KEMENTERIAN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN

POLITEKNIK NEGERI MEDAN

JURUSAN ADMINISTRASI NIAGA
Jl. Almamater No. 1 Kampus USU 20155, Indonesia
Tel. (061) 8210371, 8211235, 8215951 Fax. (061) 8215845 ext. 301 dan 255
http : // www.politeknik.mdn.s5.com email : direktur @politeknik.mdn.s5.com

SOAL UJIAN FINAL TEST SEMESTER A T.A. 2020/2021

MATA KULIAH : Kesekretariatan 1 Kelas AB 1E
JURUSAN : Administrasi Niaga
DOSEN PENGAMPU :
SEMESTER : 1
WAKTU : 70 Menit

1. Secara pasti dan efisen, resepsionis tidak akan mendapatkan banyak pengalaman yang
cukup berharga pada saat mengerjakan tugasnya. B - S
2. Pengusaha dari perusahaan lain yang akan menghadiri rapat. Termasuk tamu yang telah
membaut janji B - S
3. Seorang pengunjung mungkin mempertimbangkan organisasi anda atas yang anda buat.
Tugas resepsionis adalah membantu tamu-tamu dan menunjukkan sikap baik organisasi.
B-S
4. Pekerjaan sekretariat yang dikerjakan oleh sekretaris meliputi segenap kegiatan
____________________, _____________________, pekerjaan office servise atau
_________________
5. Buku catatan yang penting lainnya yang menjadi tanggung jawab resepsionis adalah
buku catatan keluar dan masuk staff. B – S
6. Dalam hal berpenampilan yang baik resepsionis cukup dengan membuat persiapan
seadanya saja. B – S
7. Secara pasti dan efisen, resepsionis tidak akan mendapatkan banyak pengalaman yang
cukup berharga pada saat mengerjakan tugasnya. B - S
8. Pengusaha dari perusahaan lain yang akan menghadiri rapat termasuk tamu yang telah
membaut janji B – S
9. Banyak buku-buku referensi yang berguna bagi resepsionis, yang dapat membantu
keperluan para tamu antara lain:
1. ______________________.
2. _______________________.
3. __________________________.
4. __________________________________________________________________.
5. ____________________________.
10. Seorang pengunjung mungkin mempertimbangkan organisasi anda atas yang anda buat.
Tugas resepsionis adalah membantu tamu-tamu dan menunjukkan sikap baik organisasi.
B–S
11. Ada 10 kompentensi keterampilan yang harus dimiliki oleh seroang sekretaris
profesional, yaitu:
1. Kemampuan menangani telepon.
2. _________________________.
3. Kemampuan mengelola kas kecil.
4. _______________________________________.
5. Kemampuan menagani dikte.
6. ____________________________________.
7. Kemampuan mengatur perjalanan dinas.
8. ____________________________.
 9. Kemampuan menangani laporan.
10. ___________________________________________.
12. kepala departement akuntansi akan memberikan informasi yang berhubungan dengan
masalah-masalah produksi. B - S
13. Sekretaris perusahaan bertanggung jawab untuk memelihara perkiraan-perkiraan (biaya-
biaya) dari semua rapat yang telah dijalankan dan meyakinkan bahwa perusahaan juga
memelihara catatan penting mengenai transaksi-transaksi keuangan, Sekretaris
perusahaan mengerjakan pekerjaan yang berkaitan dengan kepala akuntan. B – S
14. Departement personalia ingin melakukan penambahan tenaga kerja, tentu saja sebelum
manager di departement personalia benar-benar akan melakukan peneriman tenaga kerja,
terlebih dahulu meminta persetujuan secara tertulis kepada managing director, dan
permintaan persetujuan yang disampaikan oleh manager personalia tidak dapat
disampaikan langsung kepada managing director sebelum terlebih dahulu surat
permintaan perestujuan penerimaan pegawai diparaf/dilegalisasi oleh sekretaris manajer.
B-S
15. Komunikasi adalah percakapan antara seorang dengan orang lain, berkomunikasilah
dengan baik jadilah sebagai seorang pembicara yang baik disatu sisi dan pendengar yang
baik disisi yang lain, dengan demikian akan tercipta suatu komunikasi ______________,
____________ dan ___________.
16. Tamu-tamu yang berkunjung ke perusahaan bisa saja menunggu lama, karena jika tamu
harus menunggu lama maka tamu akan bersabar untuk menunggu. B - S
17. Tukang pos termsuk kelompok tamu tampa janji. B – S
18. Pesan harus diantar sesegera mungkin. ____________________________________,
dia harus meminta bantuan asisten mengantarkan pesan.
19. Anda melihat banyak profesional, pikiran/image masyarakat yang lebih baik adalah anda
__________/________ dan anda dapat diterima __________/_________ itulah yang
terpenting tampak profesional dalam bisnis.
20. Sekretatiat adalah sebagai satuan organisasi yang merupakan tempat sekretaris dan
pembantunya melakukan rangkaian kegiatan demi menunjang pelaksanaan tugas pokok
organisasi agar dapat ________________________.
21. Dalam Kamus Umum Bahasa Indonesia sekretariat berarti pekerjaan, segenap urusan
ketata usahaan B - S
22. Tujuan administrasi kesekretariatan adalah:
a) ___________________________________________________________________
_____________.
b) ____________________________________
c) Mengelola dan memelihara dokumentasi perusahaan atau organisasi yang berguna
bagi kelancaran pelaksanaan fungsi manajemen (Planning, Organizing, Actuating,
and Controlling)
23. Administrasi Bisnis disokogurui oleh tiga pilar utama yaitu fungsi administrasi,
fungsi manajemen, dan fungsi organisasi. B - S
24. Perkataan ‘kantor’ berasal dari bahasa Belanda ‘kantoor’ dalam bahasa inggris
disebut ‘Office’ yang berarti sebagai tempat atau ruangan dan proses kegiatan
penanganan data atau informasi. B - S
25. The Liang Gie mendefinisikan: Organisasi adalah pembinaan hubungan wewenang dan
dimaksudkan untuk mencapai koordinasi yang struktural, baik secara vertikal, maupun
secara horizontal di antara posisi-posisi yang telah diserahi tugas-tugas khusus yang
dibutuhkan untuk mencapai tujuan perusahaan. B - S
26. Menyiapkan Ageamda Rapat termasuk tugas perkantoran sekretaris manager B – S
27. Keputusan-keputusan yang dibuat oleh Dewan Direktur berpedoman pada informasi
yang diberikan oleh masing-masing kepala departement. B – S
28. Sekretaris perusahaan bertindak sebagai penghubung antara perusahaan dengan para
pemegang saham dan mengirimkan informasi tentang saham mereka dan juga informasi
posisi keuangan perusahaan, berapa keuntungan (profit) dicapai atau berapa kerugian
(loss) yang terjadi dalam kurun waktu 18 bulan. B - S
29. Setiap pimpinan departement memberikan laporan kepada __________________
(___________________), kepada Ketua dan Dewan Direktur dalam suasana keakraban.
30. Dalam hal berpenampilan yang baik resepsionis cukup dengan membuat persiapan
seadanya saja. B – S
31. Salah satu fungsi administrasi kesekretariatan yaitu:
Mengadakan pencatatan dari semua kegiatan manajemen. Hasil pencatatan harus
dilakukan ___________________________________, digunakan sebagai
____________________dan ______________________. Pencatatan perlu dilakukan
dengan ____________ dan ____________.
32. Kegiatan kesekretariatan dan administrasi mutlak dijalankan secara ______________
oleh _________________________________.
33. Keberadaan kantor dalam suatu perusahaan secara khusus adalah ___________,
____________ dan _____________________.
34. Di dalam organisasi baik organisasi bisnis dan organisasi non bisnis tedapat beberapa
unsur kelengkapan sebagai berikut:
a) , b) , c) , d) , e) f)
dan g) .
35. Pada saat dunia dalam keadaan yang semakin terbuka atau transparance akibat teknologi
informasi maka profesi sekretaris menjadi semakin diperhitungkan sebagai Integritas
support kepda para pimpinan, baik swasta maupun pemerintahan. B – S
36. Perkerjaan menjadi seorang resepsionis cocok bagi orang pemalu (Shy people). B - S
37. Perwakilan penjualan yang bermaksud untuk menjumpai kepala pembelian atau anggota
staffnya. Termasuk kelopok tamu tampa janji B – S
38. Tanggung jawab utama pekerjaan seorang resepsionis adalah untuk ______________
langganan dan rekan-rekan bisnis sebagai kesan terakhir dari _________________
dan______________.
39. Organisasi adalah pembinaan hubungan wewenang dan dimaksudkan untuk mencapai
koordinasi yang struktural, baik secara vertikal, maupun secara horizontal di antara
posisi-posisi yang telah diserahi tugas-tugas khusus yang dibutuhkan untuk mencapai
tujuan perusahaan. Ini adalah pendapat: Koontz dan O’Donnel B – S
40. Sekretaris yang pada mulanya bertanggung jawab atas hal-hal yang bersifat rahasia, ,
semakin hari tanggungjawabnya menjadi berkembang, perkembangan kesibukan ini
seperti _______________, _________________, ______________________________,
________________, ____________________, ________________, membuat konsep
untuk __________________ dan ________________, ________________________,
menyetor uang ke bank ataupun sebaliknya mengambil uang dari bank,
_____________dan lain sebagainya.
41. Kecakapan pribadi yang diperlukan seorang sekretaris antara lain:1)____________,
2)__________, 3)________________. 4)____________________ 5)_________
_________________6)____________.
42. Yanga termasuk tugas insidentil sekretaris manager adalah:
a. ___________________________
b. ___________________________________________.
c. Membuat iktisar dari berita-berita dan karangan yang termuat dalam google yang ada
hubungannya dengan kepentingan perusahaan.
d. Mengoreksi bahan-bahan cetakan, seperti brosur-brosur dan sirkulasi yang ditulis oleh
pimpinan.
 e. ______________________________________.
f. ______________________________________.
43. Keputusan-keputusan yang dibuat dewan direktur berpedoman pada informasi yang
diberikan oleh masing-masing kepala departement. B – S
44. Sekretaris perusahaan bertindak sebagai penghubung antara perusahaan dengan para
pemegang saham dan mengirimkan informasi tentang saham mereka dan juga informasi
posisi keuangan perusahaan, berapa keuntungan (profit) dicapai atau berapa kerugian
(loss) yang terjadi dalam kurun waktu 12 bulan. B – S
45. Setiap Sekretaris departement memberikan laporan kepada Direktur Pelaksana
(Managing Director), kepada Ketua dan Dewan Direktur dalam suasana keakraban.
B-S
46. ________________ anda merefleksikan sikap anda selanjutnya tentang _____________
______________
47. Menurut Webster (1956: 1317) dalam New World Dictionary menyebutkan bahwa
Kesekretariatan (secretariat) adalah  The office or position of secretary (Jabatan atau
Kantor Sekretaris) The office or place where a secretary does his work (Kantor atau
tempat sekretaris melakukan pekerjaannya) A staff or department headed by a
secretary (Suatu departement atau staff yang dikepalai oleh seorang sekretaris) B -S
48. The Liang Gie mendefinisikan Administrasi bisnis sebagai peroses penyelenggaraan
usaha kerja sama yang terutama mencari keuntungan materil (finansial) B - S
49. Untuk memperlancar tugas-tugas pimpinan khususnya yang berkaitan dengan
kesekretariatan dan administrasi sebaiknya dilaksanakan oleh orang yang biasa biasa aja
dalam bidang kesekretariatan dan administrasi. B – S
50. Setiap supervisor bertanggungjawab untuk meyakinkan bahwa pekerjaan stafnya
berjalan dengan _________, _________ dan __________.

51.
OFFICE SERVICE

Typing pool Factory Office

supervisor Supervisor

52. Sekretaris perusahaan mempunyai tanggungjawab yang sangat penting untuk

meyakinkan bahwa perusahaannya ________________________________
53. Sektetaris eksekutif adalah seorang sekretaris yang mengepalai/ membawahi suatu
departement/bagian dalam suatu organisasi. Sekretaris Eksekutif bertanggung jawab
terhadap semua kegiatan administrasi yang akan dilaksanakan maupun atas kejadian-
kejadian administrasi yang sudah dilaksanakan dalam satu organisasi bisnis dan non
bisnis. B – S
54. Agar seorang resepsionis tampak ceria harus melengkapi diri dengan baik,
_____________________________________________dan yang terpenting juga adalah
___________________________________________________________
55. Pada kenyataannya hampir setiap kantor membuat suatu sistem janji karena akan dapat
menghemat waktu orang lebih efisien. B - S
56. Ditinjau dari segi kedudukan sekretaris dapat dibagi menjadi dua bagian besar.
________________ dan __________________
57. Menfile dan mengindeks surat-surat adalah termasuk tugas perkantoran sekretaris
manager. B – S
58. Setiap hal penting yang perlu didiskusikan dan diputuskan oleh Dewan Direktur harus
melalui Direktur Pelaksana.
59. Ada beberapa kualifikasi yang harus dimiliki oleh seorang sekretaris organisasi, yaitu:
1. __________________, 2. _____________________, 3. ______________________
60. Kecerian, kepribadian yang mantap, penampilan yang baik, mampu berkumunikasi
kepada semua lapisan/tingkatan, mampu menangani kesibukan switchboard – itulah hal-
hal yang harus dikuasai oleh resepsionis. B – S
61. Pelamar-pelamar yang akan diinterview untuk mengisi lowongan perkerjaan temasuk
kelompok tamu yang telah membuat janji B – S
62. Sekretaiat dapat juga diartikan sebagai ketatausahaan sehingga menurut The Liang Gie
(1982: 17) tata usaha merupakan proses penyelenggaraan dan penyediaan keterangan
yang berwujud dalam enam pola tindakan:
a) ___________ b)_____________ c) ____________ d) ______________ e)_________.
f) _____________.
63. Sondang P.Siagian mendefinisikan-nya administrai bisnis adalah keseluruhan kegiatan,
mulai dari produksi barang atau jasa sampai tibanya di tangan konsumen. B - S
64. Ketrampilan staf administrasi dan sekretaris dituntuk agar dapat menbantu menyelesaian
tugas-tugas pimpinan secara ________. dan ________
65. Sikap dan tingkah laku yang dapat mencerminkan kepribadian antara lain: 1)________
__________ 2) _______________, 3) ______________, 4) ________ 5)________ dan
_______ 6)______________ 7)_________, 8)_____________ 9)________________,
10)___________11)___________