Dokumen Administrasi Negara
Dokumen Administrasi Negara
Sedangkan menurut Prof. Dr. S prajudi atmosudirjo, administrasi adalah proses dan tata kerja yang
terdapat pada setiap usaha, apakah usaha kenegaraan atau swasta, usaha sipil atau militer, usaha besar
atau kecil.
Secara garis besar administrasi adalah suatu proses yang umumnya terdapat pada usaha kelompok
negara, swasta, sipil, atau militer serta berbagai bentuk perkumpulan untuk mencapai tujuan bersama.
2. Ciri-ciri Administrasi Usaha
Dari pengertian administrasi tersebut, dapat kita ketahui bahwa administrasi mempunyai ciri – ciri
sebagai berikut:
Adanya kerja sama dari sekelompok orang
Adanya tujuan yang harus dicapai
Adanya proses kegiatan usaha
Adanya aspek bimbingan, kepemimpinan, dan pengawasan.
3. Unsur-unsur Administrasi
Usaha
Selain memahami pengertian administrasi, ada beberapa unsur penting yang wajib ada di sebuah
bidang bisnis. Menurut The Liang Gie, ada 8 unsur yang harus ada:
1. Organisasi
Tempat dimana kegiatan administrasi dilakukan. Dalam bisnis, orang-orang yang bekerja di
dalamnya akan dihimpun mejadi sebuah wadah.
2. Manajemen
Alat utama pelaksanaan administrasi. Ada pengatur, penggerak, manajer dan tenaga operasional.
Dalam manajemen ini masih dibagi menjadi tiga kelompok; top management, middle management
dan lower management (mandor).
3. Komunikasi
Administrasi juga mengatur pola komunikasi antar departemen. Misalnya melalui surat atau warta.
4. Kepegawaian
Ini berkaitan dengan penggunaan ternaga kerja. Dalam administrasi ada proses yang saling
berhubungan, yaitu; penerimaan, penempatan, pendayagunaan dan pemberhentian kerja.
5. Keuangan
Ini berkaitan dengan pembiayaan kontrak kerjasama mulai dari cara memperoleh dana hingga
pertanggungjawabannya.
6. Perbekalan
Berhubungan dengan pengadaan barang, penyimpanan dan penyingkiran. Pihak administrasi akan
menyisir mana barang yang dibutuhkan untuk kerja dan tidak.
7. Tata usaha
Meliputi kegiatan pencatatan, penyimpanan dan pengiriman.
8. Public Relation
Administrasi akan menciptakan peraturan bagaimana berhubungan dengan masyarakat terutama
konsumen.
4. Fungsi Administrasi Usaha
Usaha
Berikut ini adalah beberapa fungsi administrasi dalam organisasi:
1. Planning (Perencanaan)
Planning adalah kegiatan perencana yang membutuhkan sebuah aktivitas administrasi, mulai dari
pengumpulan data, pengolahan data, hingga penyusunan perencanaan.
2. Organizing (Penyusunan)
Organizing adalah kegiatan menyusun dan membangun komunikasi kerja antara anggota-anggota
dalam organisasi sehingga akan tercapai suatu kesatuan usaha untuk mencapai tujuan organisasi
tersebut
3. Coordinating (Kordinasi)
Coordinating merupakan sebagian dari fungsi manajemen yang melakukan sejumlah aktivitas agar
berjalan baik dengan menjauhi terjadinya suatu kekacauan, bentrok, kekosongan aktivitas yang
dilaksanakan dengan menghubungkan, menyatukan dan menyesuaikan suatu pekerjaan bawahan
yang sehingga terdapat kerjasama yang terencana dalam suatu usaha untuk mencapai suatu
tujuan organisasi.
4. Reporting (Laporan)
Reporting adalah aktivitas penyampaian perkembangan atau hasil dari suatu kegiatan dengan
membuat dan memberikan laporan dari tugas dan fungsi para pejabat yang lebih tinggi baik lisan
ataupun tulisan untuk mendapatkan gambaran tentang pelakasanaan tugas para anggota
organisasi.
6. Staffing (Penempatan)
Staffing adalah kegiatan yang berhubuungan dengan sumber daya manusia dan sumber daya
lainnya dalam sebuah organisasi; mulai dari perkrutan tenaga kerja, pengembangan, perlengkapan
di dalam organisasi tersebut.
Usaha
Tujuan wirausaha melakukan pencatatan atau pembukuan dokumen usaha dalam kegiatan
usahanya, di antaranya untuk:
Mengetahui posisi keuangan suatu usahanya dalam suatu periode
Mengetahui keuntungan dan kerugian usahanya dalam suatu periode
Mengetahui maju mundurnya usaha yang dijalankan
Mengetahui persediaan awal dan akhirnya barang produk yang dijualnya.
Oleh karena itu mengetahui hal tersebut, wirausaha harus bisa dan mampu mengelola pencatatan
dokumen dan pembukuan dengan baik dan sistematis. Seorang wirausaha harus dapat melakukan
pencatatan dokumen atau pembukuan dengan sederhana. Beberapa pembukuan yang dilakukan, di
antaranya:
Buku Pencatatan Pembelian atas barang untuk bahan baku, peralatan, perlengkapan, dan yang
lainnya terkait dengan produk yang akan ditawarkan
Buku pencatatan penjualan atas produk/barang yang ditawarkan dan laku.
Buku Penerimaan uang dari hasil kegiatan usaha yang dijalankan.
Buku Pengeluaran uang untuk operasional perusahaan dalam periode tertentu.
Buku Arus Kas (Cash Flow) untuk mengetahui kelancaran dan rencana arus keuangan arus uang
masuk dan arus uang keluar.
Buku Persediaan atas barang yang disimpan dan cadangkan untuk periode berikutnya.
Usaha
Alur kegiatan transaksi yang terjadi dalam suatu kegiatan usaha :
Dengan kata lain, wirausaha secara praktis dalam melakukan pencatatan hanya memanfaatkan 5
pencatatan atau pembukuan saja.
Wirausaha dalam kegiatan usahanya mungkin bisa melakukan proses dokumen pencatatan, baik secara
sederhana, manual, maupun secara komputerisasi sesuai dengan aplikasi yang sudah ada. Namun pada
awalnya, semua wirausaha harus mengetahui pencatatan apa saja yang harus mereka kerjakan selama
melakukan kegiatan usahanya.
Transaksi yang terjadi dalam perusahaan harus didukung oleh bukti bukti transaksi atau
dokumen perusahaan yang kemudian dijadikan dokumen pencatatan. Selain itu, bukti transaksi juga
menerangkan mengenai sifat transaksi apakah dilakukan secara tunai atau kredit. Bukti-bukti transaksi, di
antaranya:
Transaksi adalah kejadian-kejadian atau suatu keadaan (kondisi) dalam perusahaan yang
harus diproses, mulai dari pencatatan transaksi sampai disajikan dalam bentuk laporan keuangan. Secara
garis besar, kegiatan transaksi yang
terjadi, meliputi:
Pembelian
Pengeluaran Uang
Penjualan
Penerimaan Uang
Proses pembukuan atau pencatatan dokumen usaha merupakan suatu kegiatan yang penting,
terutama dalam kegiatan usaha dimana proses tersebut akan memperlihatkan suatu kondisi keuangan
suatu perusahaan apakah bertambah maju atau mundur, harta yang bertambah atau berkurang termasuk
apakah laba atau keuntungan yang didapat atau malah kerugian yang didapat. Pembukuan usaha
merupakan bagian penting sehingga setiap wirausaha harus mampu dan bisa mengelola pembukuan agar
bisa memajukan usahanya. Salah satu keberhasilan usaha dalam berwirausaha adalah mampu mengelola
keuangan atau biasa disebut harus melek finansial, di antaranya harus mampu mencatat dan mengelola
sekaligus melaporkan pembukuan usahanya. Kemampuan wirausaha dalam pembukuan sangat penting,
terutama dalam mengelola pencatatan yang terdiri atas 4 bagian utama dalam kegiatan pencatatan usaha,
di antaranya:
Pembukuan Pembelian, seperti pembelian bahan baku, pembelian bahan produksi, pembelian
peralatan pembelian perlengkapan atau pembelian bahan bahan untuk dijual kembali
Pembukuan Penjualan, seperti penjualan produk dan layanan jasa), penjualan bahan produksi,
dan penjualan barang dagangan
Pembukuan Penerimaan, seperti penerimaan komisi, penerimaan penjualan penerimaan bunga
penerimaan hasil penjualan bahan produksi, dan penerimaan pendapatan hasil produk
Pembukuan Pengeluaran, seperti pengeluaran bulanan, pengeluaran atas pembelian bahan baku
produk, pengeluaran untuk investasi, pengeluaran untuk kegiatan perusahaan (operasional).
pengeluaran transportasi, dan lain-lain
Administrasi keuangan dapat berarti pembukuan keuangan, yaitu catatan dokumen transaksi
keuangan yang dibuat secara kronologis (menurut urutan waktu) dan sistematis (menurut cara-cara
tertentu). Setiap organisasi kelompok wajib mengelola administrasi keuangan dengan baik, yaitu sesuai
jenis serta diisi dengan tertib, teratur dan benar. Dengan administrasi, keuangan yang baik, keuangan
kelompok dapat terkendali dan pada waktu tertentu akan mudah untuk diketahui, sehingga dapat
digunakan sebagai bahan untuk pengambilan keputusan.
Pembukuan adalah suatu proses pencatatan yang dilakukan secara teratu untuk mengumpulkan data dan
informasi keuangan meliputi harta kewajiban modal, penghasilan, dan biaya, serta jumlah harga perolehan
dan penyerahan Barang atau jasa yang ditutup dengan menyusun laporan keuangan berupa neraca dan
laporan laba rugi pada setiap tahun. Biasanya, setiap pembukuan usaha harus disertai dengan dokumen
pendukungnya sehingga memperkuat bukti kegiatan usaha sekaligus untuk mengetahui dan mengontrol
kegiatan keuangan usaha Sehingga kegiatan evaluasi akan berlangsung terus menerus. Secara harfiah
terkadang pembukuan hampir sama pengertiannya dengan pencatatan transaksi: keuangan, meskipun
secara konsep berbeda, namun hasil dan laporan yang dihasilkan sama berupa data posisi keuangan
perusahaan dalam periode tertentu, sehingga arahannya wirausaha harus mengetahui Akuntansi
Keuangan.
Pembukuan itu merupakan penjelasan lain dari Akuntansi Keuangan, namun agar tidak terlalu rumit
dan agar lebih sederhana dalam kegiatannya maka asumsinya dinamakanlah pembukuan.
Pengimplemensaian sistem akuntansi atau pembukuan dalam kegiatan usaha dan pengelolaan keuangan
bertujuan untuk:
Meningkatkan efisiensi dan efektivitas dalam pekerjaan karena semuanya dihitung dengan kinerja
yang nantinya mengarah kepada uang.
Mendukung operasional perusahaan secara rutin dan alokasi kegiatan harian secara lebih terarah
dan fokus.
Meningkatkan kualitas laporan keuangan sehingga lebih mudah dipahami oleh semua orang
Meningkatkan kualitas pengambilan keputusan dalam perusahaan agar perusahaan lebih maju
dan mampu bersaing dengan perusahaan lainnya.
Melindungi aset perusahaan sekaligus mampu meningkatkan asset
Dalam pembukuan banyak metode pembukuan yang dikerjakan oleh usaha atau pengelolaan keuangan
pribadinya. Dalam kegiatan usaha, metode yang digunakan dalam mencatat transaksi operasional
perusahaan, terutama dalam persediaan dan yang lainnya secara sederhana adalah pembukuan:
Namun dalam kegiatan transaksinya, selain metode tersebut, ada juga metode umum lainnya yang sering
dikerjakan dan dilaksanakan dalam kegiatan pembukuan. Dalam pembukuan usaha, ada dua sistem
pembukuan yang umum digunakan di dunia usaha dan organisasi lainnya, di antaranya:
Setiap metode memiliki karakteristik yang berbeda-beda, namun perusahaan akan menyesuaikan dengan
produk dan usaha yang dijalankan sehingga kegiatan Pembukuan atau pencatatan transaksi keuangan
berjalan dengan baik dan lancar. Berikut ini bentuk-bentuk metode pembukuan secara sederhana yang
dapat dilakukan dan dikerjakan oleh setiap orang, terutama dalam kegiatan usaha, yaitu:
Metode Perpetual
Metode perpetual atau metode dimana setiap terjadi transaksi akan langsung dicatat dalam
pembukuan usaha dan langsung diketahui perubahan apa yang terjadi dalam posisi keuangan
perusahaan. Keuntungan metode ini adalah perusahaan bisa langsung menentukan dan
mengambil keputusan saat itu juga karena kita bisa mengetahui permasalahan yang terjadi pada
suatu kegiatan usaha. Dalam metode perpetual ini bisa digunakan oleh orang yang baru memulai
suatu usaha secara sederhana sehingga setiap saatnya kita bisa mengetahui perkembangan
perusahaan dari waktu ke waktu serta naik turunnya pendapatan perusahaan.
Namun dalam metode perpetual ini juga memiliki kelemahan, seperti wirausaha harus memiliki
catatan yang lengkap serta setiap transaksi harus dicatat meskipun kondisi kita tidak
memungkinnkan. Contoh kegiatan usaha yang menggunakan metode ini adalah toko isi ulang
pulsa hp, dan token listrik. Metode perpetual biasanya lebih banyak digunakan dalam menghitung
persediaan, namun dalam penerapannya kita juga bisa menerapakan metode tersebut dalam
pencatatan transaksi harian suatu perusahaan karena metode ini lebih mudah dan lebih cepat
mengetahui kondisi perusahaan seperti apa.
Metode Periodik
Dalam periodik atau sistem pelaporan secara berkala, perusahaan menggunakan catatan harian
dalam suatu buku yang nantinya akan digunakan sebagai bahan penyusunan laporan keuangan
dalam suatu periode usaha. Dalam metode periodik, kita mengumpulkan data dengan
menyusunnya ke dalam suatu file tertentu sesuai bagian dan divisinya masing-masing, yang
nantinya akan direkap dan dicatat sesuai bagiannya. Keuntungan menggunakan sistem ini, kita
menyusun laporannya bisa di akhir periode yang sudah ditentukan, jadi tidak terlalu menghabiskan
waktu, lebih rapi dalam pencatatannya karena setiap bukti transaksi akan dikelompokkan sesuai
kegiatannya dalam suatu file. Jadi ketika membutuhkan maka kita tinggal menggambil bukti
tersebut sesuai dengan penempatan filenya. Metode periodik pada dasarnya merupakan lanjutan
dari metode perpetual tetapi yang membedakannya adalah ketika menerapkannya. Dalam metode
periodik terkadang bon atau nota akan dikumpulkan terlebih dahulu, setelah terkumpul dalam
jumlah tertentu baru akan akan direkap. Pencatatan periodik akan dikerjakan secara berkala
biasanya minimal per tiga bulan.
Sistem Pembukuan Tunggal atau single posting system/single entry book keeping, yaitu sistem
pembukuan sederhana yang ditandai dengan pencatatan beberapa transaksi dengan satu kali
pembukuan saja. Sistem ini tidak bergantung pada keseimbangan debit dan kredit. Sistem
pembukuan masukan-tunggal hanya menggunakan akun pendapatan dan pengeluaran, dicatat
terutama di dalam jurnal pendapatan dan pengeluaran Pembukuan masukan-tunggal cocok
digunakan untuk usaha mikro dan kecil. Dari uraian di atas maka dapat diketahui bahwa sumber
catatan pembukuan primer dalam pembukuan masukan-tunggal adalah buku kas, sama dengan
daftar rekening koran, tetapi menempatkan pendapatan dan pengeluaran ke berbagai akun
pendapatan dan pengeluaran. Catatan akun yang terpisah dipelihara untuk kas kecil, status
keterbayaran dan keterterimaan akun, dan transaksi-transaksi yang bersesuaian lainnya, semisal
inventaris dan ongkos perjalanan.
Metode Berpasangan
Di dalam sistem pembukuan berpasangan, setiap transaksi keuangan yang terjadi selalu dicatat dengan
cara sedemikian rupa sehingga jelas pengaruhnya terhadap aktiva, utang, modal, pendapatan, dan biaya.
Prinsip utama sistem ini adalah bahwa setiap transaksi selalu dicatat dengan mendebet dan mengkredit
dua buah rekening atau lebih dengan jumlah yang sama. Format dan bentuk dalam pencatatan dokumen
usaha selalu berbeda-beda karena menyesuaikan dengan jenis usaha dan produknya serta kepentingan
dari pemilik usahanya, namun secara umum, bentuk atau format pencatatan yang sering kali dilihat secara
konsep umum sama, berikut ini adalah format yang bisa dijadikan contoh dalam pencatatan dan dokumen
usaha.
Pencatatan yang sering dikerjakan oleh wirausaha dan disertai dengan dokumennya, di antaranya:
Pencatatan Pembelian
Kegiatan pencatatan pembelian biasanya dibuat sesederhana dan simpel serta praktis agar dalam
pembacaan dan memahaminya mudah, berapa banyak banyak produk barang atau bahan baku
yang dibeli serta dengan kualitas bahan yang seperti apa dan jangan lupa jika dokumen, baik
nota/faktur/ kuitansi atau dokumen lainnya juga dicantumkan sebagai dokumen pengendali.
Pencatatan Penjualan
Kegiatan pencatatan penjualan dibuat agar mengetahui berapa banyak barang/bahan yang terjual
atau berapa banyak jasa yang kita lakukan.
Pencatatan Persediaan
Kegiatan pencatatan penjualan dibuat agar lebih mudah mengontrol barang/bahan yang masih ada
yang akan digunakan untuk periode berikutnya.
Selain pencatatan di atas kita pun dapat membuat buku keuangan sebagai dokumen pengendali dalam
mengatur dan mengelola keuangan agar mengetahui progress keuangan dalam suatu periode.
Buku keuangan sebagai bagian dari dokumen pencatatan keuangan usaha, diantaranya :
Buku ini hanya mencatat transaksi uang yang masuk saja ke dalam operasional usaha. Di uraian
ditulis, sumber penerimaannya dari mana secara jelas, ditul di nominal jumlah yang diterima oleh
perusahaan, lalu tuliskan di saldo setia ada perubahan maka saldo total ikut berubah sehingga
pada saat akhir bula kita bisa mengetahui berapa total penerimaan usaha kita. Format dan
modelnya bisa di sesuaikan setidaknya model ini hanya sebagai gambaran saja.
Buku ini hanya mencatat transaksi uang yang keluar saja ke dalam operasional usaha. Di uraian
ditulis pengeluarannya untuk apa saja secara jelas, ditulis di nominal jumlah yang dikeluarkan oleh
perusahaan, lalu tuliskan di saldo setiap ada perubahan maka saldo total ikut berubah sehingga
pada saat akhir bulan kita bisa mengetahui berapa total pengeluaran usaha kita. Format dan
modelnya bisa di sesuaikan setidaknya model ini hanya sebagai gambaran saja.
Buku Pengendali Rekapan Penerimaan dan Pengeluaran
Buku ini hanya merekap data dari penerimaan dan pengeluaran biasanya dilaksanakan pada akhir
bulan atau bergantung dari kebutuhan perusahaan.
Dalam mendirikan usaha maka langkah pertama yang harus dilakukan adalah usaha. Perizinan usaha
adalah suatu bentuk persetujuan atau pemberian izin dari oleh instansi pemerintah yang terkait dengan
usaha yang akan diselenggarakan. Pemerintah telah mengeluarkan Surat Keputusan Menteri
Perdagangan No.1458/KP/XII/1984, dalam rangka memperlancar dan mempermudah perizinan sebagai
berikut:
1. Izin prinsip, persetujuan yang dikeluarkan Pemda setempat untuk perusahaan industri
2. Penggunaan Tanah, yang berkaitan dengan pembebasan tanah.
3. Izin Mendirikan Bangunan (IMB), bangunan yang didirikan harus sesuai dengan gambar yang
direncanakan.
4. Surat Izin Tempat Usaha (SITU), gunanya untuk menciptakan keseimbangan perekonomian dan
perdagangan di tengah masyarakat serta untuk memudahkan dalam pajak dan administrasi
lainnya.
5. Surat Izin Usaha Perdagangan (SIUP), dibuat bagi perusahaan yang golongan usaha menengah
ke atas atau yang investasi keseluruhannya di luar tanah dan bangunan bernilai diatas Rp 200
juta, sedangkan perusahaan yang keseluruhan investasinya diluar tanah dan bangunan bernilai
sampai dengan Rp 200 juta harus membuat Tanda Daftar Usaha Perdagangan (TDUP).
6. Wajib Daftar Perusahaan.
7. NPWP (Nomor Pokok Wajib Pajak).
Dalam mendirikan sebuah usaha tentunya kita akan dihadapkan dengan berbagai jenis surat dokumen
kelengkapan di dalam usaha yang dijalankan. Hal ini perlu anda ketahui agar usaha yang kalian kelola
nantinya tidak mendapatkan hambatan atau kendala di mata hukum yang diberlakukan. Selain maka harus
melengkapi dan memiliki perizinan usaha lainnya yaitu:
NRP (Nomor Register Perusahaan).
NRB (Nomor Rekening Bank).
ANDAL (Analisis Dampak Lingkungan).
Secara umum, ada 12 jenis surat dokumen mendirikan usaha yang harus diketahui, di antaranya:
Ada juga ketentuan yang mengatur bahwa untuk usaha tertentu tidak perlu mendapat izin. Misalnya usaha
yang dijalankan masyarakat yang tergolong usaha informal dan tradisional yang belum berkembang.
~Good Luck~