BAB I.

PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang

Studi kasus New Jersey Insurance Company

Pada tanggal 16 Juli 1987, John W.Montgomery adalah seorang anggota komite anggaran
New Jersey Insurance Company (NJIC), membaca laporan anggaran bagi divisi hukum dalam
rangka mempersiapkan sebuah konferensi per kuartal dengan masing-masing kepala divisi.
Divisi hukum bertanggung jawab atas seluruh urusan hukum yang berkaitan dengan
operasionalisasi perusahaan. Divisi tersebut mewakili perusahaan dalam hal litigasi,
berkonsultasi dengan departemen-departemen yang berkaitan dengan implikasi hukum. Dalam
struktur organisasi perusahaan kepala divisi hukum, dikepalai oleh Wiliam Somersby serta
terbagi dalam lima bagian yang ada, dua diantaranya adalah bagian pinjaman individu dan
bagian utang perusahaan.

Pada bagian Pinjaman individu Karyawan, terdiri dari 3 orang pengacara, satu orang yang
memberikan bantuan pada bagian-bagian yang sibuk atau absen, satu orang yang masih berada
dalam masa status pelatihan, dan 26 orang sebagai penguji gadai. Penguji gadai adalah orang-
orang yang tidak pernah mengikuti pelatihan hukum namun dilatih perusahaan untuk memeriksa
dan menyepakati sejumlah transaksi utang yang diajukan. Bagian pinjaman individu bertanggung
jawab atas proses peminjaman utang secara legal yang dibuat untuk individu dengan jaminan
properti riil. Perusahaan tidak berpiutang langsung ke peminjam individual, yang paling sering
terjadi adalah utang-utang yang diajukan oleh perusahaan independen. Fungsi utama bagian ini
adalah untuk menjalankan kerja hukum yang dibutuhkan dalam kaitannya dengan seluruh utang
yang diberikan dan mengenai seluruh utang yang ada. Fungsi lainnya adalah memeriksa seluruh
instrumen utang yang ada untuk memastikan bahwa semuanya bisa melindungi kepentingan
NJIC.

Meskipun pengendalian yang menyeluruh dapat dilakukan atas output yang dihasilkan oleh
masing masing peserta uji, pengendalian terhadap seluruh bagian atau seksi jauh lebih sulit.
Tujuan dasar dari proses anggaran adalah mendorong kepala divisi untuk menyusun perencanaan
dan segera membuat laporan mengenai jangkauan operasionalisasi divisi mereka selama tahun
berikutnya

1
 Pada bagian Pinjaman Perusahaan terdapat cara operasional yang berbeda, karena secara
umum nominal utang perusahaan lebih besar dibandingkan utang kepada individu. Dalam utang
ini, pengambilan keputusan dilakukan oleh divisi investasi. Karena ukuran kompleksitas utang
yang besar, bagian ini bekerja saling keterkaitan dengan orang-orang dari investasi. Bagian
subtansial dalam mengurus utang perusahaan terdiri dari aktivitas merancang dokumen dokumen
legal. Prosedur-prosedur pengendalian dalam seksi ini berbeda secara substansial dari utang
individu.

2
 BAB II. PERMASALAHAN

2.1. Permasalahan

Pinjaman Individu

-Pinjaman individual di wilayah New Jersey mengakibatkan adanya utang-utang yang diajukan
oleh perusahaan-perusahaan independen seperti FHA, VA, dan utang-utang konvensional.
Utang-utang ini biasanya dibuat langsung oleh bank-bank atau lembaga-lembaga keuangan yang
sama, yang diorganisasikan untuk tujuan tersebut.

- Bank dan lembaga-lembaga keuangan lain akan menumpuk sejumlah surat utang dan
menjualnya ke NJIC dalam bentuk paket, Perusahaan asuransi membeli beribu-ribu surat hutang
setiap tahunnya.

Proses Anggaran

-Pengendalian terhadap seluruh bagian/seksi jauh lebih sulit karna dapat memungkinkan
terjadinya penyimpangan yang besar dari proyeksi-proyeksi yang semula dibuat.

- Adanya kebijakan memecat para pegawainya jika dia melakukan kesalahan, Kebijakan ini pula
yang menyebabkan pihak manajemen enggan menerima pegawai baru.

Bagian Pinjaman Perusahaan

- Transaksi hutang perusahaan memakan waktu yang lama, mulai dari berminggu-minggu hingga
berbulan-bulan, maka bias saja bahwa laporan harian dan dalam banyak kasus laporan mingguan
tidaklah cukup.

- Selain utang sudah memberikan efek pada masa yang lama, para peminjam sering kembali
mendatango NJIC untuk meminta surat pelepasan pembebasan ataupun modifikasi yaitu mereka
meminta perubahan dalam peraturan yang membatasi jangka waktu atau syarat-syarat

3
 kesepakatan lainnya, Hal ini menyulitkan para pengacara untuk mengatur waktu dalam membuat
perencanaan.

Laporan Anggaran

- Memungkinkan terjadinya kesalahan/ kekeliruan dalam membuat laporan anggaran.

BAB III. LANDASAN TEORI

3.1. Struktur Organisasi

Wakil Presiden Presiden Eksekutif

Wakil Presiden Devisi Wakil Somersby

Investasi Wakil Presiden Devisi
Hukum

John Wallace Peter Carlisle

Supervisor bagian Supervisor bagian

Pinjaman Individual Pinjaman Perusahaan ( 3 Bagian Lainnya )

Altantic Midwest Pacific Coast

Coast Group Group Group

4
3.2. COA (Chart of Accounts)

Biaya Anggaran Aktual DiAtas DiBawah

Anggaran Anggaran
Biaya karyawan :
Gaji, penuh waktu $924.092 $932.201 $8.109
Gaji, paruh waktu - - -
Gaji, lembur 4.500 33.610 29.110
Pinjaman karyawan - 5.905 5.905
Makan siang karyawan 17.055 19.180 2.125
Asuransi, Pensiun, SS, dan sebagainya 206.024 208.051 2.027
Total 1.151.671 1.198.947 47.276
Biaya servis langsung (fotografi,dsb) 10.219 12.459 2.240
Biaya lainnya :
Sewa 100.230 100.230
Persediaan kantor 2.267 3.067 800
Penyusutan dan pemeliharaan 11.940 11.940
peralatan
Kertas cetak 3.842 5.367 1.525
Perjalanan 2.835 3.155 320
Telpon 7.577 8.690 1.113
Pengeposan 3.057 3.227 170
Servis perumahan secara prorata 36.810 37.405 595
Gaji professional 50 100 50

5
Lain-lain 395 567 172
Total 169.003 173.748 4.745
Total keseluruhan $1.330.893 $1.385.154 $54.261
Jumlah pekerja paruh waktu 46 46

3.3. Akuntansi Pertanggungjawaban

Devisi hukum New Jersey Insurance Company (NJIC) bertanggung jawab atas semua urusan
hukum akuntansi yang berkaitan dan juga denagn seluruh oprasionalisasi perusahaan sebelum
melaporkannya pada presiden Eksekutif, Selain itu, devisi tersebut memberi nasihat kepada
manajemen perusahaan mengenaiperkembangan yang ada di masa depan yang berkaitan denagn
perpajakan dan peraturan lain, serta mengenai keputusan-keputusan pengadilan yang
berpengaruh pada perusahaan.

3.4. Biaya Terkendali dan Tidak Terkendali

Biaya Terkendali

Pengendalian yang menyeluruh terhadap biaya dapat dilakukan atas output yang dihasilkan oleh
pinjaman, pengendalian terhadap seluruh bagian atau seksi jauh lebih sulit. Tujuan dasar dari
proses anggaran adalah mendorong kepala divisi untuk menyusun perencanaan dan segera
membuat laporan mengenai jangkauan operasionalisasi divisi mereka selama tahun berikutnya.
Pada bagian Pinjaman Perusahaan terdapat cara operasional yang berbeda, karena secara umum
nominal utang perusahaan lebih besar dibandingkan utang kepada individu. Dalam utang ini,
pengambilan keputusan dilakukan oleh divisi investasi. Karena ukuran kompleksitas utang yang
besar, bagian ini bekerja saling keterkaitan dengan orang-orang dari investasi. Bagian subtansial
dalam mengurus utang perusahaan terdiri dari aktivitas merancang dokumen dokumen legal.
Prosedur-prosedur pengendalian dalam seksi ini berbeda secara substansial dari utang individu.

Biaya Tidak Terkendali

6
 Pinjaman individual mengakibatkan adanya utang-utang yang diajukan oleh perusahaan-
perusahaan independen meningkat serta utang-utang konvensional bertambah. Utang-utang ini
biasanya dibuat langsung oleh bank-bank atau lembaga-lembaga keuangan yang sama, yang
diorganisasikan untuk tujuan tersebut.akibatnya bank dan lembaga-lembaga keuangan lain akan
menumpuk sejumlah surat utang.

3.5. Proses Menjaga Kestabilan

Kestabilan sanggat dibutuhkan oleh NJIC karna tanpa adanya kestabilan akan mengakibatkan
semua proses tidak berjalan dengan semestinya. Tujuan dasar dari proses adalah untuk
mendorong para kepala devisi untuk menyusun perencanaan dengan segera membuat laporan
oprasionalisasi devisi mereka selama than berikutnya, hal ini dilakukan untuk mengantisipasi
adanya perubahan-perubahan aktivitas dari tahun yang sedang berjalan sehingga dapat terus
menjaga kestabilan perusahaan.

7
 BAB IV. PEMBAHASAN

4.1. Struktur Organisasi

 Devisi Investasi perusahaan bertanggung jawab untuk memutuskan pinjaman, termasuk

mengenai jumlahnya, tingkat bunga, dan jatuh tempo.
 Devisi Hukum perusahaan bertanggung jawab atas berbagai kebijakan/peraturan yang
dibuat oleh perusahaan
 Supervisor bagian pinjaman individual bertanggung jawab atas pinjaman-pinjaman
perorangan
 Supervisor bagian pinjaman perusahaan bertanggung jawab atas pinjaman yang diajukan
oleh lembaga-lembaga tertentu.

Kesimpiulan :

Dengan pembagian dan pembatasan tugas yang jelas pada setiap divisinya maka tugas dari
masing-masing anggota perusahaan dapat terkendali dengan baik.

4.2. COA (Chart of Account)

Biaya COA
Gaji, penuh waktu 5021
Gaji, paruh waktu 5021

8
Gaji, lembur 5021
Pinjaman karyawan 1151
Makan siang karyawan 5022
Asuransi, Pensiun, SS, dan sebagainya 1202
Biaya servis langsung (fotografi,dsb) 1203
Sewa 1201
Persediaan kantor 1330
Penyusutan dan pemeliharaan peralatan 5050
Kertas cetak 2110
Perjalanan 5023
Telpon 5025
Pengeposan 5028
Servis perumahan secara prorata 5030
Gaji professional 5021

Chart of Account Perusahaan Jasa

5021 (Gaji pegawai), 5022 (tunjangan), 1203 (biaya dibayar dimuka), 1202 (asuransi dibayar
dimuka), 1201(sewa dibayar dimuka), 1330 (aset tetap perlengkapan kantor), 5050 (penyusutan),
2110 (biaya yang masih harus dibayar), 5023 (perjalanan dinas), 5025 (beban telpon), 5028
(beban pos), 5030 (jamuan/sumbangan), 1151 (piutang pihak lain).

Kesimpulan :

Perusahaan New Jersey telah mengarahkan setiap divisi/departemen didalam perusahaannya,

untuk setiap tahunnya membuat perencanaan anggaran. Tahapan pembuatan anggaran pun juga
melibat setiap pihak yang terdapat dalam divisi tersebut. Akan tetapi dalam proses pembuatan
rencana anggaran, setiap divisinya tidak melakukan koordinasi dengan divisi lainnya yang
terkait. Seperti pada divisi hukum, bagian pinjaman individual. Kepala bagian pinjaman
individual dalam pembuatan rencana anggaran tahunan akan berkaitan dengan divisi investasi,
akan tetapi dalam proses pembuatan rencana anggarannya tidak ada koordinasi dengan pihak
divisi investasi tersebut, bagian ini membuat anggaran yang berhubungan dengan divisi investasi

9
 hanya berdasarkan prediksi mereka. Saya merekomendasikan harusnya dalam proses pembuatan
rencana anggaran, terutama pada divisi dan bagian yang anggarannya akan berkatian dengan
divisi lain. Harusnya terdapat koordinasi antar divisi tersebut dalam pembuatan anggarannya.
Hal ini saya rekomendasikan, agar pembuatan anggaranya lebih tepat dan revisi atas anggaran
yang dibuat tersebut kedepannya dapat diminimalisir.

4.3. Analisis Akuntansi Petanggungjawbawan Realisasi dan Anggran Data

Biaya Nominal Anggaran Actual + Fungsi Kesimpulan

Terkendali Tidak Terkendali Tidak - yang
terkendali terkendali bertanggun
g jawab
Gaji, - $8.109 $8.109 - Anggaran
penuh lebih kecil
waktu dari Aktual
Gaji, - - - -
paruh
waktu
Gaji, 29.110 29.110
lembur
Pinjaman 5.905 5.905
karyawan
Makan 2.125 2.125
siang
karyawan
Asuransi, 2.027 2.027

10
Pensiun,
SS, dan
sebagain
ya
Biaya 2.240 2.240
servis
langsung
(fotografi
,dsb)
Sewa 0 0 0 0
Persediaa 800 800
n kantor
Penyusut 0 0 0 0
an dan
pemeliha
raan
peralatan
Kertas 1.525 1.525
cetak
Perjalana 320 320
n
Telpon 1.113 1.113
Pengepos 170 170
an
Servis 595 595
perumaha
n secara
prorata
Gaji 50 50
professio
nal

11
Lain-lain 172 172

BAB V. SIMPULAN DAN SARAN

5.1. Simpulan

Meskipun pengendalian yang menyeluruh dapat dilakukan atas output yang dihasilkan
oleh masing masing peserta uji, pengendalian terhadap seluruh bagian atau seksi jauh lebih sulit.
Oleh karna itu perusahaan NJCP (New Jersey Insurance Company) harus lebih cermat
menggamati mengontrol serta menyelesaikan berbagai permasalahan yang ada mulai dari bagian
pinjaman individu, struktur keorganisasian, proses anggaran, bagian pinjaman perusahaan, dan
laporan anggaran agar terciptanya keselarasan antara bagian-bagian tersebut.

5.2. Saran

 Melihat tingginya kenaikan atas gaji lembur, saya merekomendasikan agar perusahaan
lebih baik melakukan rekrut pegawai tambahan. Dengan memaksakan pegawai yang ada
untuk selalu lembur, hal ini akan berdampak pada kinerja dari karyawan tersebut. Ketika
kinerja karyawan tersebut mengalami penurunan karena kelelahan dan lain sebagainya
tentunya hal ini akan berdampak pada perusahaan.
 Pembuat rancangan anggaran masih kurang baik dalam meramalkan beberapa biaya yang
mungkin dapat terjadi. Tidak adanya anggaran tak terduga. Hal ini dapat dilihat pada
komponen pinjaman karyawan. Jika perusahaan memang membuat kebijakan untuk
memberikan pinjaman, harusnya telah dibuat rancangan anggaran prediksi atas pinjaman

12
 yang akan diberikan pada karwayan, serta harus terdapat batas maksimal jumlah yang
akan dipinjam setiap periodenya.
 Mengenai gaji professional, diketahui perusahaan cukup sering menggunakan pengacara
dari pihak eksternal. Pada laporan anggaran terakhir dapat dilihat bahwa biaya atas gaji
professional mengalami peningkatan sampai 100% dari yang dianggarkan. Melihat
kondisi ini kami berpendapat akan lebih baik jika perusahaan menambah karyawan tetap
untuk posisi pengacara/ahli hukum.

PERTANYAAN

1. Dalam cara bagaimanakah Somersby mengendalikan operasi dari seksi di divisinya? Dalam
cara bagaimana manajemen puncak mengendalikan operasin dari divisi hukum?

 Cara yang dilakukan Somersby dalam mengendalikan operasi dari seksi divisinya adalah
:

 Dengan pembagian dan pembatasan tugas yang jelas pada setiap divisinya.

 Somersby memberi instuksi kepada setiap divisi menerapkan operasional dan

pengendalian yang berbeda antara pinjama individual dan pinjaman perusahaan. Karena
pinjaman perusahaan lebih besar dari pada pinjaman individual sehingga hal-hal yang
harus dinilai dan diperhatikan oleh setiap divisi harus lebih mendetail.

 Manajemen puncak mengendalikan operasi dari divisi hukum dengan cara :

 Divisi hukum harusnya memiliki satu bagian saja agar tidak terpecah. Seharusnya
perusahaan merekrut pegawai untuk divisi hukum adalah orang-orang yang kompeten
dan harus lulusan dari sekolah hukum sehingga perusahaan tidak terlalu bergantung pada
pengacara dari luar perusahaan. Karena jika perusahaan terlalu bergantung pada

13
 pengacara luar, maka kemungkinan besar informasi perusahaan akan bocor pada pihak
lain. Karena kurangnya loyalitas pengacara luar pada perusahaan New Jersey.

 Pinjaman yang diberikan oleh perusahaan harusnya diklasifikasikan berdasarkan lokasi

geografis dan dibedakan pinjaman individual dan pinjaman perusahaan. Karena untuk
mempermudah pembagian jenis transaksinya.

2. Apakah ada cara lain yang mungkin dilakukan untuk meningkatkan pengendalian?

 Perusahaan New Jersey telah mengarahkan setiap divisi/departemen didalam

perusahaannya, untuk setiap tahunnya membuat perencanaan anggaran. Tahapan
pembuatan anggaran pun juga melibat setiap pihak yang terdapat dalam divisi tersebut.
Akan tetapi dalam proses pembuatan rencana anggaran, setiap divisinya tidak melakukan
koordinasi dengan divisi lainnya yang terkait. Seperti pada divisi hukum, bagian
pinjaman individual. Kepala bagian pinjaman individual dalam pembuatan rencana
anggaran tahunan akan berkaitan dengan divisi investasi, akan tetapi dalam proses
pembuatan rencana anggarannya tidak ada koordinasi dengan pihak divisi investasi
tersebut, bagian ini membuat anggaran yang berhubungan dengan divisi investasi hanya
berdasarkan prediksi mereka. Saya merekomendasikan harusnya dalam proses pembuatan
rencana anggaran, terutama pada divisi dan bagian yang anggarannya akan berkatian
dengan divisi lain. Harusnya terdapat koordinasi antar divisi tersebut dalam pembuatan
anggarannya. Hal ini saya rekomendasikan, agar pembuatan anggaranya lebih tepat dan
revisi atas anggaran yang dibuat tersebut kedepannya dapat diminimalisir.

 Perusahaan New Jersey membuat anggaran dalam bentuk tahunan. Harusnya perusahaan
juga membuat anggaran yang sifatnya bisa bulanan atau 3 bulanan. Rekomendasi ini saya
berikan guna perusahaan lebih efektif lagi dalam melakukan pengendalian di tingkat
perusahaan maupun divisi.

3. Sebagai Montgomery, komentar apa yang akan anda buat dan pertanyaan apa yang akan
anda ajukan pada Somersby mengenai kinerja dari dua divisi hukum selama enam bulan
pertama pada tahun 1987?

 Berdasarkan dari laporan anggaran enam bulan pertama tahun 1987 untuk bagian
Pinjaman Individual

14
 Saya melihat bahwa pembuat anggaran perusahaan ini terutama pada divisi hukum dalam
melakukan prediksi biaya masih kurang baik. Hal ini dapat dilihat hampir disetiap
komponen biaya yang dikeluarkan mengalami kenaikan dari dari anggaran yang dibuat
diawal. Komponen biaya yang cukup signifikan naik dapat dilihat pada biaya lembur dan
biaya atas gaji professional.

 Melihat tingginya kenaikan atas gaji lembur, saya merekomendasikan agar perusahaan
lebih baik melakukan rekrut pegawai tambahan. Dengan memaksakan pegawai yang ada
untuk selalu lembur, hal ini akan berdampak pada kinerja dari karyawan tersebut. Ketika
kinerja karyawan tersebut mengalami penurunan karena kelelahan dan lain sebagainya
tentunya hal ini akan berdampak pada perusahaan.

 Pembuat rancangan anggaran masih kurang baik dalam meramalkan beberapa biaya yang
mungkin dapat terjadi. Tidak adanya anggaran tak terduga. Hal ini dapat dilihat pada
komponen pinjaman karyawan. Jika perusahaan memang membuat kebijakan untuk
memberikan pinjaman, harusnya telah dibuat rancangan anggaran prediksi atas pinjaman
yang akan diberikan pada karwayan, serta harus terdapat batas maksimal jumlah yang
akan dipinjam setiap periodenya.

 Mengenai gaji professional, diketahui perusahaan cukup sering menggunakan pengacara

dari pihak eksternal. Pada laporan anggaran terakhir dapat dilihat bahwa biaya atas gaji
professional mengalami peningkatan sampai 100% dari yang dianggarkan. Melihat
kondisi ini kami berpendapat akan lebih baik jika perusahaan menambah karyawan tetap
untuk posisi pengacara/ahli hukum.

 Berdasarkan dari laporan anggaran enam bulan pertama tahun 1987 untuk bagian
Pinjaman Perusahaan

 Saya melihat bahwa kinerja dari bagian ini sudah cukup baik, akan tetapi terdapat
komponen biaya naik dari yang dianggarkan. Perlu ditingkatkan kembali dalam analisis
pembuatan anggaranya dan lakukan koordinasi sebelum anggaran ini disetujui.

15
16