Adminitrasi Peserta Didik
Muhammad Fajar Ramadhan
Universitas Negeri Padang
Indonesia
E-mail : moh.fajar.ramadhan1701@gmail.com
Abstrak ─ students are the most important
component in the world of education. Without the students
the process of education and teaching in school will not
run smoothly. Therefore, special attention is needed from
the implementation of education so as to achieve the
desired national education goals. Therefore, as prospective
educators in the future in order to be able to organize
students in the teaching and learning process to run well,
an understanding of the administration of students is
needed.
Keywords : learners, administration, education, teaching.
I. PENDAHULUAN
Administrasi merupakan suatu kegiatan atau usaha untuk
membantu, melayani, mengarahkan atau mengatur semua
kegiatan di dalam mencapai suatu tujuan (Purwanto, 2007:1).
Fungsi dari administrasi ialah perancangan, pengorganisasian,
koodinasi, komunikasi, supervise, dan evaluasi. Sedangkan
pendidikan menurut UUSPN 1989 adalah usaha sadar untuk
menyuapkan peserta didik melalui kegiatan bimbingan
pengajaran dan latihan bagi peranannya di masa yang akan
datang. Dalam administrasi pendidikan salah satu ruang
lingkupnya ialah administrasi peserta didik. Administrasi
peserta didik meliputi: organisasi dan perkumpulan peserta
didik, masalah kesehatan dan kesejahteraan, penilaian dan
pengukuran kemajuan peserta didik, serta bimbingan dan
penyuluhan bagi peserta didik.
Setiap anak memiliki hak untuk dapat mengenyam dunia
pendidikan di sekolah. Dengan adanya pendidikan anak/siswa
dapat memperoleh pelajaran yang disuguhkan oleh guru, siswa
juga memiliki hak untuk mengikuti kegiatan-kegiatan tertentu
di sekolah, menggunakan fasilitas, memperoleh bimbingan
dari guru dan sebagainya. Disamping itu, siswa juga memiliki
kewajiban untuk hadir pada waktu yang telah ditentukan,
mengikuti proses pelajaran, mengikuti ujian dan mengikuti
tata tertib yang berlaku. Setiap anak memiliki keunikan
masing-masing, hal itu tentu wajar karena anak memiliki masa
pertumbuhan dan perkembangan. Sehingga proses pendidikan
yang baik akan berusaha membantu proses pertumbuhan dan
perkembangan anak tanpa mengesampingkan potensi yang
dimilikinya.
II. METODE PENELITIAN
Metode penelitian ini berisi tentang bagaimana metode ini
dilakukan. Artikel ilmiah hendaknya disusun dengan
menggunakan metode dan langkah-langkah yang sistematis
untuk memudahkan dalam melakukan penelitian. Pada artikel
Administrasi Peserta Didik, Padang 2019
Hade Afriansyah
Universitas Negeri Padang
Indonesia
E-mail : hadeafriansyah@fip.unp.ac.id
ini, peneliti menggunakan metode studi literatur dengan cara
menggumpulkan bahan-bahan materi yang bersumber dari
buku, jurnal, dan sumber lainnya terkait tentang administrasi
peserta didik. Sumber-sumber yang terkait adalah mengenai
pengertian administrasi peserta didik, proses administrasi
peserta didik, instrumen administrasi kesiswaan, dan peran
guru dalam administrasi peserta didik. Dalam kesempatan kali
ini peneliti menggunakan metode kualitatif deskriptif, yaitu
metode yang digunakan untuk mencari unsur-unsur, ciri-ciri
dan sifat suatu fenomena. Metode ini dimulai dengan
mengumpulkan data, menganalisis data, dan
menginterpretasikannya.
III. KAJIAN TEORI DAN PEMBAHASAN
(Afriansyah, 2019).
A. Pengertian administrasi peserta didik
Secara etomologis kata administrasi berasal dari bahasa
Latin yang terdiri dari kata ‘Ad’ dan ‘ministrare’ yang berarti:
melayani, membantu, dan memenuhi (Hadari Nawawi, 1983 :
5). Menurut M. Dachnel Kamal (2004:3) administrasi adalah
proses menyelesaikan sesuatu oleh sekelompok orang yang
bekerjasama untuk mencapai tujuan bersama secara efektif
dan efisien. Sedangkan menurut Ibnu Syamsi (dalam Edeng
Suryana, 2015: 3) menyatakan bahwa administrasi adalah
segenap proses kerjasama sekelompok orang yang
menggunakan fasilitas guna memperlancar dan mengefisinkan
pencapaian tujuan organisasi yang bersangkutan. Berdasarkan
pengertian di atas dapat disimpulkan, bahwa administrasi
adalah suatu proses yang dilakukan oleh seseorang atau
kelompok yang melibatkan dan mendayagunakan serta
memanfaatkan sumber-sumber potensi yang ada guna
mencapai tujuan tertentu.
Nurhadi (dalam Hadiyanto, 2014 : 28), menyatakan
bahwa administrasi pendidikan adalah suatu kegiatan atau
1
rangkaian kegiatan yang berupa proses pengelolaan usaha (c) Penetapan panitia penerimaan siswa baru,
kerjasama sekelompok manusia yang tergabung dalam
organisasi pendidikan untuk mencapai tujuan pendidikan yang Sedangkan dalam penerimaan siswa baru, adapun
telah ditetapkan sebelumnya agar efektif dan efisien. Nurhadi kegiatan yang dilakukan adalah :
juga mengemukakan bahwa dalam rangkaian kegiatan terdapat
(a) Mengadakan duplikasi
beberapa bidang yang dikelola, salah satu diantaranya ialah
bidang peserta didik. Sedangkan menurut Ngalim purwanto (b) Mempersiapkan formulir pendaftaran
(2010 : 3), administrasi pendidikan adalah segenap proses (c) Menerima atau melayani pendaftaran
pengarahan dan pengintegrasian segala sesuatu, baik personal, (d) Melaksanakan penyaringan
spiritual maupun material, yang bersangkutan dengan (e) Pengumuman calon yang diterima
penciptaan tujuan pendidikan. (f) Membuat laporan pertanggungjawaban
Administrasi peserta didik adalah proses pengurusan serta
layanan dalam hal-hal yang berkaitan dengan murid di suatu b. Orientasi siswa baru
sekolah mulai dari perencanaan penerimaan murid baru, Ada beberapa kegiatan yang dilaksanakan dalam
pembinaan selama murid berada di sekolah, sampai dengan orientasi siswa baru, yaitu :
murid menamatkan pendidikannya (Sutjipto,dkk,
(a) Memperkenalkan fasilitas sekolah
1991/1992:113). Menurut Asnawir (2005:167), administrasi
(b) Memperkenalkan civitas akademika
peserta didik adalah bagian dari kegiatan administrasi yang
dilaksanakan di sekolah, berupa usaha kerjasama yang (c) Memperkenalkan program sekolah
dilakukan oleh para pendidik agar terlaksana proses belajar c. Peraturan disiplin dan tata tertib sekolah
mengajar yang relevan, efektif, efisien, guna tercapainya d. Pembinaan kesiswaan
tujuan pendidikan yang diharapkan. Dalam kegiatan ini, dapat dilakukan melalui
Berdasarkan pengertian di atas dapat disimpulkan bahwa empat jalur yaitu organisasi kesiswaan, latihan
administrasi peserta didik adalah suatu proses atau kegiatan kepemimpinan, kegiatan ekstrakurikuler, dan
pengurusan serta layanan dalam hal-hal yang berkaitan dengan kegiatan wawasan woyata mandala.
murid di suatu sekolah mulai dari perencanaan penerimaan
murid baru, pembinaan selama murid berada di sekolah,
sampai dengan murid menamatkan pendidikannya guna Sedangkan menurut Mulyasa (2006 : 90-99), terdapat
mencapai tujuan pendidikan secara efektif dan efisien. tiga tahapan dalam rangka administrasi peserta didik, yaitu :
B. Proses administrasi peserta didik a. Kegiatan awal tahun pelajaran
Kegiatan yang dilakukan berupa penetapan
Menurut Sutisna (1991:56) menyebutkan ada beberapa daya tampung, pembentukan panitia
proses administrasi peserta didik, yaitu:
penerimaan peserta baru, dan penetapan syarat
a. Perencanaan dan penerimaan siswa baru
bagi peserta didik baru.
Dalam proses perencanaan ini ada beberapa
b. Selama tahun pelajaran
kegiatan yang dilakukan, yaitu :
Kegiatan yang dilakukan berupa orientasi
(a) Penetapan daya tampung sekolah, dapat
untuk peserta didik baru, peraturan kehadiran
dilakukan dengan formulanya :
peserta didik, promosi dan mutasi peserta
didik, pembinaan disiplin atau tata tertib
DYT = BB x MB – ATK
sekolah, pemberian ganjaran, dan hukuman.
c. Akhir tahun ajaran
Keterangan :
Kegiatan administrasi yang dilakukan berupa
DYT = daya tampung
menyangkut tentang pelaksanaan Ujian
BB = banyaknya bangku
Nasional dan Kenaikan kelas.
MB = muatan bangku
ATK = anak tinggal kelas
(b) Penetapan syarat calon siswa dengan syarat
yang sudah ditetapkan oleh Depdikbud dan
dijadikan pedoman bagi sekolah-sekolah.

2
Administrasi Peserta Didik, Padang 2019
 C. Instrumen administrasi kesiswaan c.
1. Instrumen administrasi peserta didik manual
2. Instrumen administrasi peserta didik elektronik
Catatan tentang siswa sebagai instrumen administrasi
siswa di sekolah dapat dibedakan menjadi dua bagian, yaitu :
a. Catatan data siswa untuk sekolah, meliputi :
Buku induk, buku klaper, dan catatan tata tertib d.
sekolah
b. Catatan siswa untuk masing-masing kelas,
meliputi : Buku kelas yang merupakan
cuplikan dari buku induk, buku presensi kelas, e.
buku catatan BK, buku catatan prestasi murid
meliputi buku daftar nilai dan buku lagger,
buku rapor, dan buku mutasi
Untuk mempermudah jalannya administrasi kesiswaan
maka perlu ditunjang oleh berbagai instrumen atau alat
kelengkapan yang diperlukan. Instrumen yang dimaksud
antara lain berupa buku-buku, format yang digunakan untuk
merekam semua data dan informasi yang berkenaan dengan Suharsimi (2008 : 62) menyebutkan bahwa catatan
siswa. Menurut Suryosubroto (2004: 80-81) terdapat beberapa tentang data siswa di sekolah terbagi menjadi dua bagian,
instrumen-instrumen yang dimaksud, antara lain: yaitu :
a. Buku Induk a.
Buku induk merupakan buku pokok, karena
didalamnya memuat semua informasi yang
dianggap lengkap mengenai keadaan siswa.
Informasi tersebut dapat meliputi identitas
pribadi siswa sampai pada informasi mengenai b.
nilai-nilai hasil belajar yang diperoleh siswa
selama belajar di sekolah yang bersangkutan.
Buku induk ini sangat penting dimiliki oleh
setiap sekolah karena melalui buku induk ii
akan dapat diketahui berapa jumlah siswa yang
terdaftar, identitas siswa secara lengkap.
b. Buku Klaper
Buku ini berfungsi untuk membantu buku
induk memuat data murid yang penting-
penting. Pengisiannya dapat diambil dari buku
induk tetapi tidak selengkap buku induk itu. menyebutkan ada beberapa instrumen yang diperlukan dalam
Daftar nilai juga tercatat. Kegunaan utama administrasi siswa, yaitu :
buku klaper adalah untuk memudahkan a.
mencari data murid, apalagi belum diketahui b.
nomor induknya. Hal ini mudah ditemukan c.
dalam buku klaper karena nama murid disusun d.
menurut abjad. e.
Buku/Daftar keadaan siswa
Buku ini menggambarkan jumlah keseluruhan
siswa di sekolah. Biasanya gambaran keadaan
siswa di suatu sekolah akan terus
teridentifikasi setiap bulannya.
Daftar Hadir
Daftar hadir siswa ini dibuat untuk
mengendalikan keaktifan siswa mengikuti
kegiatan di sekolah.
File penyimpanan Berkas Siswa
Berkas-berkas yang sifatnya terlepas-lepas
perlu diarsipkan dengan baik oleh sekolah,
misalnya fotokopi STTB, akte kelahiran, surat
keterangan pindah, dan sebagainya. Semua
berkas itu sebaiknya dibundekan menurut
kelompok masing-masing, sehingga berkas itu
akan mudah ditemukan bila diperlukan.
Catatan data siswa untuk sekolah, meliputi :
(a) Buku induk
(b) Buku klaper, dan
(c) Catatan tata tertib sekolah
Catatan siswa untuk masing-masing kelas,
meliputi :
(a) Buku kelas yang merupakan cuplikan dari
buku induk
(b) Buku presensi kelas
(c) Buku catatan BK
(d) Buku catatan prestasi murid meliputi buku
daftar nilai dan buku lagger
(e) Buku rapor, dan
(f) Buku mutasi
Selain itu, Mantja (dalam Asnawir, 2005 : 170)
Buku induk siswa
Buku klaper
Daftar keadaan siswa
Buku mutasi siswa
Pencatatan kehadiran siswa

3
Administrasi Peserta Didik, Padang 2019
 (1) Papan absensi harian siswa, berada di dalam
kelas.
(2) Buku absensi harian siswa yang dimiliki
sama semua guru.
(3) Rekapitulasi absensi siswa diperlukan
kepala sekolah.
D. Peranan guru dalam administrasi peserta didik
Menurut Sutjipto, dkk (1992 : 56), terdapat beberapa
peranan guru yang terlibat dalam pengelolaan murid, yaitu:
a. Guru dalat dilibatkan dalam penerimaan murid
baru, dengan menunjuk mereka sebagai panitia
penerimaan yang dapat melaksanakan tugas-
tugas teknis mulai dari pencatatan penerimaan
sampai dengan pelaporan pelaksanaan tugas.
b. Peranan yang besar dalam masa orientasi
dipegang oleh guru kelas satu, disamping
kepala sekolah. Tugas guru adalah membuat
murid dapat lebih cepat beradaptasi dengan
lingkungan sekolah. Peranan guru dalam hal
ini sangat penting, karena kekeliruan dalam
orientasi dapat berdampak pada murid
dikemudian hari.
c. Untuk pengaturan kehadiran murid di kelas,
guru pun mempunyai andil yang terbilang
besar.
d. Guru harus mampu menciptakan suasana
dalam mendorong timbulnya motivasi murid
untuk senantiasa mencapai suatu prestasi,
tanpa menekan mental anak.
e. Guru juga memiliki peran besar dalam
menciptakan disiplin sekolah atau kelas yang
baik, karena di sekolah merupakan masa
pembentukan disiplin yang sangat menentukan
untuk kelanjutannya. Untuk membuat murid
disiplin, guru diharapakan mampu menjadi
contoh atau panutan bagi murid-muridnya.
IV. KESIMPULAN
Administrasi peserta didik adalah suatu proses
pengurusan serta layanan dalam hal-hal yang berkaitan dengan
murid di suatu sekolah mulai dari perencanaan penerimaan
murid baru, pembinaan selama murid berada di sekolah,
Administrasi Peserta Didik, Padang 2019
sampai dengan murid menamatkan pendidikannya guna
mencapai tujuan pendidikan secara efektif dan efisien.
Dalam proses administrasi peserta didik terdapat
beberapa hal yang dilakukan oleh administrator yaitu Kegiatan
awal tahun pelajaran (berupa penetapan daya tampung,
pembentukan panitia penerimaan peserta baru, dan penetapan
syarat bagi peserta didik baru), Selama tahun pelajaran
(berupa orientasi untuk peserta didik baru, peraturan kehadiran
peserta didik, promosi dan mutasi peserta didik, pembinaan
disiplin atau tata tertib sekolah, pemberian ganjaran, dan
hukuman), dan akhir tahun ajaran (berupa menyangkut tentang
pelaksanaan Ujian Nasional dan Kenaikan kelas)
Instrumen administrasi peserta kesiswaan terbagi atas
beberapa bagian diantaranya: Catatan data siswa untuk
sekolah (buku induk, buku klaper, dan catatan tata tertib
sekolah) dan Catatan siswa untuk masing-masing kelas (buku
kelas yang merupakan cuplikan dari buku induk, buku
presensi kelas, buku catatan BK, buku catatan prestasi murid
meliputi buku daftar nilai dan buku lagger, buku rapor, dan
buku mutasi)
Daftar Pustaka
Afriansyah, H. (2019). Administrasi Peserta Didik.
https://doi.org/10.17605/OSF.IO/NRXH8
Asnawir. (2005). administrasi pendidikan. PADANG: IAIN
IB Press.
Hadiyanto. (2014). manajemen peserta didik. PADANG: UNP
Press.
Nawawi, H. H. (1983). Administrasi dan Organisasi
Bimbingan dan Penyuluhan. Jakarta: Ghalia Indonesia.
Suharsimi, A. (2008). manajemen pendidikaan. Yogyakarta:
Aditya Media.
Surisna. (1991). Administrasi Pendidikan, Dasar, Teori, dan
Praktek Profesional. bandung: andi offset.
Suryana, E. (2015). administrasi pendidikan dalam
pembelajaran. Deepublish.
Suryosubroto. (2005). Manajemen Pendidikan Di Sekolah.
Jakarta: PT. Rhineka Cipta.
Sutjipto. (1992). Administrasi pendidikan. Jakarta: depdikbud.
4
 5
Administrasi Peserta Didik, Padang 2019