Rangkuman Soal Teori Mata Kuliah

Enterprise Resource Planning

Chapter 1 s/d 3
Kuliah

Chapter 1
1. Sebutkan dan jelaskan apakah yang dimaksud dengan fungsi
bisnis dan proses bisnis!
Jawaban :

Fungsi bisnis adalah kegiatan khusus yang ada pada daerah fungsional operasi, seperti
marketing and sales (M/S), Supply Chain Management (SCM),  Accounting and Financial
(A/F) dan Human Resource (HR).

Sedangkan proses bisnis adalah beberapa kegiatan yang mengambil beberapa masukan atau
bahan baku untuk menciptakan berupa output yang bernilai kepada pelanggan/konsumen.

2. Sebutkan dan jelaskan 4 area fungsi bisnis dasar yang terdapat

dalam sebuah bisnis? Sebutkan minimal 2 fungsi yang dijalankan dari
tiap area fungsi bisnis tersebut!
Jawaban :

Empat area fungsi bisnis dasar yang terdapat pada sebuah bisnis adalah marketing and
sales (M/S), Supply Chain Management (SCM),  Accounting and Financial (A/F) dan Human
Resource (HR). Berikut penjelasan area fungsi tersebut :

 Marketing and Sales (M/S) berfungsi untuk melakukan pemasaran dan penjualan
produk seperti mempromosikan produk kepada pelanggan, membantu membuat
perkiraan penjualan, mengambil dan menerima pesanan pelanggan serta dapat
menentukan harga.
 Supply Chain Management (SCM) yaitu fungsi dalam memanajemen rantai pasokan
atau bahan baku untuk melakukan produksi biasanya SCM ini berhubungan dengan
Supplier, serta untuk melakukan perencanaan produksi membutuhkan perkiraan
penjualaln dari Marketing and Sales. Contoh dari yang dijalankan yaitu membeli
bahan baku dan proses manufaktur.
 Accounting and Financial (A/F) adalah fungsi pada bagian Akutansi dan Keuangan
pada bisnis seperti merekam data transaksi (termasuk penjualan), pembelian bahan
baku, gaji karyawan, penerimaan kas dari pelanggan.
 Human Resource (HR) adalah fungsi yang digunakan untuk mengatur sumber daya
manusia yang diperlukan oleh perusahaan/organisasi, seperti melakukan rekrut,
melatih, menilai dan memberi kompensasi kepada karyawan.

3. Tiap area fungsi bisnis tentunya akan menjalankan proses bisnis

yang didukung oleh Sistem Informasi. Sebutkan dan Jelaskan apa
saja dukungan atau tugas yang dijalankan oleh sistem informasi
tersebut!
Jawab :

Dukungan atau tugas yang dijalankan oleh Sistem Informasi pada sertiap fungsi bisnis
adalah sebagai berikut:

 Marketing and Sales, pada fungsi ini kebutuhan informasi dari semua bidang fungsi
bisnis lainnya termasuk konsumen, kepada pelanggan secara pribadi melalui telepon,
e-mail, fax, web dan lain-lain.Agar dapat menentukan harga produk pada MS ini
juga membutuhkan informasi dari AF data SCM. MS juga perlu berinteraksi dengan
HR agar dapat melakukan rekkrut sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
 Supply Chain Management disini memebutuhkan informasi dari berbagai area fungsi
seperti rencana produksi tentang penjualan produk yang aktual dan dapat
diproyeksikan dari MS. Pada SCM dapat menyediakan data yang dibutuhkan oleh AF
untuk menentukan berapa banyak sumber daya yang digunakan.
 Accounting and Financial, juga membutuhkan informasi dari semua bidang fungsi
bisnis lainnya yang berhubungan dengan keuangan seperti dari MS yang
menyediakan data penjualan, SCM memberikan data inventarisasi dan produksi,
sedangkan HR memberikan data gaji karyawan.
 Human Resource membutuhkan informasi dari semua area fungsi bisnis kecuali
pelanggan, HR disini berkaitan dengan perekrut karyawan, pelatihan dan lainnya.
Pada fungsi memberikan data tersebut kepada area fungsi bisnis lainnya.

4. Pada area fungsi pemasaran dan penjualan, sebutkan data-data apa

saja yang menjadi masukan (min 3 poin) dan keluaran ( min 3 poin)
dari area fungsi tersebut!
Jawab :

Pada pemarsaran dan penjualan data yang dibutuhkan adalah Data Konsumen, Data
pengiriman  barang, data harga produk per unit. MS juga menghasilkan data yang
digunakan untuk proses bisnis di area fungsi lainnya seperti strategi penjualan, harga
produk yang tepat dan data ketenagakerjaan yang dibutuhkan.

Chapter 2
1. Jelaskan bagaimana cara sistem ERP dapat membantu dalam peng-
integrasi-an operasional perusahaan!
Jawab :

Dengan menggunakan sistem ERP yang sudah terintegrasi dari setiap proses bisnis
operasional akan membantu dalam pengambilan keputusan yang lebih capat. Karena ERP
merupakan software yang mengintegrasikan semua departemen dan fungsi suatu perusahaan
ke dalam satu sistem komputer yang dapat melayani semua kebutuhan perusahaan, baik dari
departemen penjualan, HRD, produksi atau keuangan.
2. Sistem SAP ERP mengembangkan Software Modules, jelaskan apa
yang dimaksud dengan Software Modules tersebut! Dan apakah
tujuan dari Software Modules tersebut?
Jawab :

Software Modules adalah sebuah program perangkat lunak yang dapat dibeli, diinstall dan
dijalankan secara terpisah dengan menggunakan satu database yang sama. Tujuannya
adalah perusahaan yang menggunakan Software Module SAP tersebut dapat
dikonfigurasikan untuk memenuhi kebutuhan dari masing-masing perusahaan, data yang
disediakan secara real time, dan pengguna bekerja melalui layar monitor, bukan dengan
output cetak tebal.

3. Sistem SAP ERP mengembangkan sistem Open Architecture,

jelaskan apa yang dimaksud dengan sistem Open Architecture! Dan
apakah tujuan dari Open Architecture tersebut?
Jawab :

Open Architecture atau Aksitektur Terbuka adalah sebuah sistem dari SAP ERP meruapakan
perusahaan perangkat lunak pihak ketiga yang didorong untuk mengembangkan fasilitas
tambahan atau Add-On  pada produk prangkat lunak yang dapat diintegrasikan dengan
perangkat lunak yang sudah ada.  Tujuannya adalah untuk memenuhi kebutuhan dalam
melakukan proses bisnis informasi yang dibutuhkan oleh perusahaan.

4. Apa yang dimaksud dengan group toleransi (tolerace group) dan

sebutkan pula fungsi dari group toleransi dalam sistem ERP!
Jawab :

Group Toleransi adalah salah satu fasilitas yang terdapat pada software SAP ERP yang
digunakan untuk menentukan limit transaksi, menempatkan kelompok toleransi/batasan pada
karyawan. Tujuan utama dari group toleransi selain menentukan batasan adalah agar
proses bisnis tetap berjalan (tidak terhenti).

4. Sebutkan apa saja keuntungan signifikan (minimal 4 poin) yang

bisa didapatkan oleh perusahaan ketika mengimplementasikan sistem
ERP?
Jawab :

Berikut beberapa keuntungan yang akan didapat oleh perusahaan jika mengimplementasikan
sistem ERP adalah mengurangi tingkat stok dan inventori, meningkatkan perputaran stok,
mengurangi cycle time order, meningkatkan produktivitas, komunikasi lebih baik serta
berdampak pada peningkatan benefit (profit) perusahaan.

5. Sistem ERP dapat menyediakan informasi secara real-time untuk

membantu analisa dan pengambilan keputusan seorang manajer.
Jelaskan apa yang dimaksud dengan pernyataan di tersebut?
Jawab :
Sistem ERP merupakan sistem yang sudah terintegrasi dengan fungsi bisnis lainnya, seperti
fungsi marketing, supply chain, finansial dan human resource dimana pusat penyimpanan
data dan dapat diproses dengan tepat waktu serta manajer dapat dengan mudah mengakses
untuk melakukan analisa  dan mengambil keputusan dengan cepat yang bertujuan duntuk
meninkatkan keuntungan perusahaan.

Chapter 3
1. Sistem Informasi yang tidak terintegrasi tentunya akan
menimbulkan ketidakefisiensian didalam proses bisnis. Pada studi
kasus Fitter Snacker, sebutkan minimal 3 poin masalah yang terjadi
pada proses bisnis penjualan dan jelaskan 3 poin pula mengapa hal
tersebut bisa terjadi!
Jawab :

Berikut masalah yang terjadi pada proses bisnis penjualan Fitter Snacker :

 Harga yang salah

 Panggilan informasi yang berlebihan kepada pelanggan
 Keterlambatan dalam memproses pesanan
 Kesalahan tanggal pengiriman

Hal tersebut dapat terjadi karena Fitter Snacker masih memiliki sistem informasi yang
proses secara terpisah seperti sistem penjualan, sistem gudang dan sistem akutansi yang
dikelola dimasing-masing sistem saja, banyak transaksi yang ditangai dengan cara manual,
dan informasi yang tersimpan pada sistem tidak tersedia secara real time.

2. Proses bisnis penjualan akan memeriksa ketersediaan kredit dari

konsumen. Prosedur apa saja yang dilakukan oleh sistem ERP untuk
memeriksa ketersediaan kredit konsumen tersebut?
Jawab :

Berikut prosedur untuk memeriksa ketersediaan kredit konsumen :

 Pelanggan melakukan order produk

 Selanjutnya Sistem ERP akan memeriksa piutang yang ada pada database SAP ERP
untuk mengkonfirmasi kredir yang tersedia oleh penggan
 Jika pelanggan memiliki cukup kredit yang tersedia, maka proses order akan
dilanjutkan
 Jika pelanggan tidak memiliki credit yang cukup maka sistem SAP ERP akan
meberikan kemungkinan tindakan yang tepat.

3.  Sebutkan dan jelaskan 3 langkah penting yang harus dilakukan

dalam proses order penjualan!
Jawab :
  Mencatat barang/produk yang akan dibeli
 Menentukan harga jual
 Mencatat jumlah pesanan

4. Apakah yang dimaksud dengan “ATP Check”? dan jelaskan proses

apa saja yang dilakukan pada proses ATP Check tersebut?
Jawab :

ATP Check atau Available to Promise Check adalah catatan persediaan dari Sistem SAP
ERP perusahaan dalam mengecek dan mencatat  perencanaan produksi untuk melihat
apakah bahan yang diminta tersedia dan bahan yang dapat disampaikan pada tanggal yang
diinginkan pelanggan.

5. Sebutkan dan jelaskan 5 aktivitas utama dari CRM?

Jawab :

Aktivitas utama dari CRM adalah sebagai berikut:

 One-to-One Marketing, yaitu menjual produk langsung kepada pelanggan

 Sales Force Automation (SFA), melakukan otomasisasi tenaga penjualan agar
mengingkatkan penjualan produk kepada konsumen
 Sales Campaign Management, meruapakan kampanye dalam melakukan penjualan
 Marketing Encyclopedias, adalah ilmu yang digunakan untuk melakukan pemasaran
produk
 Call Center Automation, menyediakan pelayanan call center dimana konsumen dapat
bertanya tentang produk ke perusahaan.

6. Apakah perbedaan antara instalasi CRM in-house dan on-demand?

Jawab :

Perbadaannya adalah instalasi CRM in-house dilakukan dirumah dimana software CRM dan
data-data pelanggan akan dikelola sendiri oleh perusahaan sehingga biaya investasi untuk
komponen pendukung implementasi Software CRM seperti hardware, software serta network
akan menjadi tanggungan pihak perusahaan

Sedangkan instalasi CRM on-demand merupakan istalasi CRM sesuai dengan permintaan.
On-Demand CRM Juga dikenal sebagai Hosted CRM adalah jenis layanan yang lebih
sederhana, lebih cepat, dan lebih terjangkau bagi perusahaan yang ingin
mengimplementasikan CRM Dengan cara on-demand, semua komponen yang dibutuhkan
seperti hardware dan software akan disediakan oleh penyedia layanan on-demand CRM.
Penyedia layanan akan mengelola semua data pelanggan terkait. Perusahaan hanya
membutuhkan browser Web standar untuk mengakses dan memanfaatkan software CRM dan
fitur-fiturnya.