SISTEM PEMANTAUAN

KANTOR STAF PRESIDEN

Oleh :

Yan Adikusuma, S.Kom., M.Eng.

Kepala Sekretariat Kantor Staf Presiden
Jakarta, 24 Juli 2019
 Metode Pelaporan

Berkas Laporan
SISTEM PEMANTAUAN

sebagai solusi pelaporan secara digital

untuk pengendalian dan pemantauan program pemerintah
 Evolusi Cara Pelaporan di dalam Pemerintahan
dari Document Based Menjadi Technology Based

< 2009 2010 2011

Technology-driven monitoring,
self-reporting

Responsibility-matrix
driven monitoring
E-mail Based

Document-based
monitoring

Lewat e-mail:
serambi@ukp.go.id
Deadline: jam 23.59

3
Sekilas tentang Sistem Pemantauan Kantor Staf Presiden

▪ Berfungsi sebagai alat yang efektif dan efisien untuk memantau program
kerja instansi berdasarkan format 8 kolom atau matriks pemantauan
▪ Mulai dibangun pada tahun 2010
▪ Lebih dari 100 monitor sudah dibuat
▪ Stakeholder pusat, daerah hingga perwakilan luar negeri
▪ Akses melalui secure portal KSP atau jaringan secure KSP – K/L =>
https://serambi.ksp.go.id atau https://10.0.3.3
 Pemanfaatan Sistem Pemantauan oleh Instansi Lain Tahun 2019

1. Dewan Ketahanan Nasional untuk pemantauan Rencana Aksi

Nasional Bela Negara Tahun 2019;
2. Kementerian Hukum dan HAM untuk pemantauan Aksi HAM 2019
di Pemerintah Pusat, Provinsi, Kabupaten, dan Kota;
3. Kementerian Hukum dan HAM untuk pemantauan Program
Legislasi Nasional tahun 2019;
4. Kementerian Hukum dan HAM untuk pemantauan Program
Penyusunan Peraturan Pemerintah dan Peraturan Presiden Tahun
2019;
5. Kementerian Koordinator Bidang Kemaritiman untuk pemantauan
Rencana Aksi Kebijakan Kelautan Indonesia 2019;
6. Sekretariat Nasional Open Government Indonesia untuk
pemantauan Rencana Aksi Open Government Indonesia 2019; dan
7. Pemerintah Provinsi Sumatera Barat untuk pemantauan Rencana
Aksi Daerah Pengarusutamaan Gender 2019.
 Struktur Pemantauan Renaksi

DEWAN KETAHANAN
NASIONAL /
Koordinator
INPRES
https://serambi.ksp.go.id
KSP sebagai fasilitator Verifikator Renaksi
https://10.0.3.3
Sistem Pemantauan

Pelapor Renaksi

K/L K/L K/L K/L K/L K/L

Pemda Pemda Pemda

 Matriks Format 8 Kolom (F8K)

Merupakan kerangka kerja pemantauan kemajuan

(progress) suatu program yang terbagi dalam sejumlah
rencana aksi yang terperinci dan terukur, serta sebagai
pendeteksi dini keberhasilan rencana aksi

1 Rencana Aksi 5 Ukuran Keberhasilan

Instansi Ukuran Keberhasilan

2 6
Penanggung Jawab (Per Triwulan)

3 Instansi Terkait 7 Persentase Capaian

Keterangan /
4 Kriteria Keberhasilan 8
Data Dukung
 Tahapan Penyusunan, Penginputan, Pelaporan dan
Verifikasi Renaksi dalam Sistem Pemantauan

Laporan Hasil Evaluasi

Pelasanaan Renaksi
Koordinator Pelaporan

5 1 Penyusunan dan penajaman

Renaksi
Koordinator Pelaporan dan K/L/Pemda

Verifikasi Capaian Hasil
Pelaporan Renaksi
Koordinator Pelaporan
Renaksi
4 2 Penginputan Renaksi
Koordinator Pelaporan

3
Pelaporan Hasil Capaian Renaksi
Triwulan melalui Sistem Pemantauan
K/L/Pemda
PENAJAMAN RENCANA AKSI

5 1 Penyusunan dan penajaman

Renaksi
Koordinator Pelaporan dan K/L/Pemda

Renaksi
4 2

3
 Prinsip Penajaman Rencana Aksi

• Ukuran Keberhasilan (target) triwulan yang disusun harus sesuai

dengan kriteria S.M.A.R.T. dan mudah didefinisikan data dukungnya

Data Dukung

• Koordinasikan F8K pada rapat penajaman untuk memperoleh

kesepakatan target yang dapat terukur dan kesepakatan data dukung
• Pastikan ukuran keberhasilan (target) per triwulan menunjukkan
proses untuk menuju target akhir
Instruksi Presiden Nomor 7 Tahun 2018 tentang
Rencana Aksi Nasioinal Bela Negara Tahun 2018-2019
 [CONTOH] Format 8 Kolom
UKURAN
RENCANA PENANGGUNG INSTANSI UKURAN KEBERHASILAN %
KRITERIA KEBERHASILAN KETERANGAN
AKSI JAWAB TERKAIT KEBERHASILAN B03, B06, B09, CAPAIAN
B12

1 2 3 4 5 6 7 8
PRIORITAS : TAHAP AKSI GERAKAN
PROGRAM : Nirmiliter Bidang Sumber Kekayaan Alam dan Lingkungan Hidup
Ancaman Faktual : Konflik Agraria dan Eksploitasi Sumber Daya Alam yang Berlebihan
Sertifikat hak Kementerain Kepolisian Terselesaikannya Sertifikat Terselesaikannya B06: B06: XX% Data Dukung:
atas tanah Agraria dan Negara RI, TNI, (K1), Buku Tanah (K2), Sertifikat (K1), Buku Terbitnya K1, • Laporan
Tata Kementerian Daftar Tanah (K3) Tanah (K2), Daftar K2, K3 sejumlah rekapitulasi
Ruang/Badan Agama, Ditjen Tanah (K3) 1.980.236 penerbitan
Pertanahan Pajak, sebanyak 6.360.501 bidang K1, K2, K3
Nasional Pemerintah bidang per 30 Juni
Daerah, Dinas B09: B09: XX% 2019
PU, Terbitnya K1, • Laporan
Disnakertrans, K2, K3 sejumlah rekapitulasi
penerbitan
Dinas 4.220.380
K1, K2, K3
Kehutanan, bidang
per 30
Dinas
September
Pendapatan 2019
Pengelolaan • Laporan
Keuangan dan B12: B12: XX% rekapitulasi
Aset Daerah Terbitnya K1, penerbitan
K2, K3 sejumlah K1, K2, K3
6.360.501 per 31
bidang Desember
2019
TARGET CAPAIAN PER CHECKPOINT
• Diisi dengan target/sasaran antara yang jelas dan terukur yang direncanakan untuk dicapai pada setiap checkpoint
• Penetapan target harus konsisten dan tidak berubah sepanjang pelaksanaan
• Pelaporan dilakukan setiap triwulanan (B06-B09-B12) di tingkat pusat dan daerah
 Data Dukung Pelaporan

Jenis kegiatan/ Contoh kegiatan/ Data pendukung yang

target renaksi Target renaksi dibutuhkan dapat berupa:

Notulensi, daftar hadir, foto

1 Aktivitas Rapat koordinasi, kegiatan yang dimaksud, materi
pertemuan sosialisasi, dsb. yang disampaikan.

2 Kegiatan riset Studi/kajian, Scan hasil studi atau kajian yang

pengumpulan data, dimaksud, list data yang
verifikasi data, dsb. dikumpulkan, foto/dokumentasi
kegiatan.

3 Penyusunan Pembuatan draft Scan dari dokumen yang

naskah peraturan, dimaksud.
rencana induk,
draft akademis, dsb.

4 Penerbitan Penerbitan izin, Izin, keputusan, peraturan yang

dokumen surat keputusan, dimaksud yang sudah terdapat
bertanda-tangan peraturan, dsb. tanda-tangan pejabat berwenang.
 Data Dukung Pelaporan

Jenis kegiatan/ Contoh kegiatan/ Data pendukung yang

target renaksi Target renaksi dibutuhkan dapat berupa:

5 Proses Tender, penunjukan Bukti proses tender, pengumuman

Pengadaan kontraktor, dsb. pemenang tender, dsb.
Barang/Jasa

6 Pekerjaan Pemancangan tiang, Foto kegiatan dan koordinat

lapangan konstruksi bangunan, bangunan, scan laporan
dsb. perkembangan proyek, dsb.

7 Bantuan sosial Penyerahan Daftar penerima bantuan dan

beasiswa, obat- alamat/koordinatnya, foto
obatan, bahan kegiatan, dsb.
pangan, dsb.
PENGINPUTAN
SISTEM PEMANTAUAN

5 1

Renaksi
4 2 Penginputan Renaksi
Koordinator Pelaporan

3
 Penginputan Rencana Aksi
RENCANA AKSI PENANGGUNG INSTANSI KRITERIA KEBERHASILAN UKURAN UKURAN % CAPAIAN KETERANGAN
JAWAB TERKAIT KEBERHASILAN KEBERHASILAN

contoh 1 2 3 4 5
B03, B06, B09,
B12

6 7 8

TAHAP SOSIALISASI, HARMONISASI, SINKRONISASI, KOORDINASI, DAN EVALUASI (CONTOH PRIORITAS)

Sosialisasi, Harmonisasi, Sinkronisasi, Koordinasi, dan Evaluasi (CONTOH PROGRAM)

Penyediaan Dewan Pemerintah Tersusunnya modul Tersusunnya 5 B03 : B03 : XX% Data Dukung :
Modul Ketahanan Daerah, pembinaan Bela Negara yang modul Terbentuknya - SK Tim Pokja
Pembinaan Bela Nasional Seluruh ditetapkan oleh Sekretaris pembinaan Bela Tim Pokja - Absensi
Negara Kementerian Jenderal Dewan Ketahanan Negara yang Penyusunan rapat dan
/ Lembaga Nasional ditetapkan oleh Modul Belneg foto
Sesjen B06 : B06 : XX% kegiatan
Wantannas dan Ditetapkannya - Dokumen
terdistribusinya Modul oleh modul
modul Sesjen Belneg yang
pembinaan Bela Wantannas telah
Negara ke B09 : B09 : XX% ditetapkan
seluruh K/L Terdistribusinya Sesjen
pusat dan 34 Modul pada Wantannas
pemerintah seluruh K/L - Dokumen
provinsi pusat serah terima
B12 : B12 : XX% modul
Terdistribusinya
Modul pada 34
pemerintah
provinsi

2 3

7 8
 Akses ke Sistem Pemantauan

ALAMAT / URL WEBSITE

https://serambi.ksp.go.id atau https://10.0.3.3

Melalui Secure Portal KSP Langsung ke Sistem Pemantauan

Setiap Kementerian/Lembaga/Pemda telah memiliki

LOGIN
(Username / Password) akun untuk mengakses Sistem Pemantauan
PELAPORAN

5 1

Renaksi
4 2

3
Pelaporan Hasil Capaian Renaksi
Triwulan melalui Sistem Pemantauan
K/L/Pemda
 Periode Pelaporan Rencana Aksi Nasional Bela Negara 2019

Pembukaan Pelaporan : Pembukaan Pelaporan :

28 Juni 2019 pukul 00.00 WIB 28 Desember 2019 pukul 00.00 WIB

Penutupan Pelaporan : Penutupan Pelaporan :

5 Juli 2019 pukul 23.59 WIB 5 Januari 2020 pukul 23.59 WIB

B06 B12

1 2 3
B09

Pembukaan Pelaporan :
28 September 2019 pukul 00.00 WIB

Penutupan Pelaporan :
5 Oktober 2019 pukul 23.59 WIB
 Melakukan Pelaporan di Sistem Pemantauan

Laporan dikirim dengan mengisi form laporan klaim capaian.

Mengirim Laporan (Capaian, Keterangan dan lampiran file)

Masukan % capaian untuk periode tersebut

contoh
Tambahkan keterangan

Klik untuk mengupload data dukung.

Klik untuk mengirim
Tidak bisa lapor jika tidak ada data dukung.
 Catatan Bagi Pelapor

SEBELUM • Kumpulkan dan lengkapi setiap data dukung yang menjadi

target pelaporan dengan berkoordinasi kepada pemilik
PERIODE substansi pelaporan di unit kerja terkait.
PELAPORAN • Perhatikan notifikasi surat/email dari verifikator jika ada
informasi perubahan periode pelaporan (menyesuaikan
dengan hari libur nasional).
• Pastikan pelapor dapat mengakses aplikasi Sistem
Pemantauan dengan akun masing-masing. Jika ada kendala
maka dapat diselesaikan sebelum periode pelaporan.

• Lakukan pelaporan di awal waktu untuk menghindari adanya

PERIODE keterlambatan pelaporan.
PELAPORAN • Pastikan seluruh target rencana aksi yang menjadi tanggung
jawab telah dilakukan klaim capaian (pelaporan).

• Pantau hasil verifikasi yang diberikan oleh verifikator, jika

PERIODE ada ketidaksesuaian dapat menghubungi verifikator untuk
melakukan konfirmasi.
VERIFIKASI
 VERIFIKASI

5 1

Renaksi
Verifikasi Capaian Hasil
Pelaporan Renaksi 4 2
Koordinator Pelaporan

3
 Tujuan Verifikasi

Verifikasi suatu renaksi bertujuan untuk memastikan bahwa:

KLAIM CAPAIAN = FAKTA

diterjemahkan
sebagai

Persentase capaian yang Hasil verifikasi berdasarkan

dituliskan oleh instansi pelapor
= analisis data pendukung yang
diunggah oleh instansi pelapor
Contoh Verifikasi Penetapan Persentase Capaian

Berikan catatan dari hasil verifikasi di dalam kolom ‘Keterangan’ dengan

diawali oleh “Catatan Verifikator : .....” untuk menguatkan perubahan
dan atau persetujuan klaim capaian
Klasifikasi Persentase Capaian Pelaksanaan Aksi

Sangat Memuaskan
Capaian > 100%

Memuaskan ❑ Penilaian Capaian Program dilakukan

Capaian 75.01% - 100%
per triwulan (B06, B09, B12)
❑ Capaian program dicerminkan dengan
indikator warna
❑ Capaian pada Target Akhir
bersifat Biner :
Perlu Perhatian ❑ Tercapai – HIJAU ; atau
Capaian 50.01% - 75% ❑ Tidak Tercapai - MERAH)

Mengecewakan
Capaian 0 - 50%
 Melakukan Verifikasi di Sistem Pemantauan

contoh
 Periode Verifikasi Rencana Aksi Nasional Bela Negara 2019

Pembukaan Verifikasi : Pembukaan Verifikasi :

6 Juli 2019 pukul 00.00 WIB 6 Januari 2020 pukul 00.00 WIB

Penutupan Verifikasi : Penutupan Verifikasi :

12 Juli 2019 pukul 23.59 WIB 12 Januari 2020 pukul 23.59 WIB

B06 B12

1 2 3
B09

Pembukaan Verifikasi :
6 Oktober 2019 pukul 00.00 WIB

Penutupan Verifikasi :
12 Oktober 2019 pukul 23.59 WIB
 Catatan Sebagai Verifikator

• Berikan notifikasi melalui surat, email atau komunikasi

SEBELUM
lainnya kepada seluruh instansi penanggung jawab
PERIODE (pelapor) agar mempersiapkan data dukung pelaporan
PELAPORAN dan klaim capaian tepat waktu.

• Selalu lakukan monitoring kepada seluruh

PERIODE penanggung jawab pada periode pelaporan untuk
PELAPORAN memastikan setiap penanggung jawab dapat
melaksanakan klaim capaian seluruh rencana aksi.

• Jalin komunikasi yang baik dengan seluruh instansi

PERIODE
pelapor pada saat melakukan verifikasi agar verifikasi
VERIFIKASI dilakukan secara objektif dan valid
Sekilas tentang Sistem Pemantauan Kantor Staf Presiden
 TERIMA KASIH
Kantor Staf Presiden Republik Indonesia
Jl. Veteran No. 16 Jakarta Pusat
10110 Indonesia