“Consignment Handling

Sales Order Invoice Batch”

PT. HINO MOTOR SALES INDONESIA

 Deskripsi Warna : Inventory Salesman Parts Adm Warehouse

Overview Consignment Process

A. Maintain Stock*

Warehouse Transfer
Transfer Req Transfer OUT Transfer IN
Master Receipt
• Proses ini harus dilakukan sesuai actual perpindahan barang, agar report
stock availability sesuai

B. Penjualan Spare Parts

Transaksi harus diinput perhari ya..! 1. Batch : Bulanan

2. Partial : Harian

Agreement SO Invoice/
Sales Order Picking List Packing List
Spare Parts Batch

1. Stock Availability Consignment Contract

2. Daily Stock Historical Consignment Realization
 DAFTAR ISI :
A. PENGANTAR
I. Fungsi Menu
A. Stock Availability Consignment
B. Daily Stock Historical Consignment
C. Contract Realization Consignment
D. Sales Order Invoice Batch

B. PEMBAHASAN
I. Work Flow
II. Cara Penggunaan

C. TEST/PRAKTEK
 A. PENGANTAR
I. Fungsi Menu
A. Stock Availability Consignment

Menu ini digunakan untuk menampilkan Stock Avaibility vs Demand (Contract) atas
Consigment di dealer.

NO Perubahan
1 Menu baru di DMS v.2
2 Menampilkan riwayat ketersediaan stock gudang consignment
 B. PEMBAHASAN
II. Cara Penggunaan

1. Menu Availability Stock dapat di lihat pada bagian :

Report → After Sales → Sparepart / Accessories → Stock Availability vs Demand Consignment

1. Company : Berisi company sesuai user login (Tidak

bisa di rubah)
2. Period : Pilih bulan dan tahun yang akan di ambil
datanya
3. Warehouse Code : Berisi gudang konsinyasi yang akan di
tampilkan reportnya
4. Process : Tombol untuk memproses report
5. Print : Tombol untuk melihat hasil report
6. Download : Tombol untuk download ke excel
 B. PEMBAHASAN
II. Cara Penggunaan
Report yang di tampilkan dari menu Availability Stock vs Demand Consignment
 B. PEMBAHASAN
II. Cara Penggunaan
Berikut ini penjelasan masing-masing kolom pada report:

1 2

1. Location : Warehouse Consignment

2. Description : Penjelasan baris tiap Lokasi (Warehouse Consignment)
Ready Stock : Item di dalam gudang consignment yang Qty sesuai kontrak
Under Qty Mandatory : Item di gudang consignment dimana qty < kontrak dan > 0
No Stock : Item di dalam gudang Consignment dimana Qty bernilai 0
Total : Akumulasi perbaris dari setiap lokasi
 B. PEMBAHASAN
II. Cara Penggunaan
Berikut ini penjelasan masing-masing kolom:

3
4

3. Mandatory : Informasi item dan qty sesuai dengan agreement type consignment
Σ Item : Total Item sesuai kontrak consignment
Σ Qty : Total item qty sesuai kontrak consignment
4. Qty Stock Dealer : Total qty available di dealer, dari seluruh gudang under warehouse
group RP (Regular Sparepart) + Warehouse Consignmentnya
 B. PEMBAHASAN
II. Cara Penggunaan
Berikut ini penjelasan masing-masing kolom:

5 6

5. % Qty Mandatory vs Stock Dealer : Persentase perbandingan antara qty stock dealer
dengan qty mandatory
6. % Item Comparisson : Percentage perbandingan total item per line terhadap total item di
dalam kontrak consignment
 A. PENGANTAR
I. Fungsi Menu

B. Daily Stock Historical Consignment

Menu ini di gunakan untuk menampilkan history stock harian pada gudang
konsinyasi. Dan juga yang dapat di gunakan untuk memonitoring ketersediaan
stock per hari di gudang konsinyasi.

NO Perubahan
1 Menu baru di DMS v.2
Di lengkapi dengan item level, moving code (item Segmentation) dan price list
2
sesuai Agreement
 B. PEMBAHASAN
II. Cara Penggunaan

1. Menu daily stock historical consignment dapat di lihat pada bagian :

Report → After Sales → Sparepart / Accessories → Daily Stock Historical Consigment

1. Company : Berisi company sesuai user login (Tidak

bisa di rubah)
2. Period : Pilih bulan dan tahun yang akan di ambil
datanya
3. Warehouse Code : Berisi gudang konsinyasi yang akan di
tampilkan reportnya
4. Process : Tombol untuk memproses report
5. Print : Tombol untuk melihat hasil report
6. Download : Tombol untuk download ke excel
 B. PEMBAHASAN
II. Cara Penggunaan
Report yang di tampilkan dari menu Daily Stock Historical Consignment

1 2 3 4 5 6

Description
1. No : Nomor urut
2. Item : Item Code (Part Number)
3. Description : Item Name (Part Name)
4. Category : Item Category (CAT2, CAT3, CAT5, Oli, dst..)
5. MV Code : Item Moving Code yang mengambil Moving Code pada Item Segmentation
6. Item Price List : Item Price List berdasarkan Agreementnya, jika Item tidak ada di Agreement maka
menggunakan Current Price list
 B. PEMBAHASAN
II. Cara Penggunaan

7 8 9 10 11 12 13

Historycal Stock by QTY

7. Available : Total On Hand - Allocation
8. In : Total penambahan setiap hari ( Goods Receipt, Transfer In, Adjustment (+), dan Return Picking
List/Supply Slip)
9. Demand : Total Demand setiap hari dari Sales Order dan Supply Slip dengan status Approved
10. Supply : Total Supply setiap hari dari Picking List dan Supply slip dengan status Approved
11. Out : Total pengurangan bersumber dari Picking & Supply Slip (Adjustment Minus (-), Transfer Out)
12. Total Demand : Akumulasi Demand harian per item
13. Total Supply : Akumulasi Supply harian per item
14. Total : Akumulasi setiap angka yang tertera pada setiap kolom di dalam laporan

Agar Report ini sesuai actual, Input Sales Order & Picking Rutin Sesuai pemakaian customer
 A. PENGANTAR
I. Fungsi Menu
C. Contract Realization Consignment
Menu ini digunakan untuk menampilkan realisasi kontrak Consignment di dealer
sehingga diketahui berapa banyak parts consumption / pemakaiannya.
NO Perubahan
1 Perubahan dari menu Contract Realization di DMS sebelumnya (DMS v.1)
2 Di lengkapi dengan pilihan gudang di dalam kontrak konsinyasi yang masih berlaku
3 Di lengkapi dengan tampilan report summary dan detail
 B. PEMBAHASAN
II. Cara Penggunaan

1. Menu contract realization consignment dapat di lihat pada bagian :

Report → After Sales → Sparepart / Accessories → Contract Realization Consigment

1. Company : Berisi company sesuai user login (Tidak

bisa di rubah)
2. Period : Pilih bulan dan tahun yang akan di ambil
datanya
3. Warehouse Code : Berisi gudang konsinyasi yang akan di
tampilkan reportnya
4. Report Type : Pilih type report yang akan dilihat
5. Process : Tombol untuk memproses report
6. Print : Tombol untuk melihat hasil report
7. Download : Tombol untuk download ke excel
 B. PEMBAHASAN
II. Cara Penggunaan
Report yang di tampilkan dari menu Contract Realization Consignment (Summary)

1 2 3 4

Description

1. Warehouse : Nama warehouse Consigment yang mau ditampilkan datanya < jika warehouse tidak di pilih akan
memunculkan semua gudang >
2. Stock : Quantity dikalikan dengan HPP per item pada Warehouse Group Consignment yang dipilih
3. Consumption : Menampilkan realization part consumption berdasarkan Amount
4. % Consumption : Menampilkan Actual Sales Amount dibagi Current Stock Amount X 100%
 B. PEMBAHASAN
1. Target Consumption : Ditentukan saat kontrak consignment dibuat di
DMS. Jika pada saat akan mencetak laporan dan gudang yang dipilih blank
1
maka target consumption akan diambil dari parameter global yang bisa di
setting sesuai kebutuhan HMSI
2 4 6
3 5

2. Current Stock : Jika Current stock lebih dari QTY Contract maka yang diambil adalah qty di dalam contract, jika kurang dari
sama dengan contract qty maka yang ditampilkan adalah current stock.
3. Amount Stock : Di ambil dari HPP seluruh item didalam gudang consignment yang dipilih.
4. Actual Sales : Di ambil dari qty item yang terjual
5. Amount Sales : Diambil dari sales order (Sebelum Pajak).
6. Part Consumptions : Disediakan 2 penyajian yaitu based on qty dan based on amount.
Qty = Actual Sales / Current Stock Amount = Amount Sales / Amount Stock
 B. PEMBAHASAN
II. Cara Penggunaan
Lanjutan Contract Realization Report – Detail

Visualisasi report dalam bentuk chart untuk mempermudah melihat realisasi contract
 A. PENGANTAR
I. Fungsi Menu

D. Sales Order Invoice Batch

Menu ini digunakan untuk membuat Invoice dengan menggabungkan seluruh
packing / Surat Jalan yang ada atas suatu customer tertentu dengan syarat terdapat
agreement didalam transaksi sales ordernya. Menu ini juga dapat digunakan untuk
agreement selain consignment
NO Perubahan
1 Menu baru di DMS v.2
2 Beberapa Packing dapat dijadikan menjadi satu invoice
 B. PEMBAHASAN
II. Cara Penggunaan Sales Order Invoice Batch

1. Transaction
→ Finance
→ Account Receivable
→ Sales Order Invoice Batch
 B. PEMBAHASAN
II. Cara Penggunaan Sales Order Invoice Batch
Tampilan setelah Klik NEW

Transaction Type:
- End User
1
- Partshop
- GSO

2 Pilih Customer
Pilih Payment Type:
3
Cash/Transfer/Giro/Debit Card dll

Data Bill to akan Terisi otomatis, check

4
data & update jika diperlukan
 B. PEMBAHASAN
II. Cara Penggunaan Sales Order Invoice Batch
Lanjutan pembuatan Invoice

Pastikan kembali Terms of Payment.

C00 – Cash on Delivery
5
C07 – Credit 7 Days
C14 – Credit 14 Days
C30 – Credit 30 Days
dll

Masih bisa diupdate jika belum sesuai

6 Periksa kembali kesesuaian data Tax

 B. PEMBAHASAN
II. Cara Penggunaan Sales Order Invoice Batch
Lanjutan pembuatan Invoice

Checklist untuk memilih packing,

8
kemudian Klik “OK”

Klik Add Line untuk menambahkan

7
packing yang akan diinvoice
 B. PEMBAHASAN
II. Cara Penggunaan Sales Order Invoice Batch
Tampilan Setelah Add Packing List

10 Submit Jika sudah sesuai

9 Periksa apakah Nominal Invoice sudah sesuai

 B. PEMBAHASAN
II. Cara Penggunaan Sales Order Invoice Batch

11 Print untuk mencetak Dokumen Invoice

Kemudian Pilih dokumen apa yang akan
dicetak terlebih dahulu:
• Invoice /Transfer Note
• Lampiran

DLR bisa mencetak keduanya

bergantian

12 Klik Print
 B. PEMBAHASAN
II. Cara Penggunaan Sales Order Invoice Batch

Hasil Print Invoice

 B. PEMBAHASAN
II. Cara Penggunaan Sales Order Invoice Batch

Lampiran Invoice
 B. PEMBAHASAN
II. Cara Penggunaan

Catatan dan Ringkasan

Syarat – syarat agar report ini dapat dipergunakan antara lain :

1. Harus ada Contract / Agreement Sparepart dengan type Consignment (Dealer)

2. Periode Report yang dipilih masuk dalam range periode Contract Consignment di
dealer yang bersangkutan (Dealer)
3. Input Sales Order & Picking Rutin sesuai pemakaian customer
4. Jalankan transfer stock sesuai actual pengiriman dan penerimaan barang di WH
Customer
Thank
You !