Sistem Informasi Akuntansi

Tugas 2
1. Jelaskan mengenai hierarchical database structures!
Hierarchical database structure merupakan struktur database yang menggunakan metode
parent-children di mana setiap satu parent mempunyai beberapa children, sebagai contoh
sebuah organisasi yang mempunyai beberapa divisi.
McLeod dan Schell (2007) mengatakan bahwa hierarchical database structure dibentuk
dengan data group, subgroup dan terus ke bawah. Jika diilustrasikan struktur database ini
seperti percabangan tree.
Hierarchical database structure pertama kali dikembangkan oleh Database Management
System IDS (Integrated Data Store) pada tahun 1964 yang kemudian menjadi standar di
Committee on Data System Language (CODASYL).
Hierarchical database structure menggunakan pointer untuk menunjuk dan mengambil data
per baris. Struktur ini tidak menyimpan data secara fisik, sehingga jika jumlah data besar dan
pengguna ingin mengambil satu record dari sekian banyak data maka struktur ini akan
memerlukan waktu yang lama. Oleh karena itu, struktur ini tidak efisien jika digunakan pada
database dengan jumlah data yang cukup tinggi.
Sumber: BMP EKSI4312 – Modul 4 Kb 2 Hal 4.11 – 4.12

2. Jelaskan keuntungan dan kelemahan database management system (DBMS)

Keuntungan database management system (DBMS) yaitu:
1) Data Integration
Di mana dengan menggunakan DBMS semua data terpusat pada satu titik (database
server) sehingga pengolahan akan relatif lebih mudah.
2) Data Sharing
Karena data sudah terintegrasi, maka data akan mudah untuk di sharingkan dengan
menggunakan hak akses untuk tiap level.
3) Reporting Flexibility
Pembuatan reporting akan menjadi lebih mudah, di mana dapat dilakukan pengambilan
data sesuai dengan kebutuhan dengan cepat dan mudah.
4) Minimal Data Redundancy and Data Inconsistencies
 Meminimalisasi duplikat data dan ketidakkonsistenan data karena dengan DBMS data di
simpan pada satu titik sehingga data akan selalu terupdate.
5) Data Independence
DBMS mampu mengubah struktur data tanpa mengubah program aplikasi.
6) Central Management of Data
Data di simpan di satu titik (database server) sehingga Administrator akan lebih mudah
dalam melakukan pengolahan dan maintenance.
7) Cross-functional analysis
Dengan konsep relasional database, pengembang sistem akan lebih mudah dalam
melakukan analisis dan perancangan sistem.
Kelemahan database management system (DBMS) yaitu
1) Obtain Expensive Software, yaitu memerlukan dana yang cukup besar untuk membeli
software dalam hal ini DBMS dan software pendukung lainnya.
2) Obtain Large Hardware Configuration, yaitu selain software DBMS mahal. Hardware
dan infrastruktur untuk menjalankan DBMS pun sangat mahal dan diperlukan konfigurasi
yang cukup rumit.
3) Hire and Maintenance DBA Staff, yaitu memerlukan seorang DBA (Database
Administrator) untuk mengolah dan memelihara DBMS dan tentu saja hal ini dapat
menambah beban (cost) perusahaan.
Sumber: BMP EKSI4312 – Modul 4 Kb 3 Hal 4.18 -4.19

3. Jelaskan aktivitas utama yang terjadi dalam siklus pendapatan!

Aktivitas utama yang terjadi dalam siklus pendapatan dimulai dengan penerimaan pesanan
penjualan dari pelanggan. Fungsi penerimaan penjualan melakukan proses entri pesanan
penjualan (sales order entry), yang dibuat berdasarkan permintaan dari para pelanggan.
Proses entri pesanan penjualan mencakup:
1) Mengambil pesanan dari pelanggan
Pesanan pelanggan diterima dapat dari beberapa cara tergantung dari kebijakan yang
dikeluarkan perusahaan, berbagai cara yang biasa dilakukan di antaranya adalah melalui
toko, surat, telepon, website atau melalui tenaga penjualan di lapangan.
2) Memeriksa dan menyetujui permintaan pembayaran kredit dari pelanggan
 Sebagian besar transaksi penjualan antarperusahaan dilakukan secara kredit. Oleh karena
itu, penjualan secara kredit harus disetujui sebelum diproses ke tahap selanjutnya. Untuk
memastikan bahwa tidak terjadi konflik kepentingan dalam persetujuan kredit, maka
pemisahan tugas perlu dilakukan.
3) Memeriksa ketersediaan persediaan
Pemeriksaan ketersediaan persediaan salah satu alasannya adalah untuk memberikan
informasi kepada pelanggan mengenai perkiraan tanggal pengiriman. Akurasi proses ini
penting karena apabila catatan persediaan tidak akurat dan sesuai dengan kondisi terakhir,
hal ini dapat membuat pelanggan kecewa apabila terjadi penundaan yang tidak terduga
dalam pemenuhan pesanan mereka. Ketika ketersediaan barang telah dipastikan, sistem
kemudian akan membuatkan otorisasi untuk melepaskan bang dagangan ke bagian
pengiriman untuk kemudian diteruskan ke pelanggan.
Sumber: BMP EKSI4312 – Modul 5 Kb 2 Hal 5.10 – 5.11

4. Jelaskan tujuan dari aktivitas siklus pengeluaran!

Tujuan utama dari aktivitas siklus pengeluaran adalah untuk mempermudah pertukaran kas
dengan para pemasok untuk barang dan jasa yang dibutuhkan dimana tujuan khusus yang
terkandung didalamnya meliputi:
1) Memastikan bahwa seluruh barang dan jasa dipesan sesuai keperluan.
2) Menerima seluruh barang yang dipesan dan menverifikasi bahwa barang tersebut adalah
valid dan benar.
3) Menjaga barang tersebut sampai dibutuhkan.
4) Memastikan bahwa faktur yang berhubungan dengan barang dan jasa adalah valid dan
benar.
5) Mencatat dan mengklasifikasikan pengeluaran secara cepat dan tepat.
6) Memposkan kewajiban dan pengeluaran kas ke dalam perkiraan pemasok yang tepat di
dalam buku besar utang usaha.
7) Memastikan bahwa seluruh pengeluara kas berhubungan dengan pengealuran yang sudah
diotorisasi.
8) Menyiapakn seluruh dokumen dan laporan manajerial yang diperlukan yang berhubungan
dengan barang atau jasa yang diperoleh
 Sumber: BMP EKSI4312 – Modul 6 Kb 1
http://ghost-trainz.weebly.com/tugas-4-1-siklus-pengeluaran.html

5. Sebutkan dan jelaskan ancaman yang dapat terjadi dalam setiap aktivitas dalam siklus
pengeluaran sekaligus dengan upaya pengendalian yang dapat dilakukan!
Ancaman yang dapat terjadi dalam setiap aktivitas dalam siklus pengeluaran sekaligus
dengan upaya pengendalian yang dapat dilakukan yaitu:
1) Kehabisan dan/atau kelebihan persediaan.
Pengelolaan persediaan yang kurang baik dapat mengakibatkan kehabisan atau kelebihan
persediaan.
Upaya yang dilakukan yaitu dilakukan pengendalian terhadap persediaan barang.
2) Membeli barang dengan harga yang terlalu tinggi.
Biasanya perusahaan mengadakan perjanjian di awal tentang harga jual barang dengan
pemasok. Namun dalam prakteknya, tidak tertutup kemungkinan terjadi perubahan harga
karena beberapa hal.
Upaya yang dilakukan yaitu perusahaan harus memiliki daftar harga barang yang update
dari pemasok.
3) Membeli barang berkualitas rendah.
Dalam prinsip ekonomi, seseorang akan mengejar kualitas barang tertinggi dengan harga
yang rendah. Namun dalam prakteknya, semakin murah harga, mengakibatkan kualitas
yang lebih rendah.
Upaya yang dilakukan dengan membuat daftar pemasok yang disetujui karena dikenal
dapat membantu mencapai tujuan ini.
4) Pembelian dari pemasok yang tidak diotorisasi.
Terkadang untuk membeli barang tertentu yang jarang dan nilainya terlalu besar,
perusahaan terpaksa mendatangkan barang dari pemasok yang belum diotorisasi.
5) Kickback.
Kickback adalah pemberian hadiah dari pemasok untuk petugas bagian pembelian dengan
tujuan mempengaruhi pilihan.
Upaya yang dilakukan perusahaan harus melarang petugas bagian pembelian untuk
menerima hadiah dari pemasok yang ada.
6) Menerima dan/atau membayar barang yang tidak dipesan.
Pada perusahaan yang sudah mengelola siklus pemebeliannya dengan baik, kemungkinan
praktek kecil ini kecil sekali terjadi, namun mungkin saja dapat terjadi.
Upaya yang dilakukan yaitu bagian penerimaan dan pembayaran barang harus
mendapatkan akses terhadap data pemesanan barang agar pengecekan dapat dilakukan
secara langsung.
7) Kesalahan menghitung barang yang diterima.
Untuk mendorong petugas penerimaan secara akurat menghitung kiriman, beberapa
perusahan mendesain sistem pemrosesan permintaan agar petugas bagian penerimaan
tidak mengetahui jumlah barang yang dipesan.
Upaya yang dilakukan yaitu perusahaan harus dengan jelas mengkomunikasikan kepada
petugas penerimaan atas pentingnya perhitungan yang hati-hati dan akurat atas semua
kiriman.
8) Pencurian persediaan.
Upaya yang dilakukan yaitu persediaan disimpan di tempat yang aman dengan akses
terbatas, semua perpindahan barang yang terjadi harus didokumentasikan serta
perhitungan fisik secara periodic terhadap persediaan di gudang.
9) Kesalahan mencatat dan memasukkan data utang.
Kesalahan dalam pencatatan dan memasukkan pembayaran ke pemasok dapat
mengakibatkan kesalahan tambahan dalam laporan keuangan serta kinerja dan kemudian
dapat mengakibatkan kesalahan pengambilan keputusan yang kurang baik.
Upaya yang dilakukan dengan membandingkan perbedaan dalam saldo rekening pemasok
sebelum dan setelah pemrosesan cek dengan jumlah total faktur yang diproses.s
10) Penyalahan kas atau cek.
Pengeluaran yang merupaka penipuan, terutama dikeluarkannya cek ke pemasok fiktif
adalah jenis umum penipuan dalam proses ini.
Upaya yang dilakukan adalah akses ke kas dan cek kosong harus dibatasi.
Sumber: BMP EKSI4312 – Modul 6 Kb 3 Hal 6.17 – 6.20