LAPORAN AKHIR

PRAKTEK KERJA PROFESI APOTEKER

DI PEDAGANG BESAR FARMASI PT. PENTA VALENT
CABANG KEDIRI

Disusun oleh :

Moch. Wildan Rudiarta (40120071)

Ridlo Rimba Kumala (40120078)
Riska Tsamrotul Khusna (40120080)
Rosmalina Laksmi Rosanti (40120082)
Rozana Nafsa Nasyitha As’Ar (40120083)

PROGRAM STUDI PROFESI APOTEKER

FAKULTAS FARMASI
INSTITUT ILMU KESEHATAN BHAKTI WIYATA
KEDIRI
2021
 LAPORAN AKHIR
PRAKTEK KERJA PROFESI APOTEKER
DI PEDAGANG BESAR FARMASI PT. PENTA VALENT
CABANG KEDIRI

Disusun oleh :

Moch. Wildan Rudiarta (40120071)

Ridlo Rimba Kumala (40120078)
Riska Tsamrotul Khusna (40120080)
Rosmalina Laksmi Rosanti (40120082)
Rozana Nafsa Nasyitha As’Ar (40120083)

PROGRAM STUDI PROFESI APOTEKER

FAKULTAS FARMASI
INSTITUT ILMU KESEHATAN BHAKTI WIYATA
KEDIRI
2021

i
ii
 KATA PENGANTAR

Puji dan syukur penulis panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa, karena
berkat rahmat dan anugerah-Nya, penulis dapat menyusun dan menyelesaikan
Laporan Praktek Kerja Profesi Apoteker (PKPA) di PBF PT. Penta Valent Cabang
Kediri yang dilaksanakan pada tanggal 25 Agustus 2021 sampai dengan 26 Agustus
2021.
Laporan ini disusun sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar
Apoteker pada Program Studi Profesi Apoteker “Institut Ilmu Kesehatan Bhakti
Wiyata Kediri”. Mengingat terbatasnya pengetahuan, pengalaman serta waktu yang
tersedia dalam menyusun laporan ini, sehingga kritik dan saran dari pembaca yang
membangun sangat diharapkan. Banyak pihak yang terlibat dalam pelaksanaan
praktek kerja maupun dalam penyusunan laporan praktek kerja ini sehingga penulis
mengucapkan terimakasih kepada:
1. Dra. Ec. Lianawati., MBA, selaku Ketua Yayasan Pendidikan Bhakti Wiyata
Kediri.
2. Prof. Dr. Muhamad Zainuddin, Apt selaku Rektor Institut Ilmu Kesehatan
Bhakti Wiyata Kediri.
3. apt. Evi Kurniawati, M. Farm, selaku Dekan Fakultas Farmasi Institut Ilmu
Kesehatan Bhakti Wiyata Kediri.
4. apt. Tri Puji Lestari, M. Farm, selaku Ketua Program Studi Profesi Apoteker
Institut Ilmu Kesehatan Bhakti Wiyata Kediri.
5. apt. Esti Ambar Widyaningrum, M. Farm, selaku Wakil Program Studi Profesi
Apoteker Institut Ilmu Kesehatan Bhakti Wiyata Kediri.
6. apt. Aroma Ocfi D. H. S. Far, selaku apoteker penanggungjawab PBF PT. Penta
Valent cabang Kediri yang telah memberikan bimbingan, membagi ilmu, saran,
dan dukungan selama pelaksanaan Praktek Kerja Profesi Apoteker.
7. apt. Dyah Ayu Kusumaratni, M. Farm, selaku pembimbing dalam penyusunan
laporan praktek kerja profesi apoteker di PBF.
Semoga Allah SWT membalas budi baik semua pihak yang telah memberikan
kesempatan, dukungan dan bantuan dalam menyelesaikan laporan praktik kerja

iii
profesi apoteker ini. Kami sadari bahwa laporan praktik kerja profesi apoteker ini
masih jauh dari sempurna, tetapi kami berharap laporan ini bermanfaat bagi
pembaca.

Kediri, Agustus 2021

Penulis

iv
 DAFTAR ISI
Halaman
HALAMAN JUDUL ..................................................................................... i
LEMBAR
PENGESAHAN............................................................................................. Err
or! Bookmark not defined.
KATA PENGANTAR ................................................................................... ii
DAFTAR ISI ................................................................................................. v
DAFTAR GAMBAR ..................................................................................... vii
DAFTAR LAMPIRAN ................................................................................. viii

BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang PKPA di Pedagang Besar Farmasi (PBF) ........ 1
B. Tujuan PKPA di Pedagang Besar Farmasi (PBF) ..................... 2
C. Manfaat PKPA di Pedagang Besar Farmasi (PBF) ................... 2

BAB II TINJAUAN PUSTAKA

A. Pengertian Pedagang Besar Farmasi ......................................... 4
B. Tugas dan Fungsi PBF ............................................................. 5
1. Tugas Pedagang Besar Farmasi (PBF)............................... 5
2. Fungsi Pedagang Besar Farmasi (PBF) ............................. 6
3. Ketentuan Umum dan Peraturan Perundang-undangan
Pedagan Besar Farmasi ..................................................... 6

BAB III TINJAUAN UMUM TEMPAT PKPA

A. Sejarah..................................................................................... 9
1. PT. Penta Valent Cabang Kediri ........................................ 9
B. Visi dan Misi ........................................................................... 10
1. PT. Penta Valent Cabang Kediri ........................................ 10
C. Lokasi, Sarana dan Prasarana ................................................... 10
1. Bangunan .......................................................................... 10
2. Gudang ............................................................................. 10
D. Struktur Organisasi .................................................................. 12

BAB IV KEGIATAN PKPA DAN PEMBAHASAN

A. Kegiatan .................................................................................. 13
B. Tugas ....................................................................................... 16
1. Komplain outlet terkait pengiriman ................................... 16
2. Barang kiriman dari PT. Penta Valent pusat pecah/rusak
ekspedisi ........................................................................... 16
3. Ketentuan proses recall ..................................................... 16
4. Struktur organisasi di PBF ................................................ 17
5. Tugas pokok dan fungsi Apoteker di PBF ......................... 17
6. Dokumen pada Bagian Pengadaan, Penyimpanan dan
Penyaluran ........................................................................ 20
7. Penerapan dan Pedoman Teknis CDOB ............................ 20

v
 8.
Alur Pengadaan, Penerimaan, Penyimpanan, Penarikan
Obat dan Retur, Penyaluran di PBF ................................... 23
C. Pembahasan ............................................................................. 25

BAB V KESIMPULAN DAN SARAN

A. Kesimpulan ............................................................................. 29
B. Saran ....................................................................................... 29

DAFTAR PUSTAKA .................................................................................... 30

LAMPIRAN .................................................................................................. 31

vi
 DAFTAR GAMBAR
Halaman
Gambar III. 1 Logo PT. Penta Valent .................................................... 9
Gambar III. 2 Layout Gudang PT. Penta Valent Cabang Kediri ............. 11
Gambar III. 3 Struktur Organisasi PT. Penta Valent Cabang Kediri ........ 12
Gambar IV. 1 Struktur Organisasi PT. Penta Valent Cabang Kediri ........ 17

vii
 DAFTAR LAMPIRAN
Halaman
Lampiran 1 Standar Operasional ............................................................... 31
Lampiran 2 Gudang Penyimpanan ............................................................ 33
Lampiran 3 Surat Jalan ............................................................................. 34
Lampiran 4 Surat Faktur Barang ............................................................... 34
Lampiran 5 Surat Retur Barang................................................................. 35

viii
 BAB I
PENDAHULUAN

A. Latar Belakang PKPA di Pedagang Besar Farmasi (PBF)

Peran industri farmasi sangat penting dalam membantu pemerintah untuk
mewujudkan masyarakat yang sehat melalui penyediaan obat berkualitas yang
dibutuhkan di sarana pelayanan kesehatan. Dalam menyalurkan atau
mendistribusikan produknya, industri farmasi harus menggunakan jasa
distributor atau yang disebut Pedagang Besar Farmasi (PBF). Menurut
Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor
1148/Menkes/PER/VI/2011 tentang Pedagang Besar Farmasi disebutkan bahwa
PBF hanya menyalurkan obat kepada PBF ata PBF cabang lainnya dan fasilitas
pelayanan kefarmasian, melalui apotek, instalasi farmasi rumah sakit,
puskesmas, klinik atau toko obat, namun khusus untuk obat keras tidak
diperbolehkan disalurkan melalui toko obat dan pembeliannya harus dilakukan
di apotek dengan menggunakan resep dokter.
Pedagang Besar Farmasi (PBF) di Indonesia berkembang cukup pesat dan
kompetitif antar pedagang besar akan berlangsung sangat ketat dikarenakan
adanya peraturan dari pemerintah yang bertujuan untuk menjamin ketersediaan
obat yang bermutu, aman dan berkhasiat yaitu dengan mengatur mengenai Cara
Distribusi Obat yang Baik (CDOB). Pedagang Besar Farmasi (PBF) di
Indonesia memiliki kewajiban untuk dapat mengimplementasikan CDOB
sehingga dapat menjamin sediaan farmasi yang berkualitas, berkhasiat dan
aman pada saat proses ditribusi dari Industri Farmasi hingga sampai ke pasien.
Dalam menerapakan CDOB diperlukan seorang Apoteker yang memahami
aspek pengelolaan sediaan farmasi.
Sebagai seorang calon Apoteker harus memahami peran dan tanggung
jawab Apoteker pada fasilitas distribusi seperti PBF secara teoritis maupun
praktek di lapangan. Pengetahuan secara teoritis sudah didapatkan mahasiswa
dibangku perkuliaahan, sedangkan secara praktek dilapangan belum didapatkan
oleh mahasiswa. Sehingga perlu dilakukan kegiatan Praktek Kerja Profesi

1
 2

Apoteker di fasilitas distribusi untuk memberikan wawasan kepada calon

apoteker sebagai bekal dalam menjalankan peran dan tanggung jawab seorang
Apoteker di fasilitas distribusi.

B. Tujuan PKPA di Pedagang Besar Farmasi (PBF)

Tujuan dari praktek kerja profesi apoteker (PKPA) di Pedagang Besar
Farmasi (PBF) antara lain :
1. Mahasiswa dapat melakukan Praktek kefarmasian di Pedagang Besar
Farmasi (PBF) secara profesional, legal dan etik
2. Mahasiswa dapat melakukan pengelolaan obat dan alat kesehatan dengan
mempertimbangkan aspek profesional, legal dan etik
3. Mahasiswa dapat melakukan Pengelolaan sediaan farmasi dan alat
kesehatan di Pedagang Besar Farmasi (PBF)
4. Mahasiswa dapat melakukan Manajemen dan akuntansi di Pedagang Besar
Farmasi (PBF)
5. Mahasiswa dapat melakukan Dokumetasi/ pelaporan kegiatan kefarmasian
di Pedagang Besar Farmasi (PBF)
6. Mempersiapkan calon Apoteker dalam memasuki dunia kerja sebagai
tenaga farmasi yang profesional.
7. Memberi gambaran nyata tentang permasalahan yang mungkin terjadi
dalam pekerjaan kefarmasian di Pedagang Besar Farmasi.

C. Manfaat PKPA di Pedagang Besar Farmasi (PBF)

Manfaat yang diperoleh dari praktek kerja profesi apoteker di Pedagang Besar
Farmasi (PBF), antara lain :
1. Mampu memahami peran, fungsi, posisi dan tanggung jawab apoteker
dalam praktek kefarmasian di Pedagang Besar Farmasi (PBF) secara
professional, legal dan etik.
2. Mamu memahami wawasan, pengetahuan, ketrampilan dan pengalaman
praktis untuk melakukan pekerjaan kefarmasian di Pedagang Besar Farmasi
(PBF).
 3

3. Mampu memahami pelaksanaan manajemen dan kepemimpinan yang

efektif dan efisien dalam pengelolaan sarana pekerjaan kefarmasian dan
pelayanan kefarmasian yang bermutu di Pedagang Besar Farmasi (PBF).
4. Meningkatkan rasa percaya diri untuk menjadi apoteker yang professional.
 BAB II
TINJAUAN PUSTAKA

A. Pengertian Pedagang Besar Farmasi

Menurut Peraturan Mentri Kesehatan No. 1148/MENKES/PER/VI/2011
tentang Pedagang Besar Farmasi yang selanjutnya disingkat PBF adalah
perusahaan berbentuk badan hukum yang memiliki izin untuk pengadaan,
penyimpanan, penyaluran obat dan/atau bahan obat dalam jumlah besar sesuai
ketentuan peraturan perundang-undangan. Adapun PBF Cabang adalah cabang
PBF yang telah memiliki pengakuan untuk melakukan pengadaan,
penyimpanan, penyaluran obat dan/atau bahan obat dalam jumlah besar sesuai
ketentuan peraturan perundang-undangan.
Pedagang Besar Farmasi (PBF) merupakan salah satu unit terpenting
dalam kegiatan penyaluran sediaan farmasi ke fasilitas pelayanan kesehatan
seperti apotek, instalasi farmasi rumah sakit, puskesmas, klinik dan toko obat
agar dapat sampai ke tangan. Apoteker sebagai penanggung jawab di PBF
harus bertanggung jawab terhadap pelaksanaan ketentuan pengadaan,
penyimpanan dan penyaluran obat dan/atau bahan obat ke sarana pelayanan
kesehatan.
Apoteker penanggung jawab harus memiliki izin sesuai ketentuan
peraturan perundang-undangan, juga apoteker penanggung jawab tidak boleh
merangkap jabatan sebagai direksi/pengurus PBF atau PBF Cabang . Setiap
pergantian apoteker penanggung jawab, direksi/pengurus PBF atau PBF
Cabang wajib melaporkan kepada Direktur Jenderal atau Kepala Dinas
Kesehatan Provinsi selambat-lambatnya dalam jangka waktu 6 (enam) hari
kerja (Kementerian Kesehatan RI, 2011).
Izin PBF berlaku 5 (lima) tahun dan dapat diperpanjang selama memenuhi
persyaratan. Pengakuan PBF Cabang berlaku mengikuti jangka waktu izin
PBF. Untuk memperoleh izin PBF, harus memenuhi persyaratan sebagai
berikut:

4
 5

a. Berbadan hukum berupa perseroan terbatas atau koperasi

b. Memiliki Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP)
c. Memiliki secara tetap apoteker Warga Negara Indonesia sebagai
penanggung jawab
d. Komisaris/dewan pengawas dan direksi/pengurus tidak pernah terlibat baik
langsung atau tidak langsung dalam pelanggaran peraturan perundang-
undangan di bidang farmasi dalam kurun waktu 2 (dua) tahun terakhir
e. Menguasai bangunan dan sarana yang memadai untuk dapat melaksanakan
pengadaan, penyimpanan dan penyaluran obat serta dapat menjamin
kelancaran pelaksanaan tugas dan fungsi PBF
f. Menguasai gudang sebagai tempat penyimpanan dengan perlengkapan
yang dapat menjamin mutu serta keamanan obat yang disimpan
g. Memiliki ruang penyimpanan obat yang terpisah dari ruangan lain sesuai
CDOB.
Selain memenuhi persyaratan, PBF yang akan menyalurkan bahan obat juga
harus memenuhi persyaratan:
a. Memiliki laboratorium yang mempunyai kemampuan untuk pengujian
bahan obat yang disalurkan sesuai dengan ketentuan yang ditetapkan
Direktur Jenderal
b. Memiliki gudang khusus tempat penyimpanan bahan obat yang terpisah
dari ruangan lain.

B. Tugas dan Fungsi PBF

1. Tugas Pedagang Besar Farmasi (PBF)
a. Tempat menyediakan dan menyimpan perbekalan farmasi yang meliputi
obat, bahan obat, dan alat kesehatan.
b. Sebagai sarana yang mendistribusikan perbekalan farmasi ke sarana
pelayanan kesehatan masyarakat yang meliputi: apotek, rumah sakit,
toko obat berizin dan sarana pelayanan kesehatan masyarakat lain serta
PBF lainnya.
 6

c. Membuat laporan dengan lengkap setiap pengadaan, penyimpanan,

penyaluran, perbekalan farmasi sehingga dapat di pertanggung
jawabkan setiap dilakukan pemeriksaan. Untuk toko obat berizin,
pendistribusian obat hanya pada obat-obatan golongan obat bebas dan
obat bebas terbatas, sedangkan untuk Apotek, rumah sakit dan PBF lain
melakukan pendistribusian obat bebas, obat bebas terbatas, obat keras
dan obat-obat tertentu.
2. Fungsi Pedagang Besar Farmasi (PBF)
a. Sebagai sarana distribusi farmasi bagi industri-industri farmasi.
b. Sebagai saluran distribusi obat-obatan yang bekerja aktif ke seluruh
tanah air secara merata dan teratur guna mempermudah pelayanan
kesehatan.
c. Untuk membantu pemerintah dalam mencapai tingkat kesempurnaan
penyediaan obat-obatan untuk pelayanan kesehatan.
d. Sebagai aset atau kekayaan nasional dan lapangan kerja.
e. Tempat menyediakan dan menyimpan sediaan farmasi yang meliputi
obat, bahan obat, obat tradisional, kosmetik, dan BMHP.
f. Sebagai sarana yang mendistribusikan sediaan farmasi ke fasilitas
pelayanan kefarmasian meliputi apotek, instalasi farmasi rumah sakit,
puskesmas, klinik dan toko obat berizin.
g. Sebagai sarana untuk mendistribusikan sediaan farmasi di wilayah
sesuai surat pengakuannya/surat izin edar.
h. Sebagai tempat pendidikan dan pelatihan.
3. Ketentuan Umum dan Peraturan Perundang-undangan Pedagan
Besar Farmasi
Ketentuan umum dan Perundang-undangan yang mengatur Industri
farmasi sebagai berikut:
a. Undang-Undang Dasar Negara Republik Indonesia Tahun 1945
b. Undang-undang Republik Indonesia No. 5 tahun 1997 tentang
Psikotropika
 7

c. Undang-Undang Republik Indonesia No 36 Tahun 2009 tentang

Kesehatan
d. Undang-undang Republik Indonesia No. 35 tahun 2009 tentang
Narkotika
e. Peraturan Pemerintahan Republik Indonesia No. 51 tahun 2009 tentang
Pekerjaan Kefarmasian
f. Peraturan Mentri Kesehatan No 1148/MENKES/PER/VI/2011 tentang
pedagang besar farmasi
g. Petunjuk Teknis Pelaksanaan Cara Distribusi Obat Yang Baik Dadan
Pengawas Obat & Makanan 2015
h. Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia No. 41 tahun 2017
tentang Perubahan Penggolongan Narkotika
i. Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 30 Tahun
2017 Tentang Perubahan Kedua Atas Peraturan Menteri Kesehatan
Nomor 1148/MENKES/PER/VI/2011 tentang Pedagang Besar
Farmasi
4. Tugas dan Tanggung Jawab Apoteker
Setiap fasilitas distribusi atau penyaluran sediaan farmasi berupa obat
harus memiliki seseorang Apoteker sebagai penanggung jawab (PP No 51,
2009). Seorang Apoteker harus memenuhi kualifikasi dan kompetensi
sesuai dengan peraturan perundang-undangan (PP No 51, 2009). Pekerjaan
kefarmasian dalam fasilitas distribusi atau penyaluran sediaan farmasi harus
memenuhi ketentuan CDOB dan menetapkan Standar Prosedur Operasional
(PP No 51, 2009). Apoteker juga harus memiliki pengetahuan dan
mengikuti pelatihan CDOB dan dalam pelaksanaannya harus memastikan
bahwa fasilitas distribusi telah menerapkan CDOB dan memenuhi
pelayanan publik (BPOM, 2020).
Apoteker sebagai penanggung jawab mempunyai uraian tugas yang
memuat kewenangan dalam hal pengambilan keputusan sesuai dengan
tanggung jawabnya. Apoteker penanggung jawab fasilitas distribusi
memiliki tanggung jawab antara lain:
 8

a. Menyusun, memastikan dan mempertahankan penerapan sistem

manajemen mutu;
b. Fokus pada pengelolaan kegiatan yang menjadi kewenangannya serta
menjaga akurasi dan mutu dokumentasi;
c. Menyusun dan/atau menyetujui program pelatihan dasar dan pelatihan
lanjutan mengenai CDOB untuk semua personil yang terkait dalam
kegiatan distribusi;
d. Mengkoordinasikan dan melakukan dengan segera setiap kegiatan
penarikan obat dan/atau bahan obat;
e. Memastikan bahwa keluhan pelanggan ditangani dengan efektif;
f. Melakukan kualifikasi dan persetujuan terhadap pemasok dan
pelanggan;
g. Meluluskan obat dan/atau bahan obat kembalian untuk dikembalikan ke
dalam stok obat dan/atau bahan obat yang memenuhi syarat jual;
h. Turut serta dalam pembuatan perjanjian antara pemberi kontrak dan
penerima kontrak yang menjelaskan mengenai tanggung jawab masing-
masing pihak yang berkaitan dengan distribusi dan/atau transportasi
obat dan/atau bahan obat;
i. Memastikan inspeksi diri dilakukan secara berkala sesuai program dan
tersedia tindakan perbaikan yang diperlukan;
j. Mendelegasikan tugasnya kepada Apoteker/ Tenaga Teknis
Kefarmasian yang telah mendapatkan persetujuan dari instansi
berwenang ketika sedang tidak berada di tempat dalam jangka waktu
tertentu dan menyimpan dokumen yang terkait dengan setiap
pendelegasian yang dilakukan;
k. Turut serta dalam setiap pengambilan keputusan untuk mengkarantina
atau memusnahkan obat dan/atau bahan obat kembalian, rusak, hasil
penarikan kembalian atau diduga palsu;
l. Memastikan pemenuhan persyaratan lain yang diwajibkan untuk obat
dan/atau bahan obat tertentu sesuai peraturan perundang-undangan.
 BAB III
TINJAUAN UMUM TEMPAT PKPA

A. Sejarah
1. PT. Penta Valent Cabang Kediri
PT. Penta Valent Kediri merupakan cabang dari PT. Penta Valent Pusat
yang berlokasi di Jakarta Barat. PT. Penta Valent berdiri sejak tahun 1968
di Jakarta yang didirikan oleh lima orang yaitu Nobertus Raharjo Mulyo,
Soegiarto Moeljono, Ratnawati Muljono Bintoro, Dotorandus Winarto dan
Salim Nugroho. PT. Penta Valen merupakan perusahaan dagang yang
bergerak sebagai distributor penyalur obat-obatan, dan peralatan kosmetik,
dari produsen ke konsumen yang disalurkan melalui toko obat, apotek dan
rumah sakit. PT. Penta Valent mempunyai cabang di beberapa kota besar,
salah satunya di Kediri.

Gambar III. 1 Logo PT. Penta Valent

PT. Penta Valent cabang Kediri dibuka sejak tahun 2014 dan merupakan
perusahaan dagang yang melakukan operasional penjualan tidak secara
tunai sehingga kontrol atas piutang memegang peranan yang sangat penting
karena menyangkut kontinuitas dari bisnis perusahaan. Dalam
operasionalnya, PT. Penta Valent didukung fasilitas pergudangan yang
memadai dan peralatan yang efisien juga armada transportasi yang telah
terintegrasi sehingga mendukung kelancaran pengiriman ke beberapa
tempat khususnya area keresidenan Kediri.

9
 10

B. Visi dan Misi

1. PT. Penta Valent Cabang Kediri
PT. Penta Valent menpunyai visi yaitu menjadi perusahaan distribusi
pilihan dari layanan kesehatan dan prinsipal di Indonesia dan memberikan
nilai terbaik bagi pelanggan dan prinsipal.
Misi dari PT. Penta Valent yaitu menyediakan produk layanan
kesehatan dan konsumen secars rasional.

C. Lokasi, Sarana dan Prasarana

PT. Penta Valent cabang Kediri berlokasi di Jl. Dewi Sartika No. 8-10
Kediri Singonegaran, Kec. Pesantren, Kota Kediri, Jawa Timur 64132. PT.
Penta Valent mempunyai sarana dan prasarana berupa:
1. Bangunan
Bangunan di PT. Penta Valent cabang Kediri dirancang dan disesuaikan
agar kondisi penyimpanan obat dan bahan obat tetap dalam kondisi baik
sesuai dengan ketentuan yang berlaku. bangunan terlindungi dari masuknya
serangga dan hewan pengerat lain dan menyediakan penyimpanan untuk
obat-obat yang memerlukan penanganan atau kewenangan khusus. Area
penyimpanan, pengiriman dan penerimaan di PT. Penta Valent terletak
terpisah, didesain dan dilengkapi dengan peralatan yang memadai agar
kegiatan dapat dilakukan secara tepat, akurat dan aman baik untuk obat
maupun untuk kenyamanan pegawai.
2. Gudang
Gudang penyimpanan di PT. Penta Valent cabang Kediri untuk
produk farma dan alkes disimpan pada gudang yang sama dengan lokasi
yang terpisah serta diberi pencahayaan yang cukup. Obat-obat pikotropika
diletakkan diruangan tersendiri, begitu juga untuk obat reguler, prekursor
dan OOT. Produk CCP (Cold Chain Product) disimpan di dalam chiller
yang dilengkapi alat pengontrol suhu. Gudang PT. Penta Valent juga
mempunyai ruang karantina untuk produk-produk recall dan diretur. Produk
yang masih terdapat di dalam karton disimpan di rak yang terpisah dari
 11

produk yang telah dikeluarkan dari karton (produk retail). Gudang

dilengkapi dengan pengontrol suhu yang diletakkan pada titik-titik tertentu
dan dilakukan pemeriksaan 3 kali sehari.

Gambar III. 2 Layout Gudang PT. Penta Valent Cabang Kediri

a. Ruang Penyaluran
Ruang penyaluran obat terletak satu lokasi dengan gudang tetapi
terpisah ruangan dan mempunyai pintu yang dapat diakses dari luar oleh
petugas ekspedisi serta terdapat sekat antara petugas gudang yang
menyerahkan barang dengan petugas ekspedisi yang menerima barang.
Pada ruang penyaluran juga terdapat alat pengontrol suhu yang dicek 3
kali sehari.
b. Ruang Administrasi
Ruang administrasi di PT. Penta Valent dilengkapi dengan
komputer di setiap meja dan penataan meja diletakkan berdekatan guna
memudahkan dalam berdiskusi. Ruang administrasi juga dilengkapi
dengan rak untuk penyimpanan berkas-berkas.
c. Mushola dan Toilet
PT. Penta Valent cabang Kediri mempunyai mushola dan toilet
yang letaknya terpisah dari ruang administrasi dan distribusi.
 12

d. Tempat Parkir
PT. Penta Valent cabang Kediri mempunyai lahan parkir yang
terletak di depan dengan lahan yang cukup untuk mempermudah proses
distribusi.

D. Struktur Organisasi

Gambar III. 3 Struktur Organisasi PT. Penta Valent Cabang Kediri

 BAB IV
KEGIATAN PKPA DAN PEMBAHASAN

A. Kegiatan
Praktik kerja profesi apoteker (PKPA) di PT. Penta Valent cabang Kediri
dilaksanakan pada tanggal 23 - 24 Agustus 2021 pukul 08.00 – 11.00 (Shift
pagi) dan pukul 13.00 – 16.00 (Shift sore) secara luring. Kegiatan utama dari
PBF PT. Penta Valent cabang Kediri antara lain berupa kegiatan pengadaan,
penyimpanan dan penyaliran obat kepada pelanggan. Pelaksanaan kegiatan
operasional tersebut memerlukan manajemen yang baik agar proses
pendistribusian, pengadaan dan penyaluran produk berjalan dengan baik dan
dapat memberikan kepuasan kepada pelanggan. Pengelolaan produk di PT.
Penta Valent cabang Kediri dilaksanakan sesuai ketentuan pada pedoman
CDOB. Kegiatan yang dilakukan selama PKPA di PBF PT. Penta Valent
Cabang Kediri antara lain:
1. Mempelajari organisasi dan personalia PBF PT. Penta Valent Cabang
Kediri.
Struktur organisasi di PBF PT. Penta Valent Cabang Kediri terdiri
dari Branch Manager, Apoteker Penanggung jawab Utama PBF, dan
Asisten Apoteker, yang selanjutnya terbagi menjadi dua bagian yaitu Sales
Spv MIX yang terdiri dari sales pharma dan sales consumer dan Branch
Chief Controller yang terdiri dari admin sales. debitur, logistik, kasir,
ekspeditor, kolektor, dan gudang.
2. Mempelajari prosedur pengadaan barang di PBF PT. Penta Valent Cabang
Kediri.
Pengadaan di PBF PT. Penta Valent Cabang Kediri dilakukan secara
terpusat, yaitu PBF cabang melakukan permintaan menggunakan surat
pesanan ke PBF pusat. Setelah surat pesanan diterima maka PBF pusat
memproses permintaan secara langsung, melalui cabang lain dan atau secara
principal.

13
 14

3. Mempelajari prosedur penerimaan barang di PBF PT. Penta Valent Cabang

Kediri.
Barang yang datang diturunkan di tempat penerimaan barang
kemudian dilakukan pengecekan kesesuaian antara nama produk, jumlah
barang, tanggal kadaluarsa barang, nomor batch, NIE barang dengan
dokumen penerimaan. Jika terdapat ketidak sesuaian barang petugas gudang
melaporkan ke APJ dan dibuatkan berita acara. Setelah melalui proses
pengecekan tersebut, apabila ada barang yang tidak sesuai dan atau rusak,
maka barang yang tidak sesuai dimasukkan ke ruang karantina agar tidak
mengkontaminasi yang lainnya. Apabila barang yang telah sesuai di
masukkan ke ruangan pemastian mutu untuk diperiksa Kembali. Dokumen
penerimaan ditanda tangani dan barang dimasukkan ke dalam gudang
berdasarkan jenis sediaannya dan dokumen penerimaan dicatat ke dalam
buku dan diserahkan ke logistik untuk dijadikan NPB (Nota Penerimaan
Barang).
4. Mempelajari prosedur penyimpanan barang di PBF PT. Penta Valent
Cabang Kediri.
Obat yang diterima setelah melalui proses penerimaan, kemudian
barang dimasukkan ke dalam Gudang. Rak barang yang masih dikarton
diletakkan terpisah dengan rak barang retail. Barang yang telah diterima
seperti alat kesehatan, obat psikotropika, OOT dan prekursor masing-
masing diletakkan diruangan dan tempat penyimpanan yang sesuai dengan
kriteria CDOB yang berlaku. Untuk penyimpanan dilakukan menurut
principal, jenis sediaan, dan alfabetis. Obat yang memerlukan suhu dingin
disimpan di dalam chiller dengan suhu 2-8˚C. Obat dengan suhu ruang
dijaga dengan suhu 15-25 ˚C.
5. Mempelajari prosedur recall (pengembalian barang) di PBF PT. Penta
Valent Cabang Kediri.
APJ mencatat informasi nama principal, nama obat yang ditarik
(recall) dan nomor bets ke dalam buku recall, seetelah mendapat instruksi
penarikan dan penghentian dari APJ pusat. Setelah itu mendata ke bagian
 15

mana saja obat tersebut didisttribusikan, bagian logistik akan memblok data
di sistem agar obat yang di recall yang ada di Gudang tidak dapat di proses
untuk penjualan. Kemudian apabila ada nomor bets yang harus ditarik tetapi
sudah ada yang terjual ke pelanggan (outlet) maka APJ membuat surat
pengantar penarikan produk kepada pelanggan dengan melampirkan surat
recall yang diserahkan oleh bagian salesman yang melakukan bagian
penarikan stock fisik yang ada di pelanggan, sesuai dengan nomor bets yang
harus di recall dan sesuai dengan batas waktu yang diinstruksikan. Setelah
penarikan yang di lakukan oleh salesman, kemudian salesman menyerahkan
produk obat yang di recall ke bagian dengan melampirkan form Tanda
Terima Retur Barang (TTRB) yang sudah dimintakan approval admin
logistic, APJ, BCC dan Kepala Cabang dengan disertai faktur. Jika
pelanggan harus membuat surat pernyataan bahwa produk obat yang di
recall tersebut sudah tidak ada dan produk obat akan di simpan dalam
ruangan khusus dalam ruang karantina pada rak “PRODUK RECALL”.
6. Mempelajari prosedur retur barang di PBF PT. Penta Valent Cabang Kediri.
Proses retur barang dilakukan oleh salesman dengan membawa
kelengkapan retur berupa barang yang diretur, copy faktur barang yang
diretur dan mengisi form Tanda Terima Retur Barang (TTRB). Barang yang
diretur dibagi menjadi retur barang kadaluarsa, barang recall dan barang
yang tidak sesuai pesanan. Kelengkapan TTRB kemudian dicek
kelengkapan formnya dan diapproval. Barang kemudian dilakukan serah
terima ke gudang dan barang ditempatkan di gudang karantina.
7. Melakukan pengecekan suhu dan kelembaban di gudang penyimpanan
Pengecekan suhu dilakukan sebanyak 3 kali sehari, yaitu pada pagi
hari pukul 08.00, siang hari pukul 12.00 dan sore pukul 16.00. dan tidak
lupa tiap melakukan pengecekan suhu dan kelembaban wajib ditulis juga di
lembar pencatatan suhu dan kelembaban.
 16

B. Tugas
1. Komplain outlet terkait pengiriman
Penyaluran obat di PBF bekerja sama dengan ekspedisi dan saat
dilakukan penyerahan obat ke ekspedisi terjadi serah terima barang dari
gudang ke pihak ekspedisi dimana petugas ekspedisi akan mengecek
kesesuaian barang sehingga jika ada outlet yang komplain terkait
pengiriman (barang rusak/tidak sesuai) maka pihak pengirim akan membuat
berita acara dan menyerahkannya ke PBF untuk selanjutnya barang/ obat
akan diganti.
2. Barang kiriman dari PT. Penta Valent pusat pecah/rusak ekspedisi
a) Petugas penerima barang melaporkan ke APJ
b) Kemudian akan dibuatkan berita acara
c) Admin logistik kemudian melaporkan pada logistik penta valen pusat
d) Barang akan diretur ke penta valent pusat dengan menyertakan TTRB
(Tanda Terima Retur Barang) dan nota pembelian.
3. Ketentuan proses recall
a) PBF cabang mendapatkan surat recall dari penta valent pusat yang
menerima info recall barang dari principal.
b) Penta valent cabang kemudian mengirimkan surat recall ke outlet-outlet
c) Jika outlet tidak memiliki stok produk yang direcall maka outlet harus
membuat surat pernyataan bahwa produk yang direcall sudah tidak ada.
d) Jika produk yang direcall masih ada di outlet maka harus dikembalikan
dengan proses retur (membuat surat retur barang).
 17

4. Struktur organisasi di PBF

Gambar IV. 1 Struktur Organisasi PT. Penta Valent Cabang Kediri

5. Tugas pokok dan fungsi Apoteker di PBF
a. Umum
Apoteker di PBF mempunyai tugas secara umum yaitu
bekerjasama dengan BM untuk memastikan cabang memiliki sarana
kelengkapan yang berkaitan dengan perizinan kegiatan PBF dan
memastikan keamanan dalam pendistribusian obat-obatan saat
operasional kantor dalam kondisi tidak normal (bencana, pindah
kantor). Apoteker juga bekerjasama dengan staff gudang mengevaluasi
kondisi fisik gudang dan fasilitas penyimpanan serta mengusulkan
perbaikan atas fasilitas yang rusak untuk menjamin penyimpanan obat
higenis dan aman, memberikan pelayanan atas seluruh kegiatan pada
saat terjadi pemeriksaan dari instansi BPOM/Dinkes, dan memastikan
seluruh bentuk/format administrasi kegiatan kefarmasian di cabang
telah sesuai dengan standard yang ditetapkan Dinas terkait.
 18

b. Penerimaan Surat Pesanan dari Outlet

Apoteker wajib memastikan bahwa pesanan dari outlet telah
memenuhi persyaratan yang ditetapkan, memastikan bahwa surat
pesanan dari pelanggan /outlet adalah original, dan memastikan bahwa
data pada surat pesanan sudah lengkap dan sah sesuai dengan peraturan
yang berlaku.
c. Pengiriman Surat Pesanan ke Kantor Pusat
Apoteker harus memastikan bahwa format surat jalan pesanan
telah sesuai dengan standard baku, memastikan bahwa data pada surat
pesanan sudah lengkap dan benar, dan memastikan bahwa surat pesanan
sudah disahkan dengan tanda tangan, stempel serta identitas
penanggung jawab outlet.
d. Penerimaan Barang/ Obat
Apoteker bekerjasama dengan staff gudang memastikan bahwa
pengiriman obat telah dilengkapi dengan dokumen yang benar dan sah,
melakukan check kualitas (QC) pada fisik barang (kualitas barang, masa
kadaluarsa dan kode batch), mengecek kesamaan datapada faktur
pengiriman dengan data pada fisik barang (jumlah, masa kadaluarsa dan
kode batch), melakukan pengesahan penerimaan barang pada faktur
(tanda tangan, stempel, identitas SIK), dan memindahkan barang/obat
dari area penerimaan ke tempat penyimpanan.
e. Penyimpanan
Apoteker bekerjasam dengan staff gudang menyimpan obat
sesuai dengan grouping dan FIFO pada tempat penyimpanan dengan
mempertimbangkan kemudahan dan keteraturan kode batch, mancatat
nama, jumlah kode batch dan masa kadaluarsa pada kartu stock, dan
menutup lemari penyimpanan sesuai dengan prosedur yang berlaku.
f. Pengeluaran Barang (khusus psikotropika /daftar G)
Apoteker bersama dengan staff gudang memastikan faktur
pengiriman barang telah benar dan sah (termasuk alamat outlet),
memastikan bahwa surat pesanan original telah diterima dahulu sebelum
 19

barang dikirim ke outlet, memastikan nama, nomor batch dan jumlah

fisik barang telah sesuai dengan data pada faktur, mengupdate kartu
stock setelah barang dikeluarkan dari tempat penyimpanan/gudang, dan
bersama dengan staff gudang melakukian serah terima barang dengan
pengantar barang sesuai prosedur yang ditetapkan.
g. Administrasi
Apoteker memastikan kevalidan data barang/ obat baik pada
penerimaan, mutasi antar cabang, pengeluaran/pengiriman kepada
pelanggan terutama antara fisik, kartu stok dan data pada komputer,
memastikan keabsahan atas seluruh dokumentasi yang diperlukan untuk
kegiatan kefarmasian baik menyangkut internal cabang maupun yang
terkait dengan kantor pusat, outlet dan principal. Apoteker juga secara
rutin melakukan pelaporan rutin atas kegiatan kefarmasian cabang
kepada Dinas atau Instansi yang berwenang sesuai dengan peraturan
yang ditetapkan, dan melakukan monitoring dan evaluasi atas kasus-
kasus administrasi yang muncul pada pelanggan/outlet/principal
sehingga menghindari terjadinya kesalahan yang sama.
h. Dokumentasi
Apoteker memastikan seluruh dokumentasi kegiatan
kefarmasian (dokumen transaksi, penerimaan, pengeluaran barang dsb)
disimpan dalam filing yang aman, memastikan bahwa seluruh kegiatan
kefarmasian lengkap minimal dalam waktu 3 tahun dan disusun dengan
prinsip mudah dicari, dilihat dan disimpan.
i. Barang/Obat-Obatan Rusak
Apoteker melakukan inspeksi atas barang/obat-obatan yang
telah rusak (fisik rusak, expired) dan mengelompokkan berdasarkan
principal dalam sebuah kardus yang sudah teridentifikasi, menempatkan
obat-obat yang telah rusak pada tempat tertentu yang terpisah dari obat-
obat yang masih baik, melakukan upaya penyelesaian obat-obatan yang
rusak sesuai dengan peraturan, dan melakukan kegiatan pemusnahan
 20

atas obat-obat yang telah rusak melalui mekanisme yang telah

ditetapkan undang-undang.
j. Lain-lain
a) Melakukan program pelatihan dan inspeksi diri
b) Mengatasi barang recall, retur, dan keluhan pelanggan
c) Melakukan kualifikasi/rekualifikasi pemasok dan pelanggan serta
meluluskan obat retur ke stok
d) Melakukan perjanjian kontrak distribusi
e) Melakukan inspeksi diri
6. Dokumen pada Bagian Pengadaan, Penyimpanan dan Penyaluran
Dokumen yang terdapat pada bagian pengadaan yaitu surat pesanan
(SP), catatan pembelian dan NPB (Nota Pembelian Barang), pada bagian
penyimpanan dokumen yang ada berupa surat muatan dari ekspedisi dan
surat kirim barang dari pusat atau pabrik, dan pada bagian penyaluran
terdapat dokumen faktur penjualan, faktur pajak, picklist dan surat pesanan.
7. Penerapan dan Pedoman Teknis CDOB
PBF pusat maupun PBF cabang yang menyelenggarakan pengadaan,
penyimpanan, dan penyaluran obat dan atau bahan obat wajib menerapkan
pedoman teknis CDOB yang meliputi:
a) Manajemen Mutu
Fasilitas distribusi harus mempertahankan sistem mutu yang
mencakup tanggung jawab, proses dan langkah manajeman resiko
terkait dengan kegiatan yang dilaksanakan dan memastikan bahwa mutu
obat atau bahan obat dan integritas rantai distribusi dipertahankan
selama proses distribusi.
b) Organisasi, Manajemen dan Personalia
Tersedianya personil yang cukup dan kompeten untuk
melaksanakan semua tugas yang menjadi tanggung jawab fasilitas
distribusi. Semua personil harus memahami prinsip CDOB dan
menerima pelatihan dasar maupun lanjutan yang sesuai dengan
tanggung jawabnya.
 21

c) Bangunan dan Peralatan

Bangunan dirancang dan disesuaikan untuk memastikan kondisi
penyimpanan yang baik dapat dipertahankan dan mempunyai keamanan
serta kapasitas yang memadai. Tersedia ruangan khusus untuk
obat/bahan obat yang membutuhkan penangan dan kewenangan khusus,
obat yang membutuhkan penyimpanan khusus dan obat yang menunggu
keputusan selanjutnya mengenai statusnya. Area penyimpanan juga
harus disertai peralatan yang memadai seperti alat pengukur suhu dan
kelembapan, penerangan, chiller, dan genset, dimana alat harus selalu
dilakukan perbaikan, pemeliharaan dan kalibrasi.
d) Operasional
Dilakukannya kualifikasi pemasok yang mempunyai izin sesuai
dengan ketentuan perundang-undangan, dan dilakukan pengkajian guna
memastikan bahwa obat hanya diperoleh dari pemasok yang
didistribusikan oleh fasilitas distribusi resmi. Dilakukan juga kualifikasi
pelangan untuk memastikan bahwa obat disalurkan kepada pihak yang
berhak atau berwenang untuk menyerahkan obat ke masyarakat.
e) Inspeksi Diri
Inspeksi diri dilakukan untuk memantau pelaksanaan dan kepatuhan
terhadap pemenuhan CDOB dan sebagai bahan untuk tindak lanjut
langkah-langkah perbaikan yang diperlukan.
f) Keluhan dan Penarikan Kembali
Semua keluhan dan informasi lain tentang obat atau bahan obat yang
berpotensi rusak dikumpulkan, dikaji dan diselidiki sesuai dengan
prosedur yang tertulis.

g) Transportasi
Bekerjasama dengan ekspedisi untuk pengiriman barang dengan
menggunakan transportasi dengan kondisi penyimpanan yang sesuai
dengan produk yang akan dikirimkan serta dapat menjamin bahwa
 22

produk yang dibawa tidak mengalami perubahan kondisi yang dapat

mengurangi mutu selama transportasi.
h) Fasilitas distribusi berdasarkan kontrak
Kegiatan kontrak harus tertulis antara PBF dan penerima kontrak
serta kegiatannya harus sesuai denganpersyaratan CDOB.
i) Dokumentasi
Dokumentasi tertulis baik secara manual maupun elektronik harus
jelas untuk mencegah kesalahan dari komunikasi lisan dan memenuhi
prinsip ketelusuran, keamanan, aksesibilitas, integritas dan validitas.
j) CCP
Produk rantai dingin disimpan sesuai standar aturan yang berkaitan
dengan suhu pada saat penerimaan, penyimpanan dan pengiriman serta
harus memenuhi syarat yang ada dalam CDOB.
k) Narkotika, Psikotropika, Prekursor Farmasi
Cara distribusi narkotika, psikotropika, prekursor farmasi dilakukan
sesuai CDOB termasuk dalam pencegahan terjadinya
penyimpangan/kehilangan sediaan dari jalur distribusi resmi.
Penyimpanan narkotika, psikotropika, prekursor farmasi harus aman
dan terkunci sesuai dengan ketentuann perundang-undangan, dan kunci
hanya dipegang oleh APJ dan personil lain yang dikuasai.
PBF pusat maupun PBF cabang harus membuktikan penerapan
pedoman teknis CDOB dengan wajib memiliki sertifikat CDOB yang
diterbitkan oleh Kepala Badan.

8. Alur Pengadaan, Penerimaan, Penyimpanan, Penarikan Obat dan

Retur, Penyaluran di PBF
a. Pengadaan
1) Pengadaan dilakukan secara terpusat
 23

2) PBF cabang melakukan permintaan menggunakan surat pesanan ke

PBF pusat
3) PBF pusat memproses permintaan secara langsung, melalui cabang
lain dan atau dari principal
b. Penerimaan
1) Barang yang datang diturunkan di tempat penerimaan barang
2) Dicek nama produk, jumlah, nomor batch, NIE barang dengan
dokumen penerimaan. Jika terdapat ketidak sesuaian barang petugas
gudang melaporkan ke APJ dan dibuatkan berita acara
3) Barang yang tidak sesuai dimasukkan ke ruang karantina
4) Barang yang telah sesuai di masukkan ke ruangan pemastian mutu
untuk diperiksa kembali
5) Dokumen penerimaan ditanda tangani dan barang dimasukkan ke
dalam gudang berdasarkan jenisnya
6) Dokumen penerimaan dicatat ke dalam buku dan diserahkan ke
logistik untuk dijadikan NPB (Nota Penerimaan Barang)
7) Petugas gudang memasukkan data produk yang diterima ke kartu
stok berdasarkan NPB.
c. Penyimpanan
1) Obat yang diterima dimasukkan ke dalam gudang
2) Rak barang yang masih dikarton diletakkan terpisah dengan rak
barang retail
3) Alat kesehatan, obat psikotropika, OOT dan prekursor masing-
masing diletakkan diruangan tersendiri
4) Penyimpanan dilakukan menurut principal, jenis sediaan, dan
alfabet
5) Obat yang memerlukan suhu dingin disimpan di dalam chiller
dengan suhu 2-8˚C. Obat dengan suhu ruang dijaga dengan suhu 15-
25 ˚C.
d. Penarikan Obat dan Retur
1) PBF pusat mengirimkan surat recall ke PBF cabang
 24

2) APJ menelusuri data dimana barang yang ditarik didistribusikan

3) Logistik memblok data di sistem agar obat yang direcall tidak dapat
diproses untuk penjualan
4) PBF mengirimkan surat recall ke outlet-outlet untuk
mengembalikan barang
5) Outlet memberikan balasan jika barang yang direcall masih ada
dalam bentuk retur barang dengan batas waktu yang ditentukan
6) Barang yang diretur disertai dengan surat TTRB (Tanda Terima
Retur Barang)
7) Jika barang yang direcall telah kosong maka outlet memberi balasan
dengan membuat surat pernyataan bahwa produk yang direcall
tersebut sudah tidak ada
8) Petugas gudang menerima fisik barang yang direcall dengan
mencocokkan dengan nomor batch dan menyimpannya di ruang
karantina.
e. Penyaluran
1) Barang masuk melalui sales ataupun outlet (via whatsapp).
2) Semua pesanan baik online maupun offline diverifikasi dan diparaf
oleh APJ.
3) Pesanan diinput ke dalam sistem computer.
4) Admin membuatkan surat jalan 2 rangkap (1 untuk diberikan ke
gudang dan 1 untuk dijadikan faktur).
5) Surat jalan diserahkan ke gudang untuk disiapkan pesanannya
6) Pihak ekspedisi meminta barang ke gudang sesuai faktur yang
dicetak oleh admin sales penjualan.
7) Petugas gudang menyerahkan fisik barang, dan petugas ekspedisi
mengecek kesesuaian barang dengan faktur.
8) Petugas gudang dan ekspedisi menandatangani copy faktur.
 25

C. Pembahasan
Pedagang Besar Farmasi (PBF) PT. Penta Valent Cabang Kediri
merupakan distribusi lokal yang memiliki kerja sama dengan dua puluh dua
pabrik obat sehingga memiliki atau menyediakan berbagai macam obat, lebih
dari 500 macam obat, dimulai dari paten hingga generik. Dikarenakan
banyaknya macam obat yang akan di distribusikan sehingga pengelolaan obat
harus di perhatikan. Sebagai salah satu cabang dari distributor lokal PBF PT.
Penta Valent Cabang Kediri dapat melalukan pengadaan obat dari distributor
resmi maupun dari subdistributor akan tetapi pemesanan tetap melewati PT.
Penta Valent Pusat. Pelaksanaan kegiatan operasional tersebut memerlukan
manajemen yang baik agar proses pendistribusian maupun pengadaan produk
berjalan dengan baik dan dapat memberikan kepuasan kepada pelanggan.
Pengelolaan produk di PBF PT. Penta Valent Cabang Kediri dilaksanakan
sesuai dengan ketentuan pada Pedoman CDOB sehingga tidak ada perbedaan
antara teori dan praktek di lapangan PBF. Pengadaan obat di PBF PT. Penta
Valent Cabang Kediri dilakukan setiap 3 bulan sekali. Stok obat harus dipantau
secara rutin agar tiak terjadi kekosongan stok yang akan berdampak pada
penolakan outlet / customer. Apabila stok mendekati kosong akan dilakukan
pemesanan kepada PT. Penta Valent Pusat, dan pusat akan memesankan
kepada supplier agar tidak sampai terjadi kekosongan stok obat.
Obat, bahan obat, dan alkes yang kemudian dilakukan proses penerimaan
barang. Penerimaan barang dilakukan di ruang penerimaan, yang kemudian
dilakukan pengecekan yang dilakukan oleh petugas gudang. Pengecekan
barang datang meliputi nama, jenis, jumlah, nomor batch, serta expired date.
Setelah pengecekan selesai, petugas gudang mengisi buku cek list pemeriksaan
barang yang meliputi nama pengirim, nama ekspedisi, no. TF, no. RC, nama
barang, jumlah, nomor batchi, expired date, serta paraf petugas gudang yang
menerima barang. Setelah dilakukan pengecekan barang dan barang sudah
sesuai dengan faktur, maka barang diterima dan selanjutnya akan disimpan
digudang. Apabila ada ketidaksesuian barang dengan faktur, maka petugas
gudang akan melaporkan ke bagian administrasi untuk diproses. Untuk barang
 26

yang tidak sesuai maka akan dikembalikan untuk ditukar dengan obat yang
sesuai. Untuk barang yang terdapat kecacatan pada kemasan sekunder masih
dapat diterima akan tetapi dengan persetujuan dari pemesan. Sedangkan untuk
obat yang rusak, dilaporkan ke PT. Penta Valent Pusat dan dimasukkan
kedalam ruang karantina dan diberi label obat rusak. Penerimaan yang
dilakukan telah sesuai dengan CDOB dimana barang yang diterima harus
diperiksa jumlahnya untuk memastikan bahwa produk yang diterima telah
sesuai dengan catatan/faktur dan surat pesanan.
Obat, bahan obat, dan alkes kemudian dimasukkan ke gudang untuk
proses penyimpanan. Gudang obat PT. Penta Valent Cabang Kediri terdiri
ruang penyimpanan obat secara umum, ruang penyimpanan alkes, ruang
penyimpanan psikotropika, ruang penyimpanan prekurosor, ruang karantina.
Penyimpanan obat secara umum dikelompokkan berdasarkan bentuk sediaan
dan principal, yang kemudian diurutkan sesuai abjad untuk mempermudah dan
mempercepat proses pengambilan obat. Untuk obat psikotropika disimpan di
ruang penyimpanan khusus dimana ruangan selalu terkunci dan kunci
dipegang oleh APJ (Apoteker Penanggung Jawab) untuk mencegah tindakan
pencurian. Untuk obat prekursor dan OOT juga disimpan terpisah di ruang
penyimpanan prekursor. Sedangkan untuk penyimpanan obat CCP (Cold
Chain Produst) disimpan di dalam lemari pendingin. Alkes disimpan di ruang
penyimpanan alkes yang penanggung jawabnya seorang TTK dibawah
pengawasan Apoteker Penangguang Jawab. Ruang krantina digunakan untuk
menyimpan obat - obatan yang ED, obat - obatan yang rusak, obat - obatan
yang tidak sesuai pesanan atau obat re-call.
Di gudang dilengkapi dengan alat pengendali hama untuk mencegah
hama masuk yang dapat mempengaruhi mutu obat selama penyimpanan dan
thermohygrometer untuk pemantauan suhu dan kelembaban yang dikalibrasi
setahun sekali. Pemantauan suhu dan kelembaban dilakukan secara rutin tiga
kali sehari yaitu pada jam 08.00 wib, 12.00 wib, dan 16.00 wib. Suhu di
ruangan penyimpanan obat dijaga suhunya berkisar 15 - 25 ˚C dan
kelembabannya 40-45 RH, sedangkan produk CCP dijaga suhunya berkisar 2
 27

- 8 ˚C dan kelembabannya 40-45 RH. Penyimpanan obat dan alkes yang

dilakukan di PBF PT. Penta Valent cabang Kediri sudah sesuai dengan
ketentuan dalam pedoman CDOB.
Pengendalian stok obat, bahan obat, dan alkes dilakukan dengan
mencatat pengeluaran dan pemasukkan barang pada kartu stok dengan melihat
NPB (Nota Penerimaan Barang). Lembar kartu stok terdiri dari tanggal, nomor
dokumen, nama sediaan, nomor izin edar, kode barang, nomor batch, expired
date, jumlah yang keluar, jumlah yang keluar, sisa stok, nama penerima, dan
paraf petugas yang mengambil barang.
Penyiapan obat di PBF PT. Penta Valent Cabang Kediri ketika ada
pesanan dari pemesan yaitu petugas menerima copy faktur dari admin
penjualan, kemudian petugas gudang menyiapkan barang sesuai dengan copy
faktur, pengambilan barang dari rak harus mempergunakan keranjang, petugas
gudang mengambil barang wajib mengisi (Update) kartu stok barang, petugas
gudang menyiapkan barang per area pengiriman, dan di packing per area
pemesan.
Pengemasan sediaan menggunakan box karton atau plastik, disesuaikan
dengan keadaan cuaca pada saat pengiriman. Khusus untuk pengiriman
sediaan yang membutuhkan penyimpanan pada suhu tertentu seperti insulin
dilakukan pengemasan dengan ice gel dan diletakkan di dalam sterofoam.
Untuk pengiriman area Kediri dan sekitarnya dikirim pada pukul 10.00-16.00
wib. Sedangkan untuk pengiriman obat, bahan obat dan alkes untuk area luar
Kediri diambil oleh ekspedisi pada sore hari maksimal pukul 16.00 wib. PBF
PT. Penta Valent cabang tidak hanya mendistribusikan produknya di wilayah
Kediri saja tetapi sudah meluas ke daerah di sebagian wilayah Jawa Timur
seperti Jombang, Pare, Nganjuk, Blitar, Kertosono, Ponorogo, Tuban, Madiun,
Caruban, Ngawi, Magetan, dan Tulungagung. PBF PT. Penta Valent juga telah
melayani RS. Bhayangkara Kediri, RS. Gambiran Kediri, Dinkes Kota Kediri,
dan beberapa apotek dan klinik di kota Kediri.
Dokumentasi merupakan salah satu aspek menejemen mutu suatu PBF
yang dikerjakan oleh seorang Apoteker Penanggungjawab. Dokumentasi
 28

merupakan dokumen tertulis terkait dengan distribusi (pengadaan,

penyimpanan, penyaluran dan pelaporan), prosedur tertulis dandokumen lain
yang terkait dengan pemastian mutu. Dokmen harus bersifat permanen,
diperbarui secara berkala, disimpan dengan aman selama minimal tiga tahun.
Segala kegiatan distribusi sediaan harus terdokumentasikan dalam suatu
laporan. Laporan triwulan harus dilaporkan kepada Dinas Kesehatan dan
kepada BPOM serta laporan bukti pembayaranpajak dilaporkan kepada Kantor
Direktorat Jendral Pajak di setiap daerah tiap tahunnya.
 BAB V
KESIMPULAN DAN SARAN

A. Kesimpulan
1. Kegiatan Praktek Kerja Profesi Apoteker (PKPA) dapat meningkatkan
pemahaman calon apoteker dalam melakukan pengelolaan obat dan alat
kesehatan di PBF secara legal dan etik, meningkatkan wawasan dan
pengalaman praktis tetang peran, fungsi posisi, dan tanggungjawab apoteker
di bagian distribusi yang meliputi pengadaan, penyimpanan, dan penyaluran
perbekalan farmasi, serta memahami cara dokumentasi/pelaporan di PBF.
2. Apoteker di PBF mempunyai peran utama dalam menjamin produk atau
obat sampai ke tangan pengguna dengan mempertahankan keamanan,
khasiat dan mutu produk atau obat yang sesuai dengan syarat yang
ditetapkan.
3. Setiap PBF harus memiliki apoteker penanggung jawab yang telah memiliki
izin yang bertanggung jawab terhadap pelaksanaan ketentuan pengadaan,
penyimpanan dan penyaluran obat.

B. Saran
Diharapkan kedepannya waktu dalam melaksanakan PKPA di PBF tidak
dilaksanakan terlalu singkat sehingga mahasiswa dapat benar-benar memahami
cara pendistribusian obat di PBF.

29
 DAFTAR PUSTAKA

BPOM RI. 2020. Pedoman Teknis Cara Distribusi Obat yang Baik. Badan
Pengawas Obat dan Makanan: Jakarta.

Depkes RI. 2009. Peraturan Pemerintah No. 51 Tahun 2009 Tentang Pekerjaan
Kefarmasian. Departemen Kesehatan RI: Jakarta

Menkes RI. 2011. Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor

1148/MENKES/PER/VI/2011 tentang Pedagang Besar Farmasi. Peraturan
Kementerian Kesehatan Republik Indonesia: Jakarta.

Permenkes RI. 2014. Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 34 tahun 2014 Tentang
Perubahan Atas Peraturan Menteri Kesehatan Nomor
1148/MENKES/PER/VI/2011 tentang Pedagang Besar Farmasi: Jakarta.

Permenkes RI. 2017. Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 30 tahun 2017 Tentang
Perubahan Kedua Atas Peraturan Menteri Kesehatan Nomor
1148/MENKES/PER/VI/2011 tentang Pedagang Besar Farmasi: Jakarta.

Permenkes RI. 2017. Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 41 tahun 2017 Tentang
Perubahan Penggolongan Narkotika: Jakarta

RI. 1997. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 5 tahun 1997 Tentang

Psikotropika: Jakarta.

RI. 2009. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 35 tahun 2009 Tentang

Narkotika: Jakarta.

RI. 2009. Undang-Undang Republik Indonesia No 36 Tahun 2009 tentang

Kesehatan: Jakarta.

30
 LAMPIRAN

Lampiran 1 Standar Operasional

31
32
 33

Lampiran 2 Gudang Penyimpanan

 34

Lampiran 3 Surat Jalan

Lampiran 4 Surat Faktur Barang

 35

Lampiran 5 Surat Retur Barang