Kamis, 14 Mei 2020 :: pkl 09.00 WIB/pkl 10.

00 WITA :: via Ms Team

Pembicara : Mohamad Iskandar (External Trainer)

MC : Rani Kusuma Wijayanti
Moderator : Trinovini Pasaribu
PIC Kantor Site : Welly Lazuardi
PIC Ruangan : Lauda Mutia (R. Tawahan)
Dwita Liku La’bi (R. Tigarun)
1. Menyegarkan kembali konsep dasar improvement :
DELTA (8 Langkah, 7 Alat)

2. Memahami aplikasi DELTA dari contoh kehidupan sehari-hari

3. Memberi contoh pengisian laporan QCC/QCP sesuai template BC

4. Mengingatkan kembali semua info yang perlu diketahui untuk

Konvensi QCC/QCP pada BCIC 2020
Semua info yang perlu kita tahu jika mau ikut konvensi QCC/QCP di BCIC 2020

Aspek Penilaian
Jadwal Kegiatan

Syarat Pendaftaran

Peluang
Juara
1. Diasumsikan peserta sudah mempunyai rencana QCC/QCP
atau sudah melaksanakan dan sekarang tahap
penyusunan laporan. Karena training ini bertujuan untuk
menyiapkan peserta dalam menyusun laporan untuk ke
konvensi BCIC, bukan untuk membantu menemukan ide
improvement QCC/QCP.
2. Diharapkan peserta selalu dalam mode Mute saat sedang
tidak berbicara untuk meminimalisir noise (suara bising
selain suara pembicara).
3. Jika ingin bertanya:
a. Untuk semua peserta online & offline training : Izin ke
Moderator terlebih dahulu, setelah dipersilahkan baru
mengajukan pertanyaan
b. Khusus peserta offline training (di R. Tawahan & R.
Tigarun) : Sampaikan ke PIC ruangan untuk diatur
urutannya (PIC R. Tawahan : Lauda Mutia, PIC R.
Tigarun : Dwita Liku La’bi)
 Pengalaman Kerja
2018-sekarang (3 tahun)
Improvement Management Analyst
@ PT Alam Sutera Realty, Tbk [Alam
Sutera group]
2013-2018 (5 tahun)
Business Development & PDCA Staff
@ PT Marga Mandalasakti [Astra group]
Internal trainer spesialisasi :
Problem Solving & Continuous
Improvement using PDCA & 7 Tools
Mohamad
Iskandar,
S.Kom
Pengalaman Konvensi Improvement
Juara 3 Kategori SS @ Konvensi MMQC* 2011
(*Marga Mandalasakti Quality Control)
‘Meningkatkan kenyamanan dan kerapihan kerja
dengan alat pengaturan penyimpanan perlengkapan
kerja petugas gerbang tol’
Juara 1 Kategori SS @ Konvensi MMQC 2012
‘Meningkatkan kecepatan transaksi petugas
pengumpulan tol dengan laci portable’
Juara 3 Kategori SS @ Konvensi MMQC 2013
‘Meningkatkan pengetahuan dan pemahaman etika
kerja dan etika bisnis karyawan dengan Buku Motivasi
Positive Value’
Menjadi Juri dalam Konvensi MMQC 2015
Menjadi Juri dalam Konvensi ASQI** 2018 Laci Portabel
(**Alam Sutera Quality Improvement)

Motto hidup:

‘Di dunia ini tidak

ada yang instan,
sekalipun mie instan
tetap butuh PROSES
untuk bisa
menikmatinya.’
MATERI

By : Mohamad Iskandar & PDCA BC

Definisi Quality Control Circle (QCC)/Quality Control Project (QCP)

Konsep QCC/QCP :
Diperkenalkan pada April 1962 di Jepang oleh
Dr. Kaoru Ishikawa

Definisi QCC/QCP :
Kelompok kecil dari karyawan paling depan (frontline
employees) yang secara terus menerus meningkatkan
dan menjaga kualitas produk, layanan, pekerjaan.

QCC : kelompok improvement dalam satu Departemen,

sedangkan QCP : kelompok improvement lintas
Departemen/Divisi.

7
Tujuan QCC/QCP bagi Perusahaan

PEOPLE – Meningkatkan skill individu dan

kemampuan peningkatan diri
(Pengetahuan - Keterampilan - Sikap).

PROCESS – Menghargai nilai-nilai manusia

dan menciptakan kerja yang
menarik/manajemen tempat kerja.

PERFORMANCE – Peningkatan
kemampuan aktivitas improvement di
tempat kerja dan memberikan kontribusi
pada peningkatan kinerja & pertumbuhan
perusahaan.

8
 Manfaat QCC/QCP bagi Karyawan
• Mengurangi kesalahan dan meningkatkan
kualitas kerja
• Mengilhami kerjasama yang efektif
• Meningkatkan keterlibatan dalam tugas &
tanggungjawab
• Meningkatkan motivasi kerja
• Menciptakan kemampuan memecahkan masalah
• Membangkitkan sikap mencegah timbulnya
problem/masalah
• Memperbaiki komunikasi dalam perusahaan
• Mengembangkan hubungan yang harmonis antara
manajemen dan semua karyawan
• Meningkatkan pengembangan pribadi & sikap
kepemimpinan.
• Meningkatkan kesadaran akan rasa tanggung jawab,
kualitas atas hasil kerja/kegiatan, rasa ikut ambil
bagian /partisipasi, rasa ikut memiliki dan moral
yang tinggi.
9
Metode Penentuan Tema QCC/QCP
Tema merupakan Masalah yang diangkat untuk dijadikan Program perbaikan yang
akan dibahas atau diselesaikan. Tema yang dibahas dalam QCC/QCP yang menyangkut
masalah pekerjaan sehari-hari, program peningkatan (kaizen) dan sasaran
perusahaan.

• Merupakan proses & tanggung jawab • Peraturan perusahaan

circle ybs
• Ada keterkaitan dan mendukung KPI
perusahaan atau
direktorat/departemen/section
• Proses perbaikan diarahkan pada hal
yang lebih spesifik
• Waktu penyelesaian yang singkat
• Perjanjian kerja
• Penugasan karyawan dan job rotation
• Penentuan batas wewenang
• Politik
• Sistem penggajian
• Evaluasi peraturan pemerintah

10
Pelaku & Peran dalam QCC/QCP
Member : Section Head & Below
Identifikasi, analisa dan atasi masalah yang
berhubungan dengan pekerjaannya.

Leader : Section Head – Supervisor

Menggulirkan PDCA circle.

Facilitator : Division/Dept. Head & Section Head

Level
Membina pemimpin, menjembatani kebutuhan
perusahaan dan circle, menjadi mentor.
Coordinator : BOD Level
Membina fasilitator, menggulirkan PDCA
kegiatan SS/QCC/QCP, konvensi lokal, bersama
komite mengelola kualitas tema agar strategis.

[HANLAY, Joseph, Our Experience With Quality Circles, ASQC, 1983]

11
Pelaku & Peran dalam QCC/QCP
Peran Coordinator
• Menjabarkan falsafah & visi menjadi aktivitas
QCC/QCP
• Mengkoordinasikan seluruh aktivitas QCC/QCP
untuk mencapai kinerja perusahaan yg lebih baik
• Membuat program pengembangan dan pelatihan
yang terkait dengan aktivitas QCC/QCP, mencatat
dan mendokumentasikan prestasi yang dicapai:
• Penghematan biaya,
• Biaya aktivitas QCC/QCP, dan
• Kemajuan aktivitas QCC/QCP
• Mengadakan/menghadiri progress review
perusahaan
• Mempublikasikan dan mengkomunikasikan
aktivitas QCC/QCP ke seluruh jobsite
Peran Leader
• Memimpin rapat Tim QCC/QCP
• Mengkoordinasi aktivitas Tim QCC/QCP
• Menjaga aturan main dalam Tim QCC/QCP
• Melakukan konsultasi QCC dengan Fasilitator
Peran Facilitator
• Memahami falsafah, visi, dan penerapan aktivitas
QCC/QCP
• Membantu tim QCC/QCP mencari/memilih topik
improvement
• Memfasilitasi QCC/QCP Leader maupun QCC/QCP
Member dalam memecahkan persoalan
• Memberi dukungan pengetahuan teknis / tools
yang diperlukan
• Menjadi penghubung antara QCC/QCP Leader
dengan Koordinator atau Steering Committee dan
pihak manajemen
• Menghadiri pertemuan yang diadakan
• Mengembangkan kemampuan anggota Tim
QCC/QCP
Peran Member
• Mengikuti rapat-rapat yang diadakan
• Berpartisipasi dalam rapat
• Mengidentifikasi, menganalisa, dan mengatasi
masalah yang berhubungan dengan pekerjaan dan
mengimplementasikan solusinya
12
7 Alat

1. Stratifikasi/Pengelompokan
2. Check Sheet
3. Pareto
4. Scatter Diagram
5. Histogram
6. Fishbone
7. Grafik & Control Chart

13
Penerapan 7 Alat dalam 8 Langkah
7 TOOLS CONTOH KEGUNAAN DALAM 8 STEPS

Dengan Stratifikasi
Stratifikasi/ Dept Absen Cuti Sakit Ijin Mangkir
Kelompokan setiap data yang didapat
1
1 Pengelompokan data
Dept-A
Dept-B
3%
2%
3%
1.5%
-
0.5%
-
-
-
- 1. Menentukan tema &Target
Dept-C
Dept-D
1.5%
1.5%
1%
-
-
-
0.5%
- 1.5%
- berdasarkan klasifikasinya

Check sheet/formulir No Check Item Pengukuran

Metod e
Pemeriksaan 1
Tanggal
2 3 Periksa data yang sudahterkumpuldengan 1. Menentukan Tema &Target
2
2 pengecekan 1 Control
Panel
Tegang an Dengan mata
telanjan g
6. EvaluasiHasil
= Baik = Rata-rata = Buruk
menggunakan form cek
1. Menentukan tema &Target
3. Analisa Sebab Akibat
3 Pareto diagram/ Tentukan Prioritas dari banyak masalah yang ada 6. EvaluasiHasil
diagram prioritas diarea/lingkungankerja (prinsip 20:80) 8. Rencana berikutnya
3
Fishbone
4 diagram/ MAN MATERIAL MECHINE

Cari akar permasalahandari penyebab masalah 3. Analisa Sebab Akibat

4 Diagram
PROBLEM
yang terjadi dilapangan dengan analisa 5 why
METHOD MONEY ENVIRONMENT
tulang ikan
Freq
30 N=100

55 20 1. Menentukantema& Target
Histogram Melihat distribusi/penyebaran data yang banyak
10
=
X = 101
6. EvaluasiHasil
0 74.5 79.5 84.5 89.5 94.5 99.5 104.5 109.5 114.5 119.5 124.5
Y

Scater
66 diagram/Dia Korelasi dua kelompokdata 3. Analisa Sebab Akibat

gram Pencar X

UCL
1. Menentukan Tema &Target
Grafik & control Data lebih mudah ,jelas dan cepat dalam
77 mengambil keputusan 6. EvaluasiHasil
chart/Peta Kontrol
X

LCL

14
 Stratifikasi/Pengelompokan
Statifikasi artinya menguraikan/mengklasifikasikan data/masalah menjadi faktor-faktor yang lebih
kecil atau menjadi unsur tunggal dari data/masalah sehingga lebih jelas dan mudah untuk dianalisa.

Stratifikasi dilakukan berdasarkan pembagian group :

• Who – orang, sekelompok orang, departemen, customer, market
• What – jenis, unit, produk, pelayanan, besaran, defect, komplain
• Where – lokasi dari defect, geografis
• When – yaitu dalam sehari, sehari dalam seminggu, step dari proses
Bila data yang berasal dari beberapa sumber atau kategori digabungkan bersama, maka makna dari
data tidak akan mudah dilihat!

Tanpa Stratifikasi Dengan Stratifikasi

Pedangan Absen Pedangan Absen Cuti Sakit Ijin Mangkir
Mie ayam 3% Mie ayam 3% 3% - - -
Siomay 2% Siomay 2% 1.5% 0.5% - -
Baso 1.5% Baso 1.5% 1% - 0.5% -
Batagor 1.5% Batagor 1.5% - - - 1.5%
Ketoprak 2.5% Ketoprak 2.5% 1% 1.5% - -
Dengan stratifikasi, problem akan terlihat lebih jelas, sehingga dapat lebih focus dalam melakukan
tindakan perbaikan.
15
 Check Sheet
Check Sheet atau Lembaran Pengecekan adalah
sebuah formulir, dalam bentuk tabel atau diagram
dengan item-item yang sudah distratifikasi.

Digunakan untuk :
• mengumpulkan data atau
• memeriksa suatu kondisi.

Hal-hal yang penting harus diperhatikan dalam

pembuatan Check Sheet
1. Maksud pembuatan jelas
• Tujuan checksheet.
• Data yang perlu diketahui.
• Kelengkapan data.
2. Pengelompokkan & alur yang baik
• Mudah dipahami dan diisi secara lengkap.
• Mudah dianalisis dan disimpulkan.
3. Penyajian dan pelaksanaan yang praktis
• Dapat menggunakan gambar.
• Tata cara pengumpulan data (Siapa, Kapan dan
Dimana).
16
 Diagram Pareto
Diagram Pareto adalah grafik batang yang menunjukkan masalah berdasarkan urutan banyaknya
jumlah kejadian.

1. Grafik balok
• Menunjukkan item data KASUS/ UNIT
100 %
• Item disusun berurut: N=25
o Nilai paling besar hingga nilai paling 20 88 %
kecil. 80 %
o Item yang pareto dibedakan warnanya
56 % 50 %
• Item Lain-lain, walaupun nilainya > nilai
item terkecil tetap diletakkan dibelakang. 10

2. Grafik garis
Menunjukkan persen kumulatif terhadap
0 0%
jumlah keseluruhan
C B A LAIN-
LAIN

faktor-faktor yang di bandingkan dalam diagram pareto : minimal 4 faktor dan maksimal 8
faktor, sisanya dimasukan di item lain-lain
17
 Manfaat Diagram Pareto
1. Menunjukkan prioritas masalah
2. Menyatakan perbandingan masing-masing item terhadap keseluruhan
3. Menunjukkan dampak kinerja setelah ada tindakan.
4. Dapat menunjukkan perbandingan masalah/data sebelum & sesudah perbaikan.

SEBELUM PENANGGULANGAN SESUDAH PENANGGULANGAN

50 100 %
N = 50
90 % 40 %
40 82 %
70 % 100 %
30 30
N = 30
50 % 50 % 83.33 %
20 20 73.33 %
50 %
56.57 %

10 10 33.33 %

0 0
0 0 LAIN
A B C D LAIN B A C D
LAIN LAIN

18
 Cara Membuat Diagram Pareto

1 2 3
Kumpulkan Susun Nilai: Hitung : Pareto Usaha Mang Ujang
Data Paling besar - Jumlah kumulative Jan – Mar’ 2020 100%
- Persen 100 95% 100%

Paling Kecil - Kumulative persen (%) 90 85% 90%

80 80%
70%
• Tabel Data Mentah • Tabel Perhitungan Pareto 70 70%

60 60%
Jenis Jumlah Jumlah Kumulative Persen Kumulative 50%
Usaha
Usaha sisa/bulan sisa/bulan Total (%) Persen (%) 50 50%

Mie ayam 50 Mie ayam 50 + 50 50% + 50% 40 40%

Siomay 10 Batagor 20 + 70 20% + 70% 30 30%

Baso 5 Ketoprak 15 85 15% + 85%

+ 20 20%

Batagor 20 Siomay 10 95 10% 95% 10 10%

Ketoprak 15 Baso 5 100 5% 100% 0 0%
Total 100 Total 100 100%

19
 Scatter Diagram
Scatter plot atau diagram Pencar adalah grafik/diagram yang digunakan untuk
menggambarkan korelasi dua kelompok data yang berpasangan.

Scatter plot merupakan cara yang paling efektif untuk mengetahui ada atau
tidaknya hubungan antar dua faktor tadi.
Cara membuat Scatter Plot:
a. Kumpulkan pasangan data berserta informasi yang lainnya,termasuk faktor
stratifikasi yang potensial.
b. Tentukan variabel mana yang di sumbu horisontal (x) dan sumbu vertikal (y).
Umumnya, tempatkan sebab potensial pada sumbu horisontal (x) dan akibat pada
sumbu vertikal (y).
c. Tentukan minimum dan maksimum dari x dan y.

Korelasi Korelasi Tidak Ada Korelasi Korelasi

Positif Kuat Korelasi Positif Pola Lain
Negatif Kuat Negatif

20
 Contoh Scatter Diagram
Dari data Sisa Penjualan & Pembeli, terlihat semakin tinggi Sisa penjualan, semakin
rendah Pembelinya, artinya antara Sisa Penjualan & Pembeli memiliki
hubungan/korelasi negative dan yang perlu diperbaiki dari data tersebut
meningkatkan minat pembeli.

1.5

1
Pembeli (Y)

0.5

0
0 5 10 15 20 25
Sisa Penjualan X)

21
 Histogram
• Suatu distribusi frekuensi menunjukkan seberapa sering tiap nilai berbeda
yang ada dalam set data muncul.
• Histogram adalah grafik yang paling banyak digunakan untuk
memperlihatkan distribusi frekuensi.
• Bentuknya seperti grafik batang.
Manfaat histogram:
a. Mengetahui stabilitas proses dengan melihat sebaran
atau distribusinya (variasi)
b. Mengetahui kemampuan proses.
c. Menentukan strategi untuk melakukan perbaikan
d. Memvisualisasikan perbedaan kondisi sebelum dan
sesudah perbaikan.
Kapan Digunakan
• Bila kita ingin melihat bentuk dari distribusi data.
• Untuk menganalisis apakah proses dapat memenuhi permintaan
konsumen.
• Untuk melihat adanya perubahan proses dari waktu ke waktu.
• Untuk menentukan apakah output dari dua atau lebih proses berbeda.
• Bila kita ingin mengkomunikasikan distribusi data secara cepat dan mudah.
22
 Fishbone Diagram
Fishbone diagram disebut juga Diagram tulang ikan atau Diagram sebab akibat atau Diagram
Ishikawa, sesuai dengan nama penemunya Kaoru Ishikawa

Diagram Ishikawa Ini adalah satu-satunya dalam 7 QC tools yang bisa menggunakan fakta
dalam penyajiannya.

Alat bantu ini menunjukkan hubungan antara sebab dan akibat, faktor-faktor penyebab
(sebab) & karakteristik kualitas (akibat).

Merupakan hasil dari brainstorming / pengumpulan hipotesis.

Prinsip Brainstorming / sumbang saran:

• Jangan mengkritik pendapat orang lain.
• Jangan menghambat orang lain mengeluarkan pendapat.
• Makin banyak pendapat makin baik.

23
 Cara Membuat Fishbone Diagram
1. Tentukan “kepala ikan” sebagai masalah yang menjadi titik perhatian untuk dianalisa.
Tuliskan itu di ujung fishbone.

Manusia Mesin Metode

Material Lingkungan

24
 Cara Membuat Fishbone Diagram
2. Tentukan faktor penyebab masalah, gunakan prinsip brainstorming/pengumpulan hipotesis
dari pihak–pihak yang kompeten / terlibat langsung dalam proses yang dianalisa.
Faktor penyebab masalah biasanya dianalisa dari faktor : Manusia, Mesin, Metode,
Material, Lingkungan

Manusia Mesin Metode

Material Lingkungan

25
 Cara Membuat Fishbone Diagram
3. Tanyakan 5 kali mengapa (5 why) hingga ditemukan sumber penyebabnya.
Tuliskan pada “tulang” yang lebih kecil.

Manusia
…………………. Mesin
………………….
1 Pakai kompor
Baru bekerja 2 seadanya
< 2 bulan Mie Ayam tidak
Belum ada kompor
yg standard terjual 50 porsi
Pengalaman
kurang Pakai kompor
minyak tanah

Rasa kuah
tidak enak Proses perebusan mie dan
kuah digabung
3
Air kuah &
rebusan dicampur
Penyimpanan bahan 6 Panci hanya
tidak lembab ada satu
5
Kualitas mie Sayuran layu
belum jelas
4
Belum
menentukan Material
…………………. Metode
………………….
kualitas mie

26
Jenis-Jenis Grafik
Grafik Garis
Fungsinya untuk melihat trend (kecenderungan) suatu data dalam
periode ( jangka waktu ) tertentu.

Grafik Balok
Fungsinya untuk membandingkan data maupun menunjukan
hubungan suatu data dengan data keseluruhan

Grafik Lingkaran
Fungsinya untuk membandingkan perporsi/porsi dari suatu data

Grafik Radar
Fungsinya menunjukkan performance keseluruhan yang tercermin
dalam luasannya dan performance masing- masing item dibanding
dengan item yang lain.

27
Control Chart
Adalah Sejenis grafik garis yang dilengkapi dengan satu atau dua garis batas kendali

Digunakan untuk mempelajari suatu proses dalam keadaan terkendali atau tidak

28
 Bagian-Bagian Control Chart

Out of Control
/Di luar Batas Kendali
( Sudah melewati batas kendali atas ) Upper Control Limit (UCL)
/Batas Kendali Atas (BKA)
Xbar/R Chart for Response Time
150
1
1
1
1
Central Line (CL)
Sample Mean

UCL=126,2
/Garis TEngah
100
M ean= 84,00

50
LCL= 41,81

Subgroup 0 50 100

1
500
Lower Control Limit (LCL)
Sample Range

400
/Batas Kendali Bawah (BKB)
300 11
1 1
200 UCL=227,5
R=125,3
100
222222
LCL= 23,06
0

Out of Control /Di luar Batas Kendali

( 9 kali berurutan di bawah garis tengah )

29
8 Langkah

1. Menentukan Tema
1. (Clarify the Problem)
2. Analisis Kondisi yang Ada
2. (Breakdown the Problem)
3. Menentukan Target
3. (Set a Target)
4. Analisis Sebab Akibat
4. (Analyze the Root Cause)
5. Perencanaan Perbaikan
5. (Develop Countermeasures)
6. Pelaksanaan Perbaikan
6. (See Countermeasures Through)
7. Evaluasi Hasil
7. (Monitor Result & Process)
8. Standarisasi & Rencana Berikutnya
8.(Standardize & Next Round of Improvement)

30
Tutorial Pengisian Laporan QCC/QCP
template 8 Langkah BCIC

31
Template
QCC
menuju
konvensi BCIC
2020

Gunakan
template ini
untuk
menyusun
laporan
QCC/QCP
untuk
disubmit di
Pendaftaran
BCIC 2020.

32
Panduan
Tepat
Format
Final
Report
QCC/QCP

menuju
konvensi
BCIC 2020

Ikuti panduan
Tepat Format
ini untuk
mendapatkan
aspek
penilaian
Tepat Format
yang
maksimal di
BCIC 2020.

33
Contoh
QCC
pada
Kehidupan
Sehari-hari:

Contoh kasus
Mang Ujang,
pedagang
yang ingin
mening-
katkan
penjualan mie
ayam-nya
telah
melakukan
QCC.

Final report
QCC Mang
Ujang ini juga
sudah Tepat
Format, jadi
bisa dilihat
sbg contoh
pengisian
laporan
QCC/QCP.
 Persiapan
Pembentukan Tim & Nama Tim
Tim berasal dari bagian/departemen yang sama atau lintas bagian/departemen, dengan
aturan:
1. Disesuaikan dengan tema improvement
• Jika dibutuhkan koordinasi hanya 1 Section, maka theme leader-nya adalah Section
Head terkait
• Jika dibutuhkan koordinasi > 1 section dalam departemen yang sama, maka theme
leader-nya Department Head terkait
• Jika dibutuhkan koordinasi lintas departemen, maka theme leader-nya salah satu
Department Head terkait

2. Satu orang hanya memegang 1 jabatan theme leader

Jabatan theme leader dapat diserahkan ke level dibawahnya jika posisi yang seharusnya
sudah memegang jabatan theme leader untuk QCC/QCP lain.

3. Penentuan nama grup bebas & kreatif

Agar setiap Anggota tim memiliki kebanggan terhadap timnya, yang penting jangan
mengandung unsur SARA, politik, dll yang tidak sesuai dengan konteks pekerjaan dan
improvement dan jika diperlukan tim membentuk motto, slogan, atau yel-yel untuk
menumbuhkan semangat dan memotivasi tim.
35
Setiap orang harus memahami tugas dan fungsi setiap peran
yang dijalankan !

36
 A
8 Langkah

C
Standarisasi & Menentukan
Rencana Tema
Berikutnya (Clarify the Problem)
(Standarsize & Next
Round of Improvement)

Evaluasi Analisis
Hasil Kondisi yang Ada
(Monitor Result & (Breakdown
Processes) the Problem)

8 Steps
Pelaksanaan Menentukan
Perbaikan Target
(See Countermeasures

D
(Set a Target)

P
Through)

Perencanaan Analisa Sebab

Perbaikan Akibat
(Develop
(Analyze the Root Cause)
Countermeasures)
 8 Langkah
LANGKAH INPUT PROSES OUTPUT TOOLS

Daftar permasalahan, KPI, Hasil Memilih Tema Tema QCC BRAINSTORMING, CHECK
MENENTUKAN SHEET, STRATIFICATION
1 audit, Profil resiko, Voice of Membuat batasan proyek PARETO, SCATTER
TEMA Batasan proyek QCC
customer, Pareto QCC sebelumnya QCC HISTOGRAM
Kondisi saat ini (fakta & data di BRAINSTORMING
ANALISA KONDISI
2 tempat terjadinya masalah), Target Menganalisa kondisi yang ada Penyebab langsung permasalahan
YANG ADA CHECK SHEET
improvement
Daftar permasalahan, KPI, Hasil
MENENTUKAN Menentukan Target Target QCC
3 audit, Profil resiko, Voice of
TARGET
customer, Pareto QCC sebelumnya

Mencari kemungkinan- Kemungkinan-kemungkinan BRAINSTORMING

ANALISA SEBAB Penyebab langsung permasalahan kemungkinan Penyebab Penyebab FISHBONE
4
AKIBAT (dari step 2)
Menentukan Penyebab utama Penyebab Utama PARETO, SCATTER
Mencari ide-ide perbaikan Alternatif-alternatif perbaikan
PERENCANAAN
5 Akar penyebab utama (di step 3) Ide perbaikan yang akan 5W2H
PERBAIKAN Memilih ide-ide perbaikan
dijalankan (dalam format 5W 2H)
Penjelasan proses perbaikan
PELAKSANAAN Melaksanakan ide-ide KONDISI SEBELUM DAN
6 Rencana Perbaikan (dari Step 4) Perbandingan kondisi sebelum dan
PERBAIKAN perbaikan SESUDAH
sesudah perbaikan
Perbandingan kinerja sesudah
Data-data setelah perbaikan Memeriksa kinerja hasil perbaikan dengan kinerja awal
perbaikan PARETO GRAFIK
Target Perbaikan (dari Step 1) dan target
7 EVALUASI HASIL HISTOGRAM
Pareto sebelum
perbaikan (dari Step 1) Menjelaskan manfaat hasil Penjelasan Manfaat hasil
perbaikan perbaikan dari segi QCDSMP
Kondisi & kinerja setelah perbaikan Membuat standarisasi SOP, WIN, STD, Form (baru / SOP, INSTUKSI KERJA , STD
STANDARISASI & (dari Step 5 & 6) prosedur dan parameter revisi) PARAMETER
8 RENCANA
Kinerja setelah perbaikan (dari Menentukan rencana BRAINSTORMING, CHECK
BERIKUTNYA Tema perbaikan berikutnya SHEET, STRATIFICATION, 38
Step 6) perbaikan berikutnya PARETO , HISTOGRAM
Step 1 Menetapkan Tema
Pada langkah 1 ini, Peluang perbaikan teridentifikasi, serta arah perbaikan ditetapkan.

INPUT  PROSES  OUTPUT

- Daftar permasalahan - Mencari tema - Tema improvement
dalam pekerjaan - Membuat batasan - Batasan improvement
- Ketercapaian KPI improvement - Target QCC/QCP
- Hasil audit - Membuat target
- Profil resiko
- Voice of customer
- Pareto QCC sebelumnya

39
Step 1 Menetapkan Tema

Tema ?
Masalah yang diangkat untuk dijadikan
program perbaikan

40
 Step 1 Menetapkan Tema

MASALAH ? Standar baru

• KEBUTUHAN
GAP yang didefinisikan atas
GAP 2 penciptaan standar baru yang
untuk
lebih tinggi meningkatkan
standard
Kondisi
Kondisi Standard standar

• Menyimpang dari
GAP yang didefinisikan atas
GAP 1 perbedaan standar dan kondisi
STANDARD
saat ini • Menyimpang dari
Kondisi saat
KEINGINAN/TARGET
ini

41
Step 1 Menetapkan Tema
Daftar Masalah

 Hubungan dengan target KPI / Activity plan

Perusahaan
Evaluasi Masalah
 Tingkat urgensi, mendesak / tidak mendesak
 Tingkat kesulitan menanggulangi
 Perkiraan waktu penyelesaian tema
Prioritas Masalah
 Tingkat pengertian / pengetahuan tim terhadap tema
 Hasil yang diharapkan

Tema = Masalah Tunggal

42
Step 1 Menetapkan Tema

80%

Penulisan Tema dimulai dengan kata kerja : meningkatkan, menurunkan, menghilangkan dst., rencana target
yang akan dicapai dan sertakan data pendukung. Jangan menuliskan solusi dalam tema !

43
Step 2 Analisa Kondisi Yang Ada (ANAKONDA)
Di sini kita akan menemukan penyebab langsung permasalahan melalui olah TKP langsung di
tempat terjadinya masalah.

INPUT  PROSES  OUTPUT

- Kondisi saat ini (fakta & data di - Menganalisa kondisi yang ada - Penyebab langsung
tempat terjadinya masalah) dengan Genba, Genchi & permasalahan
- Target improvement Genbutsu.
- Stratifikasi dengan 4M1E (Man,
Material, Mechine, Method &
Environment)

44
Step 2 Analisa Kondisi Yang Ada (ANAKONDA)
ANAKONDA meliputi 3Gen wajib dilakukan oleh semua anggota QCC untuk menyamakan
pemahaman mengenai permasalahan sebenarnya. Dari penyebab-penyebab masalah yang
didapat dari hasil ANAKONDA, akan dianalisa kembali di step 3 ALIBABA (Analisa Sebab Akibat)
dengan Fishbone diagram.

45
Step 2 Analisa Kondisi Yang Ada (ANAKONDA)

Penjabaran masalah hanya berupa penjelasan perbedaan kondisi ideal dan aktual (Penyebab
langsung dari masalah) dan tidak membahas solusi/akibat

46
Step 3 Menentukan Target

TERUKUR (S.M.T) & MENANTANG (A.R)

» Target yang ditetapkan Perusahaan
Dasar » Target dari Customer

Penetapan » Kondisi Terbaikyang pernah dicapai

» Hasil Analisa data

Target » Voting (kesepakatan bersama)
47
Step 3 Menentukan Target

Penjabaran masalah hanya berupa penjelasan perbedaan kondisi ideal dan aktual (Penyebab
langsung dari masalah) dan tidak membahas solusi/akibat

48
 Step 4 Analisa Sebab Akibat (ALIBABA)
Saatnya menganalisa lebih detail dari tiap penyebab langsung hingga ke akar penyebab utamanya
dengan pertanyaan 5 why .

INPUT  PROSES  OUTPUT

- Penyebab langsung - Analisa 5 Why - Kemungkinan penyebab dan
permasalahan (dari step 2) - Menentukan penyebab Penyebab utama (Akar
utama (Akar Masalah) Masalah)

49
 Step 4 Analisa Sebab Akibat (ALIBABA)
Pernyataan Masalah Faktor Stratifikasi
Penyebab langsung 1 Man
Man Material Mechine Penyebab langsung 2
Material
Penyebab langsung 3
Penyebab
langsung 3 Penyebab langsung 4 Machine
Penyebab
Penyebab Penyebab (dari step 1) Penyebab langsung 5
langsung 1
langsung 2 langsung 4 Method
Penyebab langsung 6
Penyebab langsung 7 Environment

Penyebab
langsung 5
Penyebab Penyebab
langsung 6 langsung 7

Method Environment

(dari step 1)

 Penyebab Langsung dianalisa dengan pertanyaan 5

why hingga ke akar penyebab utamanya. Berhenti
bila :
a. Mulai menyalahkan orang/pihak lain Akar Penyebab

b. Di luar otoritas kelompok Penyebab Penyebab

c. Sudah tidak ada jawabannya lagi/sudah pada Penyebab

akar masalahnya Penyebab
langsung
 Pastikan hubungan sebab akibat dapat diuji terbalik

50
Step 4 Analisa Sebab Akibat (ALIBABA)

Hasil dari alibaba adalah daftar akar penyebab masalah, yang kemudian perlu
diurutkan berdasarkan prioritas penyelesaiannya

51
Step 5 Perencanaan Perbaikan
Pada langkah 4 ini, kita akan membuatkan rencana perbaikan untuk setiap
akar penyebab utama.

INPUT  PROSES  OUTPUT

- Akar penyebab utama - Mencari ide - ide perbaikan - Alternatif ide perbaikan
( di step 3 ) - Memilih ide - ide perbaikan - Ide perbaikan yang akan
dijalankan (dalam format
5W2H)

52
Step 5 Perencanaan Perbaikan

MUNCULKAN IDE GILAMU!

53
 Step 5 Perencanaan Perbaikan
 1 Akar Masalah – 1 Alternatif perbaikan
Akar Masalah Alternatif Perbaikan

 1 Akar Masalah – Beberapa alternatif perbaikan

Akar Masalah Alternatif Perbaikan 1

Alternatif Perbaikan 2
 Beberapa Akar Masalah – 1 alternatif perbaikan
Akar Masalah Alternatif Perbaikan

Akar Masalah

Aktivitas yang bisa membantu mencari ide perbaikan Checklist pengembangan ide, apakah yang terjadi bila:
• Benchmarking (Best practice) • Substitute Satu atau beberapa bagian diganti

• Brainstorming • Combine Beberapa fungsi atau bagian

dikombinasikan (disederhanakan)
 Channeling, satu ide dikembangkan terus
• Adapt Disesuaikan kembali
 Analogy, membandingkan dengan
• Modify Mengubah satu / beberapa bagian
sesuatu yang lain
• Put Menambahkan sesuatu ke dalam system
 Anti Solution, berpikir kebalikannya
• Eliminate Menghilangkan sesuatu bagian
• Rearrange Menata ulang/merubah urutan proses
54
 Step 5 Perencanaan Perbaikan
Setelah didapat ide-ide perbaikan selanjutnya pilih ide perbaikan. Ide perbaikan yang diambil adalah solusi yang memberikan
peningkatan kinerja / manfaat yang paling besar & memerlukan biaya yang paling kecil. Analisis pemilihan ide perbaikan dengan
Solution Selection Matrix:

ASPEK PERTIMBANGAN
Biaya Waktu Kualitas Tingkat
Pelaksanaan Implementasi Hasil Risiko Total
Akar Masalah Rencana Ide Perbaikan Penyelesaia Score
Hasil keputusan Tim

n
(1 =tinggi, (1 = lambat, (1 = rendah, (1 = tinggi,
5 =rendah) 5 = cepat) 5 = baik) 5 = rendah)

Baru bekerja < 2 bulan 1. Melakukan pelatihan Tidak

1 1 5 1 8
penjual diimplementasi

Belum ada kompor yg 12 Diimplementasikan

2. Mengganti kompor gas 1 5 5 1
standard
Belum menentukan kualitas 3. Mengangganti bahan mie 16 Diimplementasikan
1 5 5 5
mie dan membuat variasi size
Penyimpanan bahan tidak 4. Membuat penyimpanan Tidak
1 1 1 5 8
lembab sayur diimplementasi
Air kuah dan rebusan
dicampur 5. Membuat modifikasi panci 5 5 5 5 20 Diimplementasikan
Panci hanya ada satu

Seluruh rencana ide perbaikan tersebut yang telah dibuatkan perhitungan matrix kemudian total score didiskusikan dengan
Fasilitator dan tim, nilai tertinggi adalah ide perbaikan yang diprioritaskan pelaksanaannya.

55
Step 5 Perencanaan Perbaikan

Pilih solusi yang paling bisa menyelesaikan permasalahan dan memberikan

dampak positif bagi area kerja/perusahaan

56
 Step 6 Pelaksanaan Perbaikan
Di langkah ini kita akan melaksanakan rencana perbaikan, me-record-nya, dan
membandingkan dengan kondisi sebelumnya.

INPUT  PROSES  OUTPUT

- Rencana Perbaikan - Melaksanakan ide - ide - Penjelasan proses perbaikan
(dari Step 4) perbaikan - Perbandingan kondisi sebelum &
sesudah perbaikan

57
 Step 6 Pelaksanaan Perbaikan
• Laksanakan penanggulangan sesuai rencana yang telah dibuat, semua
yang tergabung dalam tim ikut berperan secara aktif sesuai dengan
pembagian tugas yang telah disepakati.

• Kumpulkan data dan catatlah hal - hal yang menyimpang selama

pelaksanaan, juga kendala - kendala yang dihadapi termasuk
penanggulangannya.

• Pastikan tidak timbul masalah baru.

• Jika ada ide yang lebih baik di tengah perjalanan, diskusikan dulu
dengan anggota tim yang lain.

• Dalam langkah 5 ini yang paling penting adalah Semangat, Antusiasme

& Bukti, bukan hanya rencana besar tetapi tidak terlaksana.
58
 Step 6 Pelaksanaan Perbaikan
Untuk memastikan bahwa rencana perbaikan dilakukan sesuai dengan yang
diharapkan, buatlah perbandingan kondisi sebelum & sesudah perbaikan
dilaksanakan.

Gambar / foto bisa lebih menjelaskan hasil aktifitas perbaikan.

WHERE,
Kondisi sebelum Tindakan perbaikan Kondisi sesudah HOW
No. WHEN &
perbaikan (WHAT) perbaikan MUCH
WHO

59
Step 6 Pelaksanaan Perbaikan

Lakukan penanggulangan sesuai degan rencana, dokumentasikan dan catat informasi

dengan spesifik, jika ada kendala langsung bisa tentuan PICAnya.

Jika dalam implementasi membutuhkan proses yang detai bisa dilampirkan !

60
Step 7 Evaluasi Hasil
Saatnya membandingkan pencapaian dari QCC/QCP dengan membandingkan kondisi
sebelum & sesudah perbaikan.

INPUT  PROSES  OUTPUT

- Data-data setelah - Memeriksa kinerja hasil - Perbandingan kinerja sesudah
perbaikan perbaikan perbaikan dengan kinerja awal
- Target Perbaikan - Menjelaskan manfaat hasil & target
(dari Step 1) perbaikan - Penjelasan manfaat hasil
- Pareto sebelum perbaikan dari QCDSME
perbaikan (dari Step 1)

61
 Step 7 Evaluasi Hasil
• Bandingkan HASIL dengan TARGET yang
telah ditetapkan

• Bandingkan dampak QCDSME sesudah

perbaikan

• Hitung benefit secara finansialnya (jika ada)

• Buat Testimoni dari Customer

(Atasan/Pelanggan/Pengguna)

1. Membandingkan dengan Pareto 2. Membandingkan dengan Control chart/ Diagram garis

62
 Step 7 Evaluasi Hasil
Bila Hasil Perbaikan Kurang memuaskan

1. Kembali ke langkah 6.
Apakah perbaikan yang sudah dilaksanakan sudah sesuai
dengan rencananya. Terutama perbaikan alat apakah
tidak ada masalah pembuatannya, jika OK,

2. Kembali ke langkah 5.
Untuk memastikan bahwa rencana tindakan perbaikan
sudah menyelesaikan seluruh penyebab utama, jika OK,

3. Kembali ke langkah 4.
Untuk mencari lagi penyebab utama yang mungkin
belum terdeteksi sebelumnya, jika OK,

4. Kembali ke langkah 2.
Analisa kembali kondisi yang ada hingga menemukan
penyebab langsung yang mungkin terlewatkan.

63
64
Step 7 Evaluasi Hasil

Evaluasi dengan menggunakan tolak ukur yang sama dari yang sudah ditentukan pada
target, tampilkan kondisi sebelum vs sesudah dengan tool dan metode yang sama, jika
tidak berhasil kembali ke step 2 ANAKONDA !

65
Step 8 Standarisasi & Rencana Berikutnya
Hasil perbaikan dan prosesnya perlu distandarisasi & dimonitor untuk memastikan perbaikan
yang dibuat sesuai dengan harapan dari langkah 1

INPUT  PROSES  OUTPUT

- Kondisi & kinerja setelah
perbaikan (dari Step 5 & 6)
- Kinerja setelah perbaikan
(dari Step 6)
- Membuat standarisasi - SOP, IK & STD (baru /
prosedur & parameter revisi)
- Membuat monitoring - Sistem monitoring
perbaikan - Tema perbaikan
- Membuat rencana berikutnya
perbaikan berikutnya

66
 Step 8 Standarisasi & Rencana Berikutnya

Standarisasi yang dibuat adalah :

1. Standarisasi proses yang didokumentasikan dalam SOP, Instruksi
Kerja/Manual
2. Standarisasi hasil yang didokumentasikan dalam standar parameter

Tanpa Standard Masalah

muncul
Orang lama Lupa
kembali
Orang baru Tidak memahami

Proses monitoring adalah aktifitas pemantauan untuk

mempertahankan hasil dari kegiatan perbaikan / improvement.

67
Step 8 Standarisasi & Rencana Berikutnya

Improvement yang berhasil adalah improvement yang menghasilkan

standar - standar yang baru

68
Step 8 Standarisasi & Rencana Berikutnya

Kemukakan & buatlah rencana untuk masalah-masalah / program

program perbaikan yang belum dapat ditanggulangi / kondisi ideal yang
belum dapat dicapai.

Untuk menentukan rencana perbaikan / tema berikutnya dapat

mengambil Data dari langkah ke 6.

Dapat juga mengambil tema lain yang lebih mendesak untuk diperbaiki.

Diskusikan dengan atasan anda, kembalilah memulai seperti Langkah 1.

69
Step 8 Standarisasi & Rencana Berikutnya

Pemilihan tema boleh melanjutkan pareto setelah QCC atau membuat tema
baru sesuai dengan KPI masing-masing.

70
71