FIRDAUS
NIP. 19630210 198402 1 001
DINAS KESEHATAN
KABUPATEN PADANG PARIAMAN
2019
Makalah tentang Efektifitas Pengelolaan Administrasi Data Kepegawaian Di Dinas Kesehatan Kabupaten Padang
Pariaman Page 1
BAB I
PENDAHULUAN
A. LATAR BELAKANG
1. Gambaran Umum
MISI
Makalah tentang Efektifitas Pengelolaan Administrasi Data Kepegawaian Di Dinas Kesehatan Kabupaten Padang
Pariaman Page 2
Dinas Kesehatan Kabupaten Padang Pariaman adalah Dinas Kesehatan Type A, yang
merupakan unsur pelaksana Urusan Pemerintahan Bidang Kesehatan.
, Berdasarkan Peraturan Bupati Padang Pariaman Nomor 50 Tahun 2016 Tentang
Kedudukan ,Susunan Organisasi,Tugas dan Fungsi serta Tata kerja Dinas Kesehatan Bagian
Seretariat mempunyi tugas memberikan pelayanan administrasi dan teknis yang meliputi
perencanaan ,Keuangan, urusan tata usaha, perlengkapan rumah tangga dan Urusan Aparatur Sipil
Negara (ASN) kepada seluruh unsur di lingkungan Dinas serta membantu kepala dinas dalam
meordinasikan pelaksanaan tugas bidang – bidang secara terpadu.
Untuk menyelenggarakan tugas sebagaimana dimaksud dalam ayat (1), sekretariat mempunyai
fungsi :
a. Koordinasi dan penyusunan program dan anggaran dilingkungan Dinas Kesehatan;
b. Koordinasi dan sinkronisasi penyelenggaraan tugas bidang-bidang;
c. Pelaksanaan pengelolaan keuangan Dinas Kesehatan;
d. Pengelolaan perlengkapan, urusan tata usaha, rumah tangga dan penataan barang milik
daerah pada dinas diluar pengadaan bangunan;
e. Penyelenggaraan pengelolaan administrasi perkantoran, administrasi keuangan dan
administrasi kepegawaian;
f. Penyelenggaraan urusan umum dan perlengkapan, keprotokolan, informasi dan hubungan
masyarakat pada Dinas;
g. Koordinasi penyusunan rencana strategis, LAKIP, LKPJ, LPPD, PERDA, PERBUP,
Laporan Tahunan Dinas;
h. Pengelolaan urusan ASN;
i. Penyelenggaraan ketatalaksanaan, kearsipan dan perpustakaan pada Dinas;
j. Pelaksanaan pengendalian, evaluasi dan pelaporan kinerja Dinas; dan/atau
k. Pelaksanaan tugas kedinasan lain yang diberikan oleh atasan sesuai dengan tugas dan
fungsinya.
Dinas Kesehatan Kabupaten Padang Pariaman mempunyai tugas pokok dalam melaksanakan
kewenangan otonomi daerah di bidang Kesehatan Masyarakat meliputi Usaha Preventif
,kuratif,Promotif ,Rehabilitatif, dan melaksanakan ke tata usahaan Dinas secara Horizontal dan
Vertikal. Dinas Kesehatan Kabupaten Padang Pariaman adalah Dinas Kesehatan Type A, yang
merupakan unsur pelaksana Urusan Pemerintahan Bidang Kesehatan.
Berdasarkan Peraturan Bupati Padang Pariaman Nomor 50 tahun 2016 tentang
Kedudukan ,Susunan Organisasi,Tugas dan Fungsi serta Tata Kerja Dinas Kesehatan Kabupaten
Padang Pariaman .
Makalah tentang Efektifitas Pengelolaan Administrasi Data Kepegawaian Di Dinas Kesehatan Kabupaten Padang
Pariaman Page 3
Bagan I.I
STRUKTUR ORGANISASI DINAS KESEHATAN
KABUPATEN PADANG PARIAMAN
KEPALA DINAS
SEKRETARIS
KELOMPOK JABATAN FUNGSIONAL FIRDAUS
BIDANG PENCEGAHAN DAN PENGENDALIAN PENYAKITI BIDANG PELAYANAN KESHATANBIDANG SUMBER DAYA KESEHATAN
BIDANG KESEHATAN MASYARAKAT
SEKSI Kesehatan Keluarga dan Gizi SEKSI PELAYANAN KESEHATAN SEKSI KEFARMASIAN
SEKSI SURVEILANS DAN IMUNISASI
SEKSISEKSI PENCEGAHAN
KESEHATAN LINGKUNGANDAN
DANPENGENDALIAN
OLAHRAGA PENYAKIT TIDAK MENULAR DAN KESEHATAN
SEKSI PELAYANAN JIWA TRADISIONAL
KESEHATAN SEKSI SUMBER DAYA KESEHATAN
Makalah tentang Efektifitas Pengelolaan Administrasi Data Kepegawaian Di Dinas Kesehatan Kabupaten Padang
Pariaman Page 4
b. Menghimpun dan mengelola bahan dan data kepegawaian yang meliputi pengangkatan,
pemberhentian, kenaikan pangkat, kenaikan gaji berkala, promosi, mutasi, cuti, askes,
taspen dan lain-lain;
c. Pelaksanaan penyusunan bahan rancangan dan pendokumentasian peraturan perundang-
undangan (Perda, Perbup);
d. Pengelolaan urusan perjalanan Dinas dan keprotokolan.
e. Pelaksanaan penyelenggaraan pembinaan kelembagaan, ketatalaksanaan, kesejahteraan
pegawai dan disiplin pegawai;
f. Pengurusan hal-hal yang berhubungan dengan kesejahteraan pegawai beserta keluarga
seperti restitusi pengobatan dan lain-lain;
g. Fasilitasi penyusunan analisis jabatan, analisis beban kerjadan standar operasional prosedur
(SOP) pada Dinas;
h. Perencanaan dan Pengembangan Sumber Daya Manusia (SDM) Pegawai;
i. Penyiapan rencana kebutuhan kebutuhan barang unit (RKBU) dan rencana pemeliharaan
barang unit (RPBU);
j. Pelaksanaan administrasi, kearsipan dan perpustakaan; dan/atau
k. Pelaksanaan tugas kedinasan lain yang diperintahkan atasan sesuai dengan bidang tugas dan
fungsinya.
Susunan organisasi Dinas Kesehatan Kabupaten Padang Pariaman terdiri dari Kepala
Dinas, Sekretariat dan 3 (tiga) bidang yaitu Bidang Kesehatan Masyarakat, Bidang Pencegahan
dan Pengendalian Penyakit , Bidang Pelayanan Kesehatan dan Bidang Sumber Daya Kesehatan,
dengan susunan sebagai berikut :
Sekretaris membawahi 3 (tiga) Subbagian, terdiri :
1. Subbag Program Informasi dan Humas
2. Subbag Keuangan dan Pengelolaan Asset
3. Subbag Hukum Kepegawaian dan Umum
Dari penjelasan tugas dan fungsi diatas area organisasi yang bermasalah adalah pada
tupoksi nomor 2 Yaitu Menghimpun dan mengelola bahan dan data kepegawaian yang
Makalah tentang Efektifitas Pengelolaan Administrasi Data Kepegawaian Di Dinas Kesehatan Kabupaten Padang
Pariaman Page 5
meliputi pengangkatan, pemberhentian, kenaikan pangkat, kenaikan gaji berkala,
promosi, mutasi, cuti, askes, taspen dan lain-lain, Pada saat ini arsip di kepegawaian
kurang tertata dengan baik dan belum lengkap sehingga untuk segala urusan di kepegawaian
kurang efektif dan efisien dalam prosesnya ini dikarenakan :
1. Kurangnya respon dari pegawai untuk melengkapi datanya.
2. Kurangnya respon dari atasan lansung dalam memecahkan masalah ini
3. Masih kurangnya kompetensi ASN dalam pengelolaan surat menyurat.
4. Masih kurangnya tatacara kerja yang sesuai dengan SOP
5. Kurangnya SDM dalam urusan pengelolaan administrasi kepegawaian
6. Belum tersedianya data pegawai secara elektronik
7. Belum terintegrasinya data-data dikepegawaian di Dinas Kesehatan dalam suatu aplikasi
Karena permasalahan diatas, Perlu adanya pengelolaan adminstrasi data kepegawaian
yang baik , maka dilakukanlah methode pengumpulan data secara elektronik dimana akan
dibentuk tim kerja untuk pengolahan data tersebut sehingga data terkumpul dalam suatu
folder yang dijadikan pangkalan data baik, bisa dalam bentuk Email,FB, WA atau Web
dimana seluruh data 2 pegawai yang ada diwilayah kerja dinas kesehatan kabupaten Padang
Pariaman akan tersimpan disana,.ini akan memudahkan kita dalam bekerja serta lebih
efisien dan efektif dalam pengurusan proses kepegawaian.
3. Area Permasalahan
Berdasarkan Area permasalahan diatas dan dengan analisis yang mendalam maka
diambillah area Permasalahan yang paling prioritas untuk ditangani dan harus diselesaikan
yaitu “Pengelolaan Administrasi Data Kepegawaian di Dinas Kesehatan Kabupaten
Padang Pariaman”. Adapun penyebab.dari permasalahan ini diantaranya :
1. Masih kurang terlaksananya tatacara kerja di Kepegawaian yang sesuai dengan
SOP
2. Masih rendahnya kompetensi ASN dalam mengelola surat menyurat
3. Belum lengkapnya data dan belum terkelolanya data pegawai yang ada
4. Kurangnya respon dari atasan lansung mengenai pengelolaan administrasi kepegawaian
5. Sumber Daya Manusia yang tidak kreatif dalam bekerja
6. Belum adanya pelatihan dan pendidikan khusus dalam mengelola administrasi
kepegawaian
Makalah tentang Efektifitas Pengelolaan Administrasi Data Kepegawaian Di Dinas Kesehatan Kabupaten Padang
Pariaman Page 6
7. Belum adanya data secara elektronik yg terintegrasi dg data2 di dinas
dalam sebuah aplikasi
8. Rendahnya respon dari bidang-bidang dan Pejabat Puskesmas untuk melaporkan data
secara berkala Belum adanya pelatihan dan pendidikan khusus dalam mengelola
administrasi kepegawaian
Makalah tentang Efektifitas Pengelolaan Administrasi Data Kepegawaian Di Dinas Kesehatan Kabupaten Padang
Pariaman Page 7
8 Rendahnya respon dari bidang-bidang dan Pejabat 3 3 3 9
Puskesmas untuk melaporkan data secara berkala
Belum adanya pelatihan dan pendidikan khusus dalam
mengelola administrasi kepegawaian
Keterangan ;
Urgensi [ U ] : Aspek mendesak untuk ditangani
Seriousness : Aspek keseriusan akibat yang ditimbulkan oleh masalah/is yang ada
Growth : Aspek pertumbuhan masalah /isu apabila tidak segera
ditangani/diatasi.
5 : Sangat mempengaruhi
4 : Mempengaruhi
3 : Cukup mempengaruhi
2 ; Kurang mempengaruhi
1 ; tidak mempengaruhi
B. Gagasan Proyek Perubahan
1. Tujuan
Makalah tentang Efektifitas Pengelolaan Administrasi Data Kepegawaian Di Dinas Kesehatan Kabupaten Padang
Pariaman Page 8
a. Tujuan Jangka Pendek (sampai batas waktu berakhirnya Diklat)
2. Output Kunci
1) SK Tim Pelaksana
2) Surat Kepala Dinas
3) Laporan Bimtek
4) Data pegawai yang sudah di scanning
5) Data seluruh pegawai dalam Email
6) Data pegawai yang sudah ditata sesuai dengan lokasi
D. Manfaat Perubahan
Dengan ada pengelolaan administrasi data kepegawaian secara elektronik maka terwujudlah
Efektifitas Pengelolaan Administrasi Data Kepegawaian di Dinas Kesehatan Kabupaten
Padang pariaman
Makalah tentang Efektifitas Pengelolaan Administrasi Data Kepegawaian Di Dinas Kesehatan Kabupaten Padang
Pariaman Page 9
E. Ruang Lingkup Perubahan
Area dan ruang lingkupyang dirumuskan di dalam proyek perubahan ini adalah:
Area : Pengelolaan Administrasi Data Kepegawaian
Ruang Lingkup : Pangkalan Data Elektronik Kepegawaian
Adapun kegiatan-kegiatan yang dilakukan dalam upaya proyek perubahan yang
direncanakan diatas adalah sebagai berikut :
1) Membentuk SK Tim Pelasana
2) Membuat Surat Kepala Dinas untuk pemberitahuan pengumpulan data pegawai
3) Mengadakan Bimbingan Teknismengenai pengumpulan data
4) Melakukan scanning data
5) Melakukan pengumpulan data lewat Email
6) Melakukan pengolahan Data yang sesuai dengan lokasinya
Makalah tentang Efektifitas Pengelolaan Administrasi Data Kepegawaian Di Dinas Kesehatan Kabupaten Padang
Pariaman Page 10
BAB II
A. MILESTONE
Berdasarkan tujuan jangka pendek, Tujuan Jangka Menengah dan Jnagka Panjang yang
telah ditetapkan , maka disusunlah milestone proyek perubahan in sebagaiman pada tabel 2.1
berikut :
B. KRITERIA KEBERHASILAN
Sasaran kerja pada proyek perubahan yang akan diwujudkan dalam jangka pendek adalah :
1. Terbentuknya SK Tim pelaksana pengelolaan Data Kepegawaian
2. Terbentuknya Surat Kepala Dinas utk pemberitahuan pengumpulan data
3. Terlaksananya Bimbingan Teknik tentang pengumpulan data
4. Terlaksananya scanning data pegawai
5. Terlaksananya Pengumpulan data via email
6. Terlaksananya Pengolahan data sesuai lokasi
Makalah tentang Efektifitas Pengelolaan Administrasi Data Kepegawaian Di Dinas Kesehatan Kabupaten Padang
Pariaman Page 11
IDENTIFIKASI POTENSI KENDALA/MASALAH
Makalah tentang Efektifitas Pengelolaan Administrasi Data Kepegawaian Di Dinas Kesehatan Kabupaten Padang
Pariaman Page 12
BAB III
PENUTUP
Makalah tentang Efektifitas Pengelolaan Administrasi Data Kepegawaian Di Dinas Kesehatan Kabupaten Padang
Pariaman Page 13
DAFTAR PUSTAKA
Makalah tentang Efektifitas Pengelolaan Administrasi Data Kepegawaian Di Dinas Kesehatan Kabupaten Padang
Pariaman Page 14
7. Melakukan pengolahan Data yang sesuai dengan lokasinya.
a. Data ditata sesuai dengan kelompoknya , data pegawai Dinas dg 1 Folder,data
Puskesmas per Puskesmas , serta UPT Dinas
Makalah tentang Efektifitas Pengelolaan Administrasi Data Kepegawaian Di Dinas Kesehatan Kabupaten Padang
Pariaman Page 15