YAYASAN RUMAH SAKIT ISLAM AL-IKHLAS PEMALANG

RUMAH SAKIT ISLAM AL-IKHLAS PEMALANG

Jalan Kolonel Sugiono No.13 Taman Pemalang 52361
Telp (0284)325318, Fax (0284) 325318
Email: rsi_al.ikhlaspemalang@yahoo.co.id

PERATURAN DIREKTUR
DIREKTUR RUMAH SAKIT ISLAM AL-IKHLAS PEMALANG
NOMOR : 078/PERDIR/RSI-AL/PML/X/2020

TENTANG
PEDOMAN WAKTU PENYIMPANAN (RETENSI) BERKAS
REKAM MEDIS PASIEN

DENGAN RAHMAT ALLAH SWT

DIREKTUR RUMAH SAKIT ISLAM AL-IKHLAS PEMALANG

Menimbang : a. Bahwa bertambahnya volume arsip sebagai akibat

kegiatan berkembang dengan cepat, sehingga dapat
menimbulkan masalah dengan penyediaan
anggaran, tenaga, ruangan dan perlengkapan
pengelolaannya;
b. Guna menyelamatkan arsip yang bernilai guna
tinggi serta menilai tidak bernilai guna tinggi/nilai
guna rendah atau nilai gunanya
c. Menyiapkan fasilitas yang cukup untuk tersedianya
tempat berkas rekam medis yang baru
d. Sehubungan dengan poin a,b dan c, maka perlu
ditetapkan Surat Keputusan Direktur tentang
asesmen Pasien di Rumah Sakit Islam Al-Ikhlas
Pemalang.
Mengingat : 1. Keputusan Menteri Kesehatan RI Nomor
269/menkes/PER/2008 pada Bab IV Penyimpanan,
Kerahasian,dan Pemusnahan pada Pasal 8 ayat 1
2. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 44
Tahun 2009 tentang Rumah Sakit;
3. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 29
Tahun 2004 tentang Praktik kedokteran;
4. Peraturan menteri Kesehatan Republik Indonesia
 YAYASAN RUMAH SAKIT ISLAM AL-IKHLAS PEMALANG
RUMAH SAKIT ISLAM AL-IKHLAS PEMALANG
Jalan Kolonel Sugiono No.13 Taman Pemalang 52361
Telp (0284)325318, Fax (0284) 325318
Email: rsi_al.ikhlaspemalang@yahoo.co.id

Nomor 269/Menkes/Per/III/2008 tentang Rekam

Medis;
5. Keputusan Menteri Kesehatan RI Nomor
129/menkes/SK/II/2008 tanggal 8 Pebruari 2008
tentang Standar Pelayanan Minimal Rumah Sakit;
6. Surat Keputusan Yayasan Rumah Sakit Islam Al-
Ikhlas Pemalang Nomor 003/VIII/RSI Al-
Ikhlas/2017 tentang Pengangkatan dan
Pemberhentian Direktur Rumah Sakit Islam Al-
Ikhlas Pemalang

MEMUTUSKAN

MENETAPKAN : Keputusan Direktur Rumah Sakit Islam Al-ikhlas

Pemalang tentang Pemberlakuan Pedoman Retensi
Berkas Rekma Medis Pasien;

KESATU : Memberlakuan Pedoman Retensi Berkas Rekam Medis

dijadikan acuan dalam menyelenggarakan pelayanan di
lingkungan Rumah Sakit Islam Al-ikhlas Pemalang
sebagaimana tercantum dalam lampiran Keputusan ini
KEDUA : Keputusan ini berlaku sejak tanggal ditetapkan dan
apabila terdapat kekeliruan dalam surat keputusan ini
akan diadakan pembetulan seperlunya;

Ditetapkan di : Pemalang
pada tanggal : 1 Oktober 2020
Direktur Rumah Sakit Islam
Al-Ikhlas Pemalang,

dr. Kharisma Bimo Cahya Nugroho

 YAYASAN RUMAH SAKIT ISLAM AL-IKHLAS PEMALANG
RUMAH SAKIT ISLAM AL-IKHLAS PEMALANG
Jalan Kolonel Sugiono No.13 Taman Pemalang 52361
Telp (0284)325318, Fax (0284) 325318
Email: rsi_al.ikhlaspemalang@yahoo.co.id

Lampiran
Peraturan Direktur
Rumah Sakit Islam
Al-Ikhlas Pemalang
No : 078/PERDIR/RSI-AL/PML/X/2020
Tanggal : 1 Oktober 2020

PEDOMAN WAKTU PENYIMPANAN (RETENSI) BERKAS REKAM MEDIS

PASIEN

BAB I
PENDAHULUAN
A. LATAR BELAKANG
Penyimpanan Rekam Medis adalah suatu proses yang dilakukan
untuk menyimpan status yg telah digunakan petugas medis dalam
pelayanan kesehatan yang disimpan ke dalam rak penyimpanan
Penyimpanan rekam medis bertujuan untuk mempermudah untuk
menemukan kembali status rekam medis, dan pemusnahan rekam
medis bertujuan untuk mencegah penomoran ganda, dan
memudahkan pencarian dokumen rekam medis pada
rakpenyimpanan pasien apabila pasien berkunjung kembali.

B. PENGERTIAN
Retensi rekam medis adalah suatu kegiatan pengurangan arsip
rekam medis dari rak penyimpanan dengan cara :
1. Memindahkan arsip rekam medis inaktif dari rak aktif ke rak
inaktif dengan cara memilah pada rak penyimpanan sesuai dengan
tahun kunjungan
2. Memikrofilmisasi berkas rekam medis inaktif sesuai ketentuan
yang berlaku
3. Memusnahkan berkas rekam medis yang telah dimikrofilm dengan
cara sesuai ketentuan
 YAYASAN RUMAH SAKIT ISLAM AL-IKHLAS PEMALANG
RUMAH SAKIT ISLAM AL-IKHLAS PEMALANG
Jalan Kolonel Sugiono No.13 Taman Pemalang 52361
Telp (0284)325318, Fax (0284) 325318
Email: rsi_al.ikhlaspemalang@yahoo.co.id

Pemusnahan rekam medis adalah suatu proses kegiatan

penghancuran secara fisik arsip rekam medis yang telah berakhir
fungsi dan nilai gunanya. Penghancuran dapat dilakukan secara
total dengan cara membakar habis, mencacah, atau daur ulang
sehingga tidak dapat lagi dikenal isi maupun bentuknya.
Salah satu elemen yang diperlukan dalam retensi adalah
Jadwal Retensi Arsip (JRA) yaitu daftar yang berisikan sekurang-
kurangnya jenis arsip dan jangka waktu penyimpanannya sesuai
dengan kegunaannya yang wajib dimiliki oleh setiap badan
pemerintah sebagai pedoman dalam penyusutan arsip

C. TUJUAN
1. Mengurangi jumlah arsip rekam medis yang semakin bertambah
2. Menyiapkan fasilitas yang cukup untuk tersedianya tempat
penyimpanan berkas rekam medis yang baru
3. Tetap menjaga kualitas pelayanan dengan mempercepat
penyiapan rekam medis jika sewaktu-waktu diperlukan
4. Menyelamatkan arsip yang bernilai guna tinggi serta mengurangi
yang tidak bernilai guna/nilai guna rendah atau nilai gunanya
telah menurun

BAB II
RUANG LINGKUP
Penyimpanan Rekam Medis adalah suatu proses yang
dilakukan untuk menyimpan status yg telah digunakan petugas
medis dalam pelayanan kesehatan yang disimpan ke dalam rak
penyimpanan.
Penyimpanan rekam medis bertujuan untuk mempermudah
untuk menemukan kembali status rekam medis, dan pemusnahan
rekam medis bertujuan untuk mencegah penomoran ganda, dan
memudahkan pencarian dokumen rekam medis pada
rakpenyimpanan pasien apabila pasien berkunjung kembali.
Retensi adalah pengurangan jumlah berkas rekam medis yang
terdapat di dalam rak rekam medis yang sudah melewati masa
 YAYASAN RUMAH SAKIT ISLAM AL-IKHLAS PEMALANG
RUMAH SAKIT ISLAM AL-IKHLAS PEMALANG
Jalan Kolonel Sugiono No.13 Taman Pemalang 52361
Telp (0284)325318, Fax (0284) 325318
Email: rsi_al.ikhlaspemalang@yahoo.co.id

penyimpanan. Rekam medis pasien rawat inap di rumah sakit

wajib disimpan sekurang – kurangnya untuk jangka waktu 5 (lima)
tahun terhitung dari tanggal terakhir pasien berobat atau
dipulangkan. Berkas rekam medis aktif yang sudah memasuki
masa inaktif sesuai jadwal retensi arsip akan dilakukan proses
retensi. Setelah habis masa inaktif, berkas rekam medis inaktif
akan dilakukan pemusnahan sesuai jadwal retensi arsip yang
berlaku dengan memperhatikan peraturan perundangan yang
berlaku.Setelah batas waktu 5 (lima) tahun dilampaui berkas
rekam medis inaktif, rekam medis dapat dimusnahkan kecuali
ringkasan pulang dan persetujuan tindakan medik.
Retensi dan pemusnahan dilakukan dengan tujuan menjaga
kerapihan berkas rekam medis aktif, memudahkan dalam retrieval
berkas rekam medis aktif, menjaga informasi medis yang masih
aktif (yang masih mengandung nilai guna) serta mengurangi beban
kerja petugas dalam penanganan berkas aktif dan inaktif.

BAB III

TATA LAKSANA

A. Penyimpanan Berkas Rekam Medik

Pengurusan penyimpanan berkas rekam medik di RSUD Aceh
Tamiang yang di terapkan adalah sistem Sentralisasi, dimana
berkas rekam medik di simpan secara terpusat, berkas rekam
medik rawat jalan dan rawat inap disimpan di satu tempat
penyimpanan.
Keuntungannya :
1. Mengurangi terjadinya duplikasi dalam pemeliharaan dan
penyimpanan rekam medik.
2. Mengurangi jumlah biaya yang dipergunakan untuk
peralatan dan ruangan.
3. Tata kerja dan peraturan mengenai kegiatan pencatatan
medis mudah di sesuaikan dengan standar yang berlaku.
 YAYASAN RUMAH SAKIT ISLAM AL-IKHLAS PEMALANG
RUMAH SAKIT ISLAM AL-IKHLAS PEMALANG
Jalan Kolonel Sugiono No.13 Taman Pemalang 52361
Telp (0284)325318, Fax (0284) 325318
Email: rsi_al.ikhlaspemalang@yahoo.co.id

4. Memungkinkan peningkatan efisiensi kerja petugas

penyimpanan berkas Rekam Medik
Kekurangannya:
1. Petugas menjadi lebih sibuk, karena harus menangani unit
rawat jalan dan rawat inap.
2. Tempat penerimaan pendaftaran pasien harus bertugas
selama 24 jam

B. Sistem Penyimpanan Berkas Rekam Medik

Sistem penyimpanan yang diterapkan adalah system angka
akhir (Terminal Digit) adalah penyimpanan rekam medik dengan
system angka akhir. Disini digunakan nomor dengan 6 angka,
yang dikelompokkan menjadi 3 kelompok masing-masing terdiri
dari 2 angka. Angka pertama adalah kelompok 2 angka yang
terletak paling kanan, angka kedua adalah kelompok 2 angka
yang terletak ditengah dan angka ketiga adalah kelompok 2
angka yang terletak paling kiri.
Misalnya:

02 06 26

Angka ketiga Angka kedua Angka pertama

(Tertiary Digit) (Secondary Digit) (Primary digit)

Dalam penyimpanan dengan sistem angka akhir (terminal

digit filling sistem) ada 100 kelompok angka pertama (primary
section) yaitu 00 s/d 99. Pada waktu menyimpan, petugas harus
melihat angka pertama dan membawa rekam medik tersebut
didaerah rak penyimpanan untuk kelompok angka-angka pertama
yang bersangkutan.
Pada kelompok angka pertama ini rekam medik di sesuaikan
urutan letaknya menurut angka kedua, kemudian rekam medis
disimpan didalam urutan sesuai dengan kelompok angka ketiga,
 YAYASAN RUMAH SAKIT ISLAM AL-IKHLAS PEMALANG
RUMAH SAKIT ISLAM AL-IKHLAS PEMALANG
Jalan Kolonel Sugiono No.13 Taman Pemalang 52361
Telp (0284)325318, Fax (0284) 325318
Email: rsi_al.ikhlaspemalang@yahoo.co.id

sehingga dalam setiap kelompok penyimpanan nomor-nomor pada

kelompok angka ketiga (tertiary digit), yang selalu berlainan
Keuntungannya :
- Pertambahan jumlah berkas rekam medik selalu tersebar
secara merata ke 100 kelompok (section) didalam rak
penyimpanan. Petugas-petugas penyimpanan tidak akan
terpaksa berdesak-desak di satu tempat dimana berkas
rekam medik harus tersimpan di rak.
- Pekerjaan akan terbagi rata
- Rekam medis yang tidak aktif dapat diambil dari tempat
penyimpanan.
- Jumlah Rekam Medis untuk tiap-tiap section terkontrol
dan bisa di hindarkan timbulnya rak- rak kosong.
- Dengan terkontrolnya jumlah rekam medis, membantu
memudahkan perencanaan peralatan penyimpanan
(jumlah rak)
- Kekeliruan menyimpan (misfile) dapat dicegah, Karena
petugas penyimpanan hanya memperhatikan 2 angka
saja memasukkan rekam medis kedalam rak, sehingga
jarang terjadi kekeliruan membaca angka
Kelemahanya :
Tidak terdapat kelemahan pada sistem penyimpanan
angka akhir (Terminal Digit Filling Sistem) ini.

C. Jangka Waktu Penyimpanan Berkas Rekam Medis.

Mengingat peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia
Nomor 269/Menkes/PER/III/2008, pasal 8 ayat (1) yang berbunyi
rekam medis pasien rawat inap dirumah sakit wajib disimpan
sekurang-kurangnya untuk jangka waktu 5 (lima) tahun dari
tanggal terakhir pasien berobat atau dipulangkan. Ayat (2) Setelah
batas waktu 5 (lima) tahun sebagaimana dimaksud pada ayat (1)
dilampaui, rekam medis dapat dimusnahkan, kecuali ringkasan
pulang dan persetujuan tindakan medik. Lama penyimpanan
 YAYASAN RUMAH SAKIT ISLAM AL-IKHLAS PEMALANG
RUMAH SAKIT ISLAM AL-IKHLAS PEMALANG
Jalan Kolonel Sugiono No.13 Taman Pemalang 52361
Telp (0284)325318, Fax (0284) 325318
Email: rsi_al.ikhlaspemalang@yahoo.co.id

berkas rekam medis disimpan berkaitan hal-hal yang bersifat

khusus dapat ditetapkan oleh rumah sakit itu sendiri.

D. Penyimpanan Rekam Medis Aktif

Untuk membedakan antara rekam medis aktif dan inaktif
dilakukan pemisahan dengan melaksanakan penyusunan
/pemilahan serta membedakan setiap kunjungan yang gunanya
akan menentukan kapan rekam medis seorang pasien menjadi
inaktif. Sesuai yang telah ditetapkan yaitu:
a. Pasien yang tidak pernah datang berobat lagi selama 5 (lima)
tahun berturut-turut maka rekam medisnya dinyatakan in-
aktif
b. Pasien yang sudah meninggal, rekam medis nya dinyatakan
in-aktif
c. Rekam Medis in-aktif harus disimpan dengan baik selama 2
(dua) tahun di rak in-aktif sesuai ketentuan yang berlaku.
Antara rekam medis aktif dan in-aktif disimpan secara terpisah
tetapi masih dalam satu lokasi, namun tetap disimpan dengan
system angka akhir. Hal ini mengingat file tersebut masih
digunakan untuk penelitian dan pendidikan. Sambil menunggu
pelaksanaan pemusnahan, maka rekam medis tetap disimpan
sesuai ketentuan yang berlaku.
Rekam medis aktif adalah rekam medis yang lama
penyimpanannya sekurang- kurangnya untuk jangka waktu 5
(lima) tahun terhitung dari tanggal terakhir pasien berobat dan
memungkinkan rekam medis tersebut dipertahankan.
Rekam medis in-aktif adalah rekam medis yang masa
panyimpanannya 2 (dua) tahun setelah masa aktif.
Selain ketentuan rekam medis in-aktif yang disebutkan diatas,
ada ketentuan lain yang dikhususkan untuk pasien gangguan
jiwa, mata, kusta, pasien anak-anak, pasien ketergantungan obat
dan pasien warga asing. Dimana berkas rekam medis untuk
 YAYASAN RUMAH SAKIT ISLAM AL-IKHLAS PEMALANG
RUMAH SAKIT ISLAM AL-IKHLAS PEMALANG
Jalan Kolonel Sugiono No.13 Taman Pemalang 52361
Telp (0284)325318, Fax (0284) 325318
Email: rsi_al.ikhlaspemalang@yahoo.co.id

pasien-pasien tersebut disimpan sesuai dengan ketentuan yang

berlaku, yaitu:
Aktif In Aktif
No Rekam Medis Khusus
R Inap R Jalan R Inap R Jalan
1. Mata 10 th 5 th 2 th 2 th
2. Jiwa 5 th 10 th 5 th 5 th
3. Orthopedi 10 th 5 th 2 th 2 th
4. Paru 10 th 5 th 2 th 2 th
5. Ketergantungan Obat 15 th 15 th 2 th 2 th
6. Kusta 15 th 15 th 2 th 2 th
7. Anak 24 th 24 th 2 th 2 th

E. Tata Laksana Retensi Berkas Rekam Medis

- Memilah berkas rekam medis pasien yang sudah tidak
berkunjung selama lima tahun berturut-turut
- Mencatat berkas rekam medis in aktif ke dalam buku catatan
rekam medis in aktif
- Menyimpan berkas yang sudah in aktif ke dalam ruang
penyimpanan inaktif berdasarkan angka akhir (Terminal Digit
Filling)
- Berkas Rekam Medis Inaktif harus tersimpan di ruang
terkunci
- Proses retensi berkas rekam medis pasien dilaksanakan satu
tahun sekali

F. Tata Laksana Pemusnahan Berkas Rekam Medis

1. Penilaian arsip rekam medis in aktif
Penilaian isi rekam medis in aktif dilakukan oleh Tim
pemusnahan rekam medis yang dibentuk berdasarkan surat
perintah Direktur Rumah Sakit Al-Ikhlas Pemalang.
a. Tim pemusnahan rekam medis beranggotakan sekurang-
kurangnya 5 orang terdiri dari unsur :
- Ketatausahaan / kearsipan
 YAYASAN RUMAH SAKIT ISLAM AL-IKHLAS PEMALANG
RUMAH SAKIT ISLAM AL-IKHLAS PEMALANG
Jalan Kolonel Sugiono No.13 Taman Pemalang 52361
Telp (0284)325318, Fax (0284) 325318
Email: rsi_al.ikhlaspemalang@yahoo.co.id

- Unit penyelenggaraan rekam medis

- Instansi pelayanan
- Panitia rekam medis
Berkas rekam medis yang mempunyai nilai guna tertentu
tidak dimusnahkan, akan tetapi disimpan dengan jangka
waktu penyimpanan yang ditentukan oleh panitia rekam
medis, yang terdiri dari:
- Ringkasan masuk dan keluar
- Resume
- Lembar operasi
- Identifikasi Bayi
- Informed consent
- Lembar kematian
b. Berkas rekam medis in aktif yang akan dimusnahkan
dibuatkan daftar pertelaannya
c. Daftar pertelaan berkas rekam medis in aktif yang akan
dimusnahkan oleh Tim Pemusnahan rekam Medis dilaporkan
kepada Kepala Rumah Sakit untuk mendapatkan persetujuan
pemusnahankematian.
2. Persetujuan pemusnahan ditetapkan dengan surat perintah
Kepala RS Al-Ikhlas Pemalang.
3. Pemusnahan Berkas Rekam Medis in aktif
a. Pemusnahan dilakukan secara total ( dibakar ) sehingga
tidak dapat dikenal lagi baik isi maupun bentuknya.
Pelaksanaan dilakukan oleh pihak ketiga dengan
disaksikan oleh Tim Pemusnahan Rekam Medis
b. Pemusnahan berkas Rekam Medis dilaksanakan dengan
membuat daftar pertelaan berkas rekam medis yang
dimusnahkan dengan berita acara pemusnahan yang
disahkan oleh Kepala RS Al-Ikhlas Pemalang
c. Berita Acara pelaksanaan pemusnahan dikirim kepada
Kepala RS Al-Ikhlas Pemalang
 YAYASAN RUMAH SAKIT ISLAM AL-IKHLAS PEMALANG
RUMAH SAKIT ISLAM AL-IKHLAS PEMALANG
Jalan Kolonel Sugiono No.13 Taman Pemalang 52361
Telp (0284)325318, Fax (0284) 325318
Email: rsi_al.ikhlaspemalang@yahoo.co.id

d. Khusus arsip rekam medis yang sudah rusak / dimakan

rayap dan tidak bisa dibaca dapat langsung dimusnahkan
dengan terlebih dahulu membuat pernyataan diatas kertas
segel oleh Kepala RS Al-Ikhlas Pemalang, selanjutnya
dilaksanakan seperti tersebut diatas

BAB IV
DOKUMENTASI

1. Buku catatan rekam medis inaktif

2. Buku Pencatatan Berkas Inaktif
2. Surat Keputusan Direktur tentang Pembentukan Tim
Pemusnahan Arsip
3. Daftar pertelaan arsip rekam medis
4. Berita acara pelaksanaan pemusnahan

BAB V
PENUTUP
Demikian pedoman waktu penyimpanan (retensi) berkas rekam medis
pasien ini disusun agar digunakan sebagai panduan dalam menjalankan
dan mengimplementasikan dengan tujuan meningkatkan mutu pelayanan
dan keselamatan pasien Rumah Sakit Islam Al-Ikhlas Pemalang.
Panduan ini masih jauh dari sempurna, oleh sebab itu panduan akan
ditinjau kembali setiap 2 sampai 3 tahun sesuai dengan tuntutan layanan
dan standar akreditasi, baik Standar Nasional Akreditasi Rumah Sakit 1.1
Tahun 2019 maupun standar Internasional.