MODUL PERKULIAHAN

SAP
Human Capital
Management
(HR050)
Navigasi

Fakultas Program Studi Tatap Muka Kode MK Disusun Oleh

02
Ekonomi & Bisnis Manajemen S1 Agatha Rinta Suhardi, S.Si., M.M.

Abstract Kompetensi
Unit ini akan memperkenalkan tahap Mahasiswa mampu log in ke sistem
untuk login, menavigasi, dan SAP, menggunakan navigasi di SAP,
menggunakan fitur help pada membuat daftar favorit dan
aplikasi SAP. menggunakan fitur help.
LOGGING ON AND PERSONALIZING YOUR USER INTERFACE
SAP GUI dan SAP Log On
SAP Graphical User Interface (GUI) adalah program standar untuk mengakses hampir
semua solusi SAP. Untuk memulai SAP GUI, SAP menyediakan program lain, yaitu SAP
Log on.
Berikut merupakan tampilan utamanya:

Proses Logon
Untuk logon ke sistem diperlukan user dan password yang akan diberikan oleh
administrator.

‘20 SAP Human Capital Management

2 (HR050) Biro Akademik dan Pembelajaran
http://www.widyatama.ac.id
Agatha Rinta Suhardi, S.Si., M.M.
Multiple Logons dan Multiple Sessions
Ada dua cara untuk membuka dua sistem SAP secara persamaan
1. Multiple logons
2. Multiple session
Satu user hanya bisa login sekali per sistem SAP di waktu yang bersamaan, dan harus
menggunakan multiple session jika ingin membuka beberapa jendela. Menggunakan
beberapa sesi memungkinkan pengguna untuk membuka beberapa jendela secara
bersamaan di komputer yang sama. Sistem SAP melacak jumlah login pada SAP R/3, untuk
keamanan dan lisensi. Jika pengguna yang sama logon lebih dari sekali, lalu untuk setiap
logon berikutnya, sistem menampilkan pesan peringatan yang menawarkan tiga opsi berikut
kepada pengguna:
1. Continue with this logon and end any other logons of this user in the system – untuk
melanjutkan dengan logon ini dan akhiri login lain dari pengguna ini di sistem.
2. Continue with this logon without ending any other logons in the system – untuk
meLanjutkan dengan logon ini tanpa mengakhiri logon lain di sistem (ini dilacak).
3. Terminate this logon – untuk menghentikan logon.

Setiap sesi yang dibuka bersifat independen, menutup sesi pertama tidak menyebabkan
sesi yang lainnya ditutup. Terlalu banyak sesi terbuka dapat menyebabkan kinerja sistem
lebih lambat. Untuk alasan ini, administrator sistem mungkin membatasi jumlah sesi yang
dapat di buat.

‘20 SAP Human Capital Management

3 (HR050) Biro Akademik dan Pembelajaran
http://www.widyatama.ac.id
Agatha Rinta Suhardi, S.Si., M.M.
Untuk berpindah dari satu sesi ke sesi lainnya, klik bagian mana pun dari jendela yang berisi
sesi yang ingin di tuju (atau gunakan tombol yang ditentukan untuk mengubah jendela:
ALT+ TAB)

Jika pengguna membuka satu sesi, pengguna bisa me-minimize sesi lainnya yang sedang
tidak digunakan. Setelah user selesai menggunakan satu sesi, disarankan untuk menutup
sesi tersebut, karena perpengaruh pada kecepatan kerja sistem SAP. Sebelum sebuah sesi
diakhiri, pastikan data yang ingin direkam sudah disimpan (save), karena sistem tidak
melakukan penyimpanan otomatis ketika sebuah sesi diakhiri.

Metode Untuk Personalisasi Antarmuka Pengguna

User memiliki opsi personalisasi yang disediakan oleh SAP untuk membantu pekerjaan,
diantaranya:
- Merubah tata letak layar SAP Easy Access
- Melacak riwayat input
- Menampilkan status message di jendela pop-up, bukan di status bar
- Mengatur preferensi tampilan data
- Menyesuaikan warna tampilan dan fields

NAVIGATING IN THE SAP SYSTEM

Screen Structure
SAP Easy Access adalah layar default dalam sistem SAP. Layar sebelah kiri berisi hierarki
menu yang tersedia di sistem SAP; dan layar sebelah kanan dapat digunakan untuk
menampilkan gambar/logo perusahaan. Pengaturan grafik ini dibuat oleh administrator
sistem diperusahaan dan tidak bisa disesuaikan oleh pengguna individu.

‘20 SAP Human Capital Management

4 (HR050) Biro Akademik dan Pembelajaran
http://www.widyatama.ac.id
Agatha Rinta Suhardi, S.Si., M.M.
Elemen sederhana pada layar SAP adalah sebagai berikut::

‘20 SAP Human Capital Management

5 (HR050) Biro Akademik dan Pembelajaran
http://www.widyatama.ac.id
Agatha Rinta Suhardi, S.Si., M.M.
Command field
User dapat memulai sebuah transaksi secara langsung dengan memasukkan kode
transaksi yang akan dikerjakan pada Command field. User dapat menemukan kode
transaksi tersebut pada menu Overview di layar SAP Easy Access, bisa juga pada
status bar atau pada saat transaksi dibuka buka di System - Status.
Menu bar
Menu bar adalah baris paling atas pada window di sistem SAP.
Standard toolbar
Berisi tools standar yang ditampilkan pada setiap screen SAP. Berisi tools umum,
seperti save, close, back, dan tools standar lainnya. Simpan kursor pada ikon tools
untuk dapat mengetahui fungsi dari tools tersebut.
Title bar
Berisi judul pekerjaan/transaksi yang sedang digunakan oleh user.
Application toolbar
Berisi tools khusus yang ditampilkan pada transaksi/pekerjaan yang sedang
digunakan oleh user.
Checkbexes
Memungkinkan user untuk memilih beberapa pilihan pada sebuah kelompok pilihan.
Radio buttons
User hanya bisa memilih satu buttons untuk kelompok pilihan tersebut.
Tab
Berisi kelompok-kelompok isian untuk memudahkan dalam pekerjaan/transaksi.
Status bar
Menampilkan informasi status sistem yg sedang berjalan, termasuk error message.
Bisa juga diatur untuk menampilkan kode transaksi untuk pekerjaan/transaksi yang
sedang digunakan/dibuka.

Opsi Navigasi
User memiliki beberapa cara untuk menavigasi atau masuk ke sebuah transaksi/pekerjaan
dalam sistem SAP:
- Dengan memasukkan kode transaksi (transaction code) di kolom perintah (command
field)
- Dengan memilih/mengklik item dari daftar menu pada menu bar
- Dengan memilih/mengklik item dari daftar Favorites

‘20 SAP Human Capital Management

6 (HR050) Biro Akademik dan Pembelajaran
http://www.widyatama.ac.id
Agatha Rinta Suhardi, S.Si., M.M.
Menggunakan Transaction code
Setiap transaksi atau fungsi di SAP sistem memiliki kode transaksi. Cara ini
merupakan cara yang lebih cepat, selama user mengetahui kode transaksi atas
transaksi yang akan dikerjakan. User bisa melihat kode transaksi pada saat transaksi
tersebut dibuka/ditampilkan lalu memilih System - Status.

Konvensi berikut adalah tips penting menghemat waktu untuk menggunakan kode
transaksi:

‘20 SAP Human Capital Management

7 (HR050) Biro Akademik dan Pembelajaran
http://www.widyatama.ac.id
Agatha Rinta Suhardi, S.Si., M.M.
Role-Based User Menus
Bilah kanan pada tampilan SAP Easy Access merupakan daftar menu yang
disediakan oleh sistem SAP. Setiap menu berisi submenu yang dikelompokkan
berdasarkan skenario bisnis.

Menggunakan daftar Favorites

Di SAP Easy Access, Anda dapat membuat daftar favorit yang berisi:
- Transaksi
- Tautan ke file
- Alamat Internet
Daftar favorit, dapat diedit oleh setiap pengguna sesuai preferensi yang hanya dapat
dilihat oleh user tersebut.

‘20 SAP Human Capital Management

8 (HR050) Biro Akademik dan Pembelajaran
http://www.widyatama.ac.id
Agatha Rinta Suhardi, S.Si., M.M.
Status Bar
Memberikan informasi umum tentang sistem dan transaksi SAP atau tugas yang sedang di
kerjakan. Di sebelah kiri bilah status menampilkan System messages dan di kanan status
bar berisi tiga bidang: satu dengan informasi server, dan dua dengan informasi status.

Di ujung kiri, bilah status:

- Mengidentifikasi pesan kesalahan
- Mengidentifikasi pesan sistem lainnya
Untuk menyembunyikan bidang status, pilih panah di sebelah kiri.
Untuk menampilkan informasi sistem berikut, pilih masing-masing di bidang status pertama:

‘20 SAP Human Capital Management

9 (HR050) Biro Akademik dan Pembelajaran
http://www.widyatama.ac.id
Agatha Rinta Suhardi, S.Si., M.M.
 - System
- Client
- User
- Program
- Transaction
- Response time

Navigasi pada SAP System

Temukan berbagai transaksi dengan menavigasi menu SAP Easy Access.
1. Apa nama transaksi yang terletak di bawah folder Order in Sales and Distribution?
a) Dari SAP Easy Access menu, pilih SAP menu
b) Pilih Logistics.
c) Pilih Sales and Distribution.
d) Pilih Sales.
e) Pilih Order
f) hasilnya

2. Apa nama transaksi yang terletak di bawah folder Posting?

a) Dari SAP Easy Access menu, pilih Accounting
b) Pilih Financial Accounting.
c) Pilih General Ledger.
d) Pilih Posting.
e) hasilnya

‘20 SAP Human Capital Management

10 (HR050) Biro Akademik dan Pembelajaran
http://www.widyatama.ac.id
Agatha Rinta Suhardi, S.Si., M.M.
Menggunakan kode transaksi.
1. Cobalah ebberapa kode transaksi dibawah ini

2. Untuk menampilkan daftar pengguna yang masuk ke sistem :

Dari SAP Easy Access menu, pilih Tools - Administration - Monitor – System
Monitoring - User Overview.

3. Tampilkan kode transaksi untuk transaksi ini menggunakan menu Status sistem
Dari Menu bar, pilih System – Status

‘20 SAP Human Capital Management

11 (HR050) Biro Akademik dan Pembelajaran
http://www.widyatama.ac.id
Agatha Rinta Suhardi, S.Si., M.M.
4. Kembali ke layar SAP Easy Access dan gunakan kode transaksi untuk memulai
transaksi untuk menampilkan gambaran umum pengguna, yang menyediakan daftar
pengguna yang masuk ke sistem.
- Masukan sm04 pada command field.

- Pilih Enter.

- Pilih Exit untuk keluar kembali ke SAP Easy Access menu.

Membuat Favorites Menggunakan Menu

Contoh : Membuat favorite untuk transaksi post an incoming payment pada accounts
receivable. Dengan kode transaksi F-28.
a) Dari SAP Easy Access menu, pilih Accounting - Financial Accounting –
Customers - Document Entry.
b) Pilih Incoming Payments. (jangan lakukan double klik)
c) Dari Menu bar, pilih Favorites - Add.
Bisa juga menggunakan menu Add to Favorites

MENGGUNAKAN FITUR HELP

HELP FEATURES
Sistem SAP menyediakan bantuan online yang komprehensif. User dapat menampilkan
bantuan dari layar mana pun di sistem. Anda selalu dapat meminta bantuan menggunakan
menu Help atau menggunakan ikon yang relevan. Menu Bantuan berisi opsi berikut:
- Application Help, menampilkan bantuan komprehensif untuk aplikasi saat ini.
Memilih opsi menu ini di layar awal menampilkan bantuan untuk memulai SAP.
- SAP Library, semua dokumentasi online dapat ditemukan di sini.
- Glossary, Anda dapat mencari definisi istilah di glosarium.
- Release notes, ini menampilkan catatan yang menjelaskan perubahan fungsional
yang terjadi antara sistem SAP rilis.
- SAPNet, ini memungkinkan Anda untuk masuk ke SAPNet.
- Feedback, memungkinkan Anda untuk mengirim pesan ke layanan SAP sistem.
- Settings, memungkinkan Anda untuk memilih pengaturan untuk bantuan.

‘20 SAP Human Capital Management

12 (HR050) Biro Akademik dan Pembelajaran
http://www.widyatama.ac.id
Agatha Rinta Suhardi, S.Si., M.M.
FIELD HELP
Gunakan F1 untuk bantuan tentang bidang, menu, fungsi, dan pesan. Bantuan F1 juga
menyediakan informasi teknis di bidang yang relevan, termasuk, misalnya, ID parameter. .

Gunakan F4 untuk informasi tentang isian/field apa yang dapat dimasukkan. Anda dapat
mengakses bantuan F4 untuk field yang dipilih menggunakan tombol tepat di sebelah kanan
field itu. Jika input field ditandai dengan ikon tanda centang kecil, maka Anda hanya dapat
melanjutkannya dengan memasukkan isian yang diizinkan.

‘20 SAP Human Capital Management

13 (HR050) Biro Akademik dan Pembelajaran
http://www.widyatama.ac.id
Agatha Rinta Suhardi, S.Si., M.M.
‘20 SAP Human Capital Management
14 (HR050) Biro Akademik dan Pembelajaran
http://www.widyatama.ac.id
Agatha Rinta Suhardi, S.Si., M.M.
Daftar Pustaka
SAP Widyatama, SAP Human Capital Management; Participant Handbook. Course version
:2006 Q2.

‘20 SAP Human Capital Management

15 (HR050) Biro Akademik dan Pembelajaran
http://www.widyatama.ac.id
Agatha Rinta Suhardi, S.Si., M.M.