PERANCANGAN STRATEGIK KOLEJ VOKASIONAL KUCHING

PERANCANGAN STRATEGIK PENGURUSAN DAN KEPIMPINAN

I. ANALISIS SWOT/C

KEKUATAN KELEMAHAN

S1 Pimpinan Pengarah yang berpengalaman di bidang pendidikan W1 Tiada Ketua Jabatan/KP yang pernah mengikuti kursus
S2 TPA, TPSA dan KJK mempunyai asas ilmu pengurusan dan kepimpinan secara formal
kepimpinan W2 Ketua Program kurang pengalaman dalam mengurus dan
S3 Semua Ketua Jabatan adalah siswazah memimpin orang bawahan masing-masing
S4 Ketua pembantu tadbir yang bepengalaman W3 Keputusan agenda mesyuarat pengurusan tertangguh jika
S5 Semua staf mengikuti arahan ketua setiap masa ketiadaan pengarah di kolej
S6 Mesyuarat pengurusan diadakan 1 kali seminggu

PELUANG CABARAN

O1 Hubungan baik dengan pegawai di BPLTV
O2. Sokongan PIBG dan pihak NGO dan Kerajaan
O3. Sokongan pemimpin tempatan dan komuniti berdekatan
C1 10% ibu bapa yang mengharapkan pengurusan dan kepimpinan
yang sistematik dan berkesan.
C2 20% masyarakat luar kurang prihatin dengan prosedur kolej.
C3 Sukar mendapat makluman kursus pengurusan dan kepimpinan dari
pihak luar

YOUR SUCCESS IS OUR BUSINESS 24

 PERANCANGAN STRATEGIK KOLEJ VOKASIONAL KUCHING

II. PELAN STRATEGIK

Sasaran
Petunjuk
Isu Matlamat
Bidang Objektif Prestasi Utama
Strategi Strategik
(KPI) TOV 2021 2022 2023 2024 2025

Pengurusan Kecekapan Menghasilkan Adakan Bilangan aduan

Pejabat dan pengurusan kecekapan kaunter pertanyaan pelanggan 5 3 2 0 0 0
Bilik Khas pejabat dan bilik pengurusan
khas perlu pejabat dan Peratus
dipertingkatkan Bilik Khas kepuasan staf 50 87 90 100 100 100
lagi.
Peratus
kepuasan 55 85 90 100 100 100
pelanggan

Tempoh buka
kaunter 7 jam 8 jam 8 jam 8 jam 8 jam 8 jam

Mempertingkatkan Tempoh
kualiti perkhidmatan menunggu untuk 5 min 2 min 1 min 0 min 0 min 0 min
mendapat
perkhidmatan

Mempertingkatkan Tempoh
keberkesanan mengurus klien 20 min 10 min 10 min 10 min 10 min 10 min
pengurusan
pelanggan

YOUR SUCCESS IS OUR BUSINESS 25

 PERANCANGAN STRATEGIK KOLEJ VOKASIONAL KUCHING

III. PENJANAAN STRATEGI MENGGUNAKAN C/TOWS MATRIKS

KEKUATAN KELEMAHAN
S1 Pimpinan Pengarah yang .
berpengalaman mengurus W1 Tiada Ketua Jabatan/KP yang pernah
S2 TPA, TPSA dan KJK mempunyai asas mengikuti kursus kepimpinan secara formal
ilmu pengurusan dan kepimpinan W2 Ketua Program kurang pengalaman
S3 Semua Ketua Jabatan adalah siswazah dalam mengurus dan memimpin orang
S4 Ketua pembantu tadbir yang bawahan masing-masing
Luaran Dalaman bepengalaman W3 Keputusan agenda mesyuarat
S5 Semua staf mengikuti arahan ketua pengurusan tertangguh jika ketiadaan
setiap masa pengarah di kolej
S6 Mesyuarat pengurusan diadakan 1 kali
seminggu

PELUANG
O1 Hubungan baik dengan pegawai di BPLTV S1+S2+S3 + S4 +S6+ W1 + 01 S2+S3 + S4+S5+ W2 + C1
O2. Sokongan PIBG dan pihak NGO dan
Kerajaan 1. Meningkatkan taraf profesionalisme majlis 2. Meningkatkan mutu pengurusan dan
O3. Sokongan pemimpin tempatan dan pengurusan kolej kepimpinan staf
komuniti berdekatan
CABARAN
C1 10% ibu bapa yang mengharapkan S1+S2+S4+S5 + W3 + C3 S6+O1+O2+O3+W1+W2+ +C3
pengurusan dan kepimpinan yang sistematik
dan berkesan. 3. Meningkatkan kualiti pengurusan dan 4. Bimbingan dan rujukan dari kolej atau
C2 20% masyarakat luar kurang prihatin kepimpinan kepada organisasi,pensyarah organisasi yang berjaya.
dengan prosedur sekolah. dan stake holder atau pelanggan
C3 Sukar mendapat makluman kursus
pengurusan dan kepimpinan dari
pihak luar

IV. TOWS DEDUCTION REARRANGE AND DEVELOPED INTO STRATEGIC AREAS

YOUR SUCCESS IS OUR BUSINESS 26

 PERANCANGAN STRATEGIK KOLEJ VOKASIONAL KUCHING

Bil TOWS deduction rearrange and group Broad area or strategy

1 Meningkatkan taraf profesionalisme majlis pengurusan kolej 1. Meningkatkan kecekapan dan keberkesanan
2 Meningkatkan mutu pengurusan dan kepimpinan staf sistem pengurusan
3 Meningkatkan kualiti pengurusan dan kepimpinan kepada organisasi, 2. Meningkatkan tadbir urus stake holder
pensyarah dan stake holder atau pelanggan atau pelanggan
4 Bimbingan dan rujukan dari kolej atau organisasi yang berjaya 3. Mengadakan Lawatan Ilmiah dan Penanda
Aras

V. ANALISIS PEMILIHAN STRATEGI BERDASARKAN PEMBERATAN

Menggunakan skala likert 1 - Amat Rendah

2 - Rendah
3 - Sederhana
4 - Tinggi
5 - Amat tinggi

Bil Kriteria Pemilihan Strategi 1 Strategi 2 Strategi 3

1 Tahap kesukaran proses kerja 5 3 4
2 Kompetensi staf yang bertanggungjawab 4 4 3
3 Sumber kewangan dan kos pembiayaan terlibat 5 3 5
4 Kemudahan infrastruktur dan peralatan/kelengkapan 3 3 2
5 Andaian keupayaan mengatasi halangan
6 Andaian hasil yang dijangkakan/impak untuk mencapai objektif, 5 5 4
matlamat/isu, misi dan visi
7 Akur kepatuhan dengan mandat/arahan 5 4 3
8 Rekod keberkesanan yang lepas - - -
9 Kesesuaian dengan persekitaran terkini - - -
Jumlah Skor 23 22 21
Keputusan
Strategi 1 menjadi keutamaan untuk perlaksanaan terlebih
Ulasan dahulu kerana darjah peluang yang ada amat tinggi untuk
mencapai objektif

VI. SENARAI STRATEGI MENGIKUT KEUTAMAAN

YOUR SUCCESS IS OUR BUSINESS 27

 PERANCANGAN STRATEGIK KOLEJ VOKASIONAL KUCHING

1 ST 1- Meningkatkan kecekapan dan keberkesanan sistem Pengurusan dan kepimpinan

2 ST 2- Meningkatkan tadbir urus stake holder atau pelanggan
3 ST 3- Mengadakan Lawatan Ilmiah dan Penanda Aras

VII. PELAN TAKTIKAL

Strategi 1 Meningkatkan kecekapan dan keberkesanan sistem Pengurusan dan kepimpinan

Program/ Tempoh Kos/ Output/ Pelan

Bil Tanggungjawab KPI Sasaran
Projek Sumber Hasil Kontigensi

1. Kursus Pengarah April – RM300 Kecekapan dan Peningkatan dalam Rujuk Pelan
kepimpinan KPT September Kemahiran kerja kerja berpasukan Strategik
berkualiti berpasukan
meningkat Bil. Kursus
2 kali
Bil. Tempoh masa
4 jam
% staf hadir
100%
2 Kursus Pengarah Jan – April RM300 Pengurusan Peningkatan dalam Rujuk Pelan
pengurusan KPT organisasi lebih pengurusan Strategik
organisasi berkesan organisasi

Bil. Kursus 1 kali

Bil. Tempoh masa 4 jam

% staf hadir 100%

YOUR SUCCESS IS OUR BUSINESS 28

 PERANCANGAN STRATEGIK KOLEJ VOKASIONAL KUCHING

Strategi 2 Meningkatkan tadbir urus pelanggan

Program/ Tempoh Kos/ Output/ Pelan

Bil Tanggungjawab KPI Sasaran
Projek Sumber Hasil Kontigensi

1. Kursus KPT Jan – Mac RM 300 Bilangan aduan Bilangan kursus 1kali Ceramah dari
kompetensi menurun atau Bil. Tempoh masa 4 jam ketua kerani
pengurusan menjadi sifar Bilangan aduan 10
pelanggan pelanggan
% kepuasan staf 75
% kepuasan 80
pelanggan
Tempoh kaunter 6 jam
buka

Strategi 3 Mengadakan Program Lawatan Ilmiah dan Penanda Aras

Program/ Tempoh Kos/ Output/ Pelan

Bil Tanggungjawab KPI Sasaran
Projek Sumber Hasil Kontigensi
1. Lawatan Pengarah April- RM 100 Motivasi dan Bil. Lawatan 2 kali Ceramah dari
Ilmiah dan KPT Oktober seorang kerjasama antara Pengarah
Penanda staf sokongan % staf hadir 100%
Aras meningkat

YOUR SUCCESS IS OUR BUSINESS 29

 PERANCANGAN STRATEGIK KOLEJ VOKASIONAL KUCHING

VIII. PELAN OPERASI

Nama Program : Kursus kepimpinan Berkualiti

Matlamat : Meningkatkan Kecekapan dan Keberkesanan Sistem Pengurusan dan kepimpinan
Objektif : Meningkatkan Kecekapan dan Kemahiran kerja berpasukan
Tempoh : April – Sept
Sasaran : Jawatan Kuasa Pengurusan ,Ketua Jabatan, Pensyarah dan Pegawai Kumpulan Pelaksana(PKP)
Kos : RM 300.00

Status/Pelan
Langkah Proses Kerja Tanggungjawab KPI Sasaran
Kontigensi
1 Mesyuarat Jawatankuasa: Pengarah Bilangan mesyuarat 1 kali Agihkan Kertas
-Bentang kertas kerja KPT Kerja kepada
-Lantikan AJK -Tetapkan tarikh J/Kuasa yang
-Anggaran kos -Aggihan tugas dilantik
2 Taklimat KPT Bilangan taklimat 1kali Edaran surat
% staf hadir 100%
3 Promosi program KPT Bil. tempoh masa 1 minggu
4 Persiapan bahan KPT Bilangan tempoh masa 1 Minggu sebelum
program
5 Surat jemputan penceramah luar Setiausaha Bilangan tempoh masa 1 minggu sebelum
program
6 Surat jemputan staf Setiausaha Bilangan tempoh masa 1 bulan sebelum
program
7 Penyediaan tempat dan peralatan KPT Bilangan tempoh masa 1 hari sebelum
program
8 Pelaksanaan program Jawatan kuasa kerja Bilangan tempoh masa 4 jam
% staf hadir 100%
9 Pemantauan Pengarah Bilangan pemantauan Sepanjang
program
10 Penilaian dan laporan Setiausaha Bilangan penilaian 1 kali
Bil. tempoh masa 1 hari selepas
tamat program

YOUR SUCCESS IS OUR BUSINESS 30

 PERANCANGAN STRATEGIK KOLEJ VOKASIONAL KUCHING

Nama Program : Kursus Pengurusan Organisasi

Matlamat : Meningkatkan Kecekapan dan Keberkesanan Sistem Pengurusan Pejabat
Objektif : Meningkatkan kecekapan pengurusan Organisasi
Tempoh : Jan - April
Sasaran : Majlis Pengurusan dan pegawai Kumpulan Pelaksana (PKP)
Kos : RM 300.00

Status/Pelan
Langkah Proses Kerja Tanggungjawab KPI Sasaran
Kontigensi
1 Mesyuarat Jawatankuasa: Pengetua Bilangan mesyuarat 1 kali Aggihkan Kertas
-Bentang kertas kerja KPT Kerja kepada
-Lantikan AJK -Tetapkan tarikh J/Kuasa yang
-Anggaran kos -Agihan tugas dilantik
2 Taklimat KPT Bilangan taklimat 1kali Edaran surat

% staf hadir 100%

3 Promosi program KPT Bil. tempoh masa 1 minggu
4 Persiapan bahan Jawatan kuasa kerja Bilangan tempoh masa 1 Minggu sebelum
program
5 Surat jemputan penceramah luar Setiausaha Bilangan tempoh masa 1 bulan sebelum Hubungi melalui
program telepon
6 Surat jemputan staf Setiausaha Bilangan tempoh masa 1 minggu sebelum
program
7 Penyediaan tempat dan peralatan KPT Bilangan tempoh masa 1 hari sebelum
program
8 Pelaksanaan program Jawatan kuasa kerja Bilangan tempoh masa 4 jam

% staf hadir 100%

9 Pemantauan Pengarah Bilangan pemantauan Sepanjang
program
10 Penilaian dan laporan Setiausaha Bilangan penilaian 1 kali

Bil. tempoh masa 1 hari selepas

tamat program

YOUR SUCCESS IS OUR BUSINESS 31

 PERANCANGAN STRATEGIK KOLEJ VOKASIONAL KUCHING

Nama Program : Kursus Kompetensi Pengurusan Stake Holder atau Pelanggan

Matlamat : Meningkatkan Kecekapan dan Keberkesanan Sistem Pengurusan Pejabat dan Bilik Khas
Objektif : Meningkatkan Kualiti Perkhidmatan Kaunter
Tempoh : Jan - Mac
Sasaran : TPA. TPSA, KJK, Ketua Jabtan dan Pegawai Kumpulan Pelaksana(PKP)
Kos : RM 300.00

Status/Pelan
Langkah Proses Kerja Tanggungjawab KPI Sasaran
Kontigensi
1 Mesyuarat Jawatankuasa: Pengetua Bilangan mesyuarat 1 kali Agihkan Kertas
-Bentang kertas kerja KPT Kerja kepada
-Lantikan AJK -Tetapkan tarikh J/Kuasa yang
-Anggaran kos -Agihan tugas dilantik
2 Taklimat Setiausaha Bilangan taklimat 1kali Edaran surat
% staf hadir 100%
3 Promosi program Setiausaha Bil. tempoh masa 1 minggu
4 Persiapan bahan Jawatan kuasa kerja Bilangan tempoh masa 1 Minggu sebelum
program
5 Surat jemputan penceramah luar Setiausaha Bilangan tempoh masa 1 bulan sebelum Hubungi melalui
program telepon
6 Surat jemputan staf Setiausaha Bilangan tempoh masa 1 minggu sebelum
program
7 Penyediaan tempat dan peralatan KPT Bilangan tempoh masa 1 hari sebelum
program
8 Pelaksanaan program Jawatan kuasa kerja Bilangan tempoh masa 4 jam
% staf hadir 100%
9 Pemantauan Pengarah Bilangan pemantauan Sepanjang
program
10 Penilaian dan Laporan Setiausaha Bilangan penilaian 1 kali
Bil. tempoh masa 1 hari selepas
tamat program

YOUR SUCCESS IS OUR BUSINESS 32

 PERANCANGAN STRATEGIK KOLEJ VOKASIONAL KUCHING

Nama Program : Program Lawatan Ilmiah dan Penanda Aras

Matlamat : Meningkatkan Kecekapan dan Keberkesanan Sistem Pengurusan Pejabat,dan Bilik-bilik Khas
Objektif : Meningkatkan Motivasi dan kerjasama antara staf hasil dari rujukan organisasi luar.
Tempoh : 3 hari (hujung minggu) bulan September / Oktober
Sasaran : TPA, TPSA, KJK, Ketua Jabatan ,Pensyarah Bilik Khas dan PKP( 1@ 2 orang)
Kos : RM 100.00 seorang.

Status/Pelan
Langkah Proses Kerja Tanggungjawab KPI Sasaran
Kontigensi
1 Mesyuarat Jawatankuasa: Pengarah Bilangan mesyuarat 1 kali Agihkan Kertas
-Bentang kertas kerja KPT Kerja kepada
-Lantikan AJK -Tetapkan tarikh J/Kuasa yang
-Anggaran kos -Agihan tugas dilantik
2 Surat kebenaran lawatan Setiausaha Bilangan taklimat 1kali Edaran surat
% staf hadir 100%
Surat ke tempat lawatan Setiausaha Bil. Tempoh masa 6 minggu sebelum
lawatam
Tempahan kenderaan Setiausaha Bil. Tempoh masa 3 minggu sebelum
lawatan
3 Persiapan bahan AJK kerja Bil. tempoh masa 1 minggu
4 Taklimat lawatan Setiausaha Bilangan tempoh masa 1 hari sebelum
lawatan
5 Pelaksanaan program Setiausaha Bilangan tempoh masa 2 hari setiap Hubungi melalui
lawatan telefon
6 Penilaian dan Laporan Setiausaha Bilangan tempoh masa 1 minggu sebelum
program

YOUR SUCCESS IS OUR BUSINESS 33