No.

Dokumen : GST-SOP-HSE-08 Revisi :

Edisi : 1 Tgl. Revisi :
Tgl. Efektif : Halaman : 1 of 8
Pemilik : Departemen HSE

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP)

TINDAKAN PERBAIKAN DAN PENCEGAHAN
PREVENTIVE AND CORRECTIVE ACTION

PT GROGOL SARANA TRANSJAYA

NAMA PENERIMA DOKUMEN :

NO. SALINAN DOKUMEN :

STATUS DOKUMEN :

ASLI SALINAN TIDAK TERKENDALI

SALINAN TERKENDALI KADALUARSA

DIBUAT OLEH, DIKETAHUI OLEH, DISETUJUI OLEH,

ADI WIDODO ELY SANDI YUDHA BUDIONO PANGESTU

HSE OFFICER DOCUMENT CONTROL MANAGEMENT
No. Dokumen : GST-SOP-HSE-08 Revisi :
Edisi : 1 Tgl. Revisi :
Tgl. Efektif : Halaman : 2 of 8
Pemilik : Departemen HSE

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP)

TINDAKAN PERBAIKAN DAN PENCEGAHAN
PREVENTIVE AND CORRECTIVE ACTION

CATATAN REVISI

NO HALAMAN URAIAN REVISI TANGGAL PARAF

1 1 Perubahan lembar pengesahan dokumen

oleh personil yang berwenang

2 3 Pembaharuan referensi berdasarkan ISO

45001:2018, Kepmen ESDM No. 1827
Tahun 2018 dan perubahan penomoran
dokumen
No. Dokumen : GST-SOP-HSE-08 Revisi :
Edisi : 1 Tgl. Revisi :
Tgl. Efektif : Halaman : 3 of 8
Pemilik : Departemen HSE

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP)

TINDAKAN PERBAIKAN DAN PENCEGAHAN
PREVENTIVE AND CORRECTIVE ACTION

A. TUJUAN
Prosedur ini dibuat sebagai pedoman / acuan dalam melakukan tindakan perbaikan
dan pencegahan yang berkesinambungan serta memastikan tindakan yang dilakukan
tepat waktu, efektif dan effisien.

B. RUANG LINGKUP
Prosedur ini dipergunakan sebagai penerapan sistem manajemen terintegrasi K3MLM
dan sebagai pedoman atau acuan dalam melakukan tindakan perbaikan yang
diimplementasikan dilingkungan PT. Grogol Sarana Transjaya.

C. REFERENSI
1. PP No. 50 Tahun 2012 Kriteria 8.4 Penanganan Masalah
2. Kepmen ESDM No. 1827 Tahun 2018 Elemen 5.7 Tindak Lanjut Ketidaksesuaian
3. ISO 9001:2015 Klausul 10.2 Ketidaksesuaian dan Tindakan Perbaikan
4. ISO 14001:2015 Klausul 10.2 Ketidaksesuaian dan Tindakan Perbaikan
5. ISO 45001:2018 Klausul 10.2 Ketidaksesuaian dan Tindakan Perbaikan

D. DEFINISI
1. Ketidaksesuaian adalah tidak dipenuhinya suatu persyaratan yang termasuk dalam
ketidaksesuaian dalam prosedur ini sebagaimana :
a. Setiap penyimpangan atas pelaksanaan sistem manajemen K3MLM termasuk
kebijakan, manual dan prosedur.
b. Setiap penyimpangan atas tidak tercapainya kebijakan, obyektif dan target pada
waktunya.
c. Temuan audit baik oleh pihak internal maupun pihak eksternal.
d. Hasil pengukuran dan pemantauan kinerja perusahaan dalam mengelola sistem
K3MLM.
e. Ketidaksesuaian yang diakibatkan oleh produk yang dibeli.
f. Ketidaksesuaian atau kehilangan waktu yang diakibatkan kerusakan peralatan.
g. Keluhan Pelanggan atau Masyarakat sekitar.
2. Potensi Ketidaksesuaian adalah suatu keadaan dimana jika tidak dilakukan
tindaklanjut yang efektif dapat mengakibatkan terjadinya suatu ketidaksesuaian
yang berhubungan dengan sistem K3MLM .
3. Tindakan Perbaikan adalah tindakan yang diambil untuk mengoreksi ketidak
sesuaian menjadi kembali standar (kondisi normal).
No. Dokumen : GST-SOP-HSE-08 Revisi :
Edisi : 1 Tgl. Revisi :
Tgl. Efektif : Halaman : 4 of 8
Pemilik : Departemen HSE

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP)

TINDAKAN PERBAIKAN DAN PENCEGAHAN
PREVENTIVE AND CORRECTIVE ACTION

4. Tindakan Pencegahan adalah tindakan untuk mencegah terjadinya masalah. Ciri

dari tindakan ini adalah, belum adanya masalah dan tidak memerlukan masalah
untuk melaksanakan tindakan ini.

E. AKTIVITAS DAN TANGGUNG JAWAB

DOKUMEN
NO AKTIVITAS PIC
/CATATAN
1 Perbaikan Berkesinambungan

Dalam rangka terus melakukan perbaikan

berkesinambungan yang efektif, maka topic pokok
bahasan adalah ketidaksesuaian dan masalah
potensial yang mungkin terjadi, dapat berupa :

a. Hasil temuan audit (Audit Internal dan Audit

Customer)
b. Tidak tercapainya target atau sasaran yang telah
ditetapkan
c. Kinerja proses dari kesesuaian persyaratan
perundangan dan legal lainnya
d. Kinerja Supplier / Subcontractor / Rekanan
e. Hasil tinjauan manajemen
f. Hasil analisa data kinerja operasional proses
produksi.
g. Kinerja Peralatan ( tidak dikalibrasi / sertifikasi,
kerusakan dan kinerja yang tidak sesuai )
h. hasil pengukuran dan pemantauan K3MLM
terhadap kinerja perusahaan dalam mengelola
sistem K3MLM , baik yang dilakukan internal
maupun eksternal
i. Compain Pelanggan maupun Kebijakan
2 Tindakan Perbaikan Dan Pencegahan

a. Identifikasi Ketidaksesuaian/ Potensi

Ketidaksesuaian
1) Apabila ditemukan adanya ketidaksesuaian
atau potensial ketidaksesuaian dalam
penerapan sistem manajemen termasuk bila
No. Dokumen : GST-SOP-HSE-08 Revisi :
Edisi : 1 Tgl. Revisi :
Tgl. Efektif : Halaman : 5 of 8
Pemilik : Departemen HSE

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP)

TINDAKAN PERBAIKAN DAN PENCEGAHAN
PREVENTIVE AND CORRECTIVE ACTION

ada komplain / keluhan pelanggan, maka PPA-F-SHE- All Dept

ketidaksesuaian/ potensial ketidaksesuaian 08a
tersebut harus diidentifikasi dan dicatat pada
formulir permintaan tindakan perbaikan dan
pencegahan.
2) Dalam mencatat temuan ketidaksesuaian atau
potensial ketidaksesuaian harus didukung
dengan bukti - bukti obyektif yang jelas dan
lengkap, sehingga sampel dapat ditemukan
kembali apabila diperlukan dan kemudahan
bagi penanggungjawab area / auditee untuk
melakukan tindakan perbaikan / pencegahan

3 Identifikasi Penyebab Masalah Ketidaksesuaian /

Potensial Ketidaksesuaian

a. Temuan ketidaksesuaian atau ketidaksesuai

potensial sebagaimana dimaksud pada angka 2.a
selanjutnya di identifikasi dan di analisa untuk
mengetahui factor penyebab / akar masalahnya,
sehingga tindakan yang akan dilakukan sesuai All Dept
dengan permasalahannya.
b. Dalam melakukan identifikasi penyebab atau akar
permasalahan suatu ketidaksesuaian dapat
mempertimbangkan hal-hal berikut :
1) Faktor Sistem :
a) Apakah sistemnya sudah ada
b) Sistem mungkin sudah ada tetapi belum
lengkap
2) Faktor Manusia :
a) Tidak mengerti
b) Kelalaian
c) Tidak trampil dalam melaksanakan suatu
pekerjaan
3) Faktor mesin
4) Faktor alam / lingkungan
5) Faktor jarak tempuh dan ketersediaan unit
6) Faktor pengawasan, dan lain-lain.
No. Dokumen : GST-SOP-HSE-08 Revisi :
Edisi : 1 Tgl. Revisi :
Tgl. Efektif : Halaman : 6 of 8
Pemilik : Departemen HSE

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP)

TINDAKAN PERBAIKAN DAN PENCEGAHAN
PREVENTIVE AND CORRECTIVE ACTION

c. Apabila ketidaksesuaian yang terjadi memerlukan

tindakan yang cepat, maka tentukan tindakan
perbaikan awal untuk meminimalkan
ketidaksesuaian atau mencegah penggunaan awal
yang salah.
d. Bila diperlukan, identifikasi masalah dapat
didiskusikan dengan pihak / departemen yang
relevan atau bersama pengusul / auditor.
e. Penyebab ketidaksesuaian / ketidaksesuaian
potensial yang teridentifikasi selanjutnya didata
pada formulir permintaan tindakan perbaikan /
pencegahan.
4 Penilaian Dan Evaluasi Kebutuhan Tindakan
Perbaikan Dan Pencegahan

Apabila penyebab / akar permasalah suatu

ketidaksesuaian atau potensial ketidaksesuaian telah
diketahui, maka sebelum ditetapkan tindakan perbaikan All Dept
dan pencegahan yang harus dilakukan perlu terlebih
dahulu dinilai dan dievaluasi apakah penyebab / akar
permasalahan suatu ketidaksesuaian tadi sudah benar-
benar sesuai dengan permasalahan sebagaimana
temuan ketidaksesuaian dan kebutuhan tindakan untuk
memastikan ketidaksesuaian atau potensial
ketidaksesuaian yang terjadi tidak terulang kembali /
tidak terjadi.
5 Penetapan Dan Penerapan Tindakan Yang
Diperlukan

a. Berdasarkan hasil identifikasi penyebab / akar

pemasalahan temuan ketidaksesuaian yang terjadi
atau ketidaksesuaian potensial, selanjutnya
ditetapkan tindakan perbaikan / pencegahan yang
diperlukan dan melaksana-kan penerapannya. All Dept
b. Untuk penerapan tindakan perbaikan / pencegahan
ini tentukan pula batas waktu untuk
penyelesaiannya. Dalam menentukan batas waktu
tersebut bias berdasarkan kesepakatan antara
pengusul / auditor dengan auditee / PIC.
No. Dokumen : GST-SOP-HSE-08 Revisi :
Edisi : 1 Tgl. Revisi :
Tgl. Efektif : Halaman : 7 of 8
Pemilik : Departemen HSE

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP)

TINDAKAN PERBAIKAN DAN PENCEGAHAN
PREVENTIVE AND CORRECTIVE ACTION

c. Auditee / PIC harus melaksanakan tindakan

perbaikan/ pencegahan sesuai dengan yang telah
ditetapkan dan batas waktu yang telah disepakati.

6 Verifikasi Efektivitas Tindakan Perbaikan /

Pencegahan Yang Dilakukan

a. Sampai batas waktu yang disepakati untuk

melakukan tindakan perbaikan / pencegahan
pengusul / auditor melakukan verifikasi hasil
tindakan perbaikan untuk mengetahui dan
memastikan efektivitasnya.
b. Apabila hasil tindakan perbaikan / pencegahan All Dept
dinilai efektif, maka pengusul / auditor menutup
temuan ketidaksesuaian / ketidaksesuaian potensial
tersebut dengan memberikan rekomendasi
seperlunya dengan bukti-bukti obyektif yang
tersedia.
c. Dalam hal berdasarkan hasil verifikasi bahwa
tindakan perbaikan / pencegahan tidak efektif,maka
pengusul / auditor mengeluarkan permintaan
tindakan perbaikan / pencegahan yang baru dan
pada permintaan tindakan perbaikan sebelumnya
diberi catatan dengan status “ Tidak Selesai “
7 Tindakan Perbaikan / Pencegahan Yang Dilakukan

a. Apabila ditemukan adanya ketidaksesuaian atau

potensial ketidaksesuaian dalam penerapan sistem
manajemen terintegrasi, termasuk bila ada
komplen / keluhan pelanggan, maka
ketidaksesuaian / potensial ketidaksesuaian tersebut
harus diidentifikasi dan dicatat pada formulir
problem identification corrective and Preventive
action (PICA).
b. Untuk setiap rencana tindakan perbaikan harus PJO & All
benar-benar ditindaklanjuti. PJO akan melakukan Dept
evaluasi pelaksanaan tindakan perbaikan beserta
effektiftasnya baik secara fisik maupun data,
bilamana tindakan perbaikan belum efektif maka
No. Dokumen : GST-SOP-HSE-08 Revisi :
Edisi : 1 Tgl. Revisi :
Tgl. Efektif : Halaman : 8 of 8
Pemilik : Departemen HSE

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP)

TINDAKAN PERBAIKAN DAN PENCEGAHAN
PREVENTIVE AND CORRECTIVE ACTION

Manager Proyek akan mengembalikan laporan hasil

tindakan perbaikan ke Kepala Bagian terkait.
c. Pelaksanaan evaluasi di job site akan dilakukan
dalam Rapat Mingguan yang dihadiri oleh seluruh
kepala bagian.

F. DOKUMENTASI
Prosedur ini terdokumentasi dalam bentuk berkas cetakan (print out) dan file-file
komputer yang disimpan dalam hard disk komputer SHE.

G. LAMPIRAN
1. Formulir Laporan Ketidaksesuaian & Permintaan Tindakan Perbaikan
2. Formulir Catatan Status Permintaan Perbaikan / Pencegahan
3. Formulir Problem Identification Corrective & Preventive Action