Administrasi Keuangan

Dokumen –dokumen Pengajuan Uang tunai

Dokumen pengajuan uang tunai biasa dalam bentuk formuli pengajuan dana kas. Pengajuan
uang tunai biasa nya digunakan dalam Kas Kecil (Petty Cash) memiliki form sebagai
berikut :
a. Formulir pengajuan uang tunai
b. Formulir penerimaan uang tunai
c. Formulir pengeluaran uang tunai

a. Formulir Pengajuan Uang Tunai

Form atau formulir pengajuan uang tunai atau pengajuan uang/dana kas kecil memilikibentuk
sebagai berikut:

FORM PENGAJUAN DANA KAS KECIL

Dana untuk Bagian :
..................................................................................................
Periode Kas Kecil :
.................................s/d............................................................
Dana Awal kas Kecil :
..................................................................................................
Saldo :
...................................................................................................
Keterangan Jumlah

Total

Disetujui oleh :........................... Diterima oleh :........................

Tanggal : ................................. Tanggal : ................................

Formulir pengajuan dana kas kecil berisikan :

1. Dana untuk bagian : diisi pengajuan uang untuk unit kerja tertentu
2. Periode kas kecil : diisi untuk periode tanggal bulan tahun tertentu
3. Dana awal kas kecil : diisi sejumlah uang tunai yang telah ditentukan
Saldo : jika memang ada uang yang tersisa periode yang lalu masih tersisa maka
diisi jika tidak ada ssaldo yang tersisa maka dikosongkan
5. Kolom keterangan : diisi pengajuan uang tunai digunakan untukapa
6. Jumlah : diisidengan jumlah uang tunai yang diajukan
7. Total : jumlah keseluruhan uang tunai yang diajukan
Disetujui oleh :petugas di unit kerja yang berwenang mengesahkan atau mengeluarkan
pengajuan uang tunai
Diterima oleh :petugas administrasi keuangan yang mengajukan pengajuan uang tunai yang
 Penggunaan formulir pengajuan uang tunai digunakan jika uang tunai yang ada di dalamkas
kecil sudah habis atau saldo yang ada sudah menipis. Pengajuan uang tunai dilakukan oleh
unit kerja tertentu yang selanjut formulir ini diajukan atau diserahkan kebagian petugas
administrasi keuangan.

b. Formulir Penerimaan uang tunai

Bentuk Formulir Bukti Penerimaan uang tunai sebagai berikut :

BUKTI PENERIMAAN KAS KECIL

Telah diterima dari: No. Voucher :………...............
Tanggal : …………….........

Keterangan Jumlah

Total

Disetujui Oleh : Diserahkan oleh : ……… Diterima Oleh:………….

………

Formulir bukti penerimaan uang tunai berisikan :

1. Telah diterima dari : diisi dengan dari unit kerja mana uang tunai diterima biasanya ditulis
dari bagian keuangan
2. No Voucher : diisi berdasarkan nomor urut, tanggal, kode transaksi, bulan dalam bentuk
romawi dan tahun contoh 001/RPM/ADM.KEU/X/2021
3. Tanggal diisi dengan tanggal transaksi
4. Keterangan diisi dengan penggunaan uang tunai
5. Jumlah diisi dengan jumlah uang tunai yang diterima
6. Disetujui ditandatangani oleh pejabat yang berwenang mensyahkan jumlah uang tunai
yang dterima
7. Diserahkan oleh ditandatangani oleh petugas administrasi keuangan yang mengeluarkan
sejumlah uang yang telah disetujui
8. Diterima oleh ditandatangani oleh unit kerja yang mengajukan pengajuan uang tunai
Bukti penerimaan uang kas digunakan untuk sebagai bukti penerimaan uang tunai yang
diajukan sebagai bukti bahwa sejumlah uang tunai telah dikeluarkan
 c. Formulir Bukti Pengeluaran Uang Tunai
Bentuk Pengeluaran Uang Tunai sebagai berikut:
BUKTI PENGELUARAN KAS KECIL
Dibayarkan kepada : No. Voucher :…………
Tanggal : ………………

Keterangan Jumlah

Total

Disetujui Oleh : ……. Diterima oleh : ………

Formulir bukti penerimaan uang tunai berisikan :

1. Dibayarkan kepada : diisi dengan dari unit kerja mana uang tunai dibayarkan
2. No Voucher : diisi berdasarkan nomor urut, tanggal, kode transaksi, bulan dalam bentuk
romawi dan tahun contoh 001/RPM/ADM.KEU/X/2021
3. Tanggal diisi dengan tanggal transaksi
4. Keterangan diisi dengan penggunaan uang tunai
5. Jumlah diisi dengan jumlah uang tunai yang diterima
6. Disetujui ditandatangani oleh pejabat yang berwenang mensyahkan jumlah uang tunai yang
dibayarkan
7. Diserahkan oleh ditandatangani oleh petugas administrasi keuangan yang mengeluarkan
sejumlah uang yang telah disetujui
8. Diterima oleh ditandatangani oleh unit kerja yang mengajukan pengajuan uang tunai
Bukti pengeluaran uang tunai digunakan untuk sebagai bukti pengeluaran uang tunai atau
kas yang diajukan sebagai bukti bahwa sejumlah uang tunai telah dikeluarkan


 Administrasi keuangan ini hanyalah terbatas pada pengadministrasian

yang sangat sederhana yaitu administrasi keuangan untuk pengeluaran-
pengeluaran yang sifatnya relatif kecil yang sering terjadi di perusahaan
yaitu administrasi Kas Kecil (petty cash).
 Petty cash yang dipersiapkan biasanya dicadangkan untuk :
 1. Pengeluaran-pengeluaran yang sifatnya relatif kecil, misalnya :
keperluan pantry, ATK, Transportasi, konsumsi rapat, telepon,listrik, air dll.
 2. Kegiatan-kegiatan yang temporer (tidak rutin), misalnya : acara
pelantikan, peresmian gedung, perayaan keagamaan, dll.
 3. Pengeluaran-pengeluaran pimpinan yang bersifat urgent (penting),
misalnya : menjamu partner bisnis, perjalanan dinas pimpinan, dll.
 Ciri-ciri administrasi petty cash dibandingkan dengan administrasi keuangan
lainnya yaitu :
 1. Biasanya yang mengelola Kas Kecil (Petty Cash) bukan bendahara
perusahaan, tetapi ditunjuk pegawai atau karyawan lain untuk
mengelolanya.
 2. Besarnya Kas Kecil (Petty Cash) tergantung kebijakan masing-
masing perusahaan dengan menggunakan Metode Dana Tetap atau
dapat juga menggunakan Metode Dana Tidak Tetap.
 3. Sumber dana biasanya dianggarkan dari Kas Perusahaan atau dari
Dana Taktis.
 4. Pertanggungjawaban penggunaan keuangan dilaporkan kepada atasan
atau kepada yang melimpahkan kewenangan pengurusannya.
 5. Laporan penggunaan dana dibuat setiap akhir kegiatan atau setiap
akhir periode, atau pada saat akan mengisi kembali dana Kas Kecil (petty
cash).
 6. Setiap penerimaan dan pengeluaran dana selalu dibuatkan bukti
transaksi.
 7. Bukti-bukti transaksi tersebut dikumpulkan sebagai dasar pengajuan
pengisian kembali dana untuk periode berikutnya.
 Contoh pengisian Bukti Transaksi Petty Cash (Kas Kecil)
 BUKTI PENGELUARAN KAS KECIL

 Dibayarkan kepada:  No.Voucher : 0001

 Suhendri  Tanggal : 01 Oktober

2021

 Keterangan  Jumlah

 Kopi, Gula, Teh  Rp. 500.000,00

 Total  Rp. 500.000,00

 Disetujui oleh : Diterima oleh :

 Aldie Suhendri
 Manager QC Bagian OB
 BUKTI PENGAJUAN DANA KAS KECIL

 Dana untuk Bagian : Manager QC

 Periode Kas Kecil : 01 Okktober 2021 s.d. 30 Oktober 2021
 Dana Awal Kas Kecil: Rp. 2.795.000,00
 Saldo : Rp. 0,00
 Keterangan  Jumlah

 Pengisian kembali dana kas kecil  RP. 5.000.000,00

 Total  Rp. 5.000.000,00

 Disetujui oleh : Manager

QC  Diterima oleh : Pemegang
 Tanggal : 1 Oktober Kas Kecil
2021  Tanggal : 1
 ……………………………………… Oktober 2021
.  …………………………………
 Nama jelas  Nama jelas


 
