MODUL

Administrasi
Sarana dan
Prasarana

Administrasi
Perencanaan Pengadaan
dan Permintaan Sarana
dan Prasarana Kantor

Untuk SMK

Kelas :
Nama :

No. Absen :
Sekolah :
 MODUL

Administrasi
Sarana dan Prasarana

Untuk SMK Kelas XII

 KATA PENGANTAR

Puji syukur penulis panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa, karena atas
berkat dan rahmat-Nya penulis dapat menyelesaikan modul ini tepat pada
waktunya. Modul ini disusun berdasarkan Standar Isi yang sudah ditetapkan oleh
Pemerintah.
Modul ini merupakan buku pegangan bagi guru dan peserta didik dalam
kegiatan belajar mengajar di sekolah. Melalui modul ini, penulis berusaha
menyajikan materi dengan berbagai model evaluasi dan penugasandalam bentuk
praktik langsung dengan teknik bervariasi untuk mempermudah peserta didik
dalam mencapai target-target belajar atau kompetensi yang diharapkan.
Pemanfaatan modul ini dapat dikombinasikan dengan kegiatan mendengarkan
materi yang disampaikan guru dan kegiatan membaca buku-buku sumber lainnya
secara mandiri. Berbagai kegiatan tersebut diharapkan dapat mendukung kegiatan
belajar peserta didik secara menyeluruh.
Akhir kata, penulis ucapkan terima kasih kepada semua pihak yang telah
membantu hingga terselesainya modul ini. Semoga modul ini dapat memberikan
pencerahan dalam pembelajaran materi Administrasi Sarana dan Prasarana.
 DAFTAR ISI

Judul.................................................................................................................................2
Kata Pengantar............................................................................................................3
Daftar Isi.........................................................................................................................4
Bab 1.................................................................................................................................6
Pendahuluan..................................................................................................................6
A. Deskripsi Singkat..............................................................................................6
B. Tujuan Pembelajaran.......................................................................................6
C. Petunjuk Belajar................................................................................................7
D. Kompetensi Inti.................................................................................................8
E. Kompetensi Dasar.............................................................................................8
F. Indikator...............................................................................................................9
Bab 2.................................................................................................................................10
Kegiatan Belajar..........................................................................................................10
A. Kompetensi Dasar...........................................................................................10
B. Materi Pembelajaran.......................................................................................10
C. Paparan Isi Materi............................................................................................11
i. Sarana dan Prasarana Kantor................................................................11
ii. Pengadaan Sarana dan Prasarana Kantor..........................................13
iii. Permintaan Sarana dan Prasarana Kantor.........................................16
D. Latihan / Tugas.................................................................................................18
Bab 3.................................................................................................................................19
Evaluasi............................................................................................................................19
A. Maksud dan Tujuan Evaluasi.......................................................................19
B. Materi Evaluasi.................................................................................................19
C. Soal-Soal Evaluasi...........................................................................................19
Bab 4.................................................................................................................................24
Penutup............................................................................................................................24
A. Tindak Lanjut....................................................................................................24
B. Harapan...............................................................................................................24
Lampiran........................................................................................................................25
A. Kunci Jawaban.................................................................................................25
B. Penilaian.............................................................................................................26
Daftar Pustaka..............................................................................................................27
 BAB 1
PENDAHULUAN

A. Deskripsi Singkat
Pengadaan fasilitas kantor berarti kegiatan menyediakan barang-barang
fasilitas kantor yang digunakan untuk keperluan pekerjaan kantor dan
penyelesaian pekerjaan. Pengadaan fasilitas itu dapat berupa tanah, bangunan,
perabot, alat kantor/buku, kendaraan, dan sebagainya. Pengadaan fasilitas kantor
dalam lingkup kantor perusahaan atau organisasi biasanya dilakukan melalui
beberapa langkah-langkah.
Pengadaan peralatan kantor berbeda setiap instansi, perbedaan ini
disebabkan beberapa hal, antara lain, budaya kantor, kebutuhan akan peralatan,
tingkat kompetensi pegawai, juga perbedaan jenis usaha. Pengadaan barang yang
perlu direncanakan ada tiga yaitu barang habis pakai, barang tidak habis pakai dan
barang tidak bergerak. Selain perencanaan pengadaan peralatan kantor diatas, ada
beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam pengadaan peralatan kantor, yakni
penyimpanan, pemeliharaan, administrasi perlengkapan.

B. Tujuan Pembelajaran
1. Siswa lebih bersyukur atas anugerah Tuhan Yang Maha Esa
2. Siswa dapat berperilaku jujur, disiplin, tanggung jawab, peduli, santun, ramah
lingkungan, gotong royong terhadap sesame
3. Siswa mengetahui penjelasan tentang administrasi sarana dan prasarana
4. Siswa mengetahui penjelasan tentang apa saja proses administrasi sarana dan
prasarana
5. Siswa mampu menentukan administrasi perencanaan pengadaan sarana dan
prasarana
6. Siswa mampu menentukan administrasi perencanaan permintaan sarana dan
prasarana
C. Petunjuk Belajar
1. Peserta Didik
a. Bacalah dengan cermat modul ini dan pahami dengan baik
b. Diskusikan dengan sesama peserta didik apa yang telah anda cermati
untuk mendapatkan pemahaman yang baik tentang tujuan belajar dan
kompetensi yang ingin dicapai dalam modul ini. Bila masih ragu, maka
tanyakan pada guru.
c. Bila proses memahami materi anda mendapatkan kesulitan, diskusikan
dengan teman-teman anda atau konsultasikan dengan guru.
d. Kerjakan tugas-tugas, baik secara individu ataupun kelompok dengan jujur
dan teliti serta bertanggung jawab.
e. Peserta didik tidak dibenarkan melanjutkan ke kegiatan belajar berikutnya,
bila belum menguasai secara tuntas materi pada kegiatan belajar
sebelumnya.
f. Untuk kegiatan praktik diharapkan peserta didik selalu membaca dan
memahami teori yang mendukung materi Pratik.
2. Guru
a. Informasikan tentang bagaimana cara menggunakan modul, cara
pembelajaran, cara penilaian, dan bahan dan alat yang diperlukan, dan
waktu yang dibutuhkan.
b. Berilah bimbingan pada peserta didik bila mereka mendapati kesulitan.
c. Monitor dan dan catat kemajuan peserta didik dan berikan feedback atas
pencapaian belajar peserta didik.
d. Selama Kegiatan Belajar Mengajar (KBM), tetaplah berada di kelas /
tampat belajar.
e. Untuk kegiatan praktik, gunakan sarana dan alat-alat yang disesuaikan
dengan materi ajar, dapat dilakukan di kelas, tetapi jauh lebih baik jika
menggunakan laboratorium kantor untuk kegiatan tersebut.
D. Kompetensi Inti
KI 1 Menghayati dan mengamalkan ajaran agama yang dianutnya.
KI 2 Mengembangkan perilaku (jujur, disiplin, tanggungjawab, peduli, santun,
ramah lingkungan, gotong royong, kerjasama, cinta damai, responsif dan
pro-aktif) dan menunjukan sikap sebagai bagian dari solusi atas berbagai
permasalahan bangsa dalam berinteraksi secara efektif dengan lingkungan
sosial dan alam serta dalam menempatkan diri sebagai cerminan bangsa
dalam pergaulan dunia.
KI 3 Memahami dan menerapkan pengetahuan faktual, konseptual, prosedural
dalam ilmu pengetahuan, teknologi, seni, budaya, dan humaniora dengan
wawasan kemanusiaan, kebangsaan, kenegaraan, dan peradaban terkait
fenomena dan kejadian, serta menerapkan pengetahuan prosedural pada
bidang kajian yang spesifik sesuai dengan bakat dan minatnya untuk
memecahkan masalah.
KI 4 Mengolah, menalar, dan menyaji dalam ranah konkret dan ranah abstrak
terkait dengan pengembangan dari yang dipelajarinya di sekolah secara
mandiri, dan mampu menggunakan metoda sesuai kaidah keilmuan.

E. Kompetensi Dasar
1.2 Penerapan penggunaan sarana prasarana kantor sebagai wujud penerapan nilai-
nilai agama yang dianut
1.3 Meyakini bahwa mengelola sarana dan prasarana dengan baik adalah salah
satu bentuk pengamalan perintah Tuhan yang harus dilakukan secara sungguh-
sungguh
2.1 Memiliki motivasi internal dan menunjukkan rasa ingin tahu dalam
pembelajaran menyiapkan, menggunakan administrasi sarana dan prasarana
2.2 Menunjukkan perilaku ilmiah (jujur , disiplin, tanggung jawab, peduli, santun,
ramah lingkungan, gotong royong) dalam melakukan pembelajaran sarana
prasarana sebagai bagian dari sikap ilmiah
2.3 Menghargai kerja individu dan kelompok dalam pembelajaran sehari-hari
sebagai wujud implementasi sikap kerja
2.4 Memiliki Sikap proaktif dalam melakukan kegiatan administrasi sarana dan
prasarana
3.3 Menentukan administrasi perencanaan pengadaan dan permintaan sarana dan
prasarana
4.3 Mempraktikan pengadministrasian perencanaan pengadaan dan permintaan
sarana dan prasarana

F. Indikator
 Menerapkan penggunaan panca indera sebagai sarana untuk berkarya secara
efektif dan efisien dalam kantor berdasarkan nilai-nilai agama yang dianut
 Meyakinkan bahwa bekerja dalam kantor adalah salah satu bentuk
pengamalan perintah Tuhan yang harus dilakukan secara sungguh-sungguh
dan bertanggung jawab
 Memotivasi dan menunjukkan rasa ingin tahu dalam memanfaatkan ilmu
pengetahuan mengenai sarana dan prasarana dalam kantor
 Berakhlak mulia (jujur , disiplin, tanggung jawab, peduli, santun, ramah
lingkungan, gotong royong) dalam memanfaatkan ilmu pengetahuan dan
teknologi untuk menghasilkan informasi sarana dan prasarana kantor yang
mudah dipahami
 Menghargai kerja individu dan kerja kelompok dalam pembelajaran sehari-
hari sebagai wujud implementasi sikap kerja
 Proaktif dalam kegiatan diskusi untuk menganalisis perencanaan pengadaan
dan permintaan sarana dan prasarana kantor
 Menjelaskan pengertian sarana dan prasarana melalui studi literatur
 Menjelaskan pengadaan sarana dan prasarana kantor melalui studi literatur
 Menjelaskan cara meminta sarana dan prasarana di dalam kantor
 Membuat kesimpulan tentang pengadaan dan permintaan sarana dan prasarana
kantor
 Mempraktikan pengadministrasian perencanaan pengadaan dan permintaan
sarana dan prasarana
 BAB 2
KEGIATAN BELAJAR

A. Kompetensi Dasar
1. Penerapan penggunaan sarana prasarana kantor sebagai wujud penerapan nilai-
nilai agama yang dianut
2. Meyakini bahwa mengelola sarana dan prasarana dengan baik adalah salah
satu bentuk pengamalan perintah Tuhan yang harus dilakukan secara sungguh-
sungguh
3. Memiliki motivasi internal dan menunjukkan rasa ingin tahu dalam
pembelajaran menyiapkan, menggunakan administrasi sarana dan prasarana
4. Menunjukkan perilaku ilmiah (jujur , disiplin, tanggung jawab, peduli, santun,
ramah lingkungan, gotong royong) dalam melakukan pembelajaran sarana
prasarana sebagai bagian dari sikap ilmiah
5. Menghargai kerja individu dan kelompok dalam pembelajaran sehari-hari
sebagai wujud implementasi sikap kerja
6. Memiliki Sikap proaktif dalam melakukan kegiatan administrasi sarana dan
prasarana
7. Menentukan administrasi perencanaan pengadaan dan permintaan sarana dan
prasarana
8. Mempraktikan pengadministrasian perencanaan pengadaan dan permintaan
sarana dan prasarana

B. Materi Pembelajaran
1. Sarana dan Prasarana Kantor
 Jenis-jenis sarana dan prasarana kantor
2. Pengadaan Sarana dan Prasarana Kantor

Langkah-langkah pengadaan peralatan kantor

Pengadaan barang habis pakai dan tidak habis pakai

3. Permintaan Sarana dan Prasarana Kantor


Langkah-langkah permintaan sarana dan prasarana kantor

Cara membeli perbekalan kantor (office supplies) yang baik

Karakteristik perbekalan kantor (office supplies) yang baik

C. Paparan Isi Materi

A. Sarana dan Prasarana Kantor
1. Pengertian Sarana dan Prasarana Kantor
Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), sarana adalah segala
sesuatu yang dapat dipakai sebagai alat dalam mencapai maksud atau tujuan.
Sedangkan prasarana adalah segala sesuatu yang merupakan penunjang utama
terselenggaranya suatu proses (usaha, pembangunan, proyek). Untuk lebih
memudahkan membedakan keduanya, sarana lebih ditujukan untuk benda-benda yang
bergerak seperti komputer dan mesin-mesin, sedangkan prasarana lebih ditujukan
untuk benda-benda yang tidak bergerak seperti gedung, ruang, dan tanah. Sarana dan
prasarana juga mempunyai arti dan maksud yang sama dengan istilah perbekalan
kantor. Tersedianya sarana dan prasarana yang cukup dengan kualitas yang baik,
sangat dibutuhkan setiap organisasi dimanapun dalam penyelenggarakan kegiatannya
untuk mencapai tujuan yang diharapkan. Tanpa adanya sarana dan prasarana,
mustahil tujuan akan dicapai. Demikian halnya kantor, tempat berlangsungnya
kegiatan yang berkaitan dengan pekerjaan ketatausahaan atau administrasi, juga
sangat memerlukan sarana dan prasarana kantor. Bahkan tidak akan ada pekerjaan
kantor yang tidak berkaitan dengan sarana dan prasarana kantor.
2. Jenis-Jenis Sarana dan Prasarana Kantor
a) Peralatan / perlengkapan kantor (office supplies)
Peralatan/perlengkapan adalah alat atau bahan yang digunakan untuk
membantu pelaksanaan pekerjaan kantor, sehingga menghasilkan suatu pekerjaan
yang diharapkan selesei lebih cepat, lebih tepat dan lebih baik.
Peralatan/perlengkapan kantor dibedakan menjadi dua, yaitu :
1) Paralatan/perlengkapan kantor dilihat dari bentuknya ;
Dilihat dari bentuknya, peralatan/perlengkapan kantor dibedakan menjadi
tiga, antara lain :
 Peralatan/perlengkapan kantor berbentuk lembaran
Perlatan/perlengkapan kantor yang berbentuk lembaran/helaian, yaitu
kertas HVS, kertas folio bergaris, kertas karbon, kertas stensil, formulir, kertas
berkop, plastik transparan, kertas karton, kertas buffalo, amplop dan map.
 Peralatan/perlengkapan kantor berbentuk nonlembaran
Peralatan/perlengkapan kantor yang berbentuk nonlembaran (bukan
berupa kertas lembaran), yaitu pulpen, pensil, spidol, penghapus, penggaris,
rautan, gunting, pemotong kertas (cutter), pembuka surat (letter opener), pelubang
kertas dll.
 Peralatan/perlengkapan kantor berbentuk buku Peralatan/perlengkapan
kantor yang berbentuk buku, antara lain :

 Buku catatan (block note), yaitu buku untuk menulis catatan harian
sekretaris.

 Buku pedoman organisasi, yaitu buku panduan tentang informasi

yang berkaitan dengan organisasi, mulai sejarah, struktur, produk dan jasa,
hingga prosedur kerja.
  Buku tamu, yaitu buku yang digunakan untuk mencatat tamu yang
datang ke perusahaan.

 Buku agenda surat, yaitu buku yang mencatat keluar masuknya surat
sehari-hari.
2) Peralatan/perlengkapan kantor dilihat dari penggunaannya :
Dilihat dari pengguanaannya, peralatan/perlengkapan kantor dapat
dibedakan menjadi dua, antara lain :
 Barang habis pakai
Barang habis pakai adalah barang/benda kantor yang pengguanaannya
hanya satu/beberapa kali pakai atau tidak tahan lama. Contoh : kertas, tinta,
karbon, klip, pensil dan pulpen.
 Barang tidak habis pakai
Barang yang tidak habis pakai adalah barang/benda kantor yang
penggunaannya tahan lama. Contoh : stapler, perforator, cutter, dan gunting. b)
Mesin-mesin kantor (office machine)
Mesin-mesin kantor (office machine) adalah alat yang digunakan untuk
menghimpun, mencatat, mengolah bahan-bahan keterangan dalam pekerjaan
kantor yang bekerja secara mekanik, elektrik, dan magnetik. Contoh : komputer,
laptop, LCD, mesin tik manual dan elektrik, mesin fotocopy dll. c) Mesin
komunikasi kantor
Mesin komunikasi kantor adalah sarana kantor yang digunakan untuk
melakukan komunikasi, baik di lingkungan organisasi sendiri maupun ke luar
organisasi. Contoh : telepon, interkom, faksimile dan telepon wireless. d) Perabot
kantor (office furniture)
Perabot kantor adalah benda-benda kantor yang terbuat dari kayu atau besi
untuk membantu pelaksanaan tugas pekerjaan kantor. Contoh : meja, kursi, sofa
(meja dan kursi untuk tamu), rak buku, lemari, papan tulis dll.
e) Interior kantor (office arrangement)
Interior kantor adalah benda-benda kantor yang digunakan untuk
menambah suasana jadi menyenangkan sehingga memberi semangat dan
kenyamanan dalam menyeleseikan pekerjaan. Contoh : gambar presiden dan
wakil presiden, gambar lambang negara, bendera, struktur organisasi, lukisan,
patung, vas bunga, tanaman hidup maupun buatan, jam dinding dll. f) Tata ruang
kantor (office lay out)
Tata ruang kantor adalah pengaturan ruangan kantor serta penyusunan alat-
alat dan perabotan kantor sesuai dengan luas lantai dan ruangan kantor yang tersedia
sehingga memberikan kepuasan dan kenyamanan kepada karyawan dan pekerja.

B. Pengadaan Sarana dan Prasarana Kantor

1. Pengertian Pengadaan Sarana dan Prasarana Kantor
Pengadaan merupakan kegiatan menyediakan semua keperluan
barang/benda/jasa bagi keperluan pelaksanaan tugas. Jadi, pengadaan fasilitas
kantor berarti kegiatan menyediakan barang-barang fasilitas kantor yang
digunakan untuk keperluan pekerjaan kantor dan penyelesaian pekerjaan tersebut.
Pengadaan fasilitas itu dapat berupa tanah, bangunan, perabot, alat kantor/buku,
kendaraan, dan sebagainya. Pengadaan fasilitas kantor dapat dilakukan melalui
lelang, penunjukan langsung, membeli, membuat sendiri, maupun menerima
hibah dari pihak lain. Proses pengadaan fasilitas kantor melalui prakualifikasi dan
pascakualifikasi tersebut biasanya dilakukan oleh instansi-instansi pemerintah
yang memerlukan pengadaan fasilitas kantor dalam jumlah besar dan tak sanggup
dilakukan sendiri oleh instansi tersebut, sehingga harus melibatkan pihak lain.
Pengadaan fasilitas kantor dalam lingkup kantor/perusahaan harus disesuaikan
dengan kebutuhan agar tidak mubazir. Untuk menentukan peralatan apa yang akan
dipilih/digunakan maka harus didaftarkan dahulu perlengkapan yang dibutuhkan
tersebut.
 Dalam pelaksanaanya kegiatan pengadaan harus memperhatikan hal-hal
sebagai berikut:
a) Mengikuti prosedur pengelolaan perbekalan,
b) Mentukan jenis, kualitas dan kuantitas perlengkapan yang diperlukan,
c) Menyediakan dan menggunakan perlengkapan kantor dalam kegiatan
operasional,
d) Menyediakan perbekalan sesuai dengan anggaran yang berlaku,
e) Menyimpan dan memelihara perlengkapan,
f) Mengumpulkan dan mengolah data perbekalan kantor,
g) Menghapuskan perlengkapan yang sudah tidak dapat digunakan sesuai prosedur

2. Langkah-Langkah Pengadaan Peralatan Kantor

Pengadaan peralatan kantor berbeda setiap instansi, perbedaan ini
disebabkan beberapa hal, antara lain, budaya kantor, kebutuhan akan peralatan,
tingkat kompetensi pegawai, juga perbedaan jenis usaha. Namun pada umumnya
pengadaan kantor dapat dilakukan dengan cara berikut ini:
a) Pengajuan surat permohonan ke gudang,
b) Pemeriksaan stock barang digudang oleh petugas,
c) Jika ada barang diberikan dengan bon pengeluaran,
d) Jika tidak ada petugas memberikan nomor pada surat permohonan dari buku
induk,
e) Surat diserahkan bendahara, bendahara mengecek antara permohonan dan
ketersedian biaya,
f) Bendahara meminta persertujuan pimpinan,
g) Bagian logistik melakukan pembalian dengan persetujuan pimpinan,
h) Barang diperiksa menganai kualitas, kuantitas,
i) Barang diserah terimakan dengan menggunakan buku sertah terima barang,
j) Dilakukan kegiatan pencatatan, disimpan di gudang untuk didistribusikan.
3. Pengadaan barang habis pakai dan tidak habis pakai
Barang habis pakai adalah barang yang dapat dipergunakan dalam jangka
waktu lama, contoh barang seperti ini dalam perkantoran adalah, komputer,
telepon dan peralatan atau mesin lainnya. Sedangkan barang habis pakai adalah
peralatan yang sebentar masa pakainya semisal, alat tulis kantor, aneka kertas, lem
dan lain sebagainya.
Berikut ini prosedur pengadaan barang tidak habis pakai :
 Menyusun analisis dan menganalisis keperluan perlengkapan sesuai dengan
rencana kegiatan serta dengan memperhatikan barang yang masih layak pakai,
 Melakukan perkiraan biaya yang diperlukan sesuai dengan standar yang telah
ditetapkan,
 Menetapkan skala prioritas menurut dana, urgensi kebutuhan dan menyusun
rencana pengadaan tahunan.
Sedangkan barang habis pakai direncanakan dengan urutan sebagai berikut:
 Menyusun daftar perlengkapan yang disesuaikan dengan kebutuhan dari
rencana kegiatan,
 Menyusun perkiraan biaya yang diperlukan untuk pengadaan barang tersebut
tiap bulan,
 Menyusun rencana pengadaan barang tersebut menjadi rencana triwulan dan
kemudian menjadi rencana tahunan.
Selain perencanaan pengadaan peralatan kantor diatas, ada beberapa hal
yang perlu diperhatikan dalam pengadaan peralatan kantor, yakni sebagai berikut:
a) Penyimpanan
Penyimpanan perlu diperhatikan karena dengan penyimpanan yang baik
maka efisiensi dan efektifitas kerja dapat ditingkatkan. Dalam kegiatan
penyimpanan harus memperhatikan :
 Persediaan alat-alat pemelihara yang diperlukan
 Memenuhi syarat penyimpanan barang,
 Memperhatikan sifat barang yang disimpan,
 Memperhatikan jangka waktu penyimpanan,
 Memperhatikan tenaga yang diperlukan dan biaya yang harus dikeluarkan.
b) Pemeliharaan
Pemeliharaan merupakan kegiatan terus menerus agar barang tetap dalam
kondisi baik setiap waktu akan digunakan. Pemilharaan harus dilakukan sesuai
jadwal yang telah dilaksanakan.
c) Adminstrasi perlengkapan
Administrasi perlengkapan dimulai dengan pencatatan secara teratur tiap-tiap
barang. Kegiatan pencatatan ini bertujuan untuk mendata barang perlengkapan yang
dimiliki oleh suatu kantor. Selain pencatatan atau pendataan kegiatan administrasi
perlengkapan lain adalah kegiatan penghapusan atau penyusutan.

C. Permintaan Sarana dan Prasarana Kantor

1. Pengertian Permintaan Sarana dan Prasarana Kantor
Permintaan sarana dan prasarana adalah jumlah saran maupun prasarana
yang di butuhkan untuk memenuhi kebutuhan kantor terhadap staff sarana dan
prasarana. Permintaan dalam ilmu ekonomi merupakan jumlah barang yang
diminta oleh konsumen terhadap suatu produk.
Permintaan sarpras disini bisa diartikan sebagai suatu kegiatan meminta
sejumlah sarana maupun prasarana yang dibutuhkan untuk memenuhi kebutuhan
kantor terhadap staff sarpras. Permintaan sarpras ditujukan untuk diajukannya
permintaan pengadaan sarpras. Oleh karena itu, permintaan sarpras harus
dilandasi dengan ketentuan pengadaan sarpras.
2. Langkah-Langkah Permintaan Sarana dan Prasarana Kantor
a) Unit pemakai mengajukan bon permintaan kepada bagian gudang dengan bon
permintaan peralatan/perlengkapan,
b) Bagian administrasi gudang meneliti baik keluar ( apakah permintaan tersebut
benar-benar harus dipenuhi) maupun ke dalam (apakah barang yang diminta
ada dalam gudang),
c) Apabila permintaannya memenuhi syarat selanjutnya disetujui dan persetujuan
tersebut diserahkan ke pengurus peralatan/perlengkapan,
d) Persetujuan yang diterima oleh pengurus dijadikan pedoman untuk
mengeluarkan peralatan/perlengkapan dan disampaikan kepada unit pemakai,
e) Bagian administrasi gudang selanjutnya membukukan peralatan/perlengkapan
yang dikeluarkan tersebut,
f) Bagian gudang menghitung persediaan peralatan/perlengkapan baik secara
administrasi maupun secara fisik,
g) Bagian administrasi bersama bagian peralatan/perlengkapan mengecek fisik
persediaan peralatan/perlengkapan secara bersama-sama apakah sesuai antara
yang tercatat dengan keadaan sebenarnya,
h) Pihak Gudang selanjutnya melaporkan kepada Pimpinan/Bendaharawan.

3. Cara Membeli Perbekalan Kantor (Office Supplies) yang Baik

a) Ceklis alat kantor yang akan dibeli
b) Memperhatikan apakah alat kantortersebut akan berguna atau tidak
c) Memilih teman berbekanja yang tepat
d) Memperhatikan waktu dalam membeli alat kantor
e) Mencari toko alat kantor yang sesuai dengan kebutuhan
f) Memperhatikan penawaran dari supplier sendiri
Sebenarnya tidak sulit cara membeli alat-alat kantor untuk keperluan kantor,
hanya saja butuh waktu pasti tidak akan sia-sia. Meminta saran dan bantuan kepada
rekan kantor yang tahu juga tidak ada salahnya. Kita bisa menyisihkan waktu
sekitar satu minggu untuk melengkapi alat kantor tempat kita bekerja.

4. Karakteristik Perbekalan Kantor (Office Supplies) yang Baik

Dalam memilih berbagai perlengkapan kantor, ada beberapa hal yang
harus diperhatikan agar kita tidak menyesal setelah membeli perlengkapan kantor
yang kita butuhkan. Dalam membeli barang apa saja, termasuk dalam membeli
peralatan kantor, kita tidak seharusnya tergoda oleh harga-harga yang murah tanpa
kita ketahui kualitas dari barang-barang tersebut.
Berikut ini adalah beberapa karakteristik atau ciri-ciri peralatan kantor
yang baik, yaitu :
a) Benar-benar dibutuhkan atau mempunyai nilai guna untuk membantu
pekerrjaan kantor,
b) Mempunyai kualitas yang baik dengan harga yang sesuai,
c) Dapat menjadi sarana atau alat yang dapat membantu pekerjaan kantor sehari-
hari.

D. LATIHAN / TUGAS
1. Observasi perencanaan pengadaan dan permintaan sarana dan prasarana
kantor di perusahaan
2. Buatlah list belanja yang dibutuhkan sebuah kantor baru dan golongkan barang-
barang tersebut dalam barang habis pakai atau barang tidak habis pakai!
 BAB 3
EVALUASI

A. Maksud dan Tujuan Evaluasi

 Untuk melihat berhasil atau tidaknya guru mengajar materi tersebut
 Untuk mengukur kemampuan (pemahaman) siswa mengenai perencanaan
pengadaan dan permintaan sarana dan prasarana

B. Materi Evaluasi
Tersedianya sarana dan prasarana yang cukup dengan kualitas baik, sangat
dibutuhkan setiap organisasi dimanapun dalam menyelenggarakan kegiatannya
untuk mencapai tujuan yang diharapkan. Tanpa adanya sarana dan prasarana,
mustahil tujuan akan dapat dicapai. Demikian halnya kantor, tempat
berlangsungnya kegiatan yang berkaitan dengan ketatausahaan atau administrasi
yang sangat memerlukan sarana dan prasarana kantor. Agar semua kegiatan yang
berhubungan dengan perbekalan kantor baik yang bersifat administrasi maupun
teknis operasional dapat dijalankan dengan baik dan efisien, maka pelaksanaan
atau pengelolaan sarana dan prasarana kanor harus dilakukan dengan baik.

C. Soal-Soal Evaluasi

 Bacalah Kompetensi Inti dan Kompetensi Dasar pada bagian awal dengan
baik dan cermat!
 Baca dan pahamilah Paparan Isi Materi diatas!
 Diskusikan dengan teman sebangku dan buatlah ikhtisar dari Paparan Isi
Materi diatas!

 Perhatikan dan pahami kembali tugas-tugas pada Pendalaman Materi

dengan cermat dan teliti!
 Kerjakan Latihan Soal di bawah ini dengan cermat dan teliti!
 Kumpulkan hasil pekerjaan kepada guru!
I. Soal Pilihan Ganda
Pilihlah jawaban yang benar dengan memberi tanda silang (x) pada huruf a,
b, c, d, dan e. Jika jawaban salah beri tanda sama dengan (=) pada huruf
yang sudah disilang!
1. Yang merupakan prasarana dalam kantor adalah ……
(A) Meja
(B) Ruang kantor
(C) Alat tulis Kantor
(D) Kursi
(E) Komputer
2. Yang merupakan kegiatan untuk mencatat dan menyusun daftar barang-barang
/ bahan yang ada secara teratur menurut ketentuan yang berlaku ialah……
(A) Permintaan
(B) Inventarisasi
(C) Pengadaan
(D) Perencanaan
(E) Pencatatan
3. Memberi dan melengkapi fasilitas untuk segala kebutuhan yang diperlukan
dalam proses belajar mengajar salah satu tujuab dari ……
(A) Administrasi sarana dan prasarana
(B) Perencanaan
(C) Pengadaan
(D) Permintaan
(E) Pemeliharaan
4. Yang termasuk bahan tidak habis pakai adalah ……
(A) Meja
(B) Spidol
(C) Pulpen
(D) Kertas
(E) Tinta printer
5. Gubakan prosedur pengelolaan sarana dan prasarana, ialah pengertian dari ……
(A) Inventarisasi
 (B) Pengadaan
(C) Penyimpanan
(D) Pemilaharaan
(E) Penyusunan
6. Pemeliharaan yang dilakukan menurut jangka waktu tertentu, pengertian dari
……
(A) Pemeliharaan berkala
(B) Pemeliharaan barang bergerak
(C) Pemeliharaan sehari-hari
(D) Pemeliharaan barang tidak bergerak
(E) Inventarisasi
7. Kegiatan yang dilakukan oleh satuan kerja atau petugas gudang untuk
menampung hasil pengadaan barang, pengertian dari ……
(A) Penyimpanan
(B) Pemeliharaan
(C) Penyusunan
(D) Inventarisasi
(E) Pengadaan
8. Setiap kegiatan yang bertujuan untuk menyediakan kebutuhan perlengkapan
kantor untuk menunjang pelaksanaan pekerjaan kantor, meruakan pengertian
dari ……
(A) Pengadaan
(B) Perencanaan
(C) Administrasi
(D) Pemeliharaan
(E) Inventarisasi
9. Dalam pelaksanaannya pengadaan ada berapa kegiatan?
(A) 1
(B) 5
(C) 6
(D) 7
(E) 9
10. Pengadaan barang habis pakai adalah ……
(A) Peralatan yang sebentar masa pakainya
(B) Barang yang dapat dipergunakan dalam jangka waktu lama
(C) Kegiatan terus menerus agar barang tetap dalam kondisi baik setiap waktu
akan digunakan
(D) Kegiatan yang bertujuan untuk menyediakan kebutuhan perlengkapan
kantor untuk menunjang pelaksanaan pekerjaan kantor
(E) Kegiatan memelihara dengan baik
11. Sebutkan salah satu langkah – langkah pengadaan peralatan kantor ......
(A) Pengajuan surat permoohonan
(B) Menganalisis keperluan kantor
(C) Esensial perencanaan
(D) Pelaksanaan pengadaan
(E) Membuka catatan tahun lalu
12. Sebutkan jenis – jenis pengadaan ……
(A) Pengadaan rutin
(B) Terbatas
(C) Pengadaan tahunan
(D) Pengadaan barang habis pakai dan tidak habis pakai
(E) Pengadaan khusus
13. Pengadaan barang tidak habis pakai adalah ……
(A) Peralatan yang sebentar masa pakainya
(B) Barang yang dapat dipergunakan dalam jangka waktu lama
(C) Kegiatan terus menerus agar barang tetap dalam kondisi baik setiap waktu
akan digunakan
(D) Kegiatan yang bertujuan untuk menyediakan kebutuhan perlengkapan
kantor untuk menunjang pelaksanaan pekerjaan kantor
(E) Peralatan yang digunakan setiap tahun
14. Berikut yang merupakan barang tidak bergerak adalah ……
(A) Meja dan kursi
(B) Tanah dan bangunan
(C) Gunting dan pensil
 (D) Jam dan vas bunga
(E) Komputer dan printer
15. Berikut merupakan ciri peralatan kantor yang baik, kecuali ……
(A) Bernilai guna
(B) Membantu kerja
(C) Bermutu tinggi
(D) Berkualitas
(E) Bernilai mahal

II. Soal Essay

Jawablah soal-soal dibawah ini dengan lengkap dan jelas!
1. Jelaskan apakah yang dimaksud dengan pengadaan fasilitas kantor!
2. Apa sajakah yang perlu diperhatikan dalam pelaksanaan kegiatan pengadaan !
3. Jelaskan dan berikan contoh barang habis pakai dan barang tidak habis pakai!
4. Dalam kegiatan penyimpanan hal apa sajakah yang perlu diperhatikan,
sebutkan!
5. Meliputi apa sajakah langkah-langkah pengadaan peralatan kantor!


SELAMAT MENGERJAKAN
 BAB 4
PENUTUP

A. Tindak Lanjut
Proses kegiatan belajar mengajardengan menggunakan modul ini sebagai
media pembelajaran, diharapkan pihak-pihak yang berkepentingan akan
melakukan tindak lanjut sebagai berikut :
1. Lembaga pendidikan atau sekolah harus menindak lanjuti pengembangan
bahan ajar dan mendukung penuh upaya guru untuk mengembangkan media
modul secara berkesinambungan
2. Guru atau pendidik senantiasa menggunakan media pembelajaran modul ini
sebagai pedoman agar siswa memperoleh informasi dan pengetahuan yang
diperlukan secara luas
3. Peserta didik atau siswa menggunakan modul dan mengerjakan latihan-latihan
yang tersedia, sehingga kemampuan dapat bertambah dan guru dapat
mengevaluasi apa saja yang harus ditingkatkan dalam proses pembelajaran

B. Harapan
Dengan penyususnan modul ini, beberpa harapan penyusun adalah sebagai
berikut:
1. Modul ini dapat menjadi pedoman bagi pendidik untuk proses belajar mengajar
2. Peserta didik bisa memanfaatkan media pembelajaran ini untuk memperoleh
informasi dan pengetahuan baru
3. Peserta didik dan guru dapat mengukur dan mengevaluasi kemampuan peserta
didik memahami materi
4. Pengembangan modul dan media pembelajaran sejenis yang lebih baik lagi
harus terus dilakukan
5. Modul ini dapat dimanfaatkan secara luas.
LAMPIRAN
A. Kunci Jawaban
I. Soal Pilihan Ganda
1. B 6. A 11. B
2. B 7. A 12. D
3. A 8. A 13. B
4. A 9. D 14. B
5. B 10. A 15. E

II. Soal Essay

1. Pengadaan fasilitas kantor berarti kegiatan menyediakan barang-barang
fasilitas kantor yang digunakan untuk keperluan pekerjaan kantor dan
penyelesaian pekerjaan tersebut.
2. Langkah-langkah:
 Mengikuti prosedur pengelolaan perbekalan
 Mentukan jenis, kualitas dan kuantitas perlengkapan yang diperlukan
 Menyediakan dan menggunakan perlengkapan kantor dalam kegiatan
operasional
 Menyediakan perbekalan sesuai dengan anggaran yang berlaku
 Menyimpan dan memelihara perlengkapan
 Mengumpulkan dan mengolah data perbekalan kantor
 Menghapuskan perlengkapan yang sudah tidak dapat digunakan sesuai
prosedur
3. Barang habis pakai adalah peralatan yang sebentar masa pakainya semisal, alat
tulis kantor, aneka kertas, lem dan lain sebagainya.
Barang tidak habis pakai adalah barang yang dapat dipergunakan dalam
jangka waktu lama, contoh barang seperti ini dalam perkantoran adalah,
komputer, telepon dan peralatan atau mesin lainnya.
4. Langkah-langkah dalam penyimpanan
 Persediaan alat-alat pemelihara yang diperlukan
  Memenuhi syarat penyimpanan barang
 Memperhatikan sifat barang yang disimpan
 Memperhatikan jangka waktu penyimpanan
 Memperhatikan tenaga yang diperlukan dan biaya yang harus dikeluarkan
5. Langkah-langkah pengadaan peralatan kantor :
 Pengajuan surat permohonan ke gudang
 Pemeriksaan stock barang digudang oleh petugas
 Jika ada barang diberikan dengan dengan bon pengeluaran
 Jika tidak ada petugas memberikan nomor pada surat permohonan dari
buku induk
 Surat diserahkan bendahara, bendahara mengecek antara permohonan dan
ketersedian biaya
 Bendahara meminta persertujuan pimpinan
 Bagian logistik melakukan pembalian dengan persetujuan pimpinan
 Barang diperiksa menganai kualitas, kuantitas
 Barang diserah terimakan dengan menggunakan buku sertah terima barang
 Dilakukan kegiatan pencatatan, disimpan di gudang untuk didistribusikan

B. Penilaian
I. Soal Pilihan Ganda
Jumlah soal : 15 Butir Soal
Skor tiap soal : 2 point
Jumlah skor : jumlah soal x skor (2 point)
Skor maksimal : 30
II. Soal Essay
Jumlah soal : 5 Butir Soal
Skor tiap soal : 14 point
Jumlah skor : jumlah soal x skor (14 point)
Skor maksimal : 70
Nilai akhir yang diperoleh :
∑ skor pilihan ganda + ∑ skor essay = SKOR AKHIR
DAFTAR PUSTAKA

Ridwan. 2011. Mengidentifikasi Sarana dan Prasarana Administrasi Perkantoran,

(online), (http://ridwanjuli.blogspot.co.id/2011/04/mengidentifikasi-
sarana-dan-prasarana.html), diakses 19 November 2016

Puji, Ayu. 2015. Materi Permintaan Sarana dan Prasarana Kantor, (online),
(http://ayupuji057.blogspot.co.id/2015/05/materi-permintaan-sarana-dan-
prasarana.html) diakses 19 November 2016

Nurhafifahali. 2015. Materi Permintaan, (online),

(http://nurhafifahali123.blogspot.co.id/2015/05/materi-permintaan.html),
diakses 19 November 2016

Oktaviani. 2015. Modul Administrasi Sarana dan Prasarana, (online),

(https://bahanajaradpblog.files.wordpress.com/2015/12/modul-
oktaviani.pdf), diakses 19 November 2016

Bhavati, Anugerah. 2014. Prosedur Pengadaan Peralatan Kantor, (online),

(http://www.anugerahdino.com/2014/09/prosedur-pengadaan-peralatan-
kantor.html), diakses 19 November 2016