CHAPTER 2

STRUCTURES AND FRAMEWORKS

DIAJUKAN UNTUK MEMENUHI TUTUTAN MATA KULIAH

PROJECT APPRAISAL (BSAD 423)

Oleh :

Kelompok : Kelompok :
Lolong, Inar Eko Winata, Margareta
Aguswandi Dela Motte, Cinia
Jocom, Nigel Lantemona, Indira
Saulinggi, Abraham Paseki, Marcelina
Ticoalu, Gledis Rantung, Prhicillya
Woruntu, Omega Saerang, Stacy
Silalahi, Ruth

FAKULTAS EKONOMI – UNIVERSITAS KLABAT

2013 / 2014
Principles :

 Struktur dan framework diperlukan untuk memampukan kita dalam pola pikir dari
aktivitas manusia yang sudah semakin kompleks.
 Struktur yang dikembangkan dengan baik membuat pekerjaan dari proyek ini betul-
betul ada. Tidak hanya sekedar planning saja, tapi akan dikerjakan.
 Dengan menafsirkan kompleksitas dari sebuah pekerjaan, membantu tugas dari
manajerial dalam pembuatan proyek.

Learning Objective :

 Mendeskripsikan lingkungan dimana proyek beroperasi dan beberapa tantangan yang

dihadapi oleh para manajer.
 Menggunakan kerangka kerja dasar untuk mengidentifikasi elemen-elemen dari
sebuah proyek.
 Menafsirkan kompleksitas manajerial sebuah proyek dan hubungannya terhadap
manajer proyek dan organisasi.

Introduction

Peluncuran Nintendo Wii generasi ketujuh di Eropa merupakan even yang sangat
dinantikan. Sebagai proyek pengembangan, produk ini memiliki kompleksitas yang
signifikan dimana konsep baru dari game ini pertama kali melibatkan seluruh keluarga. Wii
sangat populer sampai-sampai perusahaan agak kesulitan untuk menangani permintaan
konsumen. Salah satu kompleksitas juga yang terjadi adalah Wii menjadi berbahaya bagi
beberapa orang. Cedera dialami oleh beberapa pemain yang tidak terbiasa berolahraga, dan
controller juga dapat terlempar dan mengenai layar TV. Sebagai akibatnya, perusahaan
asuransi menjadi stakeholder yang tidak disengaja dalam proyek ini.

Ini menjadi pembelajaran yang sangat penting bagi para manajer dimana mereka
harus mempelajari kompleksitas yang ada dalam proyek tersebut. Jika suatu proyek telah
terstruktur menjadi lebih efektif dan efisien, maka akan mencapai hasil akhir yang dapat
memenuhi kebutuhan dan kepuasan pengguna.

2.1 Describing the project context : high-level frameworks

“Pekerjaan dapat diselesaikan hampir dimana saja”. Sebagai contoh, Mazda MX5
(Miata) car, dirancang di California, dibiayai di Tokyo dan New York, diuji di Inggris, dirakit
di Michigan dan Mexico menggunakan komponen yang dirancang di Amerika dan dibuat di
Jepang. Merupakan suatu proyek yang memiliki kompleksitas yang tinggi dimana anggota
tim berada pada keadaan geografis yang terpisah. Dengan perluasan Uni Eropa dan
Organisasi Perdagangan Dunia, jumlah perdagangan dunia telah meningkat. Ini membuat
keadaan semakin lebih kompleks.
 Selain itu, proyek menjadi lebih kompleks karena :
 Pada umumnya ide-ide yang sederhana telah dieksploitasi terlebih dahulu. Itu
menjadikan kita untuk menjadi lebih inovatif.
 Bisnis menjadi semakin kompleks. Perusahaan bukan hanya menyediakan produk
atau jasa yang dibutuhkan tetapi menyediakan “paket” yang memenuhi seluruh
kebutuhan.
 Project dideliver melalui kontrak turnkey, dimana pengguna akhir tidak berinteraksi
antara bagian-bagian yang berbeda dari sebuah sistem melainkan dengan supplier
dalam ketetapan dari keseluruhan sistem.

Sebagai tambahan:

 Quality management yang effektif telah menjadi salah satu sumber keunggulan
kompetitif bagi banyak organisasi. Memiliki sertifikasi yang diakui mulai menjadi
suatu oersyaratan mutlak yang harus dimiliki ountuk dapat memasuki sebuah pasar.

Perubahan lingkungan yang kompetitif dalam suatu organisasi membuat manajer harus
memikirkan kembali cara-cara dalam mengatur proyek. Perubahan ini berdampak pada
perubahan-perubahan dalam sebuah proyek serta manajernya, diantaranya ialah :

 Waktu telah menjadi sumber utama competitive advantage, apakah itu dalam
pembangunan jalan ataupun pengembangan proyek baru.
 Berkembangnya gagasan bahwa anggota tim pelaksana sebuah proyek bukan hanya
sebuah gigi penggerak namun merupakan sumber kreativitas. Konsep ini sering kali
didengar melalui konsep “dengan setiap pasang tangan yang ada, kita mendapatkan
semakin banyak ide baru”.
 Perubahan teknologi yang semakin cepat. Bukan hanya terus berganti, kecepatan
pergantian itu pun juga semakin cepat
 Organisasi yang semakin berfokus kepada kepuasan pelanggan dan bukan sekedar
memenuhi kebutuhan pelanggan. Ekspektasi konsumen mengenai bagaimana suatu
produk terus berkembang.
 Berkembangnya trend dimana hubungan antara supplier dan customer semakin
mangarah menuju integrasi dan keterbukaan.
 Sebagian besar perubahan fundamental dalam fungsi management didorong oleh
penelitian terhadap sistem produksi Toyota, dimana ide utamanya adalah tentang
tujuan perusahaan, berpikir jangka panjang, serta Total Quality Management yang
merupakan pendekatan terhadap semua elemen dalam sebuah sistem.
 Perkembangan sektor industri yang begitu pesat di negara-negara maju 10 tahun
terakhir. Perekonomian negara-negara Uni Eropa telah melepaskan
ketergantungannya dari manufaktur dan mengandalkan pertumbuhan dari sektor jasa
untuk menyediakan lapangan pekerjaan dan pertumbuhan ekonomi.

Lingkungan proyek dapat diringkas dalam konsep 5-C berikut ini:

  Context : Pengaruh eksternal terhadap organisasi yang menjalankan suatu proyek;
 Complexity : seberapa kompleks tingkat kesulitan yang harus dihadapi oleh suatu
proyek;
 Completeness : Seberapa komplit hasil akhir proyek;
 Competitiveness : Berapa banyak organisasi yang bersaing menjalankan proyek
sejenis;
 Customer focus : harapan konsumen akan kebutuhannya yang dipenuhi oleh suatu
proyek.

Konsep context dapat diuraikan lebih lanjut dengan berbagai cara. Salah satu penjelasan
mengenai context adalah akronim PESTEL.

 Political Influence – Pengaruh kebijakan politik pihak yang berkuasa terhadap

pelaksanaan suatu proyek. Perpindahan kekuasaan di pemerintahan juga akan
memberikan dampak bagi sebuah proyek.
 Economic – Pengaruh kondisi ekonomi terhadap lingkungan suatu proyek.
Comtohnya ketika ekonomi sedang meledak, akan sangat sulit untuk merekrut staff,
dan sebaliknyajika kondisi ekonomi sedang stabil.
 Social – Pengaruh perubahan-perubahan sosial terhadap lingkungan dimana proyek
dilaksanakanm seperti metode komunikasi dan kebutuhan masyarakat.
 Technology – Perubahan teknologi dapat mempengaruhi kelangsungan hidup serta
pelaksanaan suatu proyek. Perubahan teknologi dapat mempengarihi bagaimana caara
menjalankan sebuah proyek.
 Environtmental – Penilaian dampak suatu proyek terhadap lingkungan sebagai
tanggung jawab sosial organisasi pelaksanaan suatu proyek
 Legal – Aturan-aturan hukum yang berlaku. Tekanan hukum ini memiliki pengarih
yang besar terhadap pelaksanaan proyek.
 Ada berbagai struktur yang dapat digunakan oleh project manager untuk menyiasati
kompleksitas proyek dewasa ini. Salah satu structure yang umum digunakan adalah 7-S
framework. 7-S framework dapat dijabarkan sebagai berikut:

 Strategy : merupakan suatu proses. Prinsip-prinsip yang dilakukan untuk mencapai

objektif dari proyek. Rencana yang dirancang untuk mempertahankan dan
membangun keunggulan kompetitif.
 Structure : pengaturan organisasi untuk melakukan proyek. Kerangka dimana
kegiatan-kegiatan dari anggota organisasi dikoordinasikan.
 System : metode atau prosedur kerja dari suatu proyek. Prosedur untuk mengatur
aktifitas yang dijalankan yang melibatkan anggota organisasi untuk menyelesaikan
pekerjaan.
 Staff : Seleksi, rekruitmen, dan pengaturan sumber daya manusia. Mengacu pada
bagaimana orang dikembangkan, dilatih, dimotivasi, dan bagaimana sumber daya itu
dikelola.
 Skills : Ketrampilan alat manajerial dan teknis yang tersedia untuk manajer proyek
dan staff, bagaimana cara kita untuk mengembangkannya.
 Style / Culture : Budaya dari suatu organisasi, cara yang mendasari kerja dan
berhubungan satu dengan yang lain dalam suatu proyek tertentu di suatu organisasi.
 Stakeholders : Setiap pihak yang memiliki kepentingan dalam suatu proyek.

2.2 Describing the project process : activity models

Making sense of the project as a system: the ICOM model

Suatu proyek dapat dikatakan sebagai suatu proses mengubah input yang ada menjadi
output. Dalam proses konversi tersebut, suatu proyek akan menghadapi berbagai kendala
(constraint) dan menggunakan seperangkat alat bantu (mechanism) dalam prosesnya. Hal
tersebut dapat dijelaskan melalui ICOM model.
 Input
Input merupakan sebuah kebutuhan atau keinginan yang dijadikan alasan diadakannya sebuah
proyek. Tujuan dari suatu proyek adalah menciptakan kepuasan akan kebutuhan tersebut.
Ada dua macam kebutuhan yang harus diperhatikan oleh project manager. Yang pertama
adalah kebutuhan dasar (original needs) yang merupakan tujuan awal dari pelaksanaan suatu
proyek. Yang kedua adalah kebutuhan tambahan/lain-lain (emergent needs) yang merupakan
kebutuhan yang baru muncul ketika suatu proyek sedang berlangsung.

Constraint
Constraint merupakan kendala yang harus dihadapi dalam pelaksanaan suatu proyek. Ada
tiga tantangan paling mendasar dalam pelaksanaan proyek.
1. Waktu. Setiap proyek memiliki jangka waktu (deadline) yang harus dipenuhi dalam
penyelesaiannya.
2. Biaya. Sumber daya financial yang harus dipenuhi untuk melaksanakan suatu proyek.
3. Kualitas. Standar hasil akhir yang harus dipenuhi oleh sebuah proyek.

Selain tiga kendala utama diatas, masih ada kendala-kendala lain yang harus diperhatikan
oleh seorang project manager.
1. Hukum. Biasanya ada hambatan dalam hukum untuk membuat suatu proyek.
Misalnya dalam izin mendirikan bangunan.
2. Etika. Bagaimana etika dari kebijakan organisasi mereka di masa lalu akan
dipertanyakan untuk melaksanakan proyek yang baru.
3. Lingkungan hidup. Situasi lingkungan yang tidak mendukung dalam proyek.
4. Logika. Membutuhkan kepastian dari beberapa aktivitas yang harus diselesaikan
sebelum proyek dimulai.
5. Aktivasi. Tindakan yang menunjukkan apakah proyek dimulai.
6. Pengaruh tidak langsung. Saat perubahan akan berdampak pada department lainnya.

Outputs
Output dapat digambarkan sebagai kebutuhan yang telah dipenuhi. Pemenuhan
kebutuhan tersebut dapat berupa:
 Perubahan informasi, misalnya spesifikasi dari sebuah produk.
 Produk kasat mata, seperti bangunan dan lainnya.
 Perubahan terhadap individu. Selama masa proyek, participants telah menerima
pengetahuan yang baru.

Mechanisms
Mekanisme sumber daya pendukung tercapainya tujuan dari suatu proyek.
Mekanisme dapat berupa :

 Manusia – Pihak-pihak yang terlibat baik secara langsung ataupun tidak langsung
dalam suatu proyek.
  Pengetahuan dan keterampilan – Pengetahuan dan keterampilan yang dimiliki oleh
pihak-pihak yang terlibat dalam proyek apakah itu sesuai dengan kebutuhan proyek.
 Sumber daya finansial
 Alat bantu dan teknik – Metode yang digunakan untuk mengorganisir sumber daya
yang ada
 Teknologi – Aset-aset kasat mata yang akan membantu pelaksanaan sebagian atau
bahkan keseluruhan proyek.

Continuously Improving System

Sebagai ilustrasi, anggota pemerintah dan contraktor bangunan tengah menyelesaikan

perkara di pengadilan tentang kontrak yang mereka lakukan. Tujuh tahun kemudian, kedua
pihak yang sama kembali mendatangi pengadilan untuk menyelesaikan tuntutan yang sama
juga dengan klaim yang sudah mereka buat. Mereka tidak belajar dari pengalaman lalu dan
pihak yang diuntungkan dalam proses ini adalah pengacara. Dalam beberapa organisasi di
lingkungan manajemen ini di sebut dengan
hedgehog syndrome. Dalam gambar disamping
ini dapat kita lihat sebagai ilustrasinya. Sudah
dapat kita prediksikan ketika landak sedang
berjalan di lintasan dengan banyak kendaraan,
dia tidak akan selamat sampai pada tempat
tujuan. Namun landak lain yang berada
dibelakang landak tersebut tetap berjalan di
lintasan yang berbahaya tersebut.

Sama seperti dalam organisasi, terkadang permasalahan yang sama terjadi secara
berulang. Ini menandakan bahwa tidak adanya feedback atau umpan balik, dimana
seharusnya mereka dapat belajar dari pengalaman-pengalaman lalu sehingga organisasi dapat
melakukan pengembangan terhadap proses proyek dalam peningkatan qualitas dan proyek
tersebut menjadi lebih efisien dan efektif.

Organisasi seperti hawlet-packard paham betul akan hal ini. Agar tidak jatuh dalam
kesalahan yang sama, hawlet-packard menjadikan proyek-proyek mereka sebelumnya
sebagai bahan pembelajaran dan titik awal dalam menjalankan suatu proyek baru. Fokus pada
pengalaman baik dan buruk yang dialami dalam proyek sebelumnya berarti menyiapkan
perbaikan dan peningkatan untuk proyek berikutnya. Hal itu tidaklah mudah. Merupakan
sebuah tantangan bagi seorang project manager untuk mentrasfer ilmu atau pengalaman dari
proyek sebelumnya ke dalam pelaksanaan suatu proyek yang baru.

Salah satu pendekatan yang digunakan adalah membagi proyek ke dalam empat fase
yang berbeda. Namun sebelum membagi proyek ke dalam empat fase tersebut, ada beberapa
hal yang perlu diperhatikan.
 Pelaksanaan proyek melibatkan banyak kegiatan pra-proyek untuk memastikan
apakah sumber daya yang dibutuhkan serta persiapan-persiapan lainnya telah siap.
 Proyek-proyek lain yang dibatalkan sebelumnya karena berbagai alasan.
  Seringkali terdapat banyak tahapan dalam tiap-tiap fase utama dalam suatu proyek.

Kembali ke 4 fase utama dalam sebuahproyek, keempat fase tersebut biasa dikenal
dengan model 4-D. 4-D dapat diuraikan sebagai berikut.
 Define the project. Ini merupakan fase dimana proyek disusun. Dalam fase ditentukan
apa yang menjadi tujuan dari proyek tersebut serta alasan-alasannya.
 Design the project. Tahap dimana rencana disusun. Dalam tahap ini dibangun model
yang menunjukan bagaimana setiap kebutuhan yang ada akan dipenuhi, mengevaluasi
semua kemungkinan untuk menghasilkan hasil akhir yang optimum, dan
meminimalisir kemungkinan adanya masalah.
 Do it. Tahap pelaksanaa dari suatu proyek. Pelaksanaan ini harus sesuai dengan
meodel dan rencana yang telah disusun sebelumnya.
 Develop the process. Tingkatkan kualitas produk dan proses berdasarkan pengalaman
yang ada.

Siklus hidup dari suatu proyek

dapat dilihat dari jumlah aktifitasnya dari
waktu ke waktu. Dalam setiap tahap
terdapat berbagai aktivitas yang berbeda
dengan jumlah aktifitas yang berbeda.
Level aktivitas dari setiap fase dalam
proyek dapat dilihat dalam grafik
disamping. Aktifitas banyak dilakukan
pada tahap ketiga karena pada tahap ini
dimana kita mengumpulkan sumber daya yang ada, sampai product/service di antarkan
kepada klien. Sedangkan pada fase develop, manajer tinggal mereview kembali apa saja yang
diperlukan untuk meningkatkan suatu prosedur dan menjadi pelajaran kedepannya.

Penggunaan dana dalam setiap aktifitas

juga berbeda. Bila dilihat dari
grafikdisamping, grafik ini berbanding lurus
dengan aktivitas yang dilakukan. Penggunaan
dana tidak begitu besar pada dua fase awal.
Jumlah penggunaan dana melonjak pesat
katika memasuki fase pelaksanaan. Hal ini
diakibatkan banyaknya aktivitas yang
dilakukan dalam fase ini. Total akumulasi
biaya sampai pada tahap ketiga ini
diperkirakan dapat melebihi 98% dari total
keseluruhan biaya dari proyek yang dilaksanakan. Ketika telah melawati fase pelaksanaan
peningkatan jumlah dana tidak lagi begitu besar sama dengan jumlah aktivitas yang
dilakukan. Grafik tetap bergerak keatas karena ini merupakan akumulasi dari keseluruhan
biaya.

Setiap fase dalam proyek memiliki berbagai aktifitas berbeda. Berikut beberapa
contoh aktifitas dalam setiap fase:

Tahap Siklus Aktivitas Deskripsi

Konseptualisasi Mengidentifikasi kebutufan

Define the
project Analisis Mengidentifikasi hal apa yang perlu disediakan
untuk memenuhi kebutuhan tersebut

Design the Proposal Tunjukkan bagaimana kebutuhan itu dapat

project process dipenuhi melalui aktifitas proyek

Justifikasi Menyiapkan dan mengevaluasi biaya dan

keuntungan proyek

Persetujuan Persetujuan dari sponsor proyek

Deliver the Start-up Mengumpulkan sumber daya dan membentuk tim

project (do it) kerja

Eksekusi Melaksanakan aktivitas proyek sesuai dengan

yang telah direncanakan

Penyelesaian Berakhirnya proyek akibat kendala waktu dan

sumber daya atau karena seluruh aktifitas telah
 Penyerahan selesai

Penyerahan hasil akhir atau output dari proyek

kepada klien

Peninjauan Mengidentifikasi hasil proyek bagi setiap

ulang pihak yang memiliki kepentingan
Develop the
process Umpan balik Melakukan perbaikan prosedur serta
pencatatan yang ditujukan untuk perbaikan di
masa yang akan datang

Selain model 4-D, model lain yang biasa digunakan untuk menjelaskan siklus hidup
dari suatu proyek adalah siklus CADMID yang dikembangkan oleh Kementrian Luar Negeri
Inggris. Berikut adalah gambaran dari siklus CADMID.

Dalam siklus CADMID terdapat persamaan dengan siklus project pada umumnya.
Dari gambar tersebut dapat kita lihat dari tahap concept jumlah biaya yang dikeluarkan masih
sedikit, dan biaya akan meningkat pada saat tahap manufacture dan in-service, setelah itu
biaya kembali menurun pada saat disposal menyatakan bahwa tidak banyak aktivitas pada
fase terakhir. Concept menyatakan fase pertama yaitu Define, Assessment dan Demonstration
menyatakan fase Design, Manufacture dan In-Service menyatakan fase Deliver, dan Disposal
menyatakan fase Develop.

2.3 Describing the Project Management Challenge : Managerial Complexity

 Untuk menentukan kebijakan manajemen yang tepat dalam setiap situasi,
pengkasifikasian terhadap kompleksitas perlu dilakukan. Secara umum terdapat hubungan
antara tingkat kompleksitas dari suatu proyek dengan banyaknya sumber daya yang
dibutuhkan. Contoh berikut ini mengilustrasikan dua proyek yang berbeda, bagaimana
mendeskripsikan kompleksitas yang menjadi tantangan pihak manajemen.

Book launch

Sebagai salah satu toko buku yang tersisa milik pribadi, peluncuran buku adalah
kesempatan besar. David Smith, pemilik toko, mengambil alih tugas dari mereka secara
pribadi sehingga dia bisa mempertahankan kontak dengan penulis dan pelanggan tetapnya.
David Smith melihat kerabat yang terdekat untuk peluncuran berikutnya, dia menjelaskan
bahwa proyek ini sebagai proyek yang paling penting dan ia telah merencanakannya selama
enam bulan kedepan.

Scientific research project

Seorang ilmuan sedang mempertimbangkan bagaimana ia bisa mengelola sebuah penelitian

baru. Proyek tersebut merupakan sebuah penelitian baru tentang sebuah penyakit. Proyek
ini membutuhkan jutaan euro dan melibatkan lebih dari 24 mitra dari seluruh Eropa.
Perjanjian hukum dari proyek ini sudah berkisar ratusan halaman. Mengelola kelompok
ilmuan ini digambarkan seperti ‘menggiring kucing liar’.

Penelitian terkini menunjukan bahwa kompleksitas dari suatu aktifitas daoat

diklasifikasikan ke dalam lima elemen. Kelima elemen ini dikinal dengan istilah MODeS.
Berikut elemen-elemen dari MODeST dengan isu-isu yang pada umumnya muncul
didalamnya. Dan bagaimana kompleksitas itu diterapkan oleh contoh-contoh di atas. Sesuai
dengan tabel, simbol A merupakan Book launch dan B merupakan Scientific research project.
dapat kita lihat bahwa contoh B memiliki tingkat kompleksitas yang lebih tinggi dari proyek
A. Yang menyimpulkan bahwa tiap-tiap proyek memiliki tingkat kompleksitas yang berbeda-
beda sehingga cara penanganannya pun berbeda-beda dari tiap-tiap tantangan yang dihadapi
oleh para manajer proyek.

Elemen Contoh isu yang membuat manajemen proyek menjadi lebih A B

Kompleksitas kompleks
Mission Kurang jelasnya persyaratan X X
Besarnya skala, nilai kepentingan, dan urgensi dari suatu proyek X 
Banyaknya kendala – hukum, kesehatan dan keselamatan X 
Tingginya interaksi dan ketergantungan akan proyek lain X 
Tingginya ketidakpastian X 
Organization Zona waktu yang berbeda antar tim pelaksana proyek X 
Kurangnya komunikasi antar anggota tim pelaksana X 
Perbedaan bahasa antar anggota tim X 
 Kurang tepatnya struktur organisasi dalam tim proyek X 
Tingginya tingkat perubahan prosedur proyek dalam organisasi X X
Delivery Ketidakpastian dalam metode manajemen proyek X X
Orang, keuangan, dan sumber daya yang tidak tepat X 
Masalah komunikasi dalam tim proyek X 
Pengambilan keputusan yang tidak tepat X 
Kurangnya fleksibilitas manajer dalam merespon perubahan X 
Stakeholders Banyaknya jumlah stakeholders dengan kepentingan berbeda X 
Kurangnya komitmen stakeholder utama X X
Campur tangan stakeholder utama dalam pelaksanaan proyek X X
Kurangnya hubungan dengan stakeholder utama X X
Perselisihan hubungan antar stakeholders X 
Team Lemahnya kepemimpinan yang ditunjukan manajer proyek X X
Perbedaan budaya antar anggota tim X 
Rendahnya motivasi dalam tim X X
Lemahnya pengalaman teknis dan bisnis suatu proyek dalam tim X 
Kurangnya pelatihan kepada anggota tim X 

Dari dua kasus diatas dapat kita simpulkan bahwa setiap proyek memiliki tingkat
kompleksitas yang berbeda-beda. Oleh sebab itu diperlukan pendekatan yang berbeda pula
dalam menjalankan setiap proyek.