PETUNJUK / PEDOMAN

Dalam rangka penertiban adminisrrasi Kesekretariatan Kwartir Gerakan Pramuka dalam tahun
2020 harus lebih tertata, tersistem dengan lebih baik.
Untuk itu perlu pengaturan administrasi sebagai berikut :
1. Setiap kegiatan harus dibuatkan surat-surat / administrasi secara langsung, baik surat masuk,
surat keluar, kwitansi dan nota pembelian serta bukti transaksi lainnya,
2. Setiap UNDANGAN RAPAT harus dibuatkan DAFTAR HADIR dan NOTULEN dengan
nomor sesuai dengan nomor urut surat. KODIFIKASI dan TANGGAL
PENGELUARANNYA.
3. Setiap PEMBELIAN dan TRANSAKSI KEUANGAN harus dibuatkan KWITANSI dan
NOTA/FAKTUR dengan nomor urut transaksi berdasarkan tanggal pembelian
4. Mekanisme penomoran , SURAT adalah sesuai dengan kodifikasi surat. Baik SURAT MASUK
maupun SURAT KELUAR menggunakan KODIFIKASI sebagai berikut :
A : Organisasi dan Hukum ( SK-SK, Tupoksi, Uraian Tugas )
Contoh : SK PANITIA HARI PRAMUKA,maka nomornya adalah :
Nomor : xxx / KPTS / 13.27.xx (No RANTING) – A / 2020
Untuk SK Penetapan no Gudep di Robatal :
Nomor : No. Urut surat (mis : 011) / KPTS / 13.27.10 – A / 2020
B : Kegiatan Binamuda ( Siaga, Penggalang, Penegak, Pandega, Dewan Kerja )
Contoh : Edaran Pesta Siaga, Seleksi calon Peserta Jambore Daerah di Ranting Torjun
maka nomornya adalah :
Nomor : xxx / 13.27.03 – B / 2020
C : Umum ( Surat Tugas, Dispensasi,)
Contoh : Permintaan dispensasi atau Surat Tugas di Kwarran Camplong, maka nomornya
adalah :
Nomor : xxx / 13.27.04 – C / 2020
D : Keuangan / Dana ( RKA, Perjanjian / Hibah, Laporan Keuangan, Penarikan Iuran )
Contoh : Penarikan iuran anggota di Kwarran Tambelangan maka nomornya adalah :
Nomor : xxx / 13.27.08 – D / 2020
E : Sarana dan prasarana ( Peminjaman / Pengembalian, Laporan Sarpras )
Contoh : Laporan keadaan Sarana Latihan di Kwarran Omben, maka nomornya adalah :
Nomor : xxx / 13.27.05 – E / 2020
F : Kegiatan Binawasa, Diklat dan Pengenbangan SDM
Contoh : Karang Pamitran Pembina di Ketapang, maka nomornya adalah :
Nomor : xxx / 13.27.11 – F / 2019
G : Kegiatan Saka, Sako dan Gusdar
Contoh : Pembinaan Satuan Karya Bakti Husada di Kwarran Banyuates, maka nomornya
adalah :
Nomor : xxx / 13.27.09 - G / 2019
H : Undangan
Contoh : Undangan Rapat Pengurus / Rakor di Pangarengan, maka nomornya adalah :
No. xxx / 13.27.13 – H / 2019