RESUME

E-BOOK “Information Technology Project Management”

CHAPTER 2

Oleh :
ERLINA INTAN PRATIWI
18050974014

PRODI S1 PENDIDIKAN TEKNOLOGI INFORMASI

JURUSAN TEKNIK INFORMATIKA
FAKULTAS TEKNIK
UNIVERSITAS NEGERI SURABAYA
2021
 The Project Management And Information Technology Context || Chapter 2|

MANAJEMEN PROYEK DAN KONTEKS TEKNOLOGI INFORMASI

2.1 TINJAUAN SISTEM MANAJEMEN PROYEK

Sebuah proyek harus beroperasi dalam lingkungan organisasi yang luas, dan manajer
proyek perlu mempertimbangkan proyek dalam konteks organisasi yang lebih besar.
Untuk menangani situasi kompleks secara efektif, manajer proyek perlu mengambil
pandangan holistik dari sebuah proyek dan memahami bagaimana hubungannya dengan
organisasi yang lebih besar. Sistem berpikir menggambarkan pandangan holistik dalam
melaksanakan proyek dalam konteks organisasi.

2.1.1 Apa Itu Pendekatan Sistem?

Pendekatan sistem digunakan untuk menggambarkan pendekatan holistik dan analitis
untuk memecahkan masalah kompleks yang mencakup penggunaan filosofi sistem,
analisis sistem, dan manajemen sistem.
Sistem adalah sekumpulan komponen yang berinteraksi yang bekerja dalam suatu
lingkungan untuk memenuhi beberapa tujuan.
Analisis sistem adalah pendekatan pemecahan masalah yang membutuhkan
pendefinisian ruang lingkup sistem, membaginya menjadi beberapa komponen, dan
kemudian mengidentifikasi dan mengevaluasi masalah, peluang, kendala, dan
kebutuhannya. Setelah ini selesai, analis sistem kemudian memeriksa solusi alternatif
untuk memperbaiki situasi saat ini; mengidentifikasi solusi atau rencana tindakan yang
optimal, atau setidaknya memuaskan,; dan menguji rencana itu terhadap keseluruhan
sistem.
Manajemen sistem membahas masalah bisnis, teknologi, dan organisasi yang terkait
dengan pembuatan, pemeliharaan, dan modifikasi sistem.

2.1.2 Model Tiga-Lingkup Untuk Manajemen Sistem

 The Project Management And Information Technology Context || Chapter 2|

Di sektor manajemen proyek, model tiga bidang manajemen sistem sangat penting
untuk mengelola proyek dengan sukses. Dalam masalah proyek yang berkaitan dengan
bisnis, organisasi dan teknologi ditangani oleh model tiga bidang. Di bawah bidang
bisnis, masalah yang terkait dengan pemangku kepentingan, keuntungan, klien masa
depan, masalah keuangan, dan potensi proyek untuk mencapai tujuan bisnis ditangani,
di bidang teknologi masalah kinerja, perangkat lunak, dan perangkat keras
diidentifikasi dan diselesaikan. Di sektor organisasi, pengaruh proyek pada siapa dan
siapa yang didiskusikan dan diselesaikan. Sejak awal masalah ini diidentifikasi manajer
proyek, semakin mudah untuk menyelesaikannya dan memutuskan untuk berinvestasi
dalam proyek dan meneruskannya.

2.2 MEMAHAMI ORGANISASI

Organisasi juga merupakan sistem, dengan orang-orang dalam berbagai peran bekerja
sama untuk merancang, mengembangkan, menyampaikan, dan menjual berbagai produk
dan layanan
2.2.1 Empat Kerangka Organisasi

Organisasi dapat dilihat memiliki empat kerangka berbeda: struktural, sumber daya
manusia, politik, dan Simbolik
 The Project Management And Information Technology Context || Chapter 2|

2.2.2 Struktur Organisasi

Tiga klasifikasi umum dari struktur organisasi adalah fungsional, proyek, dan matriks

 struktur organisasi fungsional adalah hierarki yang dipikirkan kebanyakan orang

saat membayangkan bagan organisasi. Manajer fungsional atau wakil presiden dalam
spesialisasi seperti teknik, manufaktur, TI, dan sumber daya manusia melapor kepada
kepala eksekutif (CEO). Staf mereka memiliki keahlian khusus dalam disiplin ilmu
masing-masing.
 The Project Management And Information Technology Context || Chapter 2|

 struktur organisasi proyek juga bersifat hierarkis, tetapi alih-alih manajer

fungsional atau wakil presiden melapor kepada CEO, manajer program melapor
kepada CEO. Misalnya, banyak perusahaan pertahanan, arsitektur, teknik, dan
konsultasi menggunakan struktur organisasi proyek. Perusahaan ini sering
mempekerjakan orang khusus untuk mengerjakan proyek tertentu.
 struktur organisasi matriks mewakili jalan tengah antara fungsional dan struktur
proyek. Personil sering melapor ke manajer fungsional dan satu atau lebih manajer
proyek. Misalnya, personel TI di banyak perusahaan sering membagi waktu mereka
antara dua atau lebih proyek, tetapi mereka melapor kepada manajer mereka di
departemen TI.

2.2.3 Budaya Organisasi

Budaya organisasi adalah sekumpulan asumsi, nilai, dan perilaku bersama yang
menjadi ciri berfungsinya suatu organisasi. Ini sering mencakup elemen dari keempat
bingkai yang dijelaskan sebelumnya. Beberapa budaya organisasi mempermudah
pengelolaan proyek. Menurut Stephen P.Robbins dan Timothy Judge, penulis buku
teks populer tentang perilaku organisasi, ada 10 ciri budaya organisasi:
1. Identitas anggota: Sejauh mana karyawan mengidentifikasi dengan organisasi
secara keseluruhan bukan dengan jenis pekerjaan atau profesinya.
2. Penekanan kelompok: Sejauh mana kegiatan kerja diatur oleh kelompok atau
tim, bukan individu.
3. Orang-orang fokus: Sejauh mana keputusan manajemen diperhitungkan dari
pengaruh hasil pada orang-orang di dalam organisasi.
 The Project Management And Information Technology Context || Chapter 2|

4. Integrasi unit: Sejauh mana unit atau departemen dalam suatu organisasi
didorong untuk berkoordinasi satu sama lain.
5. Kontrol: Sejauh mana aturan, kebijakan, dan pengawasan langsung digunakan
untuk mengawasi dan mengontrol perilaku karyawan.
6. Toleransi resiko: Sejauh mana karyawan didorong untuk menjadi agresif,
inovatif, dan mencari risiko.
7. Kriteria penghargaan: Sejauh mana penghargaan, seperti promosi dan
kenaikan gaji, dialokasikan sesuai dengan kinerja karyawan daripada
senioritas,
8. Toleransi konflik: Sejauh mana karyawan didorong untuk menerima konflik
dan kritik secara terbuka.
9. Orientasi tujuan akhir: Sejauh mana manajemen berfokus pada hasil daripada
pada teknik dan proses yang digunakan untuk mencapai hasil.yang seimbang
di bidang ini seringkali paling baik untuk pekerjaan proyek.
10. Fokus sistem terbuka: Sejauh mana organisasi memantau dan menanggapi
perubahan dalam lingkungan eksternal.

2.3 FOCUSING ON STAKEHOLDER NEEDS

Pemangku kepentingan proyek adalah orang-orang yang terlibat atau terpengaruh oleh
kegiatan proyek. Pemangku kepentingan dapat internal atau eksternal organisasi, terlibat
langsung dalam proyek, atau hanya dipengaruhi oleh proyek. Karena tujuan manajemen
proyek adalah untuk memenuhi persyaratan proyek dan memuaskan pemangku
kepentingan, sangat penting bahwa manajer proyek meluangkan waktu yang cukup untuk
mengidentifikasi, memahami, dan mengelola hubungan dengan semua pemangku
kepentingan proyek. Menggunakan empat frame organisasi untuk memikirkan pemangku
kepentingan proyek dapat membantu Anda memenuhi harapan mereka.

2.3.1 Pentingnya Komitmen Manajemen Puncak

Faktor yang sangat penting dalam membantu manajer proyek berhasil memimpin proyek
adalah level komitmen dan dukungan yang mereka terima dari manajemen puncak.
Tanpa komitmen ini, banyak proyek akan gagal. Beberapa proyek memiliki manajer
senior yang disebut juara yang bertindak sebagai pendukung utama sebuah proyek.
Sponsor dapat
 The Project Management And Information Technology Context || Chapter 2|

berperan sebagai juara, tetapi seringkali manajer lain dapat lebih berhasil mengambil
peran ini.
Komitmen manajemen puncak sangat penting bagi manajer proyek karena alasan berikut:
 Manajer proyek membutuhkan sumber daya yang memadai.
 Manajer proyek sering kali membutuhkan seseorang untuk membimbing dan
membimbing mereka dalam masalah kepemimpinan.
 Manajer proyek harus memiliki kerja sama dari orang-orang di bagian lain
organisasi

2.3.2 Perlunya Komitmen Organisasi terhadap Teknologi Informasi

Faktor lain yang mempengaruhi keberhasilan proyek TI adalah komitmen organisasi
terhadap TI secara umum. Sangat sulit bagi proyek TI untuk berhasil jika organisasi itu
sendiri tidak menghargai TI. Banyak perusahaan telah menyadari bahwa TI merupakan
bagian integral dari bisnis mereka dan telah menciptakan wakil presiden atau posisi yang
setara untuk kepala TI, yang sering disebut CEO

2.3.3 Kebutuhan Standar Organisasi

Masalah lain di sebagian besar organisasi adalah kurangnya standar atau pedoman yang
harus diikuti saat melakukan manajemen proyek. Standar atau pedoman ini mungkin
sesederhana menyediakan formulir atau templat standar untuk dokumen proyek umum,
contoh rencana manajemen proyek yang baik, atau pedoman tentang bagaimana manajer
proyek harus memberikan informasi status kepada manajemen puncak.

2.4 TAHAP PROYEK DAN SIKLUS KEHIDUPAN PROYEK

Dua fase proyek tradisional pertama (konsep dan pengembangan) berfokus pada
perencanaan, dan sering disebut sebagai kelayakan proyek. Dua fase terakhir
(implementasi dan obral) fokus pada penyampaian pekerjaan aktual, dan sering disebut
sebagai akuisisi proyek. Setiap fase proyek harus berhasil diselesaikan sebelum tim
melanjutkan ke fase berikutnya. Pendekatan siklus hidup proyek ini memberikan kontrol
manajemen yang lebih baik dan tautan yang sesuai ke operasi organisasi yang sedang
berlangsung.
 The Project Management And Information Technology Context || Chapter 2|

Urutan Fase Manajemen Proyek

 Dalam fase konsep, manajer biasanya mengembangkan kasus bisnis, yang
menggambarkan kebutuhan proyek dan konsep dasar yang mendasarinya.
 Setelah fase konsep selesai, fase proyek berikutnya — pengembangan — dimulai.
Dalam fase pengembangan, tim proyek membuat rencana manajemen proyek yang
lebih rinci, perkiraan biaya yang lebih akurat, dan WBS yang lebih menyeluruh.
 Fase ketiga dari siklus hidup proyek tradisional adalah implementasi. Dalam fase
ini, tim proyek membuat perkiraan biaya yang pasti atau sangat akurat,
memberikan pekerjaan yang diperlukan, dan memberikan laporan kinerja kepada
pemangku kepentingan.
 Fase terakhir dari siklus hidup proyek tradisional adalah fase penutupan. Di
dalamnya, semua pekerjaan selesai, dan pelanggan harus menerima keseluruhan
proyek. Tim proyek harus mendokumentasikan pengalamannya pada proyek dalam
laporan pembelajaran.

2.4.1 Product Life Cycles

 Systems development life cycle (SDLC) merupakan kerangka kerja untuk
mendeskripsikan tahapan-tahapan pengembangan sistem informasi Model siklus
hidup ini adalah contoh dari a siklus hidup prediktif, Artinya ruang lingkup proyek
dapat diartikulasikan dengan jelas dan jadwal serta biaya dapat diprediksi secara
akurat. Beberapa model populer dari SDLC
 waterfall life cycle model memiliki tahapan analisis, desain, konstruksi, pengujian,
dan dukungan sistem yang terdefinisi dengan baik dan linier. Model siklus hidup ini
mengasumsikan bahwa persyaratan akan tetap stabil setelah ditetapkan.
 Spiral life cycle model dikembangkan berdasarkan penyempurnaan model waterfall
seperti yang diterapkan pada proyek perangkat lunak pemerintah yang besar. Ini
 The Project Management And Information Technology Context || Chapter 2|

mengakui fakta bahwa sebagian besar perangkat lunak dikembangkan menggunakan

pendekatan berulang atau spiral daripada pendekatan linier.

 Model siklus hidup build inkremental menyediakan pengembangan perangkat lunak

operasional secara progresif, dengan setiap rilis memberikan kemampuan tambahan.
 Model siklus hidup prototipe digunakan untuk mengembangkan prototipe perangkat
lunak untuk memperjelas kebutuhan pengguna untuk perangkat lunak operasional.
Ini membutuhkan keterlibatan pengguna yang besar, dan pengembang menggunakan
model untuk menghasilkan persyaratan fungsional dan spesifikasi desain fisik secara
bersamaan.
 Model siklus hidup RAD menggunakan pendekatan di mana pengembang bekerja
dengan prototipe yang berkembang.
 Model siklus hidup ini juga membutuhkan banyak keterlibatan pengguna dan
membantu menghasilkan sistem dengan cepat tanpa mengorbankan kualitas.

2.4.2 Pentingnya Tahapan Proyek dan Tinjauan Manajemen

Tinjauan manajemen, disebut fase keluar atau membunuh poin, sangat penting untuk
menjaga proyek tetap pada jalurnya dan menentukan apakah harus dilanjutkan, dialihkan,
atau dihentikan.
Selain tinjauan manajemen formal, penting untuk melibatkan manajemen puncak
sepanjang siklus hidup sebagian besar proyek. Banyak proyek yang ditinjau oleh
manajemen secara teratur, seperti mingguan atau bahkan harian, untuk memastikan
bahwa mereka berjalan dengan baik. Setiap orang ingin sukses dalam mencapai tujuan di
tempat kerja, dan memiliki keterlibatan manajemen memastikan bahwa perusahaan dapat
mencapai tujuan proyek dan organisasinya.
 The Project Management And Information Technology Context || Chapter 2|

2.5 KONTEKS PROYEK TEKNOLOGI INFORMASI

2.5.1 Sifat Proyek TI

Tidak seperti proyek di banyak industri lain, proyek TI beragam. Beberapa melibatkan
sejumlah kecil orang yang memasang perangkat keras siap pakai dan perangkat lunak
terkait. Yang lain melibatkan ratusan orang yang menganalisis proses bisnis beberapa
organisasi dan kemudian mengembangkan perangkat lunak baru dalam upaya kolaboratif
dengan pengguna untuk memenuhi kebutuhan bisnis.

2.5.2 Karakteristik Anggota Tim Proyek TI

Karena proyek TI itu beragam, orang yang terlibat berasal dari latar belakang yang
berbeda dan memiliki keterampilan yang berbeda. Tim proyek yang beragam yang
dihasilkan memberikan keuntungan yang signifikan karena mereka dapat menganalisis
persyaratan proyek dari tampilan sistem yang lebih kuat
2.5.3 Teknologi Beragam
Banyak dari jabatan pekerjaan untuk profesional TI mencerminkan teknologi berbeda
yang dibutuhkan untuk memegang posisi Tersebut. Orang-orang dalam fungsi pekerjaan
TI yang sama seringkali tidak saling memahami karena mereka menggunakan teknologi
yang berbeda. Masalah lain dengan beragam teknologi adalah banyak dari mereka
berubah dengan cepat.

2.6 TERBARU YANG MEMPENGARUHI MANAJEMEN PROYEK TEKNOLOGI

INFORMASI
2.6.1 Globalisasi
Penting bagi manajer proyek untuk mengatasi beberapa masalah utama saat
mengerjakan proyek global:
 Komunikasi: Karena orang bekerja di zona waktu yang berbeda, berbicara dalam
bahasa yang berbeda, memiliki latar belakang budaya yang berbeda, dan
merayakan hari libur yang berbeda, penting untuk membahas bagaimana orang
akan berkomunikasi secara efisien dan tepat waktu.
 Kepercayaan: Kepercayaan adalah masalah penting bagi semua tim, terutama jika
mereka adalah tim global. Penting untuk segera membangun kepercayaan dengan
mengenali dan menghormati perbedaan orang lain dan nilai yang mereka
tambahkan ke proyek.
 The Project Management And Information Technology Context || Chapter 2|

 Praktik kerja umum: Penting untuk menyelaraskan proses kerja dan

mengembangkan modus operandi yang membuat semua orang setuju dan
nyaman.
 Alat: TI memainkan peran penting dalam globalisasi, terutama dalam
meningkatkan komunikasi dan praktik kerja.
2.6.2 Outsourcing
Outsourcing adalah akuisisi barang dan jasa organisasi dari sumber luar.
2.6.3 Tim Virtual
Tim virtual adalah sekelompok orang yang bekerja bersama meskipun ada batasan
waktu dan ruang dengan menggunakan teknologi komunikasi.
Keuntungan utama tim virtual meliputi:
 Menurunkan biaya karena banyak pekerja virtual tidak memerlukan ruang kantor
atau dukungan di luar kantor rumah mereka.
 Memberikan lebih banyak keahlian dan fleksibilitas atau meningkatkan daya
saing dan daya tanggap dengan membuat anggota tim di seluruh dunia bekerja
kapan saja, siang atau malam.
2.6.4 Agile Project Management
Agile hari ini berarti menggunakan metode yang didasarkan pada pengembangan
berulang dan bertahap, di mana persyaratan dan solusi berkembang melalui kolaborasi.
Agile dapat digunakan untuk pengembangan perangkat lunak atau di lingkungan apa
pun di mana persyaratan tidak diketahui atau berubah dengan cepat.
2.6f Scrum
Scrum adalah metode pengembangan tangkas terkemuka untuk menyelesaikan proyek
dengan lingkup pekerjaan yang kompleks dan inovatif.
The Project Management And Information Technology Context || Chapter 2|
 The Project Management And Information Technology Context || Chapter 2|

SUMMARY
Pada Chapter 13 membahas tentang Manajemen Proyek Dan Konteks Nya Dalam Teknologi
Informasi. Pada chapter ini kita dapat memahami pandangan sistem dari manajemen proyek
dan bagaimana itu berlaku untuk proyek teknologi informasi (TI). Kita juga dapat Memahami
organisasi yang di susun dalam menyelesaikan proyek, termasuk empat kerangka, struktur
organisasi, dan budaya organisasi. Bukan hanya itu, dalam menyelesaikan proyek, terdapat
fase fase yang haru dilalui agar proyek selesai dengan sukses dan dalam chapter ini kita bisa
memahami konsep fase proyek dan siklus hidup proyek, dan membedakan antara
pengembangan proyek dan pengembangan produk. Serta mengetahui tren tren terkini dalam
penyelesaian manajemen proyek termasuk globalization, outsourcing, virtual teams, and agile
project management.