DEFINISI PEMERIAN

 Pemerian  Menggambarkan, mendeskripsikan,

menjelaskan, menguraikan unsur-unsur suatu
hal/peristiwa.
 Pemerian Arsip  mendeskripsikan arsip secara
rinci/menyeluruh, menguraikan, dan menjelaskan
unsur-unsurnya, baik secara fisik maupun informasi
yang terkandung di dalamnya.

Unsur-unsur yang dideskripsikan meliputi: . . . . .

 Deskripsi Arsip Multi Tingkat
Mendeskripsikan elemen-elemen arsip bagian demi
bagian secara hierarkis dari elemen yang sifatnya
paling umum ke elemen yang sifatnya paling khusus,
menyajikan informasi yang relevan sesuai dengan
tingkat deskripsi, dan tidak mengulangi informasi
tersebut.
Elemen-elemen yang harus dideskripsikan:
1. Identitas
2. Konteks
3. isi dan struktur
4. persyaratan akses dan penggunaan
5. arsip yang berkaitan
6. (jika perlu) catatan.
Tujuan Mendeskripsikan Arsip
 memudahkan temu kembali arsip.
 memberikan informasi bagi pengguna.
 mengawasai pengelolaan arsip agar dapat
dimanfaatkan untuk berbagai kepentingan.
Contoh: Pendeskripsian Arsip Foto
• Nomor • Subyek/Peristiwa/Masalah.
• Pencipta • Asal arsip.
• Fotografer • Nomor negative.
• Bahasa • Nomor ekspose.
• Tahun Produksi • Ukuran.
• Material/Jeniss
• Akses
• Keterangan /Catatan
Prosedur pengaturan dan pemerian
1. Mengidentifikasi foto (fisik dan informasi)
 Mengumpulkan informasi tentang pencipta arsip
(survei)
 Memeriksa fisik dan melakukan seleksi terhadap
foto (Kualitas gambar dan substansi foto)
 Substansi  mengamati dan menganalisis
peristiwa yang dalam foto.
 Mengelompokkan arsip  penomoran
Instansi : Nama instansi
Alamat : Alamat instansi
Penanggungjawab : Pimpinan instansi
Lokasi : Tempat arsip disimpan
Asal arsip : Pemilik arsip
Jenis fisik : Jenis foto positif/negatif
Ukuran : Ukuran foto
Jumlah : Jumlah lembar/album
Kondisi fisik : Rusak, baik, dll
Penataan : Tertata/kacau
Kurun waktu : Tahun arsip
2. Mendeskripsikan
 Membuat keterangan foto (apa, siapa, dimana,
kapan)
 Membubuhkan nomor pada foto yang sudah
diseleksi dan sudah diberi keterangan..
3. Menata Arsip (secara intelektual dan secara teknis)
Secara intelektual:
Setiap ekspose foto dibuat caption dan setiap
caption disusun secara berurutan dan terstruktur
dalam skema pengaturan informasi.
Secara teknis:
a. Fisik arsip foto ditata dan ditempatkan dalam amplop sesuai
urutan skema pada box penyimpanan.
b. Jika foto sudah dimasukkan ke dalam daftar dan nomor foto
sudah sesuai dengan nomor yang ada di dalam daftar, maka
foto ditempatkan dalam amplop dengan caption yang sama.
c. Menempatkan klise secara terpisah dalam amplop kertas
minyak atau kertas roti.
d. Amplop foto yang telah diberi caption dan diberi nomor
kemudian ditata sesuai dengan klasifikasinya atau sesuai
urutan skema pengelompokan pada daftar arsip foto.
e. Klise foto ditata sesuai dengan klasifikasi atau urutan skema
foto positifnya.
Penataan Fisik Foto:
 Nomor arsip foto dicantumkan pada sudut kanan atas amplop
foto dan pada lembar di balik foto.
 Penomoran untuk negative foto (klise) sama seperti penomoran
arsip foto.
 Foto disimpan dalam amplop ditata sesuai nomor urut dalam
daftar dan di tempatkan dalam kotak penyimpanan.
 Pada kotak dicantumkan kode instansi pencipta dan nomor urut
penataan.
 Penyimpanan arsip foto dan negatif foto (klise) harus dipisahkan
dengan masing- masing dibuatkan daftar tersendiri.
 Setiap satu amplop foto digunakan untuk menyimpan satu foto
atau satu negatif foto.
Bagaimana jika foto tersebut masih berstatus
arsip dinamis aktif atau inaktif?
• Untuk mengidentifikasi arsip dalam bentuk VCD diperlukan alat
computer.
• Masing-masing foto pada bagian bawah diberi caption, selanjutnya
disimpan dalam satu file dan diberi keterangan subyek.
• Setiap satu keping VCD disimpan dalam amplop dengan bahan
kertas bebas asam dan ditata dalam kotak VCD.
• Pada sudut kanan atas sampul ditulis nomor/kode VCD dan ditata
berdasarkan nomor urut VCD yang telah ditetapkan.
• Daftar arsip master negative bentuk VCD informasinya meliputi;
instansi, alamat, nomor VCD, subyek/masalah/file, jumlah foto,
asal arsip, juru foto, dokumen terkait, dan keterangan.
Contoh: Deskripsi Arsip Moving Image
• Pencipta
• Durasi
• Jumlah fisiknya (reel/keping vcd/dvd)
• Format Video
• Media Penyimpanan
• Hitam Putih/Berwarna
• Copy film
Prosedur Deskripsi dan Penataan
1. Melakukan identifikasi
 Mengumpulkan informasi tentang pencipta arsip.
 Memeriksa dan mengelompokkan arsip yang saling
berkaitan (skenario, poster, baju, pamphlet, iklan
di surat kabar, aransemen musik.)
 Mengamati dan menganalisis kegiatan yang
terekam.
 Mengamati dan menganalisis keterkaitan informasi
yang terekam dengan arsip kertasnya dan
menghitung jumlah arsip.
2. mendeskripsikan
3. menata dan menyusun sarana temu balik:
• memeriksa arsip film yang akan disimpan,
kelengkapan berkas arsip film, kondisi fisik arsip
film.
• memasukkan film ke dalam tempat.
• membuat label pada tempat film.
• meletakkan arsip film pada rak secara
horizontal (nomor kecil pada tumpukan paling
bawah)