3.

7 Prosedur penataan surat/dokumen

Dalam sebuah instansi baik negeri maupun swasta, penataan dokumen

adalah hal yang penting. Dokumen yang tertata dengan rapi akan membantu
sebuah instansi untuk mengelola arsip dengan baik serta menjalankan
kegiatan usahanya secara lebih efektif dan efisien.
Berikut ini adalah beberapa jenis dan pengertian sistem penataan dokumen
kantor, yang meliputi :

1. PENATAAN DOKUMEN DENGAN SISTEM NOMOR

Dalam penataan dokumen kantor dengan sistem nomor, arsip – arsip yang
dimiliki disimpan berdasarkan pada urut-urutan nomor dari warkat yang
terkait. Penataan dokumen dengan sistem nomor terbagi dalam beberapa
bentuk lagi, yaitu sistem nomor urut, terminal digit filling, middle digit filling,
dan duplex numerical filling.
Penataan dokumen sistem nomor merupakan sautu cara penyimpanan arsip
berdasarkan urut-urutan nomor dari warkat yang bersangkutan. Dalam
penataan dokumen sistem nomor, terdapat beberapa pengembangan.

Pengembangan sistem nomor :

a. Sistem nomor urut

Dalam sistem nomor urut, arsip disimpan menurut urut-urutan nomor 1
sampai nomor – nomor berikutnya secara urut.

Baca juga: Aneka Macam Cara Melipat Surat

b. Terminal digit filing

Dalam penataan dokumen dengan sistem terminal digit filling, arsip disimpan
dengan memperhatikan dua nomor terakhir, dimana dua nomor terakhir yang
sama dihimpun / disimpan pada tempat atau laci yang sama. Dua nomor
terakhir dijadikan indeksnya.

c. Middle digit filing

Penataan dokumen dengan Middle digit filing, menggunakan sistem
penyimpanan arsip dengan memperhatikan dua nomor di tengah yang sama
dari nomor arsip yang ada. Ini dihimpun dan ditempatkan pada tempat atau
laci yang sama. Dua nomor tengah dijadikan indeks nomor.
d. Duplex numerical filling
Dalam duplex numerical filling, sistem penataan berkas menggunakan dua
atau lebih kelompok nomor kode, setiap bagian kelompok dipisahkan dengan
garis atau koma, atau titik, atau diberi jarak. Sistem duplex digunakan untuk
sistem – sistem subjek atau wilayah yang memakai pembagian sub – sub divisi
pada setiap kelompoknya.

2. PENATAAN DOKUMEN DENGAN SISTEM SUBJEK / POKOK SOAL /

POKOK MASALAH

Dalam penataan dokumen kantor menggunakan sistem subjek / pokok soal /

pokok masalah, arsipnya disusun dengan berdasarkan kesamaan subjek atau

pokok permasalahan yang dimuat dalam tiap – tiap warkat.

3. PENATAAN DOKUMEN DENGAN SISTEM ABJAD

Cara penyimpanan arsip dengan sistem abjad merupakan sistem penyusunan

yang menggunakan urut-urutan abjad dari nama orang, badan /

perusahaan /organisasi, sesuai yang tertera pada warkat.

4. PENATAAN DOKUMEN DENGAN SISTEM TANGGAL / KRONOLOGIS

Penataan dokumen dengan sistem tanggal / kronologis merupakan cara

menyimpan arsip yang penataannya didasarkan pada urut – urutan tanggal

yang tertera di dalam warkat.

5. PENATAAN DOKUMEN DENGAN SISTEM WILAYAH

Sistem penataan dokumen kantor dengan menggunakan sistem wilayah, arsip

yang dimiliki disimpan dengan didasarkan pada pembagian wilayah yang
tertera pada asal surat.
Dalam sistem penataan dokumen, dikenal beberapa cara penataan sistem
dokumen diantaranya yang paling populer adalan penataan dokumen dengan
sistem nomor.

Semoga bermanfaat dan sampai jumpa dipostingan selanjutnya 

Sumber : http://www.porosilmu.com/2015/06/melakukan-penataan-
dokumen-secara-baik.html