PT.

The Univenus ( Sinarmas Tissue Livi )

Salah satu produsen kertas dan tisu terkemuka di Indonesia dengan merek ritel "Paseo",
"Bagus", "Toply", "Jolly", serta merek "Livi". Dalam pertumbuhannya, Livi memang dikhususkan
pada segmen mulai dari hotel, kantor, bandara, rumah sakit, restoran, kafe, instansi pemerintah,
hingga sekolah. Kualitas dan ragam produk Livi telah membuatnya menjadi pilihan ideal untuk
perusahaan yang menghargai fleksibilitas dan efektivitas biaya tanpa mengorbankan kualitas dan
kebersihan. Saat ini, Livi distribusikan ke 37 negara di 5 benua. Livi telah mempertahankan
standar dalam hal keunggulan yang menjadikannya terdepan di perindustrian.
Daftar merek :
 PT. The Univenus merupakan perusahaan manufacturing. Perusahaan telah menggunakan
modul Sales and Distribution sejak tahun 2004 dan telah melakukan upgrade SAP ECC 6.0
Enhancement Pack 4 sejak tahun 2008. Untuk mengetahui seberapa besar pemanfaatan modul
tersebut dilakukan analisis sistem yang di miliki.

1. Pre Sales Activity

Di dalam kegiatan Sales Order terutama pada kegiatan pre-sales activity terdapat kegiatan
reservasi yang dilakukan oleh pelanggan atas barang melalui telpon. Pada sitem yang berjalan,
pelanggan hanya mengirimkan inquiry atas permintaan harga, dan bagian Marketing Support
menanggapi dengan mengirimkan Quotation. Sedangkan pada SAP ECC 6.0 Enhancement Pack 4
untuk modul Sales and Distribution, terdapat fungsi baru yang memungkinkan pelanggan untuk
melakukan reservasi sementara atas barang yang mereka inginkan secara langsung dengan
menggunakan ATP ( Available-to-Promise ) Check. Dimana bagian Marketing Support dapat
mengetahui ketersediaan barang, jumlah, dan lokasi secara real time. Selain itu, bagian Marketing
Support dapat langsung melakukan reservasi pemesanan ataupun cancel atas barang yang di pesan
dengan jumlah dan waktu yang telah di tetapkan.
 Hal ini memudahkan bagian Marketing Support dalam memberikan pelayanan kepada
pelanggan. Bagian Marketing Support dapat dengan cepat memberikan informasi yang di
butuhkan oleh pelanggan dan merespon permintaan pelanggan untuk melakukan reservasi atas
barang yang di inginkan.
Untuk dapat menggunakan fungsi ATP ( Available to Promise ) Check, maka yang harus di
lakukan yaitu :
• Mengaktifkan fungsi bisnis ERP_ATP_EXT_CUST dengan menggunakan SAP back-end.
• Melakukan pengaturan yang sesuai pada availability check dengan customizing untuk SAP ERP.
Sales and Distribution -> Basic Function -> Availability Check and Transfer of Reqirments ->
Availability Check.
• Mengaktifkan ATP local dengan Customizing untuk SAP ERP.
Sales and Distribution -> Basic Function -> Availability Check and Transfer of Requirments ->
Service-Based Availability Check -> Activate Local ATP Check.
 Pelanggan dapat langsung menanyakan ketersediaan barang yang di inginkan dan pada
saat bersamaan bagian Marketing Support dapat langsung memberikan informasi yang di inginkan
dengan cepat. Penggunaan ATP ( Available to Promise ) Check memungkinkan bagian Marketing
Support untuk mengetahui perencanaan atas barang yang akan di produksi di kemudian hari
sehingga informasi yang di berikan kepada pelanggan akan menjadi lebih tepat dan akurat.
Apabila pelanggan setuju untuk melakukan reservasi bagian Marketing Support dapat
langsung menyimpan data yang ada. Dan data yang tersimpan dapat di jadikan bahan perencanaan
oleh bagian Product Planning untuk merencanakan produksi barang di kemudian hari agar
kekurangan atas barang dapat di hindari di kemudian hari.
2. Sales Order Processing
Pada saat memproses Sales Order bagian Marketing Support harus meng-input data sold
to party dan ship to party pada dokumen header Sales Order. Saat ini untuk menampilkan data
tersebut bagian Marketing Support dapat melakukan pencarian data pelanggan dengan
menggunakan F4 di header Sales Order.
Namun upgrade yang di lakukan atas system sekarang ini memungkinkan pencarian atas
data sold to party dan ship to party pada layer header Sales Order dengan menggunakan full-text
search for customer. Bagian Marketing Support dapat melakukan pencarian data dengan lebih
cepat dan mengurangi klik-klik dari header Sales Order. Bagian Marketing Support dapat
menggunakan bagian dari nama pelanggan, alamat, kota, kode pos, seperti pada saat kita
melakukan pencarian data melalui internet.
Jika pada saat hasil pencarian menunjukan banyak data yang sama, maka akan muncul
layar baru yang menujukan daftar dari sold to party dan ship to party yang memiliki unsur kata
tersebut. Dan bagian Marketing Support dapat dengan mudah memilih data yang di inginkan. Dan
jika hasil pencarian hanya menunjukan 1 ( satu ) data, maka nomor pelanggan akan langsung
otomatis di masukan ke kolom sold to party dan ship to party.
 Berikut merupakan contoh tampilan layer Sales Order dengan menggunakan full-text
search for customer :

Untuk dapat menggunakan fasilitas full-text search for customer, maka yang harus di
lakukan adalah sebagai berikut :
1. Pastikan SAP ECC 6.0 Enhancement Pack 4 aktif. Pada perusahaan saat ini, upgrade atas SAP
ECC 6.0 Enhancement Pack 4 telah di lakukan. Full-text-search for customer merupakan
bagian dari SAP ACC 6.0 Enhancement Pack 4 termasuk dalam komponen SAP_APPL 604
pada business function LOG_SD_SIMP_02. Business function dapat di aktifkan dengan
transaksi SFW5. Transaksi SFW5 dapat mengaktifkan perangkat business function,
melakukan spesifikasi atas business function yang di miliki perangkat business function,
melakukan penambahan business function, menampilkan activation logs dan membuat
transport request dengan setting yang ada.
Adapun cara untuk mengaktifkan transaksi SFW5 adalah sebagai berikut :
1. Mulai transaksi SFW5
2. Pilih perangkat business function yang ingin di aktifkan dari daftar perangkat business
function.
Terkadang daftar hanya menampilkan deskripsi singkat yang ada pada perangkat business
function tanpa menampilkan nama secara teknis. Pada kasus seperti ini yang dilakukan adalah
pilih Customizing of Local Layout  Options  Expert  Show Keys in All Dropdown Lists,
lalu pilih OK.
Daftar business function pada perangkat business function akan muncul.
 3. Pilih checkbox pada kolom Planned State dari business function yang ingin di aktifkan

2. Instal TREX Server

Pencarian data pelanggan bergantung pada index yang terdapat pada TREX server di
dalam system landscape yang di miliki. Perusahaan harus menginstal TREX server dan terkoneksi
dengan system SAP ECC 6.0 Enhancement Pack 4 menggunakan RFC oleh system administrator.

3. Buat search index untuk pelanggan ( KNA1)

Setelah TREX server di instal dan dapat terkoneksi dengan system SAP ECC 6.0
Enhancement Pack 4, buat TREX search index sebagai berikut :
• Buka transaksi SES_ADMIN, pilih Menu > Index > Create/Activate indexes, dan pilih KNA1
dari daftar. Dan KNA1 akan di tambahkan ke dalam Index Monitor list.
• Tandai dan tekan tombol Index immediately. Pilih Full indexation untuk memindahkan semua
data pelanggan ke index yang baru
4. Mengatur full-text search for customer pada dokumen penjualan.
• Pilih IMG > Sales and Distribution > Sales > Sales Documents > Define Full Text Search for
Customer
• Tandai tipe dokumen penjualan yang ingin di masukan ke dalam full-text search for customer
5. Ketika aplikasi penjualan dengan tipe pemesanan digunakan, kolom baru untuk full-text search
for customer akan muncul pada layar.

Dengan menggunakan fungsi baru, maka bagian Marketing Support akan lebih mudah dalam
melakukan pencarian data pelanggan dan proses pembuatan Sales Order akan menjadi lebih
efisien.
3. Billing / Payment
Pada proses billing, perusahaan saat ini menggunakan jasa kurir dan pos sebagai media.
Seperti yang di ketahui, penggunaan jasa kurir dan pos memakan waktu dan biaya. Pada SAP
ECC 6.0 Enhancement Pack 4, perusahaan di berikan pilihan lain untuk mengirim billing yaitu
dengan menggunakan e-mail. Banyak keuntungan yang di dapatkan dengan menggunakan e-mail
sebagai media pengirim billing, seperti : pengiriman billing ke pelanggan proses yang berjalan
akan menjadi lebih cepat, penggunaannya yang mudah dan efisien karena dapat di kirimkan dalam
berbagai file. Untuk itu penggunaan e-mail dapat dijadikan salah satu alternatif untuk melakukan
pengiriman billing kepada pelanggan.
Oleh karena itu tidak ada salah nya bagi perusahaan untuk mempertimbangkan
pengiriman billing dengan menggunakan alternatif lain yang telah di sediakan oleh SAP ECC 6.0
Enhancement Pack 4 khusus modul Sales and Distribution yaitu dengan menggunakan e-mail.