Diajukan oleh:
KARTONO
07/255843/DPA/02689
TUGAS AKHIR
Kartono
07/255843/DPA/ 02689
02 Juli 2010
Dosen Pembimbing,
( Dra.Rawi Miharti )
Tanggal: Juli 2010
ii
MOTTO
Berani Berbuat
Berani Bertanggung Jawab
iii
Persembahan
Tugas akhir ini saya persembahkan untuk:
Bapak dan Ibu ku tersayang yang selalu memberikan kasih sayangnya dengan tulus
Kakak2 ku
Mas Wal & Mbak Endang, Mas Pur & Mbak Atin, Mas Mar, Mas Pit & Mbak
iv
7212·6 7+$1.6 72
ALLAH SWT yang selalu memberikan nikmat yang tak terhenti hingga saya bisa
PHQ\XVXQ WXJDVV DNKLU LQL. 6HPRJD KDPED0X LQL VHODOX GLMDODQ0X \D 5RE $PLQ«
Bapak dan Ibu ku tersayang, trimakasih atas kasih sayang yang telah bapak dan ibu
berikan selama ini.
Mas Wal & Mbak Endang, Mas Pur & Mbak Atin, Mas Mar, Mas Pit & Mbak
Ari, Mas bud. Terimaksih buat dukungan dan didikannya. Tono bisa kayak gini
karena didikan yang mas dan mbak berikan. I LOVE U ALL
Keponakan2 ku yang lucu-lucu dan ngegemesin
(QGUL, 9HUD, $QGL, 'DYLQ. -DQJDQ QDNDO \D« WULPDNDVLK EXDW WDZD GDQ FDQGDQ\D.
.DUHQD NDOLDQODK 2P 7RQR ELVD QJLODQJL VHGLK«
%XDW %X 5DZL,PDNDVLK \D EX· DWDV ELPELQJDQ \DQJ LEX EHULNDQ. %XDW %X 9LWUL GDQ
Pak Eddy, makasih ya atas waktu yang ibu dan bapak berikan untuk menguji TA
saya
%XDW *2$%2<·6, 6XULS GDQ *HPEXO PDNDVLK DWDV NHSHUFD\DDQ NDOLDQ. NDUHQD
NDOLDQ ODK DNX ELVD WDPEDK GHZDVD KHKH« NDOLDQ NHOXDUJD VD\D GLMRJMD«
Buat Penghuni Blimbingsari Komplek. Angga, Budi, Devi & Adi, Dewi, Didi,
Yayan, Yuda, Avita, Galan. Makasih ya atas persahabatan selama ini. Ingat!
didalam persahabatan itu gak kenal istilah perceraian.
Buat Prise, Aan, Prana, Joko, Anggi, Pak Donie, Pak Hader, Pak Yossi, Suter Yuli,
Bu bekti, Tina, Tere, Cipret, Surya, Babe, Ervan, sopo meneh ki? Pokoknya buat
temen2ku rekmed UGM Trimakasih Untuk semuanya.
Buat tim Rekmed All Star tingkatin terus prestasinya, makasih ya sudah nagajarin
GW main bola. Hehe..
v
KATA PENGANTAR
akhir ini. Tugas akhir ini disusun dengan judul: ´Pemusnahan Berkas
tidak akan terselesaikan dengan baik tanpa dukungan dan bantuan dari
kepada:
Mada Yogyakarta
vi
5. Dr. Y. Wibowo Soerahjo, MMR selaku Direktur Utama Rumah Sakit
Panti Rini Kalasan yang telah memberi izin dan kesempatan untuk
6. Hary Budiarto selaku Kepala Sub Seksi Rekam Medis beserta staf
Mada; dan
Penulis
vii
Intisari
Latar Belakang: Berkas rekam medis inaktif pada rak penyimpanan tidak
selamanya akan disimpan, karena jumlah rekam medis di rumah sakit
terus bertambah. Pemusnahan rekam medis merupakan salah satu upaya
yang dilakukan oleh pihak rumah sakit dengan tujuan mengurangi
penumpukan berkas rekam medis di ruang penyimpanan. Rumah Sakit
Panti Rini mempunyai dua ruang penyimpanan rekam medis aktif dan
tidak mempunyai ruang penyimpanan rekam medis inaktif secara khusus.
Rekam medis inaktif di simpan di ruang penyimpanan rekam medis aktif.
Karena ruang tersebut sudah penuh ada sebagian rekam medis inaktif
yang disimpan di dalam kardus dan hanya diletakkan di lantai dekat rak
penyimpanan. Untuk mengurangi berkas rekam medis inaktif tersebut
rumah sakit melakukan pemusnahan.
Tujuan: Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui persiapan
pemusnahan berkas rekam medis rawat inap inaktif di Rumah Sakit Panti
Rini Kalasan dari segi SDM dan Fasilitasnya dan mengetahui pelaksanaan
penilaian terhadap berkas rekam medis rawat inap inaktif yang akan
dimusnahkan.
Metodologi Penelitian: Jenis penelitian yang digunakan adalah deskriptif
kualitatif dengan rancangan cross sectional. Metode pengambilan data
dengan menggunakan wawancara dan observasi.
Hasil: Penelitian ini menunjukkan bahwa pemusnahan berkas rekam
medis rawat inap inaktif dimulai dengan pengusulan oleh Kepala Sub
Seksi Rekam Medis kepada direktur rumah sakit untuk melakukan
pemusnahan dan mengadakan dua tenaga kontrak untuk melaksanakan
penilaian dan pemilahan. Fasilitas yang digunakan untuk melakukan
pemusnahan meliputi tempat, alat pencacah dan komputer. Pelaksanaan
penilaian berkas rekam medis yang akan dimusnahkan berdasarkan tata
cara penilaian yang terdapat pada prosedur pemusnahan berkas rekam
medis.
viii
DAFTAR ISI
HALAMAN JUDUL........................................................................................... i
LEMBAR PENGESAHAN...............................................................................ii
MOTTO..............................................................................................................iii
HALAMAN PERSEMBAHAN ...................................................................... iv
KATA PENGANTAR ......................................................................................vi
INTISARI.........................................................................................................viii
DAFTAR ISI...................................................................................................... ix
DAFTAR GAMBAR .......................................................................................xii
DAFTAR TABEL............................................................................................xiii
DAFTAR LAMPIRAN...................................................................................xiv
BAB I. PENDAHULUAN
A. Latar Belakang ........................................................................................... 1
B. Rumusan Masalah .................................................................................... 4
C. Tujuan Penelitian ...................................................................................... 4
1. Tujuan Umum ...................................................................................... 4
2. Tujuan Khusus...................................................................................... 4
D. Manfaat Penelitian.................................................................................... 4
E. Keaslian Penelitian ................................................................................... 5
ix
6. Penyusutan Rekam Medis ................................................................ 17
7. Pemusnahan Rekam Medis .............................................................. 20
B. Landassan Teori ...................................................................................... 28
C. Kerangka Konsep.................................................................................... 30
D. Pertanyaan Penelitian ............................................................................ 30
x
BAB V. PENUTUP
A. Kesimpulan.............................................................................................. 64
B. Saran ......................................................................................................... 65
DAFTAR PUSTAKA
LAMPIRAN
xi
DAFTAR GAMBAR
xii
DAFTAR TABEL
xiii
DAFTAR LAMPIRAN
xiv
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Rekam Medis pada pasal 1, rekam medis adalah berkas yang berisikan
pasien. Setiap rumah sakit harus membuat rekam medis baik itu
rekam medis rawat jalan maupun rekam medis rawat inap. Rekam
hari terjadi suatu hal yang tidak diinginkan menyangkut rekam medis
itu sendiri.
sejak pasien berobat terakhir atau pulang dari berobat di rumah sakit.
1
Berkas rekam medis pada rak penyimpanan tidak selamanya
rekam medis merupakan salah satu upaya yang dilakukan oleh pihak
tempat yang jarang diakses daripada rekam medis yang masih aktif
(Skurka, 2003).
dengan ketentuan yang ada tidak digunakan lagi maka rekam medis
2
Berdasarkan studi pendahuluan yang dilakukan dengan
3
B. Perumusan Masalah
C. Tujuan Penelitian
1. Tujuan Umum
2. Tujuan Khusus
pemusnahan;
pemusnahan;
D. Manfaat Penelitian
4
peraturan yang ada sehingga nantinya dapat diimplementasikan di
rumah sakit.
2. Bagi Peneliti
E. Keaslian Penelitian
5
Hasil penelitian ini menunjukkan pelaksanaan pemindahan berkas
5DKDMHQJ
2. ______ \DQJ EHUMXGXO ´3HQ\XVXWDQ 5HNDP 0HGLV ,QDNWLI
6
Perbedaan dari penelitian adalah penelitian Rahajeng bertujuan
7
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
A. Definisi Konsep
1. Rekam Medis
a. Tujuan Primer
8
2) Untuk kepentingan pelayanan pasien, rekam medis
b. Tujuan Sekunder
9
tidak berhubungan langsung secara spesifik, yaitu untuk
tiga sampai lima tahun dari tanggal sekarang (Skurka, 2003). Rekam
selama lima tahun di unit kerja rekam medis dihitung sejak tanggal
1995 No.HK.00.06.1.5.01160).
memuat:
a. Identitas pasien;
riwayat penyakit;
e. Diagnosis;
f. Rencana penatalaksanaan;
10
h. Persetujuan tindakan bila diperlukan;
j. Ringkasan pulang;
11
3. Jadwal Retensi
inaktif).
12
melakukan proses retensi harus terlebih dahulu ditetapkan jadwal
Tabel 1.
Jadwal Retensi Arsip
Aktif Inaktif
NoKeluhan Penyakit Rawat Rawat Rawat Rawat
Jalan Inap Jalan Inap
1 Umum 5th 5th 2th 2th
2 Mata 5th 10th 2th 2th
3 Jiwa 10th 5th 5th 2th
2th
4 Orthopedi 10th 10th 2th 5th
5 Kusta 15th 15th 2th 2th
6 Ketergantunga 15th 15th 2th 2th
n obat
7 Jantung 10th 10th 2th 2th
8 Paru 5th 10th 2th 2th
9 Anak Menurut kebutuhan 2th
Sumber: Dirjen Pelayanan Medik
Selain itu, menurut Sudra (2008), dalam pelaksanaan retensi
13
pembunuhan, penganiayaan, pemerkosaan, pengguguran, dan
sebagainya.
a. Sentralisasi
14
poliklinik maupun catatan-catatan selama seorang pasien
karena harus menangani unit rawat jalan dan unit rawat inap,
b. Desentralisasi
15
Menurut Sulistyo-Basuki (2003), arsip dinamis inaktif adalah
nilainya.
16
perhatian terhadap faktor keselamatan, bagi suatu kamar
sebagai berikut:
cepat;
cara:
17
a. Memindahkan arsip rekam medis inaktif dari rak aktif ke rak
yang berlaku.
18
misalnya sampul, formulir yang tidak bernilai, dokumen yang
keseluruhan.
dalam pengawasan.
19
e. Menempatkan pada boks, arsip yang akan dipindahkan tetap
dimusnahkan.
20
tersebut harus dilaksanakan secara total, yaitu dengan cara
membakar habis, dicacah atau dengan cara lain sehingga tidak dapat
oleh badan korporasi pemilik arsip dinamis inaktif atau pihak lain.
dimusnahkan;
(daftar pertelaan);
21
dikenali. Selain itu, cara pembakaran dianggap kurang
dalam gedung.
melenyapkan tulisan.
22
5
cara:
Tabel 2.
Daftar pertelaan Rekam Medis inaktif yang akan dimusnahkan
Jangka Waktu Diagnosis Akhir
No Nomor RM Tahun
Penyimpanan
1 2 3 4
23
Petunjuk pengisian daftar pertelaan rekam medis inaktif
akan disimpan;
rumah sakit;
24
BERITA ACARA PEMUSNAHAN ARSIP
««««««««___««««__ ____
WWG«««««««««__
Mengetahui/menyetujui
WWG««««««««««
«««««««««««««««
Gambar 1.
Contoh berita acara pemusnahan
25
Pemusnahan Dokumen Perusahaan, dalam melakukan
sebagai berikut:
perusahaan;
yang dimaksud;
saksi.
26
c. Cara Penilaian Berkas Rekam Medis
berikut:
medis inaktif:
dan penelitian;
sejarah.
2) Resume
3) Lembar operasi
27
5) Lembar persetujuan
6) Lembar kematian
B. Landasan Teori
rekam medis, rekam medis pasien rawat inap di rumah sakit wajib
medik.
28
tata cara pemusnahan berkas rekam medis inaktif adalah sebagai
berikut:
a. Pembuatan tim pemusnah dari unsur rekam medis dan tata usaha
29
C. Kerangka Konsep
Lembar RM
bernilai guna Disimpan
-
SDM Penilaian Pe
- milahan
Fasilitas
Lembar
RM yang sudah
tidak bernilai
guna
Dimusnahkan
Gambar 2.
Kerangka Konsep Penelitian
Keterangan:
= yang diteliti
D. Daftar Pertanyaan
akan dimusnahkan?
30
BAB III
METODE PENELITIAN
1. Jenis Penelitian
dan bahasa pada suatu konteks khusus yang alamiah dan dengan
31
2. Rancangan penelitian
Dalam penelitian ini, variabel sebab atau resiko, akibat atau kasus,
1. Subjek Penelitian
32
rekam medis dan 2 orang petugas kontrak di Rumah Sakit Panti
Rini.
2. Objek Penelitian
dari penelitian atau objek yang akan diteliti. Objek di penelitian ini
D. Definisi Operasional
guna.
33
5. Pemilahan adalah memilah antara lembar bernilai guna dan lembar
persiapan pemusnahan.
a. Wawancara (interview)
34
penelitian ini dilakukan wawancara langsung kepada petugas
b. Pengamatan (observasi)
fasilitas pemusnahan.
2. Instrumen Penelitian
a. Check-list Observasi
35
pengamatan (Notoatmodjo, 2005). Check list dalam penelitian ini
b. Pedoman wawancara
pemusnahan.
c. Alat tulis
Alat tulis pada penelitian ini adalah pena dan buku yang
wawancara.
(2009), yaitu analisis data terdiri dari tiga alur kegiatan yang terjadi
36
1. Reduksi Data
2. Penyajian Data
3. Penarikan Kesimpulan
37
Huberman dalam Sugiyono (2009), kesimpulan dalam penelitian
38
H. Jalannya Penelitian
1. Tahap Persiapan
Panti Rini. Setelah itu, peneliti akan menerima balasan dari bagian
penelitian.
2. Tahap Pelaksanaan
39
3. Tahap Akhir
40
BAB IV
Rumah Sakit Panti Rini didirikan pada tanggal 10 Juni 1993 yang
klinik gigi dan mulut, klinik penyakit dalam, klinik kandungan dan
bedah umum, konsultasi gizi, klinik mata, klinik kulit dan kelamin,
dan klinik jiwa. Unit rawat inap menyediakan ruang perawatan untuk
anak, bayi baru lahir dan dewasa dengan jumlah tempat tidur
I, kelas utama II, kelas utama III, kelas I, kelas II, kelas III, isolasi kelas
II dan isolasi kelas III. Unit penunjang yang ada di Rumah Sakit Panti
41
fisioterapi dan kassa atau bagian keuangan. Performance Rumah Sakit
Tabel 3.
Performance Rumah Sakit Panti Rini tahun 2008 - 2009
Tahun Tahun
Indikator
2008 2009
Bed Occupation Rate (%) 78,18 75,16
Average Length of Stay (hari) 3,20 3,22
Turn Over Interval (hari) 0,90 1,05
Bed Turn Over (kali) 7,22 7,15
Gross Death Rate (per mil) 30,60 27,03
Netto Death Rate (per mil) 13,8 13,05
Jumlah tempat tidur 47 50
Sumber: Sub Seksi Rekam Medis Rumah Sakit Panti Rini
Tabel 4.
Kunjungan pasien pada tahun 2008 - 2009
Kunjungan Pasien 2008 2009
Baru 10951 11047
Lama 40061 16
42659
Rawat
Total 51012 53706
Jalan
Rata-rata per
141 149
hari
Total 4114 4304
Rawat Inap Rata-rata per
11 12
hari
Total 5669 5744
IGD Rata-rata per
16
hari
Sumber: Sub Seksi Rekam Medis Rumah Sakit Panti Rini
B. Hasil
42
belakang tempat pendaftaran pasien rawat jalan dan yang satunya
rekam medis baru, berkas rekam medis yang telah melampaui batas
aktif dan berkas rekam medis inaktif agar dapat memberi ruang bagi
berkas rekam medis inaktif tersebut, Rumah Sakit Panti Rini akan
rekam medis pasien baru. Hal ini sesuai dengan hasil wawancara
43
1. Persiapan Sumber Daya Manusia untuk Melakukan
Pemusnahan
Panti Rini dimulai dengan usulan yang diajukan oleh Kepala Sub
Responden 2
Hal tesebut diperkuat dengan hasil triangulasi kepada Kepala Sub
44
rekam medis terlebih dahulu memberikan penjelasan dan
45
Pemusnahan itu, proses penghancuran berkas
rekam medis yang dilakukan dengan cara, kalo disini
dicacah« VHKLQJJD EHUNDV WHUVHEXW WLGDN GDSDW GL NHQDOL
lagi
Responden 1
Selain itu, hal tersebut juga diungkapkan oleh pernyataan
Responden 2
Responden A
Untuk melakukan pemusnahan berkas rekam medis inaktif,
46
serba guna yang ada di pojok belakang rumah sakit. Setelah selesai
sebagai berkut:
Responden 1
Hal tersebut juga sesuai dengan hasil triangulasi kepada Kepala
47
2. Fasilitas Pemusnahan
48
Pembuatan daftar pertelaan dilakukan dengan menggunakan
Responden 2
Hal tersebut juga diperkuat dengan hasil triangulasi kepada Kepala
sebagai berikut:
49
Tabel 5.
Hasil observasi tentang daftar pertelaan
No Aspek yang diamati Ya Tidak keterangan
sebagai berikut:
LWD
. GHQJDQ FDUD GLFDFDK_ NDUHQD H«_LQL \D NLWD PHVLQ
pencacahnya tinggal ambil dari Panti RDSLK«
Responden 2
50
Hal tersebut juga diperkuat dengan hasil triangulasi kepada Kepala
Panti Rini.
medis rawat inap inaktif di Rumah Sakit Panti Rini yang akan
51
Dengan menyeleksi lembar rekam medis yang akan
disimpan dengan lembar rekam medis yang akan
dimusnahkan.
Responden B
Triangulasi
52
Tabel 6.
Hasil Observasi tentang Lembar-lembar Rekam Medis
yang Mempunyai Nilai Guna
C. Pembahasan
53
Berdasarkan hasil wawancara kepada petugas rekam medis
usulan oleh Kepala Sub Seksi Rekam Medis kepada direktur rumah
berjumlah dua orang tenaga kontrak yang saat ini sudah mulai
54
yang diketahui, dan dapat menginterpretasikan materi tersebut
secara benar. Orang yang telah paham terhadap objek atau materi
rak penyimpanan berkas rekam medis rawat inap inaktif yang ada
55
Dalam melakukan persiapan pemusnahan Rumah Sakit Panti
berikut:
b) Resume
e) Lembar persetujuan
medis inaktif
56
6) Lembar rekam medis sisa dan dan berkas rekam medis
dari panitia rekam medis, perawat senior dan tenaga lain yang
terkait
panitia rekam medis, perawat senior dan tenaga lain yang terkait
acara pemusnahan.
57
2. Fasilitas Pemusnahan
dipilih oleh pihak rumah sakit karena alat yang digunakan mudah
58
kelebihan antara lain proses pengolahan data yang cepat, tingkat
arsip ialah usaha penjagaan agar benda arsip tidak hilang dan agar
isi atau informasinya tidak sampai diketahui oleh orang yang tidak
berhak.
terhadap arsip ini didasarkan pada nilai guna yang dimiliki oleh
59
setiap jenis arsip. Dari penilaian tersebut akan dapat diketahui nilai
disimpan.
informasi yang ada di dalam arsip. Hasil dari penilaian arsip yaitu
berikut:
inaktif:
60
1) Seringnya rekam medis digunakan untuk pendidikan dan
penelitian
2) Nilai guna
iptek
2) Resume
3) Lembar operasi
5) Lembar persetujuan
6) Lembar kematian
medis inaktif;
e. Lembar rekam medis sisa dan berkas rekam medis rusak tidak
61
Berdasarkan hasil pengamatan, diketahui bahwa terdapat tata
2) Resume
5) Lembar persetujuan
62
tenaga kontrak. Tenaga kontrak tersebut diketahui tidak berlatar
63
BAB V
PENUTUP
A. Kesimpulan
komputer.
64
B. Saran
65
DAFTAR PUSTAKA
Departemen Kesehatan RI. 1995. Surat Edaran Dirjen Yanmed No. Hk.
00.06.1.501160 Tentang Petunjuk Teknis Pengadaan Formulir Rekam
Medis dan Pemusnahan Arsip Rekam Medis di Rumah Sakit. Jakarta:
Departemen Kesehatan RI.
Rahajeng, W.N. 2006. Penyusutan Rekam Medis Inaktif Di RSUP Dr. Sardjito.
Karya Tulis Ilmiah (Tidak Dipublikasikan). Yogyakarta: Program
Studi DIII Rekam Medis Fakultas Matematika dan Ilmu Pengetahuan
Alam.
A. Identifikasi subjek
1. Lokasi : Unit Rekam Medis Panti Rini
2. Waktu : 4 Mei 2010
B. Aspek yang diamati
A. Identifikasi subjek
1. Lokasi : Gudang Serba Guna Panti Rini
2. Waktu : 4 Mei 2010
B. Aspek yang diamati pada perangkat keras
B. Pertanyaan Penelitian
1. Apakah persiapan yang dialakukan oleh petugas rekam medis
untuk melakukan pemusnahan?
2. Apakah yang anda ketahui tentang pemusnahan berkas rekam
medis?
3. Seperti apa tahap-tahap proses pemusnahan berkas rekam medis
yang akan dilakukan?
4. Fasilitas apa saja yang dipersiapkan untuk melakukan
pemusnahan berkas rekam medis?
5. Metode apa yang akan digunakan untuk memusnahkan berkas
rekam medis?
6. Lembar apa saja yang akan disimpan atau tidak dimusnahakan?
Panduan Wawancara Tenaga Kontrak
Nama :
Jenis Kelamin :
Jabatan :
Pendidikan :
Tanggal :
Lokasi :