Pengertian QCC
QCC adalah sebuah sistem pengendalian kualitas melalui metode 8 langkah
dengan sistem perbaikan berkesinambungan atau kaizen.
Apakah mudah dimengerti? jika belum, mari kita bahas satu per satu :
Sistem adalah suatu kumpulan dari beberapa aktifitas yang memiliki tujuan
khusus yang dijalankan dengan sistematis.
Salah satu solusinya adalah dengan menerapkan Metode QCC yang akan kita
bahas di artikel dari standarku.com ini.
Istilah QCC merupakan kependekan dari Quality Control Circle, diserap ke dalam
bahasa indonesia menjadi istilah Gugus Kendali Mutu (GKM).
Pada perusahaan seperti manufaktur, QCC atau GKM ini adalah sebuah tim
yang dibentuk dari perwakilan beberapa bagian atau departemen yang
ditugaskan untuk melakukan tindakan perbaikan terhadap kualitas produk yang
dihasilkan.
Tim QCC ini akan melakukan pertemuan secara berkala untuk mencari solusi
dan mengupayakan pengendalian mutu atau kualitas dengan cara identifikasi,
analisis dan melakukan tindakan untuk menyelesaikan masalah yang dihadapi
dalam pekerjaan dengan menggunakan alat-alat pengendalian mutu atau QC
Tools.
Alat kendali mutu atau QC Tools ini biasa disebut dengan 7 QC Tools atau 7
perangkat kendali kualitas, yang terdiri dari :
1. Pareto Chart
2. Cause & Effect Diagram (Fishbone Diagram)
3. Scatter Diagram (Diagram Tebar)
4. Control Chart (Peta Kendali)
5. Check sheet (Lembar Periksa)
6. Histogram
7. Flow Chart
Sejarah QCC
Quality Control Circle (QCC) atau Gugus Kendali Mutu (GKM) ini pertama kali
diperkenalkan oleh seorang ahli pengendalian mutu yaitu Prof. Kaoru Ishikawa
pada tahun 1962 bersama dengan Japanese Union of Scientists and Engineers
(JUSE).
Metode yang digunakan dalam QCC adalah 8 langkah atau 8 step, yang terdiri
dari :
1. Penentuan Tema
2. Penetapan Target
3. Analisa Kondisi Yang Ada (ANAKONDA)
4. Analisa Sebab Akibat
5. Rencana Penanggulangan
6. Penanggulangan
7. Evaluasi Hasil
8. Standarisasi dan Tindak Lanjut
PDCA dalam QCC
1. Plan (perencanaan)
2. Do (pengerjaan)
3. Check (pemeriksaan)
4. Action (tindakan)
Pengertian PDCA
Istilah PDCA merupakan kependekan dari “Plan, Do, Check, Act” atau
diterjemahkan sebagai : “Rencanakan, Kerjakan, Cek, Tindak lanjuti”.
Arti lain dari PDCA adalah suatu metode untuk membantu proses pemecahan
masalah dengan empat langkah iterative yang umum digunakan didalam
pengendalian kualitas.
Sejarah PDCA
Siklus PDCA tersebut dicetuskan oleh seorang ahli yang bernama W Edwards
Deming, beliau dianggap sebagai bapak pengendalian kualitas modern,
sehingga siklus ini juga sering disebut dengan siklus Deming.
Menurut Deming, jika suatu organisasi ingin menghasilkan produk atau jasa yang
bermutu, maka roda dari siklus PDCA harus berputar.
Manfaat PDCA
Penerapan PDCA ini memiliki berbagai manfaat antara lain sebagai berikut :
Berikut ini penjelasan mengenai tugas dan peran yang spesifik dari anggota
QCC untuk mempermudah pemahaman.
Facilitator QCC
Koordinator (Coordinator )
Katalisator (Catalyst)
Pelatih ( Coach )
Pembaharu ( Innovator )
Promotor ( Promotor )
Seorang Fasilitator kita harus bertanggung jawab mengarahkan kegiatan
QCC/P di
tempat kerja kita
Penghubung ( Communicator )
Ada berbagai syarat untuk menjadi seorang Fasilitator, diantaranya adalah :
Circle Leader
Syarat untuk menjadi seorang QCC Leader atau Ketua Circle adalah :
Thema Leader
Notulis QCC
Anggota QCC
Produktivitas
Kualitas
Biaya (Cost)
Pengiriman (Delivery)
Proses Produksi
Keselamatan
Semangat Kerja (Morale)
Lingkungan
Dan lain-lain
Teknik mencari tema
Dalam mencari tema kita bisa menggunakan beberapa metode seperti : 4M1E,
Muda-Mura-Muri, VoC, Risk Management.
4M1E
Muda-Mura-Muri
MUDA : pemborosan
MURA : ketidakseimbangan
MURI : beban berlebihan
Dengan adanya ketiga pengelompokan tersebut, maka akan memudahkan
mencari ide untuk tema QCC yang ingin dilakukan.
VoC
VoC merupakan kepanjangan dari Voice of Customer, pengertiannya :
2. Analisa Tema
Business Case
Problem Statement
Problem statement adalah metode untuk memperjelas masalah yang dipilih, dan
mencakup deskripsi permasalahan yang ada.
Project Scope adalah metode untuk membatasi ruang lingkup project perbaikan
yang dilaksanakan.
Beberapa hal yang dapat dimunculkan di dalam project scope antara lain seperti
: batasan proses, lokasi dan kendala yang dihadapi.
2. Menetapkan target
Tahap ini adalah melakukan investigasi, yaitu penyelidikan terhadap faktor atau
akar permasalahan dan akar penyebab. Berikut ada beberapa teknik analisa
yang dapat diterapkan pada tahap ini :
1. Anakonda
Istilah Anakonda adalah kependekan dari : Analisa Kondisi yang Ada, metode
ini dilakukan dengan cara penyelidikan dan analisa secara lebih teliti. Tujuannya
adalah :
2. Why-Why Analysis
Kesalahan dalam proses analisa penyebab bisa saja terjadi, berikut beberapa
kasus yang bisa dijadikan pelajaran :
Root cause validation adalah validasi terhadap akar penyebab masalah yang
sudah disepakati, fungsinya untuk :
Bila ide-ide solusi ada lebih dari satu, maka pilihlah solusi yang dianggap terbaik.
Kriteria solusi terbaik tersebut adalah yang memberikan dampak paling maksimal
dalam arti biaya solusi rendah dan memberikan manfaat paling besar.
Biaya (cost) solusi adalah semua biaya yang dikeluarkan untuk menghasilkan
solusi termasuk pengembangan & implementasi biaya pengoperasiannya.
Manfaat (benefit) solusi adalah kemungkinan dampak positif yang timbul karena
solusi yang diberikan, misalnya : pengurangan biaya operasi, pengurangan cycle
time, penghematan pemakaian material, peningkatan produktivitas, dan lainnya.
Baik biaya maupun benefit yang dinyatakan berkaitan pemilihan solusi adalah
bersifat perkiraan (estimation), ini disebabkan belum ada implementasi solusi.
Tool atau alat untuk memilih solusi ‘terbaik’ ada 2 macam yaitu : “Solution
Selection Matrix” dan “One on One Pairwase comparison”.
Pada saat mengambil keputusan hal yang sering dipakai adalah analisa biaya-
manfaat (cost-benefit) dan prediksi perubahan kinerja.
Tools SCAMPER
SCAMPER adalah salah satu tools pemacu kreatifitas yang membantu untuk
memikirkan perubahan apa yang dapat dilakukan terhadap produk, proses atau
jasa layanan yang sudah ada sehingga muncul sebagai produk, proses, atau
jasa layanan baru.
Menurut sejarah, Tool ini diperkenalkan pertama kali oleh Alex Osborne, seorang
guru pelopor kreatifitas pada tahun 1953.
Strategi pemikiran ini kemudian dikembangkan lebih lanjut oleh Bob Eberle 1971
dalam bukunya SCAMPER: Games for Imagination Development.
Istilah SCAMPER ini merupakan kependekan dari aplikasinya, dan setiap huruf
darinya memiliki makna tersendiri. Berikut penjelasan detail per huruf :
S (Substitute) atau mengganti
Substitusi atau mengganti sebagian produk, proses atau jasa layanan yang ada
sehingga tercipta produk, proses atau jasa layanan baru, bertujuan untuk
mengembangkan ide alternatif untuk mengganti gagasan yang memang sudah
buntu.
Elaborate adalah menambahkan detail pada produk, proses atau jasa layanan
yang ada sehingga tercipta produk, proses atau jasa layanan baru.
Aktifitas yang dilakukan pada tahap ini adalah menerapkan ide-ide Perbaikan
dan menyampaikan deskripsi perbaikan, dengan cara berikut :
Eliminate : Penghilangan
Combine : Penggabungan
Re-Arrange : Penataan/penyusunan ulang
Simplify : Penyederhanaan
Benefit – Cost
Cost yang digunakan untuk hire man power dari perusahaan lain yang
berkaitan dengan improvement.
Cost yang keluar untuk overtime man power yang berkaitan dengan
improvement yang sedang dilakukan.
Cost tambahan yang dikeluarkan yang berkaitan dengan improvement
(diluar pendapatan rutin bulanan).
Untuk memahami Perhitungan Manfaat tersebut bisa kita lihat contoh nyata
berikut :
Periksa hasil dilakukan dengan menggunakan tolok ukur atau “control point”, dan
cara yang dilakukan adalah sama seperti langkah analisis.
Dengan demikian hasil sebelum dan sesudah bisa dibandingkan seperti pada
Langkah 5. Pengukuran ini bisa dilakukan berdasarkan tolak ukur metode
QCDSM (Quality-Cost-Delivery-Safety-Morale).
Selalu diingat bahwa setiap penjelasan sedapat mungkin bisa diukur atau
measurable, dan juga berdasarkan data (bukan berdasarkan atas perkiraan
belaka).
Wujud dari pelaksanaan standardisasi pada tahap ini bisa dalam bentuk seperti
berikut :
Standar
Perubahan Kebijakan
Prosedur Tertulis
Uraian Pekerjaan
Pelatihan atau Sosialisasi
Tanpa adanya standar, maka karyawan yang sudah lama bekerja bisa jadi lupa
sehingga perlu ada panduan dari standar.
Sedangkan orang baru akan tidak dapat memahaminya pula tanpa ada standar
yang jelas, jadi standar juga berfungsi agar masalah yang sama tidak dapat
muncul kembali.
5W1H adalah metode analisis dengan menggunakan kata tanya yaitu : “What-
Where-When-Why-Who” atau artinya “Apa-Dimana-Kapan-Kenapa-Siapa”.
Standard Parameter
Standard Parameter adalah petunjuk kerja standar atau tabel standar yang
dijadikan acuan dalam menjalankan suatu aktivitas.
Ruang lingkupnya mirip seperti IK yaitu hanya untuk satu departemen, dokumen
ini dapat merupakan dokumen pendukung dari SOP atau IK.
Kontrol dan memantau agar masalah yang sudah diatasi tidak terulang
kembali, dengan cara menjamin Standardisasi dilaksanakan dengan
benar.
Mempelajari data-data kondisi saat ini dan menentukan tema berikutnya.
Saran untuk aktifitas dapat dilakukan :
Meskipun target tak tercapai, sebaiknya dibuat daftar apa yang sudah dilakukan
dan apa yang belum dilakukan.
2. Buat rencana yang akan dilakukan terhadap masalah yang masih ada.
Masalah-masalah yang penting dipilih sebagai tema untuk kegiatan yang akan
datang, demikian pula jika hal tersebut berupa program-program perbaikan.
3. Pikirkan dan ulas apa yang sudah berjalan dengan baik dan apa yang
belum
Mengulas kembali apa yang telah dilakukan akan membantu perbaikan atau
peningkatan kualitas dan kegiatan perbaikan di waktu mendatang.
Di samping itu juga berguna untuk memahami perbedaan yang ada antara teori
dan praktek pada saat pelaksanaan. Juga bisa untuk membandingkan antara
rencana dan pelaksanaannya.
Demikian uraian dasar-dasar pelaksanaan QCC di perusahaan, silahkan untuk
memberikan masukan perbaikan kepada kami di kolom komentar.