Astari Ferrari Setiawan-120110180014

Esti Widyaningsih-120110180058
Lusi-120110180060
EXPENDITURE CYCLE

a. TUJUAN SIKLUS PEMBELANJAAN (OBJECTIVE SETTING)

i. Memastikan bahan baku yang akan dibeli sesuai dengan kebutuhan produksi.
ii. Memastikan bahan baku yang akan dibeli sesuai dengan kualitas yang
ditetapkan namun masih dalam budget yang sudah ditetapkan.
iii. Memastikan bahan baku yang diterima sudah sesuai dengan permintaan
pembelian.
iv. Memastikan kas yang dikeluarkan sesuai dengan biaya yang seharusnya
dikeluarkan.

b. IDENTIFIKASI AKTIVITAS
1. Permintaan Pembelian
Aktivitas ini dimulai dengan masing-masing outlet mengecek jumlah persediaan
yang masih tersedia di dapur dan apa saja yang sudah habis dan harus segera
dibeli kemudian melaporkan kepada departemen produksi. Setelah mengetahui
jumlah persediaan, departemen produksi membuat permintaan pembelian dalam
bentuk purchase requisition yang di dalamnya terdapat jenis dan jumlah bahan
baku yang harus dibeli. Sweet Bakery Co. menggunakan sistem Just In Time
sehingga meminimalisir jumlah inventory yang berada di dapur dengan
melakukan penyesuaian dengan kebutuhan dan jadwal produksi yang sudah
disusun sebelumnya. Kemudian purchase requisition akan dikirimkan kepada
departemen Finance & Controlling untuk disetujui.

2. Pemesanan Barang
Pemesanan akan dilakukan oleh departemen Finance & Controlling sesuai
dengan purchase requisition yang sudah disetujui sebelumnya dalam bentuk
purchase order. Sweet Bakery Co. memiliki pemasok tetap yang memiliki
jadwal untuk mengirimkan bahan baku ke tiap outlet perusahaan. Dengan
 begitu kualitas dari bahan baku terjamin dan juga akan sesuai dengan harga
yang sudah disetujui sejak awal kontrak dengan pemasok. Kemudian purchase
order akan kembali dikonfirmasi oleh bagian produksi.

3. Penerimaan Barang
Ketika bahan baku yang dipesan sebelumnya sudah tiba, maka departemen
produksi akan menerima konfirmasi dari outlet yang kemudian akan
disesuaikan dengan tagihan yang diterima. Jika sudah sesuai dengan permintaan
pembelian dan tagihan yang diterima, maka departemen produksi akan
melakukan konfirmasi kepada departemen Finance & Controlling untuk
kemudian dilakukan pembaruan pada akun utang jika dilakukan secara hutang.

4. Pembayaran
Pada setiap tanggal tertentu, perusahaan akan melakukan pelunasan terhadap
hutang yang ada. Jumlah yang dibayarkan sesuai dengan jumlah yang tertera
pada akun hutang yang telah diperbarui. Jika kas sudah dikeluarkan dan
diberikan kepada pemasok, maka kembali dilakukan pembaharuan pada akun
utang untuk menghapus jumlah hutang yang sudah dibayarkan. Tidak lupa bukti
transaksi di dokumentasikan.

c. RISK ASSESSMENT & EXPOSURE

i. Dalam pembuatan permintaan pembelian, dapat terjadi kesalahan seperti
terjadinya kelebihan atau kekurangan persediaan setelah pembelian. Selain itu
dapat terjadi kecurangan seperti pembelian bahan baku yang tidak diperlukan
atau membeli bahan baku dengan harga yang terlalu tinggi.
ii. Dalam melakukan pemesanan, pemasok memiliki peran yang penting untuk
memastikan bahwa bahan baku yang akan dibeli sesuai dengan kualitas yang
diharapkan. Dengan begitu resiko memilih pemasok yang salah dapat terjadi
sehingga menghambat siklus perusahaan.
iii. Dalam melakukan penerimaan, kesalahan seperti jumlah barang yang dibeli
tidak sesuai atau kesalahan dalam perhitungan dan pembaruan akun utang
dapat terjadi karena kekeliruan pegawai atau bahkan kesengajaan.
 iv. Resiko adanya kesalahan dalam jumlah kas yang dibayarkan atau duplikasi
pembayaran dapat terjadi. Pencurian kas oleh karyawan pun menjadi resiko
dalam melakukan pembayaran menggunakan kas.

d. RISK RESPONSE
i. Untuk menghindari terjadinya kesalahan dalam pembuatan permintaan
pembelian, setiap persediaan sebaiknya menggunakan barcode agar
mempermudah dalam perhitungan. Dengan begitu ketika pemeriksaan fisik
pegawai dapat melakukan penyesuaian dengan informasi jumlah persediaan
yang ia miliki. Selain itu dilakukannya pemisahan tugas antara orang yang
membuat permintaan dan melakukan pembelian juga dapat meminimalisir
terjadinya kesalahan seperti pembelian bahan baku yang tidak diperlukan dan
harga yang melambung.
ii. Untuk memastikan pemasok yang dipilih dapat diandalkan, pastikan bahwa
pemasok memiliki sertifikat kualitas. Selain itu kinerja pengiriman pemasok
harus terus diawasi.
iii. Untuk menghindari terjadinya kesalahan dalam penerimaan barang, maka
pengecekan kembali jumlah bahan baku yang diterima dengan permintaan
pembelian harus dilakukan oleh pegawai yang menerima bahan baku. Pegawai
yang menerima bahan baku harus jelas identitasnya dan menandatangani
dokumen penerimaan. Setelah itu dokumen dikirimkan kepada departemen
Finance & Controlling untuk kembali dilakukan konfirmasi. Ketika melakukan
pembaharuan akun, rekonsiliasi catatan utang yang detail dengan akun kontol
general ledger harus dilakukan.
iv. Untuk menghindari resiko terjadinya kesalahan seperti membayar barang yang
tidak dipesan, maka perusahaan mensyaratkan bahwa seluruh faktur pemasok
dicocokan dengan dokumen pendukung yang sudah diakui oleh departemen
produksi. Selain itu, untuk menghindari terjadinya duplikasi pembayaran
diadakan kebijakan untuk membayar hanya dari salinan asli atas faktur
pemasok.
e. AKTIVITAS PENGENDALIAN
i. Flowchart
 ii. Dekomposisi Diagram

iii. Context Diagram

 iv. Data Flow Diagram

f. INFORMATION & COMMUNICATION

i. Dokumen yang diperlukan : 
a. Purchase Requisition
Dokumen yang mengidentifikasi  requisitioner, menentukan lokasi
pengiriman dan tanggal yang diperlukan, mengidentifikasi nomor
barang, deskripsi, kuantitas, dan harga dari setiap barang yang
diminta, dan mungkin akan menyarankan seorang supplier.
b. Purchase Order
 Dokumen untuk menjual dan mengirimkan produk tertentu pada
harga tertentu kepada supplier dan juga pernyataan untuk sebuah
kontrak setelah supplier menerimanya.
c. Receiving Report
Dokumen yang mencatat detail setiap pengiriman termasuk tanggal
diterima, pengirim, supplier, kuantitas yang telah diterima.
d. Debit memo (Memo Debit)
Dokumen yang digunakan untuk mencatat pengurangan terhadap
saldo yang harus dibayarkan ke supplier
e. Voucher Package (Paket Voucher)
Dokumen yang digunakan untuk mengotorisasi pembayaran kepada
supplier yang terdiri dari pesanan pembelian, laporan penerimaan
dan faktur supplier
ii. Report, report yang dibuat bertujuan untuk :
1. Mengetahui apakah objective (poin a) sudah tercapai atau tidak
a. Material Requirement Planning Report yang
dibuat setiap bulannya untuk memperbarui
kebutuhan inventori dan menghindari jumlah
bahan baku yang terlalu banyak ataupun terlalu
sedikit
b. Forecasting Report untuk memperkirakan jadwal
pembelian bahan baku disaat yang membutuhkan
dan sesuai dengan kebutuhan
c. Cash Disbursement Report untuk memperbarui
data pembayaran kas atas tagihan dari supplier
2. Mengidentifikasi apakah risk (poin c) terjadi atau tidak
a. Laporan Manajemen Risiko yang memaparkan
pengelolaan risiko berdasarkan COSO ERM
Framework. 
b. Laporan Konfigurasi Sistem ERP untuk menandai
diskrepansi antara kuantitas yang dipesan dan
diterima
g. MONITORING
Bagaimana memastikan bahwa rancangan aktivitas pengendalian dilakukan sesuai
dengan prosedur.

a. Perusahaan memiliki auditor atas data pengeluaran kas perusahaan

b. Perusahaan melakukan sistem pengendalian menggunakan label
RFID serta rekonsiliasi secara berkala pada rekening bank dengan
jumlah yang dicatat atas prosedur pengeluaran kas dan melakukan
pengendalian EDI secara spesifik