SISTEM MANAJEMEN BERBASIS ISO

Oleh Rusma Prima R

Agar dapat menghadapi persaingan di era global ini, maka diperlukan strategi bisnis
yang tepat. Strategi bisnis ini dapat diterapkan oleh perusahaan yang bersifat internal
maupun eksternal. Salah satu upaya untuk meningkatkan sistem manajemen perusahaan,
adalah dengan penerapan ISO (International Organization for Standarization). yang
merupakan federasi badan standar nasional di seluruh dunia. ISO sendiri adalah organisasi
non-pemerintah yang terdiri dari badan standar dari lebih dari 160 negara, dengan satu
badan standar yang mewakili setiap negara anggota. Misalnya, Institut Standar Nasional
Amerika mewakili Amerika Serikat. ISO berkutat dalam pengembangan dan promosi
standar internasional untuk teknologi, proses pengujian ilmiah, kondisi kerja, masalah
sosial, dan banyak lagi. ISO dan negara anggotanya kemudian menjual dokumen yang
merinci standar ini.

Jenis standar yang dikeluarkan ISO terdapat berbagai macam aspek, salah satunya
adalah system manajemen. “Kenapa harus bergantung pada sistem?”. Jawabannya adalah
karena orang pada saatnya akan berganti, bisa disebabkan karena pension atau pindah ke
perusahaan lain. Jika perusahaan tidak memiliki pedoman operasional yang baku, maka
cara kerja akan berubah-ubah tergantung orang tersebut. Saat mendapat orang yang lebih
baik dari sebelumnya, maka hasilnya akan baik. Namun jika mendapat orang yang tidak
baik, maka hasilnya juga menjadi tidak baik. Dari seluruh standar system manajemen
terdapat tiga standar yang popular diadopsi oleh berbagai organisasi, instansi, dan
perusahaan diseluruh dunia, yaitu ISO yang mengatur menegnai kemanan informasi seperti
ISO 27001, lalu untuk standar mengenai manajemen mutu yaitu ISO 9001 dan manajemen
lingkungan yaitu ISO 14001.

ISO dalam standarisasi system management telah diadopsi dalam skala

internasional, namun manfaat yang diperoleh masih kurang memuaskan dan sering
menimbulkan kontroversi dalam implementasinya di lapangan. Oliver Boiral (2006)
professor dan pakar ISO dari Universitas Laval Quebec Kanada dalam jurnalnya yang
bertajuk ISO Certification: From Rational Myth to Ceremonial of Auditing Process
mengemukakan temuan cukup mencengangkang dari risetnya. Riset tersebut menggunakan
metodologi kualitatif dengan pengumpulan data menggunakan wawancara. Sebanyak 189
personel organisasi-organisasi yang menerapkan ISO 9001 atau ISO 14001 sebagai informan
riset.
 Hasil riset tersebut menunjukkan terdapat lima penyebab kegagalan penerapan
sistem manajemen berbasis standar ISO 9001 atau ISO 14001 yang paling sering terjadi.
Pertama, dokumentasi yang berlebihan atau tidak sesuai. Riset Boiral menyebutkan bahwa
organisasi cenderung memerlukan sumber daya yang besar untuk menyiapkan dokumentasi.
Selain itu, ketidaksesuaian dokumentasi berakibat pada “birokratisasi” sistem yang
dijalankan. Penyebab kedua adalah tidak adanya kontinuitas penerapan sistem. Boiral
mengungkap bahwa sering kali organisasi hanya berusaha memenuhi persyaratan standar
ISO saat akan diaudit oleh badan sertifikasi. Akan tetapi, setelah audit sertifikasi, organisasi
melupakan persyaratan-persyaratan tersebut.

Motivasi sertifikasi untuk kepentingan komersial merupakan penyebab ketiga

kegagalan penerapan sistem manajemen berbasis standar ISO. Dalam kaitan ini, Boiral
menjelaskan bahwa organisasi cenderung untuk melihat sertifikasi ISO sebagai formalitas.
Penyebab berikutnya gagalnya penerapan sistem manajemen berbasis standar ISO adalah
tidak cukupnya sumber daya organisasi. Akhirnya, riset Boiral mengungkap bahwa
penyebab kegagalan penerapan sistem manajemen berbasis standar ISO adalah
eksternalisasi proses penerapan.

Adapun cara untuk meminimalisir kegagalan tersebut di sampaikan oleh Castillo-

Martinez, dan kawan-kawan pada tahun 2020. Publikasi Martiinez dan kawan-kawan
bertajuk  “Proposal for a Maintenance Management System in industrial environments
based on ISO 9001 and ISO 14001 standards” dimuat dalam jurnal Computer Standards &
Interfaces. Penerapan Metodologi Penelitian Ilmu Desain untuk mengembangkan dua
prototipe yang ditanamkan di perusahaan yang berbeda, yaitu sistem manajemen
pemeliharaan mereka sendiri yang menggabungkan QMS dan EMS berdasarkan standar
ISO. Dengan informasi yang dikumpulkan selama proses, menawarkan desain sistem yang
dapat diadopsi oleh perusahaan untuk membantu pemeliharaan tugas manajemen dan
berfungsi sebagai dasar untuk melaksanakan tugas audit internal dan menciptakan dasar
dari sistem yang dapat ditanamkan di perusahaan yang berbeda, terlepas dari skala project
yang dilakukan.