P RA KT I KU M S A P / G A N J I L 2 0 1 4

TUGAS PENDAHULUAN
Modul 1 - NAVIGASI SELES MODULE

Nama : Mohammad Rizza Firmansyah

NRP

: 521310026

Kelas : PSDP - A
Asisten

: Ai

SOAL
1.
Jelaskan apakah software SAP itu?
2. Jelaskan dan berikan contoh istilah yang terkait dengan software SAP
sebagai berikut:
a. Skenario Bisnis
b. Transaksi
3.
4.
5.
6.
7.
8.

Apa yang dimaksud dengan transaction code pada software SAP?

Jelaskan fungsi transaction code pada penggunaan software SAP!
Apa manfaat penggunaan fitur Favorite pada SAP Easy Access menu?
Jelaskan apa yang dimaksud dengan Sales and Distribution dalam SAP
Jelaskan secara singkat Struktur Perusahaan GBI 2.0 pada SAP ERP (Sales)
Jelaskan proses-proses yang tercakup dalam Sales Order pada SAP dan
berikan contohnya di dunia nyata!
9. Apa peran penting dari Good Issue?
10. Jelaskan secara singkat berbagai metode billing.

JAWABAN SOAL 1
System Application and Product (SAP) adalah produk perangkat lunak
Enterprise Resource Planning (ERP) yang mempunyai kemampuan untuk
mengintegasikan berbagai macam aplikasi bisnis, diaman setiap aplikasi
memwakilkan area bisnis tertentu. Pada SAP transaksi keterkinian dan transaksi
proses dilakukan dengancara real time. SAP mempunyai kemampuan untuk dapat
dikonfigurasikan sesuai dengan kebituhan bisnis.
SAP adalah perusahaan perangkat lunak keempat tersebsar didunia sertelah
Microsoft, IBM, dan ORACLE dalam kapitalisasi pasar. Produk utama SAP adalah SAP
R/3, R mempunyai maksud pemrosesan data secara
real time dan tiga
berhubungan dengan aristektur aplikasi tiga lapisan yaitu database, application
server, dan client SAPgui.
SAP menggunakan bahasa pemrograman yaitu Advance Business
Application Programming (ABAP). ABAP mempunyai banyak fitur dari bahasa
pemrograman modern lainnya seperti C, Visual Basic, dan Power Builder. SAP
graphical Uset Interface (SAPGUI) berjalan pada Windows/NT/UNIX/AS400. Tampilan
dari SAP menggunakan Windows Exploree Screen Format dimana semua menu
terletak pada sisi kiri layar.

JAWABAN SOAL 2
a. Skenario bisnis pada software SAP adalah satu set proses bisnis yang
mendefinisikehensifan tugas bisnis secara komprehensif dan mandiri pada
tingkat makro. Scenario bisnis pada SAP terkait dengan unit bisnis perusahaan,
fungsi sentral, atau profit center, dan juga dapat melibatkan mitra bisnis dari
perusahaan lain. Sebuah scenario bisnis dapat terdiri dari sejumlah varian,
masing-masing menggambarkan aliran bisnis end-toend. Setiap aliran bisnis
end-to-end yang diwakili oleh urutan memerintahkan proses bisnis. Contoh :

GAMBAR 1 . PROSES BISNIS

Sumber : Benny_irawan.staff.gunadarma.ac.id

Contoh : persiapan untuk balance sheet (neraca), personel administration

(personil administrasi), purchasing (pembelian), service (layanan), atau
production (produksi).
b. Transaksi adalah
sebuah program dalam bahasa komputer, dan
diidentifikasi dengan kode transaksi empat karakter. Sebuah transaksi dapat
dimulai langsung dari field perintah pada interface presentasi atau dari
pilihan menu yang sesuai. Ada dua jenis transaksi yaitu laporan transaksi
dan dialog transaksi. Sebuah transaksi adalah urutan langkah-langkah yang
berurutan dalam sistem SAP R/3. Langkah- langkah ini secara logis
berhubungan satu sama lain. Langkah-langkah ini juga diketahui sebagai
dialog step. Langkah-langkah dialog adalah layar yang berbeda yang terlibat
dalam sistem SAP R/3. Data diperkenalkan dalam layar untuk menghasilkan
acara lainnya. Tugas sebenarnya dari transaksi ini adalah untuk
memodifikasi informasi dalam database. Database diperbarui hanya ketika
transaksi selesai, jika database tidak diperbarui. Untuk memperbarui
database setiap saat, transaksi harus selesai. Contoh : membuat purchase
order

JAWABAN SOAL 3
Transaction Code adalah jalan pintas untuk perintah SAP untuk mengakses
berbagai tugas pada system dengan menggunakan kode untuk memberitahu lokasi
system yang ada kaitannya dengan tugas yang sedang dikerjakan oleh pengguna.
Kode SAP umumnya dikombinasi huruf atau kombinasi huruf dan angka semisal
SE11 yang merupakan kode untuk membuka kamus yang telah diracang dengan
bahasa ABAP. Salah satu kode yang paling pentng untuk belajar adalah kode yang
berisi daftar semua kode transaksi lainnya. Transaksi kode SE16, yang digunakan
dalam tabel SAP TSTC, menghasilkan daftar semua kode transaksi.

JAWABAN SOAL 4
Fungsi Transaction Code pada penggunaan software SAP adalah untuk
mengakses transaksi yang merupakan kumpulan fungsi dan program SAP. Setiap
fungsi dalam system SAP memiliki kode transaksi yang terkait. Pengguna dapat
menggunakan kode transaksi untuk semua transaksi di aplikasi SAP dengan lebih
cepat.

JAWABAN SOAL 5
Manfaat penggunaan fitur Favorite pada SAP Easy Access menu adalah folder
yang dapat dibuat sendiri oleh pengguna untuk menyimpan kode transaksi yang
sering digunakan. Sehingga pengguna tidak lagi menghafalkan kode transaksi
atau mencari transaksi tertentu pada path-tree SAP. Terjadang pengguna juga perlu
menyimpan kode transaksi
tertentu kedalam favorite folder dimana kode
transaksi. Untuk membuat folder favorit dapat dilakukan dengan cara sebagai
berikut :

Klik cursor pada folder Favourite - Klik kanan mouse.

Lalu masukan nama folder favorite sendiri:
Setelah memasukkan nama folder baru, lalu tekan ENTER, maka Favorit
folder berhasil dibuat.

Untuk mencatat kode transaksi pada folder favorit yaitu dapat dilakukan dengan
memilih menu favorites pad SAP, kemudian memilih opsi insert transaction.
Maka akan tampil window baru dan isi kode transaksi yang ingin disimpan pada
folder favorit.

JAWABAN SOAL 6
Penjualan dan distribusi (SD) fungsi dari SAP merupakan bagian dari
logistik dan berisi proses yang membantu perusahaan mengintegrasikan dengan
pelanggan. Proses ini termasuk memberikan quotations kepada pelanggan,
menerima order penjualan melalui telepon, internet atau EDI, pengiriman barang
jadi, dan akhirnya penagihan untuk barang yang mereka terima.
Komponen SD (Sales and Distribution)
-

Sales Support
Master Data
Shipping
Sales
Credit Management
Foreign Trade
Billing
Transportation
Sales Information System

Fungsi utama dari Sales and Distribution

Inquiries dan Quotes

Sales Order
Sales Returns
Consignment
Contracts dan Scheduling Agreements
Credit dan Debit Memo Request
Rush Orders dan Cash Sales
Back Orders dan Subsequent Deliveries

JAWABAN SOAL 7
GAMBAR 2 . GAMBAR 2 STRUKTUR FOR SALES AND DISTRIBUTION

Pada gambar diatas telah struktur sales and distribution pada perusahaan GBI,
pada struktur tersebut menyebutkan terdapat client, company code, sales
organization, sales office.
Client
Company code

: client disini merepresentasikan sebagai implementasi SAP,

client disebut sebagai struktur tetinggi pada system SAP.
: Company code merupakan bagian dari client, dimana hal ini
memiliki unit accounting independen yang merpresentasikan
dlam pencatatan dan pelaporan keuangan

Sales organization : merupakan oraganisasi yang mempunyai peran untuk

tanggung jawab dalam hal penjualan produk atau jasa tertentu.
Sales office
: merupakan bagian yang mempunyai tanggung jawab untuk
menjual
produk.
Dari setiap peranan yang terdapat pada struktur BGI pertama tersebut dapat
dijelaskan bahwa GBI sebagai client mempuyai 2 company code yaitu Global

bike Inc dan Global Bike Germany. Masing company code tersebut memiliki
sales organization, dan sales organization tersebut mempunyai sales office
untuk memasarkan produk dari client (GBI).
Pada Enterprise Distribution,
dan Division

Terdapat dua bagian yakni Distribution channel

Distribution channel : merupakan jalur produk yang menjadi penyalur

antar tempat produksi hingga produk sampai pada pelanggan.
Contohnya : agen, grosir

Division : merupakan bagian dari sales organization, distribution, dan

division yang mempunyai peran untuk menentukan kondisi untuk
melakukan penjualan.

Pada gambar struktur GBI yang kedua dapat dilihat bahwa untuk melakukan
bahwa client dalam hal ini sebagai credit control area. Sedangkan untuk
company code mempunyai peran sebagai distribution channel. Selain itu, GBI
sebagai client mempunyai company code yaitu divisi aksesoris dan visisi
bicycles.

JAWABAN SOAL 8
Sales order pada SAP adalah bentuk kontrak perjanjian antara perusahaan (sales
organization) yang akan memberikan atau memenuhi kebutuhan dengan
pelanggan beserta harga, jumlah, dan waktu pengiriman yang telah disepakati
dan ditentukan. Dalam sales order SAP memiliki proses yang harus dipenuhi
dalan setiap prosesnya, berikut proses-proses yang tercakup dalam Sales Order
pada SAP :

GAMBAR 3 . SALES ORDER PROCESS

Pre-sales activies
Dalam proses pemesanan penjualan pada SAP tahap awal yang dilakukan adalah
kegiatan sebelum penjualan. Pada tahap ini suatu perusahaan membuat
inquiry (quotation), dimana perusahaan melakukan tawaran produk atau jasa
kepada pelanggan sebagai bentuk ketersediaan produk atau jasa yang akan
diberikan oleh pelanggan. Tahap ini nantinya akan dilakukan kontrak dari
perusahaan kepada pelanggan sebagai bentuk perjanjian yang dapat meliputi
harga, jadwal pengiriman, serta kuantitas yang akan diterima pelanggan.
Sales order entry
Setelah menjalin kontak dengan pelanggan pada tahap awal, pada tahap kedua
ini suatu perusahaan harus mulai memasukkan apa saja pesanan pelanggan
(create sales order).
Check availability
Jika pada tahap kedua telah terpenuhi, tahap ketiga yaitu melakukan
pemantauan dengan mengecek apakan pesanan pelanggan tersedia. Dengan
tahap ini selama pemrosesan pemesanan penjualan dapat memungkinkan
perusahaan untuk memberitahukan pelanggan jika produk dapat dikirim tepat

waktu atau sebaliknya. Sehingga perusahaan dapat mengendalikan sedemikian

rupa untuk menetapkan ketersediaan dalam pengadaan produk ataupun jasa.
Pick materials
Pada tahap keempat ini adalah tahap dimana proses memilih produk dari lokasi
penyimpanan dari perusahaan. pada tahap memilih/sortir produk ini perlu
dilakukan karena untuk mengecek apakan produk ada yang cacat, sehingga
produk yang dikirim nantinya siap digunakan untuk memnuhi kebutuhan
pelanggan.
Pack materials
Pada tahap kelima ini, yaitu tahap dimana produk siap untuk dikemas dan proses
pengemasan ini akan memerlukan bahan lain untuk bungkus dan pelabelan tiap
produk. Produk dikemas sedimikian rupa agar tetap aman hingga sampai pada
tangan agen atau konsumen.
Post Good Issues
Pada tahap keenam ini yaitu mengenai post good issues, hal ini merupakan
suatu tindakan dimana terdapat masalah pada fisik produk atau bahan yang
terdapat pada gudang. Jika hal ini terjadi maka hasilnya akan penurunan stok
dari gudang. Berikut post good issues dalam system SAP :
Issues to a cost center or project
Material staging for production
Delivery of goods to customer

Invoice customer
Pada tahap ini adalah tahap ketujuh proses penyelesaian yang mengikat saldo
piutang. Faktir biasanya dibuat seteah konfirmasi bahwa barang telah dikirim,
atau setelah layanan telah dilakukan. Faktur juga didapat dari hasil memo kredit
untuk pelanggan.
Receipt of customer payment
Pada tahap ini adalah tahap terakhir dari sales order process, dimana
perusahaan menerima pembayaran dari pelanggan yang telah dilkukan pada
tahap sebelumnya yaitu faktur pelanggan.
Contoh sales order process :
Berikut adalah sales order yang terdapat pada PT Mitra Mandiri Perkasa, dimana
perusahaan ini berdiri dibidang mebel. Sales order terkait hal ini adalah buyer
sales PPIC (Production

Planning, Invemtory, dan Control) produksi

GAMBAR 4 . SALES ORDER PROCESS

JAWABAN SOAL 9
Good Issue pada pembahasan sales and distribution dalam SAP merupakan
suatu permasalahan atau issue yang terjadi pada saat transaksi dilakukan,
seperti terjadi kesalahan dalam pengiriman barang. Namun
Good issues
mempunyai peran dalam menangani issue antara lain :

Dapat memperbarui kualitas dalam mengelolaan

persyaratan pengiriman dalam sebuah perencanaan

Menghasilkan dokumentasi tambahan dalam hal akuntansi

persediaan

dan

Menambahkan pengiriman ke daftar penagihan

Memperbarui status dalam dokumen penjualan
Mengurangi persediaan dan memasuki harga pokok penjualan
Proses yang berakhir
pengirirman dokumen

pada

pengiriman

dan

JAWABAN SOAL 10
Metode Billing yang ada dalam modul SD SAP :

memperbarui

status

Delivery based invoicing

Pada metode billing ini, pengguna dapat membuat billing/faktur
berdasarkan kriteria transaksinya. Jadi pengguna mengatur system untuk
membuat satu dokumen penagihan untuk setiap dokumen penjualan,
sehingga metode ini dapat digunakan untuk satu transaksi, seperti faktur
pengiriman suatu barang.
Collective invoicing
Pada metode billing ini merupakan metode yang digunakan ketika selama
data tertentu telah disetujui dan pengguna billing ini pada SAP dapat
menggabungkan dokumen billing yang berbeda atau sebagaian didalam
dokumen tersebut berupa penagihan umum. Metode ini menggunakan
system yang dapat membedakan antara fungsi daftar tagihan dan
pembuatan daftar dokumen tagihan yang dapat disesuaikan dengan
proses penagihan. Setiap dokumen penagihan yang digabung tersebut
sehingga dokumen penagihan tersebut berisi item dari transaksi bisnis
yang berbeda.
Split invoicing
Metode billing ini merupakan metode billing kebalikan dari collective
invoicing, karena pada metode ini membuat faktur yang dibuat secara
terpisah sesuai dengan kriteria tertentu dapat berupa harga, maupun
tanggal pengiriman produk. Pengguna dapat menetukan kriteria tertentu
itu untuk membuat fatur/billing yang terpisah/berbeda.

REFRENSI
Angelina, S. D. (n.d.). SAP Introduction. Retrieved from www.academia.edu:
http://www.academia.edu/4955915/SAP_Introduction
Good Issues. (n.d.). Retrieved from help.sap.com:
http://help.sap.com/saphelp_erp60_sp/helpdata/en/dd/560a80545a11d1a7
020000e829fd11/c ontent.htm?
frameset=/en/dd/560af5545a11d1a7020000e829fd11/frameset.htm
yunii. (n.d.). metode-billing-pada-sap. Retrieved from
longjourney17.wordpress.com/:

http://longjourney17.wordpress.com/2012/01/27/3-metode-billing-padasap/#more-475
Business Scenario. (n.d.). Retrieved from help.sap.com:
http://help.sap.com/saphelp_nw04/helpdata/en/78/65f6418203212be100000
00a1551 06/content.htm
Istilah-di-Bidang-ERP-Terkait-Dengan-Software-SAP. (2011-2013). Retrieved from
www.monsoonacademy.com: http://www.monsoonacademy.com/2679-IstilahdiBidang-ERP-Terkait-Dengan-Software-SAP.article
SAP Sales and Distributio. Retrived from logistics.about.com/:
http://logistics.about.com/od/supplychainsoftware/a/Sap-Sales-AndDistribution.htm