerintahkan mereka
untuk melaksanakan pekerjaan yang dikehendakinya, tetapi karena ia seorang
pemimpin yang dicintai oleh bawahannya sehingga orang-orang ini suka bekerja
dengan giat dan baik.
Mendapatkan kerja sama yang ikhlas dari bawahan merupakan persoalan
manajemen. Manajemen memberikan instruksi-instruksi yang jelas dan latihan-
latihan yang efektif sehingga orang-orang tersebut mengetahui dan cakap serta
terampil mengerjakan apa yang diharapkan. Manajemen mengawasi hasil-hasil
pekerjaan dari bawahan secara terus-menerus dan memberitahukan bagaimana
sebaiknya mereka bekerja. Manajemen harus terus-menerus berusaha mencapai
hasil pekerjaanyang lebih baik dengan jalan mendorong, mengajak, memberi
semangat, dan motivasi. Dari uraian tersebut, dapat dikatakan bahwa manajemen
kepegawaian sesungguhnya sama dengan administrasi kepegawaian.
Selanjutnya, administrasi kepegawaian dirumuskan sebagai segenap
aktivitas yang bersangkut paut dengan masalah penggunaan tenaga kerja
manusia dalam suatu usaha kerja sama untuk mencapai tujuan tertentu. Aktivitas
administrasi kepegawaian terutama berkisar pada penerimaan, pengembangan,
pemberian balas jasa, dan pemberhentian.
Untuk memantapkan pandangan dan pengertian lebih luas mengenai
administrasi kepegawaian, beberapa pendapat tentang administrasi kepegawaian
menurut beberapa ahli, sebagai beriktu:
Jika ditelaah lebih lanjut pendapat para ahli seperti dikemukakanoleh
paraahli, maka inti dari pengertin administrasi kepegawaian padadasarnya tujuan
mereka adalah sama. Walaupun berbeda gaya bahasanya, yang ditekankan
adalah masalah kepegawaian. Administrasi kepegawaian melakukan aktivitas
merekrutpegawai, setelah itu perlu diseleksi dan dikembangkan untuk keperluan
organisasi. Administrasi kepegawaian adalah merencanakan,
mengorganisasikan, mengarahkan, dan mengendalikan pegawai untuk berbagai
tujuan.
Atau dapat pula dikatakan bahwa administrasi kepegawaian mempunyai
dua fungsi, yaitu fungsi, yaitu fungsi manajerial dan fungsi operatif (yang bersifat
teknis). Fungsi manajerial administrasi kepegawaian meliputi perencanaan,
pengorganisasian, pengarahan, dan pengendalian. Fungsi operatif administrasi
kepegawaian meliputi pengadaan, pengembangan, kompensasi, integrasi,
pemeliharaan, dan pensiun.