PENGURUSAN ASRAMA

1. Objektif

- Membolehkan PK HEM dan penyelia asrama atau sesiapa yang mengambilalih tugas dan
tanggungjawabnya merujuk, meneliti dan memahami bidang tugas serta tanggungjawab
- Memudahkan kerja semak semula dan/atau pindaan kepada dokumen rasmi dan tidak
rasmi pada masa akan datang
- Mempercepatkan proses kerja rutin yang ditanggung oleh PK HEM dan Penyelia Asrama
- Memudahkan PK HEM dan Penyelia Asrama merancang kerjanya untuk sepanjang tahun
dengan rapi dan memastikan segala urusan kerja berjalan dengan licin dan lancar

CARTA ORGANISASI PENGURUSAN ASRAMA NEGERI

CARTA ORGANISASI PENGURUSAN

ASRAMA NEGERI

PENGARAH

KETUA SEKTOR PENGURUSAN PEMBANGUNAN KEMANUSIAAN

PEGAWAI PENDIDIKAN DAERAH

*PENOLONG PEGAWAI PENDIDIKAN DAERAH
*PEGAWAI KHAS HEM

UNIT HAL EHWAL MURID

*KETUA UNIT
*PENOLONG PENGARAH/PENYELIA

PENGETUA
CARTA ORGANISASI PENTADBIRAN ASRAMA SEKOLAH

CARTA ORGANISASI PENTADBIRAN ASRAMA

PENGETUA/GURU BESAR

PENOLONG KANAN PEN.KANAN HEM

GURU PEMBANTU PENYELIA KETUA GURU

KAUNSELOR
KANAN TADBIR ASRAMA WARDEN AGAMA

WARDEN

PEMBEKAL LEMBAGA PENGAWAS

KAKITANGAN
MAKANAN
ASRAMA
ASRAMA
KETUA-KETUA KAMAR

PENGHUNI ASRAMA
3.SENARAI TUGAS

3.1 Menentukan sistem kemasukan dan penempatan pelajar ke asrama .

3.2. Membantu dalam perlantikan warden asrama.

3.3 Melaksanakan program-program bagi Peningkatan Prestasi Akademik Penghuni

Asrama.

3.4 Membantu dan memantau kewangan asrama. Menyelaraskan semua pungutan

wang seperti pungutan yuran asrama, Buku Tunai, Buku Resit dan Buku
Stok.

3.5 Membantu mengurus kakitangan asrama.

3.6 Memastikan pengurusan kesihatan penghuni asrama dijaga.

3.7 Memastikan penyeliaan makanan dipantau mengikut jadual / menu yang

ditetapkan.

3.8 Memastikan premis asrama dijaga dengan bersih dan selamat.

3.9 Membantu dalam pengurusan sebut harga/tender makanan asrama sekolah.

3.10 Memastikan kemudahan rekreasi mencukupi di samping menggalakkan

penyertaan penghuni asrama dalam aktiviti riadah dan kokurikulum.

3.11. Menjadi Pengerusi Lembaga Pengawas Asrama.

3.12. Bertanggungjawab atas keselamatan penghuni, bangunan dan alatan asrama supaya
sentiasa dalam keadaan baik.

3.13Menyelia supaya penggunaan air dan eletrik tidak berlaku pembaziran.

3.14. Menyelaraskan penyediaan Laporan Harian Asrama dan Laporan Bulanan Asrama.

3.15. Melaporkan segera sebarang kes kecemasan yang berlaku di asrama kepada Pengetua/
Guru Besar.

3.16. Menjalankan tugas-tugas lain yang diarahkan oleh Pengetua/ Guru Besar.
4.PROSES KERJA

JAWATAN PROSES
Pengetua/PK HEM 1.Melantik Jawatankuasa Asrama
2.Mengadakan mensyuarat perancangan dan
pengurusan asrama
3.Mengadakan mesyuarat asrama sebulan sekali
PK HEM/Ketua
Warden/Warden/Penyelia Pendaftaran dan Penempatan murid
Asrama

PK HEM/Ketua Pengurusan Dewan Makan dan Makanan

Warden/Warden/Penyelia
Asrama

PK HEM/Ketua Pengurusan Kesihatan dan Kebajikan muird

Warden/Warden/Penyelia
Asrama

PK HEM/Ketua Semasa Gangguan Bekalan Air,Letrik dan Kecemasan

Warden/Warden/Penyelia
Asrama

PK HEM/Ketua Latihan Kebakaran

Warden/Warden/Penyelia
Asrama

PK HEM/Ketua Pengurusan Bilik-Bilik Khas

Warden/Warden/Penyelia
Asrama

PK HEM/Ketua Etika Makan Beradab/Jamuan Rasmi

Warden/Warden/Penyelia
Asrama

PK HEM/Ketua Aktiviti RIMUP dan Patriotisme

Warden/Warden/Penyelia
Asrama/Kaunselor

PK HEM/Ketua Keluar mingguan (outing) dan Pulang Bermalam

Warden/Warden/Penyelia Mingguan,Cuti Penggal
Asrama

PK HEM/Ketua Laporan Keluar Masuk Pelawat Asrama

Warden/Warden/Penyelia
Asrama/Pengawal Keselamatan
PK HEM/Ketua Keceriaan,kecantikan dan keselamatan asrama
Warden/Warden/Penyelia
Asrama/Pengawal keselamatan

PK HEM/Ketua Kes disiplin dan sesi kaunseling

Warden/Warden/ Penyelia
Asrama/Guru
Disiplin/Kaunselor

PK HEM/Ketua Kelas Persediaan ( Prep)

Warden/Warden/Penyelia
Asrama

PK HEM/Ketua Pengurusan stor, stok dan perolehan

Warden/Warden/Penyelia
Asrama

PK HEM/Ketua Prestasi akademik muird

Warden/Warden/Penyelia
Asrama/Unit
Peperiksaan/Kaunselor

PK HEM/Ketua Pelupusan dan hapuskira

Warden/Warden/Penyelia
Asrama
 CARTA ALIRAN PENGURUSAN PENDAFTARAN DAN PENEMPATAN

Menerima senarai nama

daripada Pengetua

Mengenalpasti
bilik/perabot/alatan

Diurus Oleh Tidak Lengkap?

Penyelia
Asrama
Ya

Menentukan agihan mengikut

bilik

Pelajar melapor diri/taklimat

Menyemak peralatan
diri/keperluan tinggal di
asrama

Beli
Di Koperasi Tidak Lengkap?

Ya

Pelajar menerima peralatan dan

menandatangani borang inventori

Penghuni dibawa ke bilik oleh

pengawas asrama
/Warden/Penyelia
Asrama

Penghuni mendapat tempat

 SENARAI SEMAK PENGURUSAN PENDAFTARAN DAN PENEMPATAN

Tindakan Tandakan Catatan

(  )

1. Terima senarai nama pelajar

2. Kenalpasti alatan/bilik lengkap

3. Agihan penempatan

4. Menerima pelajar yang melapor diri

5. Menyemak peralatan diri/keperluan

tinggal di asrama

6. Pelajar menerima peralatan dan

menandatangani borang inventori

7. Pelajar di bawa ke bilik yang ditentukan

8. Pastikan pelajar mendapat tempat

7. NORMA KERJA

NORMA KERJA PENGURUSAN PENDAFTARAN DAN PENEMPATAN

Bil Jenis Kerja Masa Yang Jumlah Unit Yang

Diambil Boleh Dijalankan
Dalam Seminggu
1 Menerima senarai nama 2 Minit
2 Jawatankuasa Penempatan mengenalpasti 1 Jam
bilik-bilik yang akan didiami oleh pelajar
3 Jawatankuasa Penempatan membuat agihan 1 hari
penempatan pelajar
4 Pelajar melapor diri / taklimat 1 jam
Menyemak peralatan diri/keperluan tinggal
di asrama
Menyerahkan alatan kepada
pelajar/mengutip yuran
5 Pelajar dibawa oleh petugas ke bilik yang 5 minit
ditentukan
6 Petugas / Penyelia Asrama menyemak 1 minit
borang akuan penerimaan
7 Pelajar mendapat tempat di asrama 5 minit

8. PERATURAN & PEKELILING

8.1 Surat Pekeliling Ikhtisas Bil. 1/1987 Pengurusan & Kawalan Asrama Sekolah Harian

8.2 Surat Pekeliling Ikhtisas Bil.12/1989 Garispanduan Dari Segi Pencegahan Kebarkaran
Bangunan Dormitori & Asrama
9. BORANG-BORANG

1. KEMASUKAN PELAJAR

Bil. Jenis Borang

1. Borang Permohonan Kemasukan Asrama
2. Surat Tawaran
3. Surat Permohonan Kemasukan Asrama Ditolak
4. Surat Akuan Ibu Bapa / Penjaga
5. Borang Maklumat Diri (Sma)
6. Borang Perjanjian Jaminan Tatatertib Asrama(Aku Janji)
7. Surat Akuan Anti Dadah
8. Borang Permohonan Keluar Asrama
9. Surat Akuan Dadah
10. Senarai Semak Pakaian Dan Peralatan / Barang Keperluan

Kepala Surat Sekolah

______________________________________________________________________________
BORANG PERMOHONAN KEMASUKAN ASRAMA
 UNTUK KEGUNAAN PEJABAT

LULUS / TIDAK (Gambar)

Tarikh terima borang :…………… Pasport
Tarikh masuk :……………………
No Dom/Bilik :…………………...
No. Pendaftaran:…..………………

BUTIR-BUTIR PEMOHON

1. NamaPenuh: ………………………………………………………………………..
…………
(Tulis dengan huruf besar mengikut Kad Pengenalan)

2. Jantina:.................................3.Kaum:........................................4.Agama:.........................
..........

5.NoK/P/SijilKelahiran:......................................6.Warganegara:................................................
7.Alamatpenuh: ...............................................................................................................................

7.No.Tel: . ...........................................................(R)..................................................................
(H/P)

8. Jarak rumah ke
sekolah:......................................................................................................................

9. Sekolah
terdahulu:....................................................................10:Ting/Darjah:................................

11. Kelulusan akademik

terakhir: ........................................................................................................
(Sertakan salinan slip peperikasaan)
12. Kegiatan Ko.Korikulum:.
i. Sukan/permainan .................................. Sekolah/Daerah/Negeri/Negara
Tahun ................
ii. Kelab/persatuan .....................................Sekolah/Daerah/Negeri/Negara
Tahun.................
iii. Unit Beruniform .....................................Sekolah/Daerah/Negeri/Negara
Tahun ................

13. Alahan makanan:*Ya/Tidak Jika ya nyatakan jenis

alahan......................................................

14. Jenis-jenis penyakit yang

dihidapi ...................................................................................................

15. Pengalaman tinggal di asrama: *Ya/Tidak 14.Tempoh…………………

(Tahun)
16. Jika Ya, Nyatakan nama dan alamat asrama
dahulu:....................................................................

17. Sebab-sebab memohon tinggal di asrama:

i. ………………………………………………………………………………………………
…
ii. ………………………………………………………………………………………………
…
iii. ………………………………………………………………………………………………
…

Tarikh: ............................ ( )
Nama/Tandatangan Murid

BUTIR-BUTIR IBU BAPA/PENJAGA

Maklumat Bapa Ibu Penjaga*

Nama

No.K.Pengenalan

Warganegara
Alamat rumah

No.telephon
Pekerjaan
Pendapatan
bulanan (sertakan
salinan slip gaji yang
disahkan)
Alamat majikan

Tandatangan dan
cop Penghulu/
wakil Rakyat
(Jika bekerja sendiri)
*Jika bukan dijaga oleh ibubapa

TANGGUNGAN

Bil Nama Kaitan Persaudaraan Tahun/Ting Anggaran

Perbelanjaan
Sebulan
01
02
03
04
05
06

Saya mengaku maklumat di atas ádalah BETUL dan BENAR.

Tarikh :_____________________________ ( )
Nama dan T.Tgn
Bapa/Penjaga
 SENARAI SEMAK

Bil Perkara Tanda (/)

01 Salinan K.Pengenalan/Surat Beranak
02 Salinan K.Pengenalan Ibubapa/Penjaga
03 Salinan keputusan peperiksaan UPSR/PMR/SPM/Akhir Tahun
04 Salinan Slip gaji ibubapa/penjaga
05 Surat pengesahan pendapatan daripada Ketua Kampung
06 Gambar bersaiz pasport 1 keping
07 Sampul surat berukuran 4” X 9” beralamat sendiri dan stem 0.30 sen
08 Surat Akuan Disiplin

SURAT AKUAN IBU BAPA / PENJAGA

Saya ______________________ ibu / bapa / penjaga kepada murid bernama
______________________________________ . Nombor Kad Pengenalan
______________________ di tahun / tingkatan ____________ akan mula tinggal di asrama
_____________ di dorm / bilik ___________.

Dengan kerelaan hati saya:

a. Saya bersetuju menjelaskan semua bayaran yang dikenakan berhubung dengan

persekolahan / asrama anak / jagaan saya dalam tempoh yang ditetapkan. Sekiranya tidak
dijelaskan pihak sekolah / asrama boleh mengambil tindakan yang sesuai.
b. Bersetuju mewakilkan kepada Pengetua / Warden untuk menandatanani bagi pihak diri
saya, Surat Keizinan yang diperlukan oleh doktor hospital kerajaan, untuk menggunakan
ubat bius dan melakukan pembedahan ke atas anak / jagaan saya apabila berlaku
kecemasan yang memerlukan tindakan serta merta.
c. Mengizinkan anak / jagaan saya mengambil bahagian dalam sebarang kegiatan dan
lawatan sambil belajar yang dianjurkan oleh pihak asrama, sekolah, Jabatan Pelajaan
Negeri, Kementerian Pelajaran Malaysia atau sebarang pertubuhan yang disertainya.
.
____________________________ Disaksikan oleh:
(Tandatangan Ibu / Bapa / Penjaga)
Alamat :
___________________________ Nama : _____________________
___________________________ No K/P : ____________________
___________________________ Jawatan : ____________________
___________________________ Cop Rasm i: __________________
No. Telefon :________________
(*Saksi: Ketua kampong /
Penghulu / Pegawai
Kumpulan A)

LETTERHEAD SEKOLAH
______________________________________________________________________________
 Ruj. Kami :
Tarikh :
Kepada,
________________________
________________________
________________________

Tuan,

TAWARAN MASUK KE ASRAMA TAHUN _________

Sukacita dimaklumkan bahawa anak / jagaan tuan ________________________ Tahun/

Tingkatan ______________ telah ditawarkan menduduki asrama sesi _________________.

2. Pihak tuan diminta melaporkan diri di pejabat asrama seperti maklumat di bawah;
2.1 Tarikh :
2.2 Masa :
2.3 Tempat :
2.4 Pakaian Pelajar : Pakaian Seragam Sekolah
3. Pembayaran yuran asrama boleh dijelaskan pada hari tersebut. Butir-butir bayaran seperti
lampiran.

4. Tawaran ini sah sehingga:

______________________________________________________
5. Kerjasama dan sokongan tuan sangat dihargai.
Sekian, terima kasih.

‘BERKHIDMAT UNTUK NEGARA’

Saya yang menurut perintah,

Pengetua

LETTERHEAD SEKOLAH
______________________________________________________________________________
Ruj. Kami :
Tarikh :
Kepada,
________________________
________________________
________________________

Tuan,

PENOLAKAN PERMOHONAN KEMASUKAN ASRAMA

Dukacita dimaklumkan bahawa permohonan anak / jagaan tuan ________________________

Tahun/ Tingkatan ______________ tidak diluluskan adalah disebabkan seperti berikut;
BIL PERKARA TINDAKAN
1. Borang permohonan tidak lengkap
2. Masalah / Rekod Disiplin
3. Prestasi Akademik kurang memuaskan
4. Tiada kekosongan tempat di asrama
5. Lokasi tempat tinggal berhampiran dengan sekolah
6. Masalah kesihatan
7. Lain-lain masalah

2. Kerjasama dan sokongan tuan sangat dihargai.

Sekian, terima kasih.

‘BERKHIDMAT UNTUK NEGARA’

Saya yang menurut perintah,

Pengetua
LETTERHEAD SEKOLAH
______________________________________________________________________________
BORANG PERJANJIAN JAMINAN TATATERTIB ASRAMA

Penuhkan dengan huruf besar

NAMA PELAJAR : _______________________________________________________
NO KP / SB :________________________________________________________
JANTINA : ________________________________________________________
ALAMAT POS : ________________________________________________________
NO TEL :_________________________________________________________

LAFAZ PERJANJIAN

“ SAYA YANG BERNAMA SEPERTI DI ATAS, DENGAN INI MENGAKU DAN BERSETUJU AKAN
MEMATUHI SEGALA PERATURAN DAN UNDANG-UNDANG ASRAMA SELAMA SAYABELAJAR DI
SEKOLAH INI DAN SANGGUP MENERIMA SEBARANG HUKUMAN YANG BERKAITAN
TERMASUK DIBUANG ASRAMA. PERSETUJUAN INI DIBUAT ATAS KERELAAN HATI SAYA
SENDIRI TANPA DESAKAN DAN PAKSAAN DARI MANA-MANA PIHAK” .

_________________ ____________________________
Tandatangan Pelajar Tandatangan Ibu bapa / Penjaga
Nama : _____________________
Tarikh: ___________________
Disahkan oleh: Saksi :
_________________________ __________________________
( ) ( )

Cop Rasmi : ___________________________

( Pengetua / Penghulu/ Penggawa/ Ketua Kampung/ Pegawai Kerajaan)
 Potong mana yang tidak berkenaan

(Alamat ibu bapa)

________________________
________________________
________________________
________________________________________________________________________________________
 Tarikh :
Pengetua,
_______________________
_______________________
_______________________

Tuan,

MEMOHON KELUAR DARI ASRAMA

Merujuk kepada perkara di atas, saya ingin memaklumkan bahawa anak/ jagaan saya yang tinggal di asrama
sekolah ini ingin memohon keluar dari asrama.

2. Maklumat anak / jagaan saya adalah seperti berikut;

2.1 Nama : ________________________________
2.2Tingkatan : ________________________________
2.3 Kamar/Bilik : ________________________________
2.4 Tarikh Masuk :_________________________________
2.5 Tarikh Keluar :_________________________________
2.6 Sebab-sebab keluar :_________________________________

3. Kerjasama dan pertimbangan pihak tuan sangat diharapkan.

Sekian, terima kasih.

Yang benar,
___________________________ ________________________
( ) ( )
Ibu bapa / Penjaga Pelajar
_____________________________________________________________________________________________
URUSAN PEJABAT :
Permohonan keluar asrama anak / jagaan tuan diluluskan / tidak diluluskan pada
____________________ .
Pegawai yang meluluskan, Tarikh :
____________________
(Warden / Penyelia Asrama)

PROSES KERJA PENGURUSAN MAKANAN

Bil Proses Kerja Pegawai Yang Seksyen Undang-
 Bertanggungjawab Undang / Peraturan
1 Membuat pesanan Penyelia Asrama /
Warden
2 Menerima bahan mentah Penyelia Asrama /
Warden
3 Memeriksa kualiti dan kuantiti Warden / Penyelia
bahan mengikut spesifikasi yang Asrama
ditetapkan (mingguan/harian) (Makanan)
4 Proses memasak Pekerja Dewan Makan
(Dapur)
5 Memeriksa kualiti dan kuantiti Penyelia Asrama/Warden
masakan
6 Makanan disajikan Pekerja Dewan Makan

7 Pelajar makan

CARTA ALIRAN PENGURUSAN MAKANAN

Membuat pesanan

Menerima bahan mentah

 Memeriksa kualiti dan kuantiti

Tolak/Ganti Tidak Puashati?

Ya

Bahan mentah dimasak

Memeriksa kuantiti dan kualiti

masakan

Tidak
Tindakan Puashati?
Susulan/
Ganti
Ya

Makanan disajikan

Pelajar makan
SENARAI SEMAK PENGURUSAN MAKANAN

Tindakan Tandakan Catatan

(  )

1. Membuat pesanan

2.Terima bahan mentah

3. Periksa kualiti dan kuantiti

4. Ambil tindakan susulan (Jika tidak

5. Pastikan bahan dimasak

6. Periksa kuantiti dan kualiti masakan

7. Ambil tindakan susulan(Jika tidak

menepati kuantiti dan kualiti

7. Pastikan semua penghuni asrama

mendapat makanan.
 NORMA KERJA PENGURUSAN MAKANAN

Bil Jenis Kerja Masa Yang Jumlah Unit Yang Boleh

Diambil Dijalankan Dalam
Seminggu
1 Membuat pesanan 10 minit
2 Menerima bahan mentah daripada 10 minit
pembekal
3 Memeriksa kualiti dan kuantiti bahan 1 jam
makanan yang dibekalkan mengikut
spesifikasi yang ditetapkan.
4 Menentukan bahan dimasak 5 minit
5 Menentukan penghuni asrama mendapat 10 minit
makanan mengikut kuantiti yang
ditetapkan dan berkualiti.
PROSES KERJA PENGURUSAN KESIHATAN

Bil Proses Kerja Pegawai Yang Seksyen Undang-

Bertanggungjawab Undang / Peraturan
1 Membuat laporan Kapten
2 Menerima laporan Warden / Penyelia Asrama
3 Pemeriksaan awal dan rawatan awal Warden / Penyelia Asrama
4 Mengisi borang rawatan dan Penyelia Asrama/ Warden
menghantar pelajar (jika perlu rujuk)
5 Mendapatkan rawatan di hospital/ Doktor
Klinik
6 Memaklumkan kepada Ketua Warden / Warden
penjaga/pentadbir sekiranya
dimasukkan ke wad
7 Menandatangani surat izin Ibubapa / Penjaga
pembedahan sekiranya berlaku
kecemasan.
8 Menguruskan penghantaran Warden / Penyelia Asrama
peralatan pakaian dan lain-lain
sekiranya dimasukkan ke wad.
9 Menguruskan kemasukkan ke bilik Penyelia Asrama
sakit sekiranya mendapat cuti sakit.
10 Mengaturkan lawatan untuk Warden/Guru Tingkatan
menziarahi pelajar di wad.
11 Membawa pelajar pulang ke asrama Warden / Penyelia Asrama
12 Menyediakan laporan khas rawatan Warden / Penyelia Asrama
dalam buku log
13 Menyediakan laporan kejadian Ketua Warden / Warden
wabak kepada pentadbir

CARTA ALIRAN PENGURUSAN KESIHATAN

Membuat laporan

Terima laporan

Pemeriksaan awal
Rawatan Serius?
Ringan Tidak

Ya

Isi borang rawatan

Sediakan pengangkutan ke
hospital

Rawatan Hospital
Cuti Sakit?

Masuk bilik
Sakit/ Ya Tidak Masuk Wad?
Balik
ke
rumah
Tidak Ya

Hadir Sekolah Maklumkan kepada ibu

bapa/penjaga /
pentadbir

Pembedahan
Tidak
Ya

Tandatangan kebenaran
pembedahan

Hantar peralatan/pakaian pelajar

Terima lawatan/ziarah

Keluar Wad

Balik ke asrama
SENARAI SEMAK PENGURUSAN KESIHATAN

Tindakan Tandakan Catatan

(  )

1. Membuat laporan

2. Terima laporan

3. Buat pemeriksaan awal

4.Pastikan penyakit serius/

tidak

5. Pastikan borang rawatan/surat

pengesahan sekolah diisi (sekiranya
perlukan rawatan lanjut)

6.Hantar pesakit ke hospital

7. Maklumkan kepada ibu bapa /penjaga/

pentadbir

8.Dapatkan tandatangan kebenaran

pembedahan (Jika perlu)

9.Hantar peralatan/pakaian pesakit

10.Maklumkan kepada pengawas bilik sakit

11.Aturkan lawatan/ziarah

12.Jemput pesakit/penghuni asrama

 apabila keluar wad.

13.Uruskan kemasukan ke bilik sakit

NORMA KERJA PENGURUSAN KESIHATAN

Bil Jenis Kerja Masa Yang Jumlah Unit Yang Boleh
Diambil Dijalankan Dalam
Seminggu
1 Membuat laporan 2 minit
2 Warden terima laporan daripada 3 minit
pengawas
3 Penyelia Asrama/Warden melakukan 5 minit
pemeriksaan awal.
4 Penyelia asrama/warden mengisi borang 10 minit
rawatan dan surat jaminan
5 Pelajar dihantar untuk mendapatkan 1 jam
rawatan segera di hospital bagi kes yang
serius
6 Pelajar sakit biasa/tidak serius diberikan 5 minit
rawatan mengikut keperluan.
7 Warden bertugas memaklumkan kes 10 minit
kepada ibu bapa/penjaga/pentadbir jika
dimasukkan ke wad.
8 Ibubapa /penjaga menandatangani surat 1 Jam
izin pembedahan (dalam kes kecemasan)
9 Warden bertugas/Penyelia Asrama 1 Jam
menguruskan penghantaran keperluan
alatan/pakaian pesakit yang dimasukkan
ke wad.
10 Warden bertugas menguruskan program 5 minit
menziarahi pesakit di hospital.
11 Warden bertugas/Penyelia Asrama 1 hari
menjemput/membawa pesakit pulang dari
hospital ke asrama.
12 Warden bertugas/Penyelia Asrama 1 Jam
 menempatkan pelajar yang mendapat
cuti sakit ke bilik sakit/menguruskan
pelajar balik (jika sakit berjangkit)

PROSES KERJA SEMASA GANGGUAN BEKALAN AIR DAN ELEKTRIK

Bil Proses Kerja Pegawai Yang Seksyen Undang-

Bertanggungjawab Undang / Peraturan
1 Membuat aduan Kapten
2 Menerima aduan Warden
3 Menyiasat punca gangguan Warden / Penyelia Asrama
4 Membuat laporan kepada Warden / Penyelia Asrama
Pengetua/Guru Besar untuk
menghubungi JBA atau TNB/JKR
Elektrik
5 Mengambil tindakan susulan untuk Warden / Penyelia Asrama
 mengatasi gangguan tersebut.
6 Menyediakan laporan dalam buku Warden / Penyelia Asrama
log

CARTA ALIRAN PENGURUSAN SEMASA GANGGUAN BEKALAN AIR DAN

ELEKTRIK

Membuat aduan

Terima aduan

Menyiasat punca kejadian

Membuat laporan kepada

Pengetua/Guru Besar
 Hubungi pihak berkenaan
(JBA/TNB/JKR)

Tindakan susulan segera

 SENARAI SEMAK PENGURUSAN SEMASA GANGGUAN BEKALAN AIR DAN
ELEKTRIK

Tindakan Tandakan Catatan

(  )

1. Membuat aduan

2. Terima aduan

3.Siasat punca kejadian

4.Maklumkan kepada Pengetua/Guru Besar

5. Hubungi pihak berkenaan

(JBA /TNB/JKR)

6.Laksanakan tindakan susulan

 NORMA KERJA PENGURUSAN SEMASA GANGGUAN BEKALAN AIR DAN
ELEKTRIK

Bil Jenis Kerja Masa Yang Jumlah Unit Yang Boleh

Diambil Dijalankan Dalam
Seminggu
1 Membuat aduan 2 minit
2 Menerima aduan 3 minit
3 Menyiasat punca kejadian 30 minit
4 Memaklumkan kepada Pengetua / Guru 5 minit
Besar
5 Menghubungi pihak berkenaan 30 minit
JBA/TNB/JKR
6 Melaksanakan tindakan susulan 1 Jam

6. PROSES KERJA LATIHAN KEBAKARAN

Bil Proses Kerja Pegawai Yang Seksyen Undang-

 Bertanggungjawab Undang / Peraturan
1 Merancang dan menetapkan tarikh Ketua Warden
Guru Penasihat Kadet
Bomba
2 Menyediakan pelan laluan Warden / Kadet Bomba
kebakaran
3 Menghubungi pihak bomba Warden
4 Mengadakan taklimat latihan Pegawai Bomba / Warden
kebakaran
5 Latihan kebakaran dilaksanakan Warden
6 Penilaian Pegawai Bomba / Warden
7 Laporan Warden

CARTA ALIRAN PENGURUSAN LATIHAN KEBAKARAN

Merancang dan menetapkan tarikh

latihan kebakaran.
 Menyediakan pelan laluan kebakaran

Menghubungi pihak bomba

Taklimat latihan kebakaran

Latihan kebakaran dilaksanakan

Arahan Tidak Puashati?

Buat
Semula
Pada masa lain Ya

Laporan

SENARAI SEMAK LATIHAN KEBAKARAN

Tindakan Tandakan Catatan
(  )

1. Rancangan dan tetapkan tarikh

latihan

2.Sediakan pelan laluan kebakaran

3.Hubungi pihak bomba

4. Beri taklimat latihan kebakaran

5.Jalankan/laksanakan latihan kebakaran

6.Buat penilaian/sediakan laporan

 NORMA KERJA PENGURUSAN LATIHAN KEBAKARAN

Bil Jenis Kerja Masa Yang Jumlah Unit Yang Boleh

Diambil Dijalankan Dalam
Seminggu
1 Merancang dan menetapkan tarikh 1 jam
latihan
2 Menyediakan pelan laluan kebakaran 1 jam
3 Menghubungi pihak bomba 15 minit
4 Taklimat latihan kebakaran 1 jam
5 Menjalankan /melaksanakan latihan 15 minit
kebakaran
6 Membuat laporan/penilaian 30 minit
PROSES KERJA PENGURUSAN BILIK-BILIK KHAS

Bil Proses Kerja Pegawai Yang Seksyen Undang-

Bertanggungjawab Undang / Peraturan
1 Menubuhkan jawatankuasa PK HEM
2 Merancang aktiviti penggunaan bilik Ketua Warden
khas
3 Menyusun jadual tugas Warden Undang-undang
dan Peraturan
Asrama
4 Menyelia kebersihan dan keceriaan Warden / Penyelia Asrama
bilik-bilik khas.
5 Penilaian Warden
6 Tindakan susulan Warden
CARTA ALIRAN PENGURUSAN BILIK-BILIK KHAS

Menubuhkan ahli jawatankuasa

Merancang aktiviti penggunaan bilik khas

Menyusun jadual tugas

Menyelia kebersihan,keceriaan dan susunan

peralatan serta perabot bilik khas

Membersihkan Tidak
Menyusun dan Puas hati?
Menceriakan semula

Ya

Diteruskan/Pengiktirafan
 SENARAI SEMAK PENGURUSAN BILIK-BILIK KHAS

Tindakan Tandakan Catatan

(  )

1.Tubuhkan Ahli Jawatankuasa

2.Rancangan aktiviti penggunaan bilik

khas.

3. Susunan jadual tugas

4.Menyelia:

- kebersihan

- Keceriaan

- susunan peralatan/perabot

5.Sediakan laporan/penilaian

6.Tindakan susulan
 NORMA KERJA PENGURUSAN BILIK-BILIK KHAS

Bil Jenis Kerja Masa Yang Jumlah Unit Yang Boleh

Diambil Dijalankan Dalam
Seminggu
1 Menubuhkan Ahli Jawatankuasa 15 minit
2 Merancang aktiviti penggunaan bilik khas 1 jam
3 Menyusun jadual tugas 30 minit
4 Menyelia kebersihan,keceriaan dan 2 jam
susunan perabot/peralatan.
5 Menyediakan laporan 30 minit
6 Tindakan susulan 1 jam
PROSES KERJA PENGURUSAN AKTIVITI KEROHANIAN
Bil Proses Kerja Pegawai Yang Seksyen Undang-
Bertanggungjawab Undang / Peraturan
1 Menubuhkan Ahli Jawatankuasa Pengetua/Guru Besar
2 Merancang aktiviti dan anggaran kos Ketua warden
3 Mendapatkan persetujuan Pengetua/Guru Besar
4 Melaksanakan aktiviti Warden /AJK
5 Penyeliaan Warden
6 Penilaian Warden
 CARTA ALIRAN PENGURUSAN AKTIVITI KEROHANIAN

Menubuhkan ahli jawatankuasa

Merancang aktiviti dan anggaran kos

Kemukakan kepada Pengetua/Guru Besar

Ubahsuai
Tidak Setuju?

Ya

Laksanakan aktiviti

Penyeliaan dan penilaian

Tidak
Berkesan?

Ya

Aktiviti diteruskan

Menyediakan laporan
 SENARAI SEMAK PENGURUSAN AKTIVITI KEROHANIAN

Tindakan Tandakan Catatan

(  )

1. Tubuhkan Ahli Jawatankuasa

2. Rancangan aktiviti dan buat anggaran

kos

3. Dapatkan persetujuan Pengetua /

Guru Besar

4. Laksanakan aktiviti

5. Buat Penyeliaan / penilaian

6. Sediakan laporan
 NORMA KERJA PENGURUSAN AKTIVITI KEROHANIAN

Bil Jenis Kerja Masa Yang Jumlah Unit Yang Boleh

Diambil Dijalankan Dalam
Seminggu
1 Menubuhkan Ahli Jawatankuasa 15 minit
2 Merancang aktiviti dan anggaran kos 2 jam
3 Meminta persetujuan Pengetua/Guru 10 minit
Besar
4 Melaksanakan aktiviti 2 jam
5 Membuat penyeliaan / penilaian 1 jam
6 Menyediakan laporan 1 jam
PROSES KERJA PENGURUSAN RIADAH DAN REKREASI
Bil Proses Kerja Pegawai Yang Seksyen Undang-
Bertanggungjawab Undang / Peraturan
1 Menubuhkan Ahli Jawatankuasa Pengetua
2 Merancang aktiviti dan anggaran kos PK HEM
3 Mendapatkan persetujuan Pengetua
4 Melaksanakan aktiviti Ketua warden
5 Penyeliaan Warden
6 Penilaian Ketua warden
 CARTA ALIRAN PENGURUSAN RIADAH DAN REKREASI

Menubuhkan ahli jawatankuasa

Merancang aktiviti dan anggaran kos

Kemukakan kepada Pengetua/Guru Besar

Ubahsuai
Tidak Dipersetuju?

Ya

Laksanakan aktiviti

Sediakan laporan dan penilaian

Tidak
Berkesan?
Ubahsuai

Ya

Aktiviti diteruskan
 SENARAI SEMAK PENGURUSAN RIADAH DAN REKERASI

Tindakan Tandakan Catatan

(  )

1. Tubuhkan Ahli Jawatankuasa

2. Rancangan aktiviti dan buat anggaran

kos

3. Dapatkan kebenaran Pengetua /

Guru Besar

4. Laksanakan aktiviti

5. Buat Penyeliaan / penilaian

6. Sediakan laporan
 NORMA KERJA PENGURUSAN RIADAH DAN REKREASI

Bil Jenis Kerja Masa Yang Jumlah Unit Yang Boleh

Diambil Dijalankan Dalam
Seminggu
1 Menubuhkan Ahli Jawatankuasa 15 minit
2 Merancang aktiviti dan anggaran kos 2 jam
3 Meminta persetujuan Pengetua/Guru 10 minit
Besar
4 Melaksanakan aktiviti 2 jam/hari
5 Membuat penyeliaan / penilaian 2 jam/hari
6 Menyediakan laporan 1 jam
PROSES KERJA ETIKA MAKAN / JAMUAN RASMI
Bil Proses Kerja Pegawai Yang Seksyen Undang-
Bertanggungjawab Undang / Peraturan
1 Menubuhkan Ahli Jawatankuasa Pengetua/Guru Besar
2 Merancang aktiviti PK HEM
3 Taklimat,bimbingan dan panduan Ketua Warden
kepada penghuni asrama
4 Pelaksanaan aktiviti Ketua Warden
5 Menyelia aktiviti Warden
6 Penilaian Ketua Warden
7 Menyediakan laporan Ketua Warden
 CARTA ALIRAN PENGURUSAN ETIKA MAKAN / JAMUAN RASMI

Menubuhkan ahli jawatankuasa

Merancang aktiviti

Taklimat, panduan dan bimbingan kepada

Penghuni asrama.

Melaksanakan aktiviti

Penyeliaan

Penilaian

Perjumpaan
Khas Tidak Berkesan?

Ya

Pengiktirafan / Teruskan
 SENARAI SEMAK PENGURUSAN ETIKA MAKAN / JAMUAN RASMI

Tindakan Tandakan Catatan

(  )

1. Menubuhkan Ahli Jawatankuasa

2. Merancang aktiviti

3. Beri taklimat dan panduan kepada

penghuni asrama.

4. Laksanakan aktiviti

5. Buat Penyeliaan dan Penilaian

6. Ambil tindakan susulan

 NORMA KERJA ETIKA MAKAN/JAMUAN RASMI

Bil Jenis Kerja Masa Yang Jumlah Unit Yang Boleh

Diambil Dijalankan Dalam
Seminggu
1 Menubuhkan Ahli Jawatankuasa 15 minit
2 Membuat perancangan aktiviti 1 jam
3 Beri taklimat dan panduan kepada 1 jam
penghuni asrama
4 Melaksanakan aktiviti 1 jam
5 Membuat penyeliaan dan penilaian 1 jam
6 Tindakan susuan 2 jam
PROSES KERJA KEJITUAN PATRIOTISME

Bil Proses Kerja Pegawai Yang Seksyen Undang-

Bertanggungjawab Undang / Peraturan
1 Menubuhkan Ahli Jawatankuasa Pengetua/Guru Besar
2 Merancang aktiviti Ketua Warden
3 Taklimat,bimbingan dan panduan Ketua Warden
kepada penghuni
4 Melaksanakan aktiviti Warden
5 Menyelia aktiviti Warden
6 Penilaian/pengiktirafan Warden
7 Laporan/Tindakan susulan Warden
 CARTA ALIRAN KEJITUAN PATRIOTISME

Menubuhkan ahli jawatankuasa

Merancang aktiviti

Taklimat,panduan dan bimbingan kepada

penghuni

Melaksanakan aktiviti

Penyeliaan

Penilaian

Perjumpaan Tidak
Khas Berkesan?

Ya

Pengiktirafan / Teruskan
 SENARAI SEMAK PENGURUSAN KEJITUAN PATRIOTISME

Tindakan Tandakan Catatan

(  )

1. Menubuhkan Ahli Jawatankuasa

2. Rancangan aktiviti

3. Beri taklimat dan panduan kepada

penghuni

4. Laksanakan aktiviti

5. Buat Penyeliaan

6. Buat Penilaian

7. Sediakan laporan

NORMA KERJA PENGURUSAN KEJITUAN PATRIOTISME

Bil Jenis Kerja Masa Yang Jumlah Unit Yang Boleh

 Diambil Dijalankan Dalam
Seminggu
1 Menubuhkan Ahli Jawatankuasa 15 minit
2 Membuat perancangan aktiviti 1 jam
3 Beri taklimat dan panduan kepada 1 jam
penghuni
4 Melaksanakan aktiviti 1 hari
5 Membuat penyeliaan dan penilaian 1 jam
6 Menyediakan laporan 1 jam

. PROSES KERJA PENGURUSAN JADUAL HARIAN

Bil Proses Kerja Pegawai Yang Seksyen Undang-

Bertanggungjawab Undang / Peraturan
1 Mengedar dan memberi taklimat Pengetua / Guru Besar Undang-undang
jadual waktu harian dan Peraturan
 Asrama
2 Menguatkuasakan jadual harian Ketua Warden
3 Mengambil tindakan susulan Warden

CARTA ALIRAN PENGURUSAN JADUAL HARIAN

Mengedar jadual harian

Memberi taklimat

Mempamerkan jadual harian di dorm dan

Papan kenyataan.
 Penguatkuasaan

Tindakan Tidak Dipatuhi?

disiplin

Ya

Pengiktirafan / pengukuhan

SENARAI SEMAK PENGURUSAN JADUAL HARIAN

Tindakan Tandakan Catatan

(  )

1. Edar jadual harian

2. Taklimat
 3. Pamer jadual harian di tempat
strategik

4. Penguatkuasaan

5. Pengiktirafan

6. Tindakan susulan

NORMA KERJA PENGURUSAN JADUAL HARIAN ASRAMA

Bil Jenis Kerja Masa Yang Jumlah Unit Yang Boleh

Diambil Dijalankan Dalam
Seminggu
1 Mengedarkan jadual harian 10 minit
2 Memberi taklimat 1 jam
3 Pamerkan jadual harian di tempat 15 minit
 strategik
4 Melaksanakan penguatkuasaan 1 hari
5 Memberi pengiktirafan 15 minit
6 Mengambil tindakan susulan 1 jam

PROSES KERJA “OUTING” DAN PULANG BERMALAM

Bil Proses Kerja Pegawai Yang Seksyen Undang-
Bertanggungjawab Undang / Peraturan
1 Menerima permohonan Ketua Warden
2 Memproses permohonan Warden Undang-undang
dan Peraturan
Asrama
3 Memberi kelulusan/menolak Ketua Warden
4 Menyerahkan kad kebenaran Pengawal Keselamatan
5 Penghuni asrama keluar dengan Warden / Pengawal
mematuhi peraturan berpakaian Keselamatan
6 Penghuni balik dan melaporkan diri Warden / Pengawal
ke pondok Pengawal Keselamatan Keselamatan
7 Mengambil tindakan susulan Warden

CARTA ALIRAN PENGURUSAN “OUTING” DAN PULANG BERMALAM

Menerima permohonan

Memproses permohonan

Tolak Tidak Lengkap?

permohonan

Ya

Tandatangan kad kebenaran

 Penghuni menyerahkan kad
kebenaran di pondok pengawal keselamatan

Penghuni keluar (patuhi pakaian)

Penghuni balik semula ke asrama

Melapor diri dipondok pengawal keselamatan

Tidak
Kad Tepati masa?
Ditahan
Ya

Tindakan
disiplin Ambil semula kad

SENARAI SEMAK PENGURUSAN OUTING DAN PULANG BERMALAM

Tindakan Tandakan Catatan

(  )

1. Terima permohonan

2. Proses permohonan

3. Pastikan maklumat lengkap

 4. Tandatangan Kad kebenaran

5. Pastikan penghuni menyerahkan

kad di pondok pengawal
keselamatan

6. Pastikan penghuni keluar

mengikut jadual dan mematuhi
peraturan berpakaian

7. Pastikan penghuni balik semula

ke asrama menepati masa(ikut jadual)

8. Ambil tindakan susulan kepada

penghuni yang tidak mematuhi

peraturan.

NORMA KERJA PENGURUSAN “OUTING” DAN PULANG

BERMALAM

Bil Jenis Kerja Masa Yang Jumlah Unit Yang Boleh

Diambil Dijalankan Dalam
Seminggu
1 Menerima permohonan 10 minit
2 Memproses permohonan 30 minit
3 Memastikan maklumat pemohon lengkap 10 minit
4 Menandatangani kad kebenaran 30 minit
5 Memastikan penghuni menyerahkan kad 15 minit
kebenaran.
6 Memastikan penghuni keluar mengikut 15 minit
jadual dan mematuhi peraturan
berpakaian
7 Memastikan penghuni balik semula ke 1 jam
 asrama
8 Mengambil tindakan susulan kepada 30 minit
penghuni yang tidak mematuhi peraturan.
PROSES KERJA MASUK KELUAR PELAWAT
Bil Proses Kerja Pegawai Yang Seksyen Undang-
Bertanggungjawab Undang / Peraturan
1 Pelawat melapor diri di pondok Pengawal Keselamatan Peraturan dan
pengawal keselamatan Undang-undang
Sekolah dan
Asrama
2 Menyemak dan merekod butiran Pengawal Keselamatan
pengenalan pelawat
3 Mengambil kad pelawat Pengawal Keselamatan
4 Membenarkan pelawat masuk Pengawal Keselamatan
5 Pelawat berjumpa petugas siaraya AJK Penghuni
6 Membuat hebahan kehadiran AJK Penghuni
pelawat
7 Perjumpaan berlangsung AJK Penghuni
8 Menghebahkan waktu lawatan AJK Penghuni
sudah tamat
9 Pelawat enyerahkan kad Pengawal
danmeninggalkan kawasan
asrama/sekolah dan memulangkan
pas pelawat

CARTA ALIRAN PENGURUSAN MASUK KELUAR PELAWAT

 Pelawat melapor diri di pondok pengawal
keselamatan

Menyemak dan merekodkan butiran

Pengenalan pelawat.

Dapatkan Tidak Puashati?

Kebenaran
Pengetua/Guru Besar
Ya

Membenarkan pelawat masuk dengan kad

pelawat

Pelawat berjumpa petugas siaraya

Membuat hebahan

Perjumpaan berlangsung

Membuat hebahan masa lawatan sudah

Tamat.
Tidak
Ambil Dipatuhi?
tindakan

Ya

Pelawat menyerahkan kembali pas pelawat

Kepada pengawal dan keluar

SENARAI SEMAK PENGURUSAN MASUK KELUAR PELAWAT

Tindakan Tandakan Catatan

(  )
1. Pastikan pelawat melapor diri

2. Semak dan rekod butiran pengenalan

pelawat.

3. Beri kebenaran pelawat masuk jika

berpuas hati.

2. Berikan Pas Pelawat

5. Pastikan pelawat berjumpa petugas

siaraya.

6. Pastikan hebahan dibuat

7. Pastikan perjumpaan pelawat-pelajar

berlangsung

8. Buat hebahan jika masa lawatan sudah

tamat.

9. Ambil tindakan jika pelawat tidak

mematuhi.

10. Pastikan pelawat keluar

 NORMA KERJA PENGURUSAN MASUK KELUAR PELAWAT

Bil Jenis Kerja Masa Yang Jumlah Unit Yang Boleh

Diambil Dijalankan Dalam
Seminggu
1 Memastikan pelawat melaporkan diri 3 minit
2 Menyemak dan merekod butiran 1 minit
pengenalan pelawat.
3 Memberi kebenaran pelawat masuk 1 minit
dengan pas pelawat
4 Memastikan pelawat berjumpa petugas 1 minit
siaraya
5 Membuat hebahan kehadiran pelawat 1 minit
kepada pelajar.
6 Memaklumkan kepada pelawat waktu 1 minit
lawatan tamat.
7 Memastikan pelawat keluar dan 5 minit
menyerahkan pas pelawat
PROSES KERJA MENULIS LAPORAN HARIAN

Bil Proses Kerja Pegawai Yang Seksyen Undang-

Bertanggungjawab Undang / Peraturan
1 Membuat rondaan sambil Warden Undang-undang dan
mendapatkan maklumat dari Peraturan Sekolah
penyelia, pengawas dan dan Asrama
penghuni
2 Warden
Mengambil tindakan yang
sewajarnya
3 Warden
Menyediakan Laporan
4 Ketua Warden
Menyerahkan laporan
5 Warden Bertugas
Berbincang dengan Ketua
6 Warden Pengetua / Guru
Besar
Tindakan selanjutnya.
CARTA ALIRAN MEMBUAT LAPORAN HARIAN

Membuat rondaan sambil mengumpul data

Mengambil tindakan yang sewajarnya

Menulis laporan

Menyerahkan laporan kepada Ketua Warden

Berbincang/
Siasatan Puas hati ?
lanjut

Ya

Tindakan selanjutnya
 SENARAI SEMAK MENYEDIAKAN LAPORAN HARIAN

TINDAKAN TANDAKAN CATATAN

( -/ )

1. Buat rondaan

2. Dapatkan maklumat

3. Ambil tindakan sewajarnya

4. Sediakan laporan

5. Serahkan laporan kepada Ketua Warden

6. Bincang dengan Ketua Warden

7. Tindakan susulan
NORMA KERJA MENYEDIAKAN LAPORAN HARIAN

Bil Jenis Kerja Masa Yang Jumlah Unit Yang Boleh

Diambil Dijalankan Dalam
Seminggu

1 Membuat rondaan 1 Jam

2 Mendapatkan maklumat 30 minit

3 Ambil tindakan yang sewajarnya 10 minit

4 Menyediakan laporan 30 minit

5 Menyerahkan laporan kepada Ketua 3 minit

Warden

6 Berbincang dengan Ketua Warden 30 minit

7 Tindakan susulan 30 minit

 LAMPIRAN

FORMAT LAPORAN HARIAN WARDEN

ASPURA / ASPURI
Nama Warden Bertugas : _________________________________________________
Hari : _____________________________ Tarikh : ____________________________
Bil. Penghuni : ________________
Waktu Butiran Tindakan
1. Kebersihan / Keceriaan
1.1 Asrama keseluruhan :
______________________
1.2 Bilik Khas : ______________________
1.3 Kamar : ______________________
1.4 Bilik Air/Tandas : ______________________

2. Kelas Persediaan :
_____________________________
____________________________________________
____________________________________________

2. Kerosakan : ______________________________
____________________________________________
____________________________________________

3. Kesihatan:
4.1. Rawatan :
_______________________________
4.2. Bilik Sakit:
_______________________________
4.3. Wad/Rawatan Lanjut:______________________
4.4. Bilangan Penghuni Sakit :
___________________
 4. Makan :
5.1. Bekalan :
________________________________
5.2. Masakan:
________________________________
5. Riadah :
_____________________________________
____________________________________________

6. Kes Disiplin : _________________________________

_________________________________________

7. Lawatan :
9.1. Lawatan Masuk :
__________________________
9.2. Lawatan Keluar :
__________________________

8. Hal-Hal Lain :
_________________________________
____________________________________________
____________________________________________

Tandatangan Warden Tandatangan PK HEM/Ketua Warden

………………………………. ………………………………………………