a.

Manfaat Sales Force Automation (SFA)

1. Meningkatkan produktivitas dengan menyederhanakan Sales Process
Ketika semua pekerjaan manual dari tugas penjualan sehari-hari
diotomatisasi melalui sistem teknologi, sehingga tim sales menjadi memiliki
lebih banyak waktu untuk fokus pada hal-hal seperti menciptakan percakapan
yang bermakna dengan prospek pelanggan ke depannya.
2. Menurunkan biaya penjualan
Biaya akan berkurang karena tugas manual yang memakan waktu
dilakukan lebih hemat waktu dan tanpa masukan terus menerus dari seseorang.
Pendapatan juga akan meningkat karena tim sales dapat menemukan klien
yang benar-benar cocok untuk perusahaan dan menyelesaikan lebih banyak
transaksi dengan waktu yang lebih cepat.
3. Mendapatkan lebih banyak data dan informasi mengenai penjualan perusahaan
Dengan SFA kita dapat mengetahui riwayat pembelian klien dan dapat
memprediksi penjualan di masa mendatang. Berdasarkan hal tersebut, tim
sales dan manajer penjualan ke depannya dapat menawarkan produk dan
layanan yang paling relevan kepada klien yang tepat pada waktu yang tepat.
4. Menghemat waktu
Sebagaimana dijelaskan dalam poin 1, dengan SFA kita akan memiliki
lebih banyak waktu untuk fokus pada hal yang lebih bermasalah seperti
keluhan selama proses penjualan. Memberi perhatian ekstra pada waktu
respons dan bersikap cepat dengan layanan pelanggan dapat membantu
meningkatkan kepuasan pelanggan dan pengalaman pelanggan perusahaan.
5. Mengumpulkan data pelanggan lebih mudah
Saat proses pendekatan dan penjualan ke customer, biasanya
tim sales akan memiliki catatan atau data terkait profil pelanggan. Informasi
berupa nama, ulang tahun, alamat, nomor telepon, hal ini sungguh rumit jika
dimasukkan satu per satu.
Dengan menggunakan SFA, semua itu dapat dilakukan secara otomatis,
dan dapat disinkronkan dengan mudah. perusahaan juga dapat mencari klien
yang sesuai ke depannya untuk diberikan penawaran menarik.
6. Meminimalisir Human Error
Dengan SFA kita dapat meminimalkan kesalahan yang dilakukan karena
kelalaian yang dapat berdampak pada kehilangan calon pelanggan potensial.

b. Tujuan Sales Force Automation (SFA)

Berikut proses penjualaan yang otomatis diselesaikan oleh sales force
automation:
1. Memantau aktivitas tim penjualan
SFA akan secara otomatis mengingatkan anggota tim penjualan tentang
langkah selanjutnya yang perlu mereka ambil. Hal ini memastikan mereka
selalu mengambil tindakan yang benar pada waktu yang tepat, menciptakan
peluang untuk meningkatkan penjualan.
 2. Otomatisasi proses penjualan
Aplikasi ini mampu mengotomatiskan sebagian proses penjualan. Hal ini
memastikan bisnis dapat menjaga proses penjualan tetap berjalan tanpa
melakukan apa pun.
Manfaat lain dari mengotomatisasi proses penjualan adalah manajer
penjualan selalu tahu hanya tindakan paling efektif yang diambil oleh
perwakilan di setiap tahap proses penjualan.
3. Mengarahkan prospek secara otomatis
Selain menemukan prosepek, SFA juga mampu mengarahkan prospek ke
tim penjualan yang benar berdasarkan metrik perusahaan seperti industri,
lokasi, ukuran, atau seberapa sibuk perwakilan tersebut. Hal ini
menghilangkan beban kerja manajer.
4. Membuat laporan terkini
Sales force automation dapat menghasilkan laporan secara otomatis
berdasarkan metrik waktu nyata. Hal ini menghemat waktu manajer untuk
menganalisis kinerja tim. Laporan dapat dibuat berdasarkan metrik seperti
prediksi penjualan, pendapatan, dan kinerja perwakilan individu.
5. Menjadwalkan follow up
Tim penjualan tidak perlu takut lagi kehilanggan pelanggan. Sebab SFA
akan otomatis menjadwalkan telepon dan juga rapat dengan pelanggan. Saat
batas waktu akan tiba, aplikasi ini akan memberikan notifkasi peringatan ke
tim penjualan agar menjalankan tugasnya tepat waktu.

c. Fungsi SFA
Dalam penerapannya, sales force automation memiliki banyak fungsi yang
dapat digunakan bisnis untuk memaksimalkan penjualan. Adapun beberapa
fungsinya adalah sebagai berikut:
1. Sales management
SFA dapat membantu bisnis dan penjualan dalam melakukan proses
perencanaan, penyusunan strategi dan target, penerapan, monitoring hingga
evaluasi penjualan untuk mencapai target yang telah ditentukan.
2. Pipeline management
SFA dapat digunakan untuk mengawasi dan mengarahkan penjualan di
masa depan yang memungkinkan manajer untuk menjawab beberapa
pertanyaan penting terkait penjualan.
3. Contact management
SFA dilengkapi dengan dabatase terpusat yang memudahkan untuk
mengelola dan memperbarui kontak pelanggan secara mudah.
4. Task management
SFA akan mengelola tugas proyek besar secara efektif, efisien, dan sesuai
jadwal aktual dalam proses siklus hidupnya.
 5. Project management
SFA akan memastikan setiap proyek dapat dikelola dan dilakukan dengan
baik secara maksimal.
6. Customer relationship management
Penjualan tidak hanya tentang bagaimana meningkatkan angka penjualan,
tetapi juga tentang menjaga hubungan pelanggan agar mereka dapat
melakukan repeat order dan menjadi pelanggan yang loyal.

d. Fitur-Fitur dalam SFA (Software Mekari Qontak)

Berikut ini adalah fitur-fitur yang biasanya dimiliki aplikasi SFA dan
digunakan dalam perusahaan:
1. Pelaporan dan analisis
Aplikasi SFA mampu memberikan laporan penjualan secara otomatis
secara real-time yang akan membantu manajer ketika memerlukan analisis
kinerja sales dan tim dengan cepat dan dalam membuat perencanaan
berdasarkan prediksi akurat atas kinerja perusahaan.
Pelaporan yang dihasilkan dapat berupa kinerja tiap individu
tim sales dengan melacak KPI software, pendapat bulanan atau tahunan, serta
tren penjualan produk.
2. Laporan dapat Dikustomisasi sesuai Kebutuhan
Aplikasi SFA yang baik dapat memberikan keleluasaan untuk membuat
default laporan sendiri atau kustomisasi laporan yang sudah ada sesuai
kebutuhan.
3. Otomatisasi dokumen dan quotation (Dokumen penawaran dari penjual)
Pembuatan dokumen dan quotation tidak lagi dilakukan secara manual
karena telah diotomatisasi oleh sistem sehingga dapat menghasilkan dokumen
yang dibutuhkan secara instan dalam bentuk dokumen template spreadsheet
atau word.
4. Otomatisasi Formula pada Dokumen
Template dokumen dibuat oleh aplikasi SFA layaknya spreadsheet pada
excel sehingga memberikan fleksibilitas pada pengguna.
5. Pelacakan aktivitas tim melalui GPS
Adanya sistem mobile pada CRM Mekari Qontak mempermudah
melakukan pelacakan lokasi sales di lapangan sehingga manager akan
mendapat notifikasi keberadaan mereka.
6. Manajemen sales pipeline (gambaran proses penjualan yang sedang atau
sudah dilakukan oleh tim sales)
Aplikasi SFA membantu dalam memvisualisasikan sales pipeline dan
memodifikasinya sesuai dengan proses sales yang sedang berjalan.
7. Tiket dengan Tampilan 360 Derajat
Aplikasi SFA yang baik dapat memberikan fitur tiket dengan menyajikan
data secara 360 derajat. Semua yang perlu diketahui mengenai informasi calon
prospek atau klien dapat diterima dalam fitur tiket ini.
 8. Fitur Komunikasi Antar Tim
Fitur ini memudahkan dalam membuat catatan terhadap setiap kontak,
perusahaan, kesepakatan, atau proyek yang sedang Anda jalankan.
9. Detail Aktivitas melalui Timeline dalam Tiket
Aplikasi SFA memiliki fitur untuk menyajikan tiket yang dilengkapi
linimasa mengenai aktivitas lengkap mulai dari komunikasi antar tim seperti
yang telah disebutkan di atas, percakapan dengan pelanggan atau prospek,
status kesepakatan, touchpoint, hingga jadwal pertemuan.
10. Sistem Pesanan Pembelian (purchase order system)
Pesanan pembelian inbound dapat dilakukan secara otomatis. Pengelolaan
pesanan pembelian dapat dilakukan dari website maupun saluler. Selain itu,
perusahaan juga dapat melakukan integrasi dengan ERP (enterprise resource
planning) maupun sistem internal perusahaan.
11. Otomatisasi Notifikasi dan Tugas
Fitur aplikasi SFA yang baik memiliki fitur otomatisasi untuk mengingat
rekan satu tim tentang kejadian atau event tertentu.

Sumber Data :

https://taptalk.io/blog/semua-tentang-sales-force-automation-sfa-yang-harus-kamu-ketahui/
https://qontak.com/blog/sales-force-automation/#:~:text=Manfaat%20Sales%20Force
%20Automation,mengerjakan%20tugas%20yang%20lebih%20penting.