SISTEM DAN PROSEDUR

MANAJEMEN PERUBAHAN
(MANAGEMENT OF CHANGE)

NOMOR DOKUMEN : P2K35S-SP-07

STATUS REVISI : 00
TANGGAL : 05 Desember 2018

PT JAPFA COMFEED INDONESIA, Tbk

UNIT CIREBON

DIBUAT OLEH DIPERIKSA OLEH DISETUJUI OLEH

JUNAIDI WARMAN YOKKY PUTRA ANDRIAWAN YUDIHANANTO

Koordinator P2K3 Ketua Harian P2K35S Ketua P2K35S
 No. Dokumen P2K35S-SP-07
Status Revisi : 00
SISTEM DAN PROSEDUR Tanggal Berlaku : 05-12-2018
Halaman : 1 dari 8
MANAJEMEN PERUBAHAN (MANAGEMENT OF CHANGE)

HALAMAN PENGESAHAN

NAMA TANDA TANGGAL

TANGAN

Disusun oleh :Sekretaris P2K3/AK3 Junaidi Warman

Diperiksa oleh :Ketua Harian P2K35S Yokky Putra

Disetujui oleh : Ketua P2K35S Andriawan Yudihananto

 No. Dokumen P2K35S-SP-07
Status Revisi : 00
SISTEM DAN PROSEDUR Tanggal Berlaku : 05-12-2018
Halaman : 2 dari 8
MANAJEMEN PERUBAHAN (MANAGEMENT OF CHANGE)

1. Tujuan
Untuk menguraikan bagaimana kita mengidentifikasi, mengulas dan mendokumentasikan
semua fasilitas baru dan perubahan pada fasilitas yang ada di area operasional PT. Japfa
Comfeed Indonesia Tbk - Unit Padang untuk mencegah kecelakaan atau dampak
lingkungan yang tidak diinginkan, keselamatan dan kesehatan ; menganalisa dampak
terhadap perubahan proses kerja dan peralatan sebelum kita membuat penambahan atau
modifikasi; dan memperbarui prosedur operasi dan gambar untuk menguraikan modifikasi
yang dilakukan.

2. Ruang Lingkup
Berlaku untuk semua perubahan, modifikasi atau instalasi baru pada peralatan / mesin
pabrik, proses kerja, fasilitas produksi, bangunan, jalan, saluran dan fasilitas pendukung
lainnya. Prosedur ini harus mempertimbangkan semua tahapan proyek sebagai berikut:
2.1. Perencanaan
2.2. Desain
2.3. Penjalanan awal (Start up)
2.4. Operasi normal
2.5. Gangguan dan
2.6. Keadaan darurat

3. Definisi
3.1. Perubahan adalah setiap perubahan fisik terhadap fasilitas, penggantian sejenis, atau
penyimpangan yang direncanakan di luar operasi atau proses kerja normal, atau di luar
batas-batas atau prosedur operasi aman yang telah didokumentasikan yang
menimbulkan perubahan.
3.2. Fasilitas adalah bangunan, gedung, fasilitas produksi, jalan, saluran dan peralatan
pendukung lainnya yang digunakan secara fisik, terhubung atau ditempatkan
sedemikian rupa sehingga diperkirakan dapat berperan dalam terjadinya kecelakaan
atau gangguan operasi yang besar.
3.3. Manajemen Perubahan (Management of Change) adalah suatu sistem persetujuan
dan otorisasi untuk memasang fasilitas baru atau tambahan, atau untuk melakukan
perubahan atau modifikasi terhadap fasilitas atau proses kerja.
3.4. Prosedur Operasi adalah sebuah prosedur yang memuat instruksi tentang bagaimana
melakukan tindakan untuk mengoperasikan atau menjaga sebuah proses kerja yang
aman dan selamat.
3.5. Proses kerja adalah semua aktivitas termasuk peralatan, fasilitas, prosedur, dll, yang
terlibat dalam eksplorasi, memproduksi, dan mengirimkan hidrokarbon.
3.6. Penggantian sejenis adalah penggantian langsung material atau bagian mesin atau
bila tidak tersedia maka dilakukan penggantian yang sesuai dengan desain spesifikasi
dan tidak mengubah proses.
3.7. Perubahan Sementara adalah semua perubahan yang tidak berlaku selamanya.

4. Referensi
4.1. PP No. 50 Tahun 2012 tentang SMK3, elemen 1.4.2. dan 6.1

5. Tanggung Jawab

5.1. Inisiator adalah orang yang membuat atau menyetujui perubahan pada suatu
fasilitas. Ia harus memulai MOC ini. Setiap karyawan dapat menjadi inisiator.

5.2. Kepala Bagian Inisiator dapat mengawali proses pengkajian MOC dengan
menyetujui Formulir Permintaan MOC (lihat lampiran). Bersama dengan manager
teknik , merupakan tanggung jawab mereka untuk memastikan bahwa perubahan
tersebut dapat dibenarkan dan dimintakan kepada Project (MOC) Manager/Engineer,
tergantung dari perubahan yang dilaksanakan.
5.3. Manager Proyek/Kontraktor/Vendor adalah orang yang ditugaskan untuk
mengkoordinasikan proses MOC dan mengetahui fasilitas dan usulan perubahan,
 No. Dokumen P2K35S-SP-07
Status Revisi : 00
SISTEM DAN PROSEDUR Tanggal Berlaku : 05-12-2018
Halaman : 3 dari 8
MANAJEMEN PERUBAHAN (MANAGEMENT OF CHANGE)

serta memahami keseluruhan proses MOC. Ia harus bertanggung jawab untuk

menentukan persyaratan proses MOC untuk tiap pengkajian tehnis,
mengkomunikasikan persyaratan tsb dan memastikan diadakannya pengkajian. Ia
berwenang untuk membentuk tim dari berbagai disiplin, untuk melakukan semua
rencana perubahan termasuk perancangan dan konstruksi. Ia juga harus bertanggung
jawab memastikan semua dokumentasi telah diperbarui dengan baik.
5.4. Technical Reviewer/Pengkaji Tehnis bertanggung jawab untuk melakukan
pengkajian teknis yang spesifik, dan harus mengetahui dan memahami keseluruhan
fasilitas atau proses yang akan diubah. Technical reviewer/Pengkaji teknis bisa
dilakukan oleh pengawas disnaker ,kontraktor/vendor yang ditunjuk atau pakar/ahli
lain yang sesuai kebutuhan.
5.5. Bagian Umum bertanggung jawab untuk memastikan bahwa perubahan yang
dilakukan terhadap sebuah fasilitas/proses telah dikaji dengan baik dan diubah sesuai
dengan persyaratan Manajemen Perubahan. Jika diperlukan, ia harus melakukan
pengkajian sebelum start-up/penjalanan awal, untuk memastikan bahwa persyaratan
perubahan telah diperbarui, dipasang dan didokumentasikan dengan benar dan
bahwa semua hal Kesehatan dan Keselamatan Lingkungan telah ditangani dengan
baik.

6. Prosedur MOC

6.1. Langkah-langkah MOC

 Mengidentifikasi Perubahan Fasilitas
Merupakan tanggung jawab seluruh karyawan untuk menyadari penerapan MOC
pada perubahan di fasilitas/proses kerja dan mematuhi proses MOC ini.

 Membuat Permintaan dan Persetujuan MOC (MOC Request and Approval)

Isi Bagian-1 dari Formulir Permintaan MOC. Formulir ini lalu diajukan ke Kepala
departemen dan manager teknik untuk dikaji, kemudian memberi persetujuan
untuk memulai proses pengkajian. Jika perubahan itu bersifat kecil dan
dampaknya sudah jelas diketahui, manager teknik dapat menerapkannya tanpa
harus melalui seluruh proses MOC ini.

 Menugaskan Manager Proyek Engineer

Setelah persetujuan awal didapat, akan ditugaskan seorang project
manager/engineer, yang dipilih oleh manager teknik atau oleh manager bersama
dengan Kepala Departemen Plant.

 Technical Review (Pengkajian Teknis)

Project manager/engineer, bersama dengan manager teknik akan menentukan
setiap persyaratan pengkajian teknis MOC di dalam bagian 3 formulir MOC.
Mereka akan menugaskan bagian pengkaji teknis/technical reviewer, untuk
melakukan pengkajian dan merekomendasikan modifikasi yang diperlukan.
Setelah tiap-tiap pengkajian teknis selesai, seluruh informasi dan rekomendasi
terkait harus diteruskan ke project manager/engineer untuk memperbarui
gambar, prosedur, pelatihan, dll.

 Penyelesaian Konstruksi & Persetujuan Penjalanan Awal

Setelah menyelesaikan perubahan/konstruksi, jika diperlukan manager teknik
akan melakukan pengkajian sebelum penjalanan awal, untuk memastikan bahwa
semua persyaratan telah dipasang dengan benar. Diperlukan persetujuan dari
manager teknik dan project manager/engineer untuk penjalanan awal. Perubahan
yang terjadi selama proses perubahan, harus dicatat dan semua karyawan yang
terkena dampaknya harus diberitahu dan dilatih mengenai perubahan tersebut,
sebelum dijalankan diawal ..

 Penyimpanan Laporan MOC

 No. Dokumen P2K35S-SP-07
Status Revisi : 00
SISTEM DAN PROSEDUR Tanggal Berlaku : 05-12-2018
Halaman : 4 dari 8
MANAJEMEN PERUBAHAN (MANAGEMENT OF CHANGE)

Manager teknik bertanggung jawab untuk menyimpan salinan semua formulir

permintaan Manajemen Perubahan/Management of Change yang telah dsetujui,
dan dokumentasi lain yang terkait dengan perubahan tersebut. Dokumentasi yang
terkait ini termasuk, namun tak terbatas pada salinan gambar yang direvisi. Hal
tersebut dapat menyediakan data yang baik saat ada perubahan fasilitas di masa
yang akan datang. Juga menyediakan informasi yang dibutuhkan untuk verifikasi
Audit dan pemeriksaan K3.

Lampiran
Lampiran- 1 : Diagram Manajemen Perubahan/Management of Change
Lampiran- 2 : Formulir Permintaan Manajemen Perubahan
 No. Dokumen P2K35S-SP-07
Status Revisi : 00
SISTEM DAN PROSEDUR Tanggal Berlaku : 05-12-2018
Halaman : 5 dari 8
MANAJEMEN PERUBAHAN (MANAGEMENT OF CHANGE)

Lampiran- 1
Diagram Manajemen Perubahan/Management of Change
Inisiator Kepala Bagian Bagian Umum Manager Technical
Inisiator Proyek/Kontraktor Reviewer
/Manager /Vendor

Mengikuti
Mulai
Prosedur
Darurat
Ya
Kasus Darurat ?
Stop
Mengkaji Tidak
Permintaan
MOC
Ya
Merubah Tidak
Proses Kerja?
Disetujui ?
Menugaskan Ya Melaksanakan
Technical Tidak Technical
Dampak ReviewerYa Review
Diketahui? Ya
Mengganti dengan
Melaksanakan
Tidak Sejenis?
PerubahanTidak
mengsi Bag. 3 Tidak
Form.
Permintaan
AK3
MOCmelakukan
dan
Operasi Ya Isi Bag 1 Form.
memberi
melebihi batas? Tidak Ya Permintaan
verifikasi
Disetujui?dan
Rekomendasi
Mengisi MOC
Bagian 2 Tidak
Tida
Formulir
Disetujui?
Permintaan
Memperbarui
MOC
Merubah Ya
Ya Gambar,
Prosedur?
Prosedur,
Persyaratan K3,
Tidak
dll
Ya
Menambah atau
Implementasi
Membuang Alat?
Perubahan/
Konstruksi
Tidak
Kajian Ya
Merevisi
Sebelum
Gambar & Tata
Penjalanan
Letak?
awal Tidak
DisetujuiTidak
?

MOC tidak
Ya
dibutuhkan
Penjalanan awal

Stop
Pengarsipan &
Dokumentasi

Stop
 No. Dokumen P2K35S-SP-07
Status Revisi : 00
SISTEM DAN PROSEDUR Tanggal Berlaku : 05-12-2018
Halaman : 6 dari 8
MANAJEMEN PERUBAHAN (MANAGEMENT OF CHANGE)

Lampiran - 2
Formulir Permintaan Manajemen Perubahan / Management of Change
1. Persetujuan Awal

No: Tgl: Divisi :

Inisiator : Instalasi baru Peningkatan Proses

Departemen : Instalasi Tambahan Peningkatan K3

Fasilitas : Modifikasi Fasilitas Lain-lain

Jenis Perubahan: Perubahan Permanen

Perubahan Sementara
Hingga

Pekerjaan
Darurat

Masalah Saat Ini:

Usulan Perubahan:

Justifikasi:

Diulas oleh: (Kepala Departemen Inisiator)

Apakah Perubahannya kecil dan Ya Tidak

Dampaknya sudah Diketahui dengan Jelas?

Jika ya, laksanakan perubahan dan arsipkan dokumen, jika tidak lanjutkan ke bagian selanjutnya.

Disetujui oleh: (Sekretaris P2K3/AK3 ) Tgl:

2. Penugasan Project Manager

 No. Dokumen P2K35S-SP-07
Status Revisi : 00
SISTEM DAN PROSEDUR Tanggal Berlaku : 05-12-2018
Halaman : 7 dari 8
MANAJEMEN PERUBAHAN (MANAGEMENT OF CHANGE)

Manager Proyek /AK3 : Departemen :

Ditugaskan oleh: (Direktur) Tgl:

3. Pengkajian Teknis & Engineering

Pengkaji Tgl Rekomendasi Tanggl

Pengajuan
Pengkajian Engineering

Pengkajian Operasi/ Produksi

Pengkajian Maintenance

Pengkajian K3

Lain-lain

3. Pengkajian Tehnis dan Desain (lanjutan)

Rekomendasi:

Dilakukan oleh Tgl. Selesai

Memperbarui Gambar/Drawing

Memperbarui Prosedur Operasi/Produksi

Pelatihan bagi Operator

Memperbarui Persyaratan K3

Lain-lain

Disetujui oleh: Tanda tangan Tgl:

Manager Proyek /AK3

Bagian Umum

4. Penyelesaian Konstruksi dan Penjalanan Awal

Kajian sebelum Penjalanan Awal Dilakukan oleh Tgl
Pengkajian Engineering

Pengkajian Operasi/ Produksi

 No. Dokumen P2K35S-SP-07
Status Revisi : 00
SISTEM DAN PROSEDUR Tanggal Berlaku : 05-12-2018
Halaman : 8 dari 8
MANAJEMEN PERUBAHAN (MANAGEMENT OF CHANGE)

Pengkajian Maintenance

Pengkajian K3

Lain-lain

Komentar:

Persetujuan Penjalanan Awal Tanda Tangan Tgl

Manager Proyek /AK3

Wakil Maintenance

Arsip dan Dokumentasi Tanda Tangan Tgl

Manager Proyek /AK3