A. Tim Akreditasi
Tim Akreditasi terdiri dari Penanggung Jawab dalam hal ini adalah Kepala Puskesmas; Ketua
Tim; Sekretaris; Ketua Pokja Admen dan Anggotanya; Ketua Pokja UKM dan anggotanya
serta Ketua Pokja UKP dan anggotanya. Untuk mempermudah tugas Ketua Pokja dapat
ditentukan Koordinator Bab untuk masing-masing Bab mulai dari Koordinator Bab I sampai
Bab IX.
Untuk memastikan sinergi antara Bab I sampai Bab IX, sebaiknya Ketua Tim Akreditasi
sekaligus dipegang oleh Wakil Managemen Mutu (WMM)
Managemen Mutu ditanggungjawabi oleh Kepala Puskesmas dan dipimpin oleh seorang
Wakil Managemen Mutu (WMM), yang membawahi 4 (empat) Sub Tim yang masing-masing
dipimpin oleh seorang Koordinator yaitu:
1. Audit Internal: Bertanggungjawab dalam Audit Internal mulai dari tahap Rencana
Audit, Pelaksanaan Audit, Monitoring dan Evaluasinya.
2. Managemen Komplain dan Survey Kepuasan Pelanggan: Bertanggungjawab dalam
proses pengukuran berjalannya mutu atau kinerja Puskesmas mulai dari pengelolaan kotak
saran, komplain masyarakat secara langsung, sms centre, pengelolaan koin kepuasan dan
pelaksanaan survei kepuasan Pelanggan di puskesmas.
3. Managemen Monitoring, Evaluasi dan Perbaikan Kinerja: Bertanggung jawab dalam
melakukan monitoring dan evaluasi dari semua kegiatan yang ada baik di UKM maupun
UKP.
4. Peningkatan Mutu Klinis dan Keselamatan Pasien (PMKP): Bertanggungjawab
memastikan seluruh kegiatan pelayanan klinis berjalan dengan konsep PDCA dengan
mengacu kepada Permenkes nomor 11 Tahun 2017 tentang Keselamatan pasien.
Koordinator Bab IX sekaligus menjadi Koordinator Tim PMKP.
Langkah II: Penyusunan Pedoman Penyusunan Dokumen dan Pedoman Tata Naskah
Proses Akreditasi sebaiknya dimulai oleh Wakil Managemen Mutu beserta Tim nya, yang
harus bekerja cepat dalam menyusun Pedoman Penyusunan Dokumen dan Pedoman Tata
Naskah. Terjadi beberapa perdebatan yang isinya apakah tidak sebaiknya disatukan saja
Pedoman Penyusunan Dokumen dan Pedoman Tata Naskah dalam satu buku??
Dalam hal ini kami putuskan kedua pedoman tersebut dibuat secara terpisah, dimana Pedoman
Penyusunan Dokumen secara detail membahas essensi dari semua dokumen yang dibutuhkan,
sedangkan tata Naskah lebih ke teknis pembuatan dokumen mulai dari format atau draft
dokumen, tatacara penomoran dokumen, jenis dan ukuran font, margin tulisan dan segala
sesuatu yang harus diatur agar dihasilkan keseragaman dari seluruh dokumen nantinya.
Pedoman Penyusunan Dokumen dibuat dengan mengacu kepada Pedoman Penyusunan
Dokumen Akreditasi FKTP yang dikeluarkan oleh Direktorat Jenderal Bina Upaya Pelayanan
Kesehatan Dasar Tahun 2015, sedangkan Pedoman Tata Naskah disusun dengan mengacu
kepada Permendagri Nomor 42 Tahun 2016 tentang Tata Naskah.
Dalam Proses penyusunan pedoman ini sebaiknya melibatkan semua ketua pokja dan
koordinator Bab, agar semua pihak sama-sama memahami esensi dari pedoman tersebut dan
akan menjadi sangat mudah dalam pengerjaan dokumen nantinya.
Bersama dengan Pembimbing Akreditasi yang datang dari Dinas Kesehatan, seluruh Tim
Mutu dan Tim Akreditasi sebaiknya duduk bersama dan diskusi untuk memahami semua isi
dari Instrument Akreditasi mulai dari Bab I sampai Bab IX beserta kriteria dan elemen
penilaiannya. Intinya, kunci di awal adalah duduk bersama, membahas bersama, bingung
bersama dan pintar bersama, sehingga di dalam perjalanan proses nantinya tidak terbentuk
yang namanya Republik Admen, Republik UKM dan Republik UKP..
Tim boleh memisahkan diri dulu ke tempat masing-masing sesuai dengan Pokja nya, untuk
mengerjakan dokumen yang diperlukan. Hendaknya selalu diingat tentang Hirarki Penulisan
Dokumen dimulai dari pembuatan SK/Kebijakan Pedoman/Panduan Rencana/Kerangka
Acuan SOP.
Format pembuatan matriks untuk siklus PDCA di masing-masing Bab sebaiknya juga sudah
dipahami dan dibuat seragam bentuknya. Dokumen yang sudah jadi, oleh Sekretariat segera
diberi tanggal mulai berlaku, dilakukan penomoran dan ditandatangani oleh Pimpinan
Puskesmas. Untuk kemudian didistribusikan ke unit-unit terkait melalui buku Ekspedisi.
Jika dokumen sudah sampai ke unit-unit terkait, yang membuat dokumen wajib melakukan
sosialisasi agar apa yang menjadi tujuan dokumen tersebut dapat dipahami dengan baik.
Isi dari semua dokumen yang terkait dengan peningkatan mutu dan kinerja Puskesmas, oleh
Tim Managemen Mutu segera dirangkum dalam satu Pedoman yaitu Manual Mutu.
Langkah V: Implementasi
Setelah dokumen yang dibutuhkan sudah dibuat dan tersosialisasi dengan baik maka segera
diimplementasikan di Puskesmas dengan menjalankan proses monitoring dan evaluasi, juga
mulai berjalan proses Audit Internal.
Dalam tahap implementasi ini juga akan semakin dipahami apa yang diminta oleh elemen
penilaian Instrumen Akreditasi, sehingga sembari pelaksanaan implementasi dapat juga
sembari memperbaiki apa yang kurang di Dokumen yang sudah dibuat.
Selain persiapan dokumen, persiapan Tata Graha Puskesmas juga merupakan hal yang sangat
penting. Sebaiknya Proses tatagraha dikerjakan secara gotong royong. Dalam proses ini akan
terlihat beberapa keajaiban yang mungkin akan muncul dari ide-ide kreatif dari semua
Pegawai Puskesmas.
Salah satu keindahan yang tercipta dari Proses menuju akreditasi adalah: terciptanya
kebersamaan, saling menghargai seorang akan yang lain, dan saling membutuhkan karena
tidak ada satu orang pun yang mampu mengerjakan banyak hal dalam waktu yang bersamaan.
Tulisan ini saya dedikasikan untuk Teman-Teman tercinta di Rumah Kedua Puskesmas
Medan Johor, dan untuk Tiga Orang Pembimbing Akreditasi yang luar biasa dari Dinas
Kesehatan Kota Medan, yang sudah menjadi orangtua asuh kami selama proses berlangsung:
Bapak Edi Subroto, SKM, M. Kes (Pembimbing Admen); Bapak Leo Erickson SKM
(Pembimbing UKM) dan Ibu dr. Rumondang Pulungan, M. Kes (Pembimbing UKP)
Salam Kesehatan
Akan lebih baik jika memungkinkan Wakil Manajemen Mutu yang melakukan
hal tersebut bahkan jika perlu bersama dengan Pimpinan sehingga dapat langsung
mengambil kebijakan penting yang tidak mungkin diambil oleh staf biasa. Misal jika
hasil RTM ada rekomendasi perbaikan bahwa pelaksana di ruang IGD agar dapat
melakukan tindakan sesuai SOP, namun dalam kenyataan setelah dilakukan
monitoring atas pelaksanaan hasil rekomendasi RTM ternyata banyak faktor yang
mempengaruhi sehingga pelaksana tidak melakukan tindakan sesuai SOP misalnya
SOP dimaksud tidak ada atau peralatan tidak lengkap atau tenaga pelaksana belum
mendapat pelatihan sesuai tindakan seperti BTCLS, maka keputusan bisa diambil
Pimpinan untuk mengarahkan pelaksana agar nantinya diharuskan mengikuti
Pelatihan yang akan diadakan Puskesmas. Keputusan ini tentu saja terkait dengan
pengeluaran biaya Puskesmas yang tentu saja perlu Keputusan Pucuk Pimpinan di
Puskesmas.
Tim Audit
Rencana audit
TGL& TGL&
UNIT AUDITOR KEGIATAN/ STANDAR/ KRITERIA WAKTU WAKTU
PROSES YANG YANG MENJADI ACUAN AUDIT I AUDIT II
DIAUDIT
Proses UNIT
Kriteria Audit
Bagian 2: Rencana tindak lanjut dari analisi akar permasalahan, tindakan koreksi dan perbaikan
dengan waktu penyelesaian (Dapat menggunakan formulir tindkan perbaikan atau pencegahan)
Tanggal:
Ruang lingkup penyelenggaraan PPI secara garis besar adalah penerapan terhadap
11 kewaspadaan standar dan 3 kewaspadaan transmisi.
Kewaspadaan standar meliputi :
a. Kebersihan Tangan
b. Alat Pelindung Diri
c. Dekontaminasi Peralatan Perawatan Pasien
d. Pengendalian Lingkungan
e. Pengelolaan Limbah
f. Panatalaksanaan Linen
g. Perlindungan Kesehatan Petugas
h. Penempatan Pasien
i. Kebersihan Pernafasan / Etika Batuk dan Bersin
j. Praktik Menyuntik Yang Aman
k. Praktik Lumbal Fungsi Yang Aman
Kewaspadaan transmisi meliputi :
a. Kewaspadaan Transmisi Melalui Kontak
b. Kewaspadaan Transmisi Melalui Droplet
c. Kewaspadaan Transmisi Melalui Udara
Untuk memastikan Pelaksanaan Program PPI tetap pada jalurnya, Tim PPI
dapat melakukan monitoring dan evaluasi terhadap kewaspadaan standar dan
kewaspadaan transmisi. Lembar Monitoring dapat dibuat menyesuaikan dengan jenis
kewaspdaan yang ingin dikontrol.
Misalnya monitoring dan evaluasi terhadap kepatuhan kewaspadaan standar
pertama : Kebersihan tangan yaitu melakukan kontrol terhadap kepatuhan mencuci
tangan petugas kesehatan terutama yang berada pada unit utama sasaran PPI yaitu
ruang IGD, Gigi, Persalinan, Laboratorium.
Contoh tabel sbb :