SERIES

MONOZUKURI

Training program for

unsada
March, 2015
 報 連 相
HORENSO
(Ketrampilan Berkomunikasi di Perusahaan Jepang)

Dra. Aviana MS Tjokro, M.Si

MATSUSHITA GOBEL INSTITUTE
(avitjokro@mgf.or.id/at.kanri@gmail.com)

Disampaikan pada Kuliah Monozukuri

Universitas Persada, March 2015
MONOZUKURI
MONOZUKURI

 Monozukuri menekankan kata “mono” berarti barang dan

“zukuri” berarti proses pembuatan. Itu berarti manufaktur. Kata
Monozukuri ini memiliki makna yang lebih dalam, yaitu tentang
memiliki pikiran, semangat untuk untuk menghasilkan tidak hanya
produk yang sangat baik, tetapi juga memiliki kemampuan untuk
terus meningkatkan sistem produksi dan proses-prosesnya.
 Profesor Takahiro Fujimoto dari Pusat Penelitian Manajemen
Manufaktur di Universitas Tokyo, yang dikenal sebagai ahli teori
Monozukuri, mendefinisikan Monozukuri sebagai “duplikasi data
desain menjadi material” (“the duplication of design data into a
material”), dan juga “seni, ilmu pengetahuan dan kerajinan untuk
membuat sesuatu” (“art, science and craft of making things”)
 Japan Economic and Trade Organization (JETRO) menjelaskan
Monozukuri sebagai memiliki semangat memproduksi produk
unggulan dan kemampuan untuk terus meningkatkan sistem produksi
dan proses.
MONOZUKURI MELALUI HITOZUKURI

 Melakukan Monozukuri tidak dapat dipisahkan dengan

Hitozukuri (“hito” berarti manusia, dan “zukuri” berarti
proses). Dimana melalui Monozukuri, maka berarti industri
juga membangun sumberdaya manusianya, membangun kultur
hidup dan bukan hanya sekedar mempekerjakan manusia
semata.
 Monozukuri adalah membuat produk yang tepat untuk pelanggan
yang tepat dan membuatnya dengan cara yang benar, yaitu dengan
proses kerja yang paling efisien dan memiliki nilai tambah.
 Hitozukuri adalah membentuk manusia dalam arti secara terus
menerus mengembangkan ketrampilan teknis dan kemampun untuk
memecahkan masalah dengan orang lain dalam suasana saling
percaya.
MONOZUKURI melalui HITOZUKURI
KAIZEN

TQM 3M 5S

JIT
8 waste
4R

3G

MONOZUKURI
HORENSO

HITOZUKURI

Green Green Green

Industry Productivity Innovation
KONSEP HORENSO
(報 連 相)
LANGUAGE OF THE MIND

 “If we seek to understand a people we have to put ourselves,

as far as we can, in that particular historical and cultural
background. One has to recognize that countries and people
differ in their approach and their ways, in their approach to
life and their ways of living and thinking. In order to
understand them we have to understand their way of life and
approach. If we wish to convince them, we have to use their
language as far as we can, not language in the narrow sense
of the word, but the language of the mind.”

 Jawaharlal Nehru
RELASI ORANG JEPANG
HORENSO

Apakah HORENSO itu?

 HOkoku [報告] – Laporan

 RENraku [連絡] – Kontak/ Informasi
 SOdan [相談] – Konsultasi
 HOKOKU (Laporan)
Assigned Job
HOUKOKU Adalah
laporan kepada pemberi
tugas mengenai rincian
perkembangan dan hasil
dari pemberian tugas.

* Japan Horenso Center

Aviana Tjokro [2010]

 7 HAL PENTING DALAM PELAPORAN
7. Penting untuk mencoba
mendapatkan laporan dari
1. Pelaporan itu harus diri kita sendiri sebelum
diprioritaskan dari pada orang tersebut melapor ke
pekerjaan rutin harian. kita.

6. Pisahkan antara fakta

sesungguhnya dan
pendapat pribadi
2. Bila mengalami anda.
kesulitan, tanpa pikir
panjang, laporkan pada 5. Sebelum melaporkan
atasan masalah yang rumit,
rangkum dan
rapikan fakta yang
akan dilaporkan dan
ditulis.
3. Keadaan yang
buruk harus
dilaporkan lebih 4. Melaporlah dengan
cepat. urutan berikut:
kesimpulan – alasan –
latar belakang –
keadaan – pendapat.
 RENRAKU (Kontak/Informasi)

Assigned Job
RENRAKU adalah
berhubungan dengan orang
lain dan atau antar
departemen untuk
menginformasikan pekerjaan
yang ditangani

* Japan Horenso Center

Aviana Tjokro [2010]

 7 HAL PENTING DALAM KONTAK
1. Kontak untuk kondisi mendesak lebih penting
daripada pekerjaan rutin harian.
1.
2. 3.
Kontk
2. Rangkum dan siapkan inti-inti dari masalah yang Rangk Kesim
Men-
rumit m inti -pulan
desak

3. Ikuti langkah berikut: kesimpulan=> alasan, latar

belakang, dan keadaan.
4. 5.
4. Saat menyampaikan suatu pesan, pastikan pesan itu Pasti- Sampai
disampaikan dengan benar. 6. PIC
kan kan
benar Pesan
5. Saat anda diminta menyampaikan pesan,
langkahnya adalah : mencatat=> mengulangi
pesan=> memberikan nama Anda.

6. Jika pesan itu mendesak, informasikan pada orang- 7.

orang yang berkaitan dengan masalah tersebut.
Wakt
u
7. Waktu terbaik untuk melakukan kontak adalah di
tiap-tiap selesainya fase pekerjaan.
 SODAN (Konsultasi)

SODAN adalah konsultasi

atau diskusi dengan atasan
ketika ragu tentang sesuatu
hal atau menemukan ide

* Japan Horenso Center

 7 HAL PENTING DALAM KONSULTASI

1. Mintalah nasehat dari

yang lain saat Anda tak
dapat menyelesaikan 7. Konsultasi itu bermanfaat
suatu masalah sendirian. untuk membina
hubungan kerja

2. Berkonsultasilah saat
Anda tidak yakin 6. Mintalah pendapat
dengan keputusan dari teman kerja atau
Anda dari yang lebih
berpengalaman.
3. Sebelum
berkonsultasi, 5. Jangan hanya
pikirkan jalan berpegang pada
keluarnya dulu 4. Siapkan data dan pendapat anda.
sendiri acuan yang
diperlukan terlebih
dahulu.
Real HORENSO
 3 SUDUT PANDANG PENGAMATAN HORENSO

Means
(HORENSO)
Environment
(the other party)

Objective Yourself

* Japan Horenso Center

Aviana Tjokro [2010]

 3 KEDALAMAN INFORMASI

Depth 1 Sharing factual

information
Knowing (seen,
heard, read)
Hear

Understanding
Depth 2 Sharing of meaning
(objective)
(meaning is
conveyed)
Ask

Understanding one
Sharing the another (empathy,
Depth 3 wavelength of the
way of thinking
being impressed,
enthusiasm to do
Listen

something)

* Japan Horenso Center

 5 LEVEL & 3 KEDALAMAN INFORMASI

5 level chart

3 view
3 viewpoints 3 depths depths

* Japan Horenso Center

 HOUKOKU-LAPOR
(Kewajiban + α)
Melakukan Houkoku dengan
jujur.
Telah menyadari bahwa
HORENSO orang obyeknya tidak
LEVEL 5 bagus, penyebabnya ada di diri-
(MAHIR)
sendiri juga.
Merasakan Houkoku yang
memuaskan kedua pihak baik
sendiri maupun orang obyek.
(Memahami baik tujuan orang
obyek maupun tujuan diri-
sendiri.)
Melakukan Houkoku yang cocok
dengan selera orang obyek.
RENRAKU-MENG-
INFORMASIKAN
(memiliki informasi bersama)
- Menikmati HORENSO
Makin buruk informasi,.makin
cepat melakukan RENRAKU.
Melakukan "managemen melalui
informasi".
Mengetahui bahwa yang
memberi arti ke informasi adalah
diri-sendiri.
Dengan menukar informasi,
RENRAKU mengumpulkan
informasi, menciptakan jaringan
orang.
Consultation (Synergy)
- Berusaha untuk menciptakan
organisasi yang mendalami
memiliki informasi, bersama.
Walaupun terhadap orang yang
Soudan (HORENSO)-nya tidak
bagus, menghadapi dengan hati
yang luas. dan membantunya.
(—Soudan untuk membantu. 4 )
Jika menerima Soudan, tidak
berharap imbalan dan tidak
pelit-pelit membantunya.
Dengan menggunakan Soudan,
melibatkan orang lain. Sehingga
dapat menangani pekerjaan
besar yang tidak bisa dilakukan
sendiri (Saling menguntungkan).
 Bukan hanya melaporkan hasil
dan kondisi saja, akan tetapi
memberikan "opini sendiri", dan
menyertakan "usulan" juga.
Level 4 Selain laporan segar, melaporkan
analisa dan tanggapan mengenai
penyebab dan usulan tindakan
untuk memecahkan masalah juga.
Apabila diserahkan wewenang,
melakukan HORENSO yang sesuai.
Bukan hanya terhadap atasan,
terhadap bawahan (junior), rekan
kerja, bagian terkait juga
dilakukan Houkoku dengan pasti.
- Melakukan HORENSO, dengan
menjelaskan tujuan.
- Melakukan "laporan sementara",
waktu perubahan situasi, atau
dalam pekerjaan yang butuh waktu
LEVEL 3 lama, atau waktu pekerjaannya
(MENEN hampir selesai.
GAH)
Menyadari pentingnya "HORENSO
Sementara", dan melaksanakannya.
Telah mengetahui cara penjelasan
"Membagi Tiga", dan
menggunakannya.
Melihat kepentingan,
kedesakan dan lingkup tujuan
informasikan dengan
pandangan yang paling tinggi.
(Melihat juga dengan pan-
dangan rendah, dan horizontal
serta dari luar.)
Memikirkan juga pengaruhnya
isi / cara Renraku terhadap
tempat lain, atau pengaruh itu
apakah mempunyai sifat lebih
luas atau tidak.
Dapat ditambahkan Renraku
informasi yang segar, bisa juga
dapat Renraku informasi olahan.
Memahami bahwa arti Renraku
- Atas nama / dengan bentuk
adalah "memiliki informasi
bersama". Dan mendalami
pemilikan informasi bersama.
Men-support atasan dengan
"pemberian informasi" yang
aktif.
Mengajukan surat ucapan
terima kasih, dengan segera.
Dan menelepon ucapkan terima
kasih. (Mengetahui kapan
diperlukan.)
Sambil mementingkan. baik diri-
sendiri maupun orang lain. dapat
menjelaskan keinginan sendiri
dengan jujur dan terus terang, juga
bisa mendekati dengan tindakan
yang fleksible.
Menerima Soudan dari customer,
atasan, dan dari luar kantor juga.
Kalau perlu, Soudan juga terhadap
ahli di luar kantor.
Dengan pertanyaan yang efisien,
mendalami pemilikan informasi
bersama.
Bukan hanya soudan masalah
sekarang saja, tetapi untuk masalah
masa depan juga melakukan Soudan.
Soudan, melakukan "pengajuan
usulan", "penyampaian informasi"
dan mengkonfirmasikan "visi dan
maksud atasan".
Dalam Soudan, melakukan
"pemberian informasi sebelum
rapat" juga.
Dengan "sifat mendengar dengan
aktif" mendalami, memiliki
informasi bersama.
Mempunyai seseorang yang dapat
Soudan dengan tanpa menutup
rahasia dan membuka hati dengan
luas.
 Melakukan HORENSO atas
pertimbangan cost.
Kesempatan Houkoku,
digunakan untuk mengetahui
pikiran atasan.
Level 2
Bila perlu, melakukan HORENSO
sebelumnya.
Minta maaf atas kesalahan
Houkoku (Renraku) dengan jujur.
Mengatasi kesalahan dengan
pasti, dan betul-betul hati-hati.
Melakukan Houkoku, dengan
memikirkan T.P.O. (Waktu,
Tempat, Kondisi) juga
Telah diketahui prinsip dasar
bahwa "melaporkan dengan jujur".
Setelah selesai pekerjaan,
langsung lapor ke orang yang
memberi instruksi, dengan /
Level 1
secara langsung.
Mengenai "perintah dari bukan
atasan langsung, langsung
melaporkan ke atasan langsung.
Melakukan Houkoku secara
ringkas dengan hasil dulu baru
proses.
Menjelaskan dengan cara yang
mudah dimengerti, dengan
memakai 5W2H.
Terhadap hal yang ada kemungkinan
terjadi kesalahan, dan hal yang perlu
ketelitian, melakukan Renraku
dengan tulisan (memo).
Tentang informasi yang penting,
dikonfirmasi bahwa apakah betul-
betul sampai ke orang objek.
(memberi informasi ≠ Renraku)
Dapat memanfaatkan tool informasi,
dan dapat menjelaskan dengan kata-
kata yang jelas / lugas.
-Hal apa yang dianggap perlu, setiap
kali mengalirkan informasi segar.
(Yang penting timing dan kesegaran.)
Walaupun memahami prinsip
informasi bahwa hal yang buruk
(informasi minus) harus melakukan
Renraku secepatnya, namun
demikian, kadang- kadang ragu-ragu
Memberi salam dengan melihat lawan
bicara dan suara yang besar dan
jelas.
Melakukan Soudan dengan
mempunyai pikiran sendiri seperti
"bagaimana kalau begini?"
Dalam Soudan, melakukan
"permohonan" dan "pemecahan
masalah" juga.
Melakukan Soudan dengan hati
bijaksana dan serius, dan supaya
lawan bicaranya mudah
memahami, menjelaskan kondisi
dengan mudah dimengerti.
Selalu memberi laporan hasil,
terhadap orang yang telah
mengatasi Soudan.
Melakukan Soudan yang perlu,
ke atasan seperti "sebaiknya
bagaimana?".
Sering-sering melakukan Soudan,
tetapi kadang-kadang bingung
sendiri,seperti "gimana ya?".
Telah diketahui bahwa dapat
melakukan HORENSO yang baik
diatas hubungan manusia yang
baik, hubungan manusia yang
baik dapat diwujudkan di atas
HORENSO yang baik.
BENTO REPORT
BENTO
CONTOH-1
CONTOH-2
CONTOH-3
MANAGEMENT STYLE
 Japanese Management Indonesian Management

ITEMS PROCESS- COMPROMISE-

ORIENTED ORIENTED
1 CUSTOMER FOCUS  Customer Satisfaction  Relationship
 Build Customer Trust  Individual Customer Oriented 

not standard

2 LEADERSHIP  Policy Objective  General policy

 Detail direction  Compromise (Collective

Responsibility)

3 PEOPLE Teamwork and task force  Togetherness (Gotong Royong)

INVOLVEMENT (HORENSO: Houkoku=Report;
Renraku=Inform;
Soudan=Consult)
4 PROCESS  PDCA (Plan, Do, Check, Action)  Partial (not completely PDCA)
APPROACH to support QCDSME
 Japanese Management Indonesian Management

ITEMS PROCESS- COMPROMISE-

ORIENTED ORIENTED
5 SYSTEM APPROACH  Integrated  Partial

6 FACT-DATA  Based on the statistical data and  Based on individual opinion

ANALYSIS latest information

7 CONTINUAL  Kaizen Activities  Individual Initiative

IMPROVEMENT  5S and safety

8 MUTUAL BENEFIT  Partnership relation  Independent relation

 Long-term  Short-term
KESIMPULAN
Konsep HORENSO

Pengetahuan dasar untuk bekerja

[Kualitas HORENSO]
= [Kualitas Prosedur Bisnis]

[Kualitas Kerja] = A [Kualitas Praktek Bisnis] x

B [Kualitas HORENSO =
(prosedur bisnis)]
Konsep HORENSO
Evaluasi Koreksi
Periksa
Konsultasi
Laporan &
Kontak/
Komunikasi
Perencanaan,
penjadwanlan dan
menentukan target Konsultasi

Laporan &
Kontak/
Komunikasi

Periksa Proses Konsultasi

Laporan &
Kontak/
Komunikasi

Pelaksanaan Konsultasi
Kerja
IMPLEMENTASI HORENSO

 Lakukan dengan 5W2H

PDCA

Heart (perasaan)
KEPEMIMPINAN

• Perencanaan dan tugas secara rinci ATASAN

• Metode monitoring & evaluasi
• Bimbingan Soudan Houkoku
(Konsultasi) (Laporan)

ANDA
Horenso
Soudan Renraku
(Konsultasi) (Informasi)

BAWAHAN
KESIMPULAN

• JEPANG • Umum di INDONESIA

ATASAN ATASAN
Soudan Houkoku Soudan Houkoku
(Konsultasi) (Report) (Konsultasi) (Laporan)
Instruksi Detail A Otoritas Konsep
Detail A

ANDA ANDA
Soudan Renraku Renraku
Soudan
(Konsultasi) (Inform) (Informasi)
(Konsultasi)
Detail A Instruksi Instruksi
Detail A Detail A
Detail A
REFERENSI
DAFTAR PUSTAKA
 Panasonic Regional Training Center, Singapore – Training material “Understanding The Japanese Culture”
dan buku-buku terlampir dibawah ini:

 Japan Intercultural Consulting (www.japanintercultural.com)

AVIANA MS TJOKRO
Email : avitjokro@mgf.or.id / at.kanri@gmail.com
HP : 0811 990 251

 Memimpin Lembaga Pelatihan dan Konsultasi bidang Manufacturing Management

 Melakukan sinergi aliansi dengan organisasi Internasional dan Nasional di bidang pendidikan dan pengembangan sumberdaya
manusia.
 Curriculum Developer & Trainer untuk topik Managerial Skill, seperti; Basic Business Philosophy, Leadership, Total Quality
Management dan HORENSO

 1998 – sekarang (sekarang) MGF-Matsushita Gobel Institute: Direktur Eksekutif

 1991-1995 PT. Ghrajasa (kontraktor)
[2007] Fak. Pascasarjana, Jurusan Kajian Wilayah Jepang, Universitas Indonesia (M.Si)
[1990] Fak. Ekonomi, Jurusan Studi Pembangunan, Universitas Katolik Parahyangan (Dra.)
AOTS Japan, Philipines, Brunei, Singapore, Malaysia, Jakarta
Association Productivity Organization (APO): TOT TQM for service sector
PREX Kankeiren, Japan
Japan Horenso Center, Japan – Anggota no. 242
Himpunan Alumni AOTS Indonesia – Wakil Ketua Bid Pengembangan SDM (2010-2014)
Asosiasi Studi Jepang di Indonesia – Anggota
Masyarakat Standarisasi (MASTAN) – Anggota no. 500
MONOZUKURISERIES

terimakasih …