Jawaban Tugas Siam 14.2 Tugas Ke 10
Jawaban Tugas Siam 14.2 Tugas Ke 10
MASALAH 12.7
Obrien Company adalah perusahaan menengah bergerak di bidang manufaktur
memasok peralatan manufaktur menengah. Perusahaan sudah menerapkan sistem
ERP selama 10 tahun, menggunakan sistem ERP terintegrasi administrasi lokasi
kantor berada di pusat kota, produksi, pengiriman dan penerimaan sedang
melakukan renovasi gudang di beberapa blok.
Pelanggan melakukan pemesanan melalui website, fax, atau telepon. Semua
penjualan kredit melalui FOB Destination. Tahun lalu, penjualan naik tetapi 15%
penjualan kredit tidak dapat tertagih, beberapa pesanan besar via online, pelanggan
menolak memesan atau menerima barang dagang.
Pesanan pelanggan ditaruh dan dikirim ke gudang, dimana posisi ditempatkan di
dekat Dermaga muatan dalam urutan abjad berdasarkan nama pelanggan. Dermaga
muatan digunakan untuk pengiriman keluar dan untuk penerimaan masuk. Ada 20
pengiriman sehari dari berbagai sumber.
Peningkatan volume penjualan telah mengakibatkan sejumlah kesalahan dimana
pelanggan mendapat barang yang tidak sesuai, beberapa penundaan
MASALAH 21.9
Quickfix adalah bisnis yang merugi dengan pesat dan manajemen ingin untuk
mendesain ulang proses serta prosedur perbaikan komputernya untuk menurunkan
biaya dan meningkatkan layanan pelanggan. Saat ini, seorang pelanggan
membutuhkan bantuan dengan menelepon satu dari lima pusat layanan regional.
Seorang perwakilan layanan pelanggan mencatat informasi pelanggan yang relevan,
menemukan teknisi berkualifikasi yang terdekat dan menghubungi nomor telepon
teknisi tersebut untuk melihat apakah perbaikan tersebut cocok dengan jadwalnya.
Jika tidak, perwakilan tersebut mencari teknisi terdekat berikutnya. Ketika seorang
teknisi ditemukan, informasi perbaikan pelanggan diberikan melalui telepon. Teknisi
tersebut menghubungi pelanggan kemudian mengatur untuk mengangkut computer
dan menggantinya dengan komputer pinjaman. Dalam membuat pengaturan ini
dapat memerlukan satu atau dua hari dan terkadang lebih apabila teknisi tidak
tersedia atau tidak dengan segera membalas panggilan. Jika sebuah komputer rusak
dan tidak dapat diperbaiki dengan cepat, komputer tersebut akan dikirim ke sebuah
gudang reparasi. Perbaikan ini memerlukan waktu empat sampai tujuh hari. Jika
masalah muncul, waktu yang diperlukan dapat hingga dua minggu untuk sebuah
barang yang diperbaiki. Ketika seorang pelanggan menelepon untuk mengetahui
apakah komputer tersebut telah siap, perwakilan pelayanan memanggil teknisi untuk
mengetahui status komputer yang diperbaiki dan menelepon balik pelanggan
tersebut. Proses perbaikan biasanya memerlukan lima panggilan telepon sebagai
antara pelanggan, perwakilan pelayanan dan teknisi.
Ada beberapa masalah dengan proses ini yang telah mengakibatkan penurunan
signifikan dalam bisnis: (1) memakan waktu; (2) tidak nyaman bagi pelanggan jika
komputer miliknya dipindahkan atau yang baru dipasang dan kemudian yang lama
dipasang ulang; (3) perwakilan pelayanan tidak memiliki akses cepat terhadap
informasi mengenai barang-barang yang diperbaiki. Quickfix memutuskan untuk
menggunakan prinsip-prinsip BPM untuk mendesain ulang proses bisnisnya.
Diminta:
a. Identifikasikan proses perbaikan yang terjadi dan putuskan mana yang seharusnya
didesain ulang!
b. Jelaskan bagaimana proses perbaikan tersebut dapat didesain ulang untuk
menyelesaikan masalah yang diidentifikasi!
c. Manfaat apa yang diperoleh Quickfix dengan mendesain ulang proses bisnisnya?
Jawab:
a. Proses perbaikan yang terjadi:
Pelanggan menelepon Quickfix untuk meminta jasa layanan
Customer service mencatat informasi pelanggan dan layanan perbaikan yang
diinginkan
Teknisi dijadwalkan untuk melakukan perbaikan
Teknisi melakukan perbaikan
MASALAH 11.6
Diminta:
MASALAH 14.2
Prosedur pengendalian internal apakah yang akan paling baik untuk
mencegah dan mendeteksi maslah-masalah berikut ?
a. Sebuah pesanan produksi dibuat untuk sebuah produk yang telah kelebihan
stoknya dalam gudang perusahaan
Solusi :
Dalam mempersiapkan pesanan produksi, departemen perencanaan produksi
harus meninjau data terkini mengenai penjualan produk, serta perkiraan
penjualan produk yang disesuaikan. Kuantitas dan kuantitas di bawah
produksi juga perlu dipertimbangkan.
a. Label “ pesanan segera” pada pekerjaan produksi setengah jadi terlepas dari
bahan baku dan hilang, menyebabkan penundaan yang merugikan
Solusi :
Selain tag pesanan segera, jadwal produksi harus digunakan untuk
menunjukkan pekerjaan dengan prioritas tinggi. Selain itu, pengoptimalan
dapat digunakan untuk memantau pekerjaan pada pekerjaan dengan prioritas
tinggi.
b. Seorang pegawai produksi memasukkan formulir permintaan bahan baku ke
dalam sistem untuk mencuri barang senilai $300 dari ruang penyimpanan
bahan baku
Solusi :
Kewenangan untuk menyiapkan atau memberi otorisasi permintaan bahan
harus dibatasi pada personil perencanaan produksi dan mungkin pengawas
pabrik. Salinan permintaan harus ditandatangani oleh penerima pada saat
diterbitkan, dan diserahkan ke bagian akuntansi untuk mengeposkan catatan
proses kerja selanjutnya. Variasi signifikan yang tidak dapat dijelaskan antara
pekerjaan aktual dan rekaman dalam proses harus diselidiki.
c. Seorang pekerja produksi memasukkan data jam kerja dalam terminal secara
online dengan keliru memasukkan 3.000 bukannya 300 dalam kolom “
kuantitas yang diselesaikan”
Solusi :
Pemeriksaan validasi masukan harus membandingkan kuantitas yang
dimasukkan dengan jumlah yang dijadwalkan selama waktu yang telah
berlalu, dan memberi bendera sejumlah yang tidak masuk akal tinggi atau
rendah. Sistem kemudian akan menampilkan permintaan agar pekerja
memasukkan kembali jumlahnya.
d. Seorang pegawai ruang penyimpanan barang mengeluarkan barang yang
kuantitasnya 10% lebih rendah daripada yang diindikasikan dalam beberapa
permintaan bahan baku dan mencuri kuantitas yang berlebih tersebut.
Solusi :
Program pemutakhiran harus memverifikasi bahwa nomor operasi yang
dimasukkan sesuai dengan nomor pesanan produksi yang dimasukkan. Jika
sistem melacak urutan mana setiap pekerja bekerja, ia juga dapat
memverifikasi bahwa nomor pesanan produksi sesuai dengan nomor
karyawan. Kurangnya korespondensi akan menyebabkan sistem meminta
masuk kembali data masukan. (Ini semua adalah pemeriksaan kewajaran)
e. Seorang manajer produksi mencuri beberapa mesin mahal dan menutupi
kehilangan tersebut dengan menyerahkan sebuah formulir ke departemen
akuntansi yang menginikasikan bahwa mesin-mesin yang hilang tersebut
sudah usang dan harus dihapus karena tak bernilai
Solusi :
Penerima persediaan dari toko harus diminta untuk menandatangani daftar
permintaan untuk jumlah yang tepat yang diterima, dan bertanggung jawab
atas kekurangan. Ini memberi penerima insentif untuk menghitung dengan
akurat apa yang dia terima.
Solusi :
Kewenangan untuk menghapus persediaan harus dibatasi oleh pengawas dan
memerlukan verifikasi berdasarkan hitungan fisik.
g. Seorang penyelia pabrik mengakses file daftar operasi dan menaikkan standar
untuk pekerjaan yang diselesaikan di departemennya. Akibatnya, laporan
kinerja di masa mendatang menunjukkan varians anggaran yang
menguntungkan untuk departemen tersebut
Solusi :
Tandatangani cek pada saldo file master setelah setiap update file; Juga,
rekonsiliasi jumlah tercatat dengan jumlah persediaan fisik. Tentukan
penyebab dan ambil tindakan korektif untuk menghilangkannya.
h. Seorang penyelia pabrik menghapuskan mesin perakit robot karena dijual
sebagai nilai sisa, tetapi sesungguhnya menjual mesin dan mengantongi
hasilnya
Solusi :
Analisis varians tidak akan menunjukkan perbedaan antara penggunaan
standar dan aktual - ini harus diselidiki; Juga, pemeriksaan / pemindaian kode
bar dari semua bahan dan barang jadi harus memverifikasi jumlah yang
digunakan.
i. Produksi berlebih dari sebuah produk yang bergeak lamban menyebabkan
persediaan berlebihan yang pada akhirnya harus diturunkan dan dijual rugi
Solusi :
Kontrol akses; Investigasi log sistem utama
MASALAH 20.1
Mary Smith adalah pemegang buku untuk Dave's Distributing Company,
distributor minuman ringan dan jus. Karena perusahaannya agak kecil, Mary
melakukan semua tugas akuntansi harian sendiri. Dave, pemilik perusahaan,
mengawasi gudang / pengiriman dan staf kantor depan, tapi dia juga
menghabiskan banyak waktu untuk joging dan bermain ski.
Mary terus mengeluh bahwa ia tidak memiliki waktu dan keahlian untuk
memperbarui kedua sistem itu sendiri. Dia juga mengeluh bahwa dia tidak
mengerti bagaimana menggunakan sistem komputer baru.Agar akun tetap up to
date, Dave menghabiskan dua sampai tiga jam sehari menjalankan sistem baru
itu sendiri.Dave menemukan bahwa sebagian besar waktu yang dihabiskan untuk
menjalankan sistem dikhususkan untuk mengidentifikasi perbedaan antara hasil
komputer dan manual.Saat kesalahan itu terjadi, biasanya di sistem manual.Ini
meningkatkan kepercayaan Dave secara signifikan terhadap sistem yang baru.
Pada akhir bulan, Dave sudah siap untuk memo sistem manual, tapi Mary
mengatakan bahwa dia belum siap.Dave kembali bermain ski dan jogging, dan
Mary melanjutkan dengan sistem manual.Saat sistem komputer tertinggal, Dave
kembali menghabiskan waktu untuk menangkapnya.Dia juga bekerja dengan
Mary untuk mencoba membantunya memahami bagaimana mengoperasikan
sistem komputer.
Beberapa bulan kemudian, Dave sangat frustrasi karena masih menjaga sistem
komputer tetap up to date dan melatih Mary. Dia berkomentar, "Saya yakin Mary
tahu bagaimana cara menggunakan sistem ini, tapi sepertinya dia tidak
menginginkannya. Saya bisa melakukan semua pekerjaan akuntansi di komputer
dalam dua atau tiga jam sehari, tapi dia bahkan tidak dapat melakukannya dalam
jam kerja normal delapan jam.Apa yang harus saya lakukan?"
• Mary tidak diberi kepastian bahwa dia tidak akan tergantikan oleh sistem.
• Menjalankan dua sistem lebih lama dari yang dibutuhkan untuk menguji
keandalan sistem adalah sebuah kesalahan, seperti halnya Dave melakukan
pekerjaan itu
Dalam retrospektif, bagaimana seharusnya Dave menangani
komputerisasi sistem akuntansi?
• Maria harus diyakinkan bahwa dia memiliki kendali atas sistem dan bukan
sebaliknya dan bahwa sistem akan membantunya melakukan pekerjaannya
dengan lebih efektif.
• Karena Mary hanya seorang pemegang buku dan tidak sepenuhnya memahami
kebutuhan akan sistem tersebut, dia seharusnya tidak diijinkan untuk membuat
keputusan akhir mengenai perolehan sistem tersebut. Namun, jika Mary terlibat
sejak awal, mungkin saja dia mendukung sistem tersebut. Meskipun dia
seharusnya tidak mengambil keputusan akhir, jika masukannya dianggap akan
membantu dia menerima keputusan dengan lebih baik.
• Perusahaan mungkin memiliki biaya pelatihan dan perekrutan yang lebih tinggi.
• Orang yang dipekerjakan mungkin lebih mahal dan membawa masalah yang
tidak diketahui ke pekerjaan itu.
• Karyawan mungkin tidak mau dipindahkan dan tidak berkinerja baik dalam
tugas baru mereka.
• Karyawan mungkin tidak memenuhi syarat untuk pekerjaan baru dan kinerjanya
buruk.
• Jika karyawan yang ditransfer tidak puas dan berbicara tentang situasinya
kepada rekan kerjanya, hal itu dapat mempengaruhi semangat kerja perusahaan.
3. Persuasi bisa memiliki keuntungan sebagai berikut:
• Biaya yang signifikan dapat terjadi untuk terus melatih karyawan dan
mengidentifikasi kesalahan yang dibuat oleh karyawan.
• Ini mungkin hanya akan meningkatkan tingkat frustrasi yang sudah ada.
MASALAH 7.11
Spring Water Spa Company adalah sebuah jaringan dari 15 toko di Midwest yang
menjual bak air panas, perlengkapan, dan aksesoris. Setiap toko memiliki manajer
full-time yang digaji dan seorang manajer pembantu. Personel penjualan dibayar
dengan gaji per jam dan sebuah komisi berdasarkan volume penjualan.
Pada akhir setiap harinya, register kas mencetak daftar penerimaan penjualan
pesanan secara urut dan menyediakan total baik dari penjualan tunai, kartu
kredit, dan cek, maupun retur tunai dan kartu kredit. Manajer pembantu
menyiapkan sebuah laporan rekonsiliasi harian untuk tinjauan manajer toko.
Penjualan tunai, penjualan dengan cek, dan penjualan dengan kartu kredit
ditinjau oleh manajer, yang menyiapkan setoran bank harian. Manajer secara fisik
membuat setoran pada bank dan mengajukan setoran tervalidasi. Pada akhir
bulan, manajer melakukan rekonsiliasi bank. Register kas, faktur penjualan, slip
retur, dan laporan rekonsiliasi dibuat secara harian ke kantor pusat perusahaan
untuk diproses bersama file dari seluruh toko lainnya. Kantor pusat perusahaan
mengembalikan sebuah Laporan Aktivitas Penjualan dan Komisi ( Sales and
Commission Activity Report) secara mingguan ke tiap-tiap manajer toko sebagai
tinjauan.
Jawab :
Risiko yang dihadapi adalah di mana rentan bagi tenaga penjualan untuk
melakukan fraud dalam bentuk penyalahgunaan/penggelapan aset
persediaan karena tidak adanya pemisahan tugas. Dalam contoh kasus
tersebut disebutkan bahwa tenaga penjualan memiliki tanggung jawab
rangkap yaitu dalam menerima kas dari pelanggan (register kas), membuat
faktur penjualan, membuat slip retur dan melakukan persetujuan sendiri
atas penjualan yang dilakukan secara kredit maupun dengan cek,
seharusnya bagian manajer atau manajer pembantu yang memberikan
approval atas sistem pembayaran yang akan dilakukan oleh customer.
Selain itu juga, seharusnya tanggung jawab yang menerima kas adalah
bagian finance/kasir, yang berhak menerima barang retur dari pelanggan
adalah bagian pergudangan atas approval manajer, dan yang bertanggung
jawab membuat faktur penjualan setelah Delivery Order adalah bagian
accounting bukan tenaga penjualan.
b. Identifikasikan kekuatan pengendalian pada sistem penerimaan
penjualan/kas Spring Water!
Jawab :
Kekuatan pengendalian sistem penjualan/kas :
• Untuk setiap penjualan, sistem penjualan dapat memindai kode
batang barang yang kemudian menampilkan deskripsi barang, harga
unit, dan kuantitas (setiap barang harus dipindai).
Jawab :
Sistem pengendalian Spring Water dapat ditingkatkan dengan :
• Membuat kebijakan tertulis baik pada otorisasi khusus yang
dijalankan oleh manajer dan otorisasi umum yang didelegasikan
kepada pegawai dari manajer agar mengetahui transaski dan
aktivitas seperti apa yang perlu diotorisasi oleh manajer dan
pegawai.
MASALAH 13.1
Prosedur pengendalian internal manakah yang akan paling efektif biayanya dalam
menghadapi ancaman siklus pengeluaran berikut ini ?
A. Agen pembelian memesan bahan dari pemasok yang sebagian dia miliki.:
C. Pasokan kertas laser printer yang tidak dipesan dikirim ke kantor diterima dan
dibayar karena "harganya murah." Setelah seluruh printer laser macet, meski
demikian, menjadi jelas bahwa kertas "murah" itu berkualitas inferior.
• Cek ulang pesanan atau catatan voucher pendukung (menerima laporan dan
pesanan pembelian) sebelum menyetujui faktur pembayaran.
• Mengubah status faktur dan catatan pendukungnya dari "tertunda" menjadi
"bayar" setelah pembayaran dilakukan.
• Mencatat faktur dan semua dokumen pendukung (seperti menandai
pembayarannya) sehingga tidak dapat digunakan untuk mendukung
pembayaran faktur duplikat.
I. Sebuah cek fiktif fiterima dan sebuah cek diterbitkan untuk membayar barang
yang tidak pernah dipesan atau di kirim
J. Penyimpan kas kecil mengaku telah meminjamkan 12.000 selama lima tahun
terakhir.
• Buat dana cash kecil dan hanya mengisi ulang berdasarkan kuitansi yang
mendokumentasikan bagaimana dana digunakan
• Lakukan hitungan kejutan berkala dari uang kecil yang ada untuk
memverifikasi bahwa jumlah uang tunai ditambah kuitansi sama dengan
jumlah dana.
• Batasi akses ke label harga sehingga kasir tidak memiliki akses ke label harga
• Memisahkan tugas dengan tidak membiarkan pegawai stocking bekerja sebagai
kasir.
• Hire karyawan jujur dan etis dengan melakukan wawancara yang efektif,
memeriksa referensi, dan melakukan pemeriksaan latar belakang jika biaya Efektif
MASALAH 16.3