Plan-do-check-Action (PDCA)

Plan-do-study-action (PDSA)
ENDANG SURANI, S.SI.T., M.,KES
PS S1 KEBIDANAN FK UNISSULA
 Definisi PDCA-PDSA

Perbedaan PDCA-PDSA

Langkah-langkah dalam siklus PDCA-PDSA

RUANG Manfaat PDCA-PDSA

LINGKUP
PEMBAHASAN Tahapan PDCA-PDSA

Implementasi PDCA-PDSA
 1. Konsep siklus PDCA pertama kali diperkenalkan oleh Walter
Shewhart pada tahun 1930 yang disebut dengan “Shewhart cycle“.
2. PDCA, singkatan bahasa Inggris dari 'Plan, Do, Check, Act'
('Rencanakan, Kerjakan, Cek, Tindak lanjuti’)
3. PDCA adalah suatu proses pemecahan masalah empat langkah
interatif yang umum digunakan dalam pengendalian kualitas.
4. Selanjutnya konsep ini dikembangkan oleh Dr. Walter Edwards
Deming yang kemudian dikenal dengan ”The Deming

PENGANTAR 5.
Wheel”(Tjitro, 2009)
Metode ini dipopulerkan oleh W. Edwards Deming, yang sering
UMUM dianggap sebagai bapak pengendalian kualitas modern
sehingga sering juga disebut dengan siklus Deming.
6. Deming selalu merujuk metode ini sebagai siklus Shewhart, dari
nama Walter A. Shewhart, yang sering dianggap sebagai bapak
pengendalian kualitas statistik.
7. Siklus PDCA berguna sebagai pola kerja dalam perbaikan suatu
proses atau system hingga mutu pelayanan kesehatan.
 BAGAIMANA PDSA DEMING BEREVOLUSI?
▪ Deming mengembangkan PDSA dari tahun 1986 sampai1993.
▪ Deming selalu menyebutnya sebagai "The Shewhart“ Siklus untuk Belajar
dan Perbaikan."
▪ Asal-usul PDSA adalah aplikasi industri Shewhart dengan metode ilmiah dan
bukan Modifikasi dari PDCA
▪ PDSA digunakan untuk pengujian dan implementasi

PDSA → PDCA?
APAKAH DEMING MEMBUAT PDCA?
▪ Jepang mengembangkan PDCA berdasarkan Seminar JUSE Deming pada
tahun 1950 (tidak ada yang orang mengklaim kepengarangan)
▪ Deming tidak pernah mengklain PDCA
▪ PDCA digunakan untuk implementasi dan kepatuhan
 ▪ PDCA ditujukan untuk implementasi dan mencapai tujuan
yang ditetapkan oleh manajemen.
▪ PDSA mengikuti gagasan lama dari proses pembelajaran
berulang baik secara deduktif dan penalaran induktif.
▪ Keduanya terkait melalui metode saintifik

APAKAH PDCA
DAN PDSA
TERKAIT?
 PDCA, merupakan singkatan dari "Plan, Do, Check, Act" (Rencanakan,
Kerjakan, Cek, Tindak lanjuti) → yang mengandung pengertian :
➢ suatu proses pemecahan masalah empat langkah iteratif yang umum
digunakan dalam pengendalian kualitas.
➢ Disebut juga metodologi analisis PDCA “siklus Deming”.
PDCA Deming memodifikasi PDCA menjadi PDSA ("Plan, Do, Study, Act") untuk
lebih menggambarkan rekomendasinya dalam organisasi perusahaan,
untuk meningkatkan mutu produk dan jasa/pelayanan sehingga mampu
meningkatkan mutu dan kinerja organisasi secara berkesinambungan

Definisi PDCA
untuk memuaskan pelanggan.

PDCA →
❑setiap proses dilakukan dengan perencanaan yang matang,
❑implementasi yang terukur dan jelas,
❑dilakukan evaluasi dan analisis data yang akurat,
❑serta tindakan perbaikan yang sesuai dengan monitoring
pelaksanaannya agar benar-benar bisa menyelesaikan
masalah yang terjadi di organisasi.
 PDCA merupakan rangkaian kegiatan yang terdiri dari:
1. Plan the solution : perencanaan kerja
2. Do the Plan: pelaksanaan kerja
3. Check the Result : pengawasan kerja
4. Action : Bertindak/perbaikan kerja atas dasar temuan
dilakukan terus menerus dan berkesinambungan dalam mutu pelayanan.
PDCA Siklus PDCA digunakan dalam pelayanan kesehatan untuk penyelesaian
masalah dalam rangka peningkatan mutu pelayanan kesehatan.
1. Siklus 1 PDCA fase “Plan” yaitu membuat perencanaan terkait
berbagai hal yang akan dilakukan untuk mencapai suatu target
tertentu

Definisi PDCA 2. Siklus 2 PDCA fase “Do” yaitu pelaksanaan dari rencana yang telah
ditetapkan.
3. Siklus 3 PDCA fase “Check” yaitu permasalahan yang ada dilakukan
kontrol dan identifikasi
4. Siklus 4 PDCA fase “Action” yaitu Masalah yang terjadi dilakukan
penyelesaian masalah dengan Tindakan korektif (corrective action) →
Pelaksanaan bertindak “Action” berdasarkan temuan →
melaksanakan solusi, memodifikasi solusi, menghentikan pelaksanaan
solusi dan mencari solusi terbaik.
Apabila proses PDCA ini dilakukan secara konsisten, permasalahan akan
menjadi semakin berkurang sehingga kinerja mengalami peningkatan
 1. Untuk memudahkan pemetaan wewenang dan
tanggung jawab dari sebuah unit organisasi
2. Sebagai pola kerja dalam perbaikan suatu proses
PDCA atau sistem di sebuah organisasi;
3. Untuk menyelesaikan serta mengendalikan suatu
permasalahan dengan pola yang runtun dan
sistematis;
Manfaat PDCA 4. Untuk kegiatan continuous improvement dalam
rangka memperpendek alur kerja;
5. Menghapuskan pemborosan di tempat kerja dan
meningkatkan produktivitas
 ▪ Siklus ini adalah diagram aliran untuk belajar, dan untuk
perbaikan dari suatu produk atau suatu proses.
▪ Plan : Merencanakan perubahan atau tes, yang bertujuan
untuk penyempurnaan
PDSA ▪ Do: Lakukan- Melaksanakan perubahan atau tes (sebaiknya
dalam skala kecil
▪ Study : pelajari Hasil. Apa yang dilakukan kita pelajari?
Apa yang Salah?
Definisi PDSA
▪ Act- Mengadopsi perubahan, atau meninggalkannya, atau
berjalan melalui siklus lagi → bahwa untuk mengadopsi
perubahan, atau untuk meninggalkannya, membutuhkan
prediksi
▪ PDSA (Plan-Do-Study-Act) adalah alat yang digunakan
dalam beragam kualitas program perbaikan (QI) dan
proyek dalam sistem perawatan kesehatan di seluruh
dunia.
 ▪ Tujuannya PDSA adalah untuk mengejar, mempertahankan dan
meluncurkan perubahan yang efektif dalam proses perawatan yang
menguntungkan mempengaruhi hasil, menggunakan siklus perubahan
langkah kecil yang cepat. Model ini melibatkan empat tahap siklus:
pembentukan hipotesis (Rencana); Menerapkan proses baru dengan data
koleksi (Do); menafsirkan hasil (studi); Dan keputusan tentang apa yang
PDSA harus dilakukan selanjutnya (Act) [1]

▪ PDSA (juga dikenal sebagai Plan-Do-Check-Act, PDCA) dikembangkan

sebagai metode untuk

▪ mencapai efisiensi dalam manufaktur mobil Jepang dan dipengaruhi oleh

TUJUAN PDSA sebelumnya

▪ bekerja pada kontrol kualitas statistik industri [3]. Ini adalah salah satu alat
utama yang dikembangkan.

▪ sebagai bagian dari gerakan 'Total Quality Management'. Langley et al [5]

menggunakan PDSA

▪ sebagai komponen sentral dari 'Model untuk Perbaikan' mereka, dan bisa
dibilang yang pertama

▪ untuk mengusulkan penggunaan siklus PDSA dalam perawatan kesehatan

QI.
 • Plan :menyusun, merencanakan, mengkoordinasikan,
mensosialisasikan, mengkomunikasikan,
• Do :melakukan, melaksanakan, menerapkan,
PDCA mengimplementasikan,
• Check :memeriksa, memonitor, mengecek, mengukur,
mengevaluasi, mengoreksi
• Act :melaporkan, mempertanggungjawabkan,
menindaklanjuti, memperbaiki, meningkatkan
Perbedaan • Plan : Merencanakan perubahan atau ujian, Bertujuan
untuk penyempurnaan.
PDCA-PDSA • D0 : Melaksanakan perubahan atau Tes (sebaiknya pada
sebuah kecil skala)
PDSA • Study : Mempelajari Hasil Apa yang kita lakukan belajar?
• Act : Mengadopsi perubahan atau Tinggalkan itu atau
Jalankan melalui siklus lagi, mungkin dalam kondisi
lingkungan yang berbeda.
 Perbedaan
PDCA-PDSA

• Banyak digunakan dalam manajemen

pelayanan Kesehatan
• Banyak digunakan dalam
PDCA

PDSA
manajemen, kualitas ekonomi
• PDCA digunakan untuk
implementasi dan kepatuhan
• Model untuk QA (Quality
Assurance)
• Siklus PDSA adalah cara utama untuk
mengubah ide-ide menjadi tindakan dan
untuk menghubungkan tindakan dengan
belajar.
• PDSA digunakan untuk pengujian dan
implementasi
• Model untuk CQI (continuous quality
improvement)
 Quality First
Prinsip pola pikir
& pola Tindakan Stakeholder In
pelaku
manajemen The Next Process is our stakeholders
kendali mutu
berbasis pdca Speak with data

Upstream management
 Model for
improvement
 ▪ Perencanaan (PLAN)
▪ Plan (perencanaan) yaitu apa yang harus dilakukan dan bagaimana melakukannya.
▪ Pada tahapan perencanaan ini, rumusan desain diarahkan pada mengembangkan
sasaran dan proses-proses yang diperlukan untuk mencapai hasil yang sesuai dengan
kebijakan organisasi atau sesuai persyaratan pengguna.
▪ Pimpinan harus memutuskan “siapa, apa, dimana dan bagaimana” solusi dilaksanakan.
▪ Harus diputuskan tentang data yang harus dikumpulkan untuk memantau keberhasilan pelaksanaan
solusi masalah

▪ Pelaksanaan (DO)
▪ Do (melaksanakan), yaitu mengerjakan yang direncanakan.
▪ Pada tahapan melaksanakan ini, rumusan desain diarahkan pada melaksanakan strategi,
kebijakan, dan proses-proses yang diperlukan untuk mencapai hasil yang telah

Langkah-langkah dalam ditetapkan dalam sasaran mutu atau sesuai persyaratan pengguna

▪ Pengecekan (CHECK)
siklus PDCA-PDSA ▪ Check (meriksa), yaitu apakah hasil yang terjadi sesuai dengan yang direncanakan.
▪ Pada tahapan memeriksa ini, rumusan desain diarahkan pada memantau, mengevaluasi,
mengukur kesesuaian proses-proses yang telah dijalankan dan produk yang telah
dihasilkan dengan kebijakan organisasi, sasaran mutu dan persyaratan produk yang
telah ditetapkan. diperlukan untuk mencapai hasil yang sesuai dengan kebijakan
organisasi atau sesuai persyaratan pengguna.

▪ Perbaikan/tindaklanjut (ACTION)
▪ Action (tindaklanjut), yaitu apakah tindaklanjut yang akan diambil dengan hasil yang
diperoleh dan upaya yang diperlukan untuk meningkatkan hasil yang diperoleh.
▪ Pada tahapan tindaklanjut ini, rumusan desain diarahkan pada upaya-upaya tindakan
untuk meningkatkan kinerja proses secara bekesinambungan.
Tahapan PDCA-
PDSA
 ▪ Tahapan pertama adalah membuat suatu perencanaan.
▪ Perencanaan merupakan suatu upaya menjabarkan cara
penyelesaian masalah yang ditetapkan ke dalam unsur-unsur
rencana yang lengkap serta saling terkait dan terpadu
sehingga dapat dipakai sebagai pedoman dalam
melaksanaan cara penyelesaian masalah
▪ Perencanaan ini dilakukan untuk mengidentifikasi sasaran
dan proses dengan mencari tahu hal-hal apa saja yang
bermasalah untuk kemudian mencari solusi atau ide-ide
Perencanaan untuk memecahkan masalah ini.
(PLAN)
▪ Hasil akhir yang dicapai dari perencanaan adalah
tersusunnya rencana kerja penyelesaian masalah mutu yang
akan diselenggarakan
▪ Perlu ditentukan tujuan/sasaran/goal , proses dan apa
kriteria keberhasilan → spesifik
 ▪ Tahapan yang perlu diperhatikan dalam perencanaan
❑Mengidentifikasi pelayanan jasa, harapan, dan kepuasan
pelanggan untuk memberikan hasil yang sesuai dengan
spesifikasi.
❑mendeskripsikan proses dari awal hingga akhir yang
akan dilakukan
❑Memfokuskan pada peluang peningkatan mutu (pilih
Perencanaan salah satu permasalahan yang akan diselesaikan terlebih
dahulu).
(PLAN) ❑Identifikasikanlah akar penyebab masalah.
❑Mengacu pada aktivitas identifikasi peluang perbaikan
dan/ atau identifikasi terhadap cara –cara mencapai
peningkatan dan perbaikan dan terakhir mencari dan
memilih penyelesaian masalah
 ▪ Rencana kerja penyelesaian masalah mutu yang
baik mengandung setidak-tidaknya tujuh unsur
rencana yaitu:
1. Judul rencana kerja (topic)
2. Pernyataan tentang macam dan besarnya masalah
mutu yang dihadapi (problem statement)
3. Rumusan tujuan umum dan tujuan khusus, lengkap
Perencanaan dengan target yang ingin dicapai (goal, objective,
(PLAN) and target)
4. Kegiatan yang akan dilakukan (activities)
5. Organisasi dan susunan personalia pelaksana
(organization and personnels)
6. Biaya yang diperlukan (budget)
7. Tolak ukur keberhasilan yang dipergunakan
(milestone).
 ▪ Tahapan kedua ialah melaksanakan rencana yang telah
disusun/implementasi proses.
▪ Butuh keterlibatan staf lain/tim → perlu orientasi, sagar
memiliki pemahaan yang lengkap terkait rencana yang akan
dilaksanakan.
▪ Pada tahap ini perlu kerjasama dari para anggota dan
pimpinan manajerial.
Pelaksanaan ▪ Sering melibatkan pelatihan, termasuk pengumpulan
(DO) data/informasi untuk memantau perubahan yang terjadi dan
mengamati tingkat kemudahan atau kesulitan pelaksanaan
solusi :
❑Amati bagaimana solusi tsb dilaksanakan
❑Buat catatan tentang segala sesuatu yang dianggap
menyimpang dari kesepakatan
❑Setiap masalah atau kesalahan yang muncul dalam proses harus
diartikan sbg kesempatan untuk perbaikan
 ▪ Untuk dapat mencapai kerjasama yang baik,
diperlukan keterampilan pokok manajerial, yaitu :
1. Keterampilan komunikasi (communication) untuk
menimbulkan pengertian staf terhadap cara pentelesaian
mutu yang akan dilaksanakan
2. Keterampilan motivasi (motivation) untuk mendorong
Pelaksanaan staf bersedia menyelesaikan cara penyelesaian masalah
(DO) mutu yang telah direncanakan
3. Keterampilan kepemimpinan (leadershif) untuk
mengkordinasikan kegiatan cara penyelesaian masalah
mutu yang dilaksanakan
4. Keterampilan pengarahan (directing) untuk
mengarahkan kegiatan yang dilaksanakan
 ▪ Tahapan ketiga ialah memeriksa secara berkala
kemajuan dan hasil yang dicapai serta pelaksanaan
rencana yang telah ditetapkan.
▪ Amati efek pelaksanaan solusi dan simpulkan
pelajaran apa yang diperoleh dari tindakan yang
sudah dilakukan
▪ Tujuan dari pemeriksaan untuk mengetahui :
Pengecekan 1. Sampai seberapa jauh pelaksanaan cara penyelesaian
masalahnya telah sesuai dengan rencana yang telah
(CHECK) ditetapkan
2. Bagian mana kegiatan yang berjalan baik dan bagaian
mana yang belum berjalan dengan baik
3. Apakah sumberdaya yang dibutuhkan masih cukup
tersedia
4. Apakah cara penyelesaian masalah yang sedang
dilakukan memerlukan perbaikan
 Ada 2 alat bantu untuk memeriksa pelaksanaan cara penyelesaian
masalah, yakni

▪ Lembaran pemeriksaan (check list)

✓ Lembar pemeriksaan adalah suatu formulir yang digunakan untuk
mencatat secara periodik setiap penyimpangan yang terjadi.
✓ Langkah pembuatan lembar pemeriksan adalah:
✓ Tetapkan jenis penyimpangan yang diamati
✓ Tetapkan jangka waktu pengamatan

Pengecekan ✓ Lakukan perhitungan penyimpangan

▪ Peta kontrol (control diagram)

(CHECK) ▪ Peta kontrol adalah suatu peta / grafik yang mengambarkan
besarnya penyimpangan yang terjadi dalam kurun waktu tertentu.
▪ Peta kontrol dibuat bedasarkan lembar pemeriksaan.
▪ Langkah-langkah pembuatan peta kontrol adalah : ·
1. Tetapkan garis penyimpangan minimum dan maksimum ·
2. Tentukan prosentase penyimpangan ·
3. Buat grafik penyimpangan ·
4. Nilai grafik
 ▪ Tahapan keempat adalah melaksanaan perbaikan
rencana kerja.
▪ Lakukanlah penyempurnaan rencana kerja atau bila
perlu mempertimbangkan pemilihan dengan cara
penyelesaian masalah lain.
▪ Untuk selanjutnya rencana kerja yang telah diperbaiki
tersebut dilaksanakan kembali.
▪ Jangan lupa untuk memantau kemajuan serta hasil
Pebaikanan yang dicapai.
(ACTION) ▪ Untuk kemudian tergantung dari kemajuan serta hasil
tersebut, laksanakan tindakan yang sesuai
▪ Ambil langkah-langkah praktis sesuai dengan
pelajaran yang diperoleh dari tindakan yang sudah
diambil
▪ Lanjutkan proses solusi atau hentikan, atau ulang
kembali tindakan dari awal dengan tujuan melakukan
modifikasi
 1. Melakukan pengukuran dan pengendalian proses secara teratur
2. Alat yang digunakan Alat atau tools adalah salah satu kekuatan
dalam manajemen kualitas.
MEMONITOR PERUBAHAN :
3. Alat membantu kita bekerja lebih efisien dan efektif, tergantung
dari apa yang bisa dibantu dengan alat tersebut.
4. Kita membutuhkan informasi yang lebih terstruktur dan mudah
dipahami dari sebuah koleksi data, ada alat yang membantu
mengolah data
5. Alat-alat dapat berdiri sendiri atau akan lebih powerful ketika
digabungkan
6. Perlu pemilihan alat yang tepat untuk sebuah kebutuhan langkah
Perbaikan yang memang dapat membantu kita.

STANDARISASI PERUBAHAN :
(ACTION) 1. Pertimbangkan area mana saja yang mungkin diterapkan

ada 2 yaitu 2.
3.
Revisi proses yang sudah diperbaiki
Modifikasi standar, prosedur dan kebijakan yang ada
4. Komunikasikan kepada seluruh staf, pelanggan dan suplier atas
perubahan yang dilakukan
5. Lakukan pelatihan bila perlu
6. Mengembangkan rencana yang jelas
7. Dokumentasikan proyek
 ▪ Jika hasil penilaian pelaksanaan satu siklus ternyata
berhasil mencapai tujuan, dilanjutkan dengan
menyusun saran.
▪ Umumnya ada dua saran tindak lanjut yaitu:
1. Mempertimbangkan dimasukannya cara penyelesaian
Perbaikan masalah tersebut sebagai bagian kegiatan rutin yang
(ACTION) dilakukan oleh institusi kesehatan.
2. Menetapkan lagi masalah mutu lain dan pelayanan
kesehatan yang diselenggarakan, untuk kemudian diikuti
dengan menetapkan penyebab masalah serta
pelaksanaan cara penyelesaian masalah tersebut dengan
mengikuti siklus PDCA.
 ▪ Karakteristik PERBAIKAN (ACTION) yang perlu
diperhatikan, yaitu:
1. Berkesinambungan, artinya pelaksanaan program
menjaga mutu tidak hanya satu kali tetapi harus terus
menerus.
2. Sistematis, artinya pelaksanaan program menjaga mutu
Perbaikan harus mengikuti alur kegiatan serta sasaran yang baku.
3. Objektif, artinya pelaksanaan program menjaga mutu,
(ACTION) terutama pada waktu menetapkan masalah, penyebab
masalah dan penilaian, tidak dipengaruhi oleh berbagai
pertimbangan lain kecuali atas dasar yang ditemukan.
4. Terpadu, artinya pelaksanaan program menjaga mutu
harus terpadu dengan pelaksanaan pelayanan kesehatan
yang diselenggarakan.
 • Mengevaluasi kinerja produk saat
ini

PDCA
• Membandingkan kinerja
sesungguhnya dengan tujuan
produk
• Melaksanakan/memperbaiki
perbedaan

Manfaat PDCA-PDSA • Mengembangkan infrastruktur

• Mengidentifikasi proyek peningkatan
mutu

PDSA
• Membentuk tim mutu
• Menyiapkan tim dengan sumber daya
dan pelatihan serta motivasi untuk
mendiagnosis penyebab,
menstimulasi perbaikan dan
mengembangkan pengawasan untuk
mempertahankan peningkatan
 ▪ Hal yang perlu diperhatikan dalam implementasi PDCA-PDSA :
1. Visi manajemen dan komitmen
2. Tanggung jawab
3. Pengukuran umpan balik
4. Pemecahan maslaah dan proses perbaikan
5. Komunikasi
Implementasi PDCA-
PDSA 6. Pengembangan staf dan pelatihan
7. Keterlibatan tim
8. Penghargaan dan pengakuan
9. Keterlibatan dan pemberdayaan staf
10.Mengingatkan Kembali dan pemberdayaan
 ▪ Embracing Quality in Public Health: A Practitioner’s
Quality Improvement Guidebook; Office of
Accreditation and Quality Improvement is operated out
of the Center for Healthy Communities at the Michigan
Public Health Institute. January 2012; available online at
http://mphiaccredandqi.org/Guidebook.aspx

DAFTAR ▪ Dian Wijayanto, Pengantar Manajemen, Gramedia

Pustaka Utama, Jakarta, 2012.
PUSTAKA ▪ Azrul Azwar. 1996. Pengantar Administrasi Kesehatan
Edisi Ketiga. Jakarta: Binarupa Aksara.
▪ AA Gde Muninjaya, Manajemen Kesehatan, ECG,
Jakarta, 2004
▪ Buku Manajemen Mutu Pelayanan Kebidanan