BUKU PANDUAN APLIKASI ABSENSI ONLINE

KABUPATEN JEMBER

DAFTAR ISI

DAFTAR ISI ………………………………………………………………. 1

KATA PENGANTAR ……………………………………………………... 1

1.1 Pengertian Absensi Online ……………………………………… 2

1.2 Cara Akses dan user Login Absensi Online ………………….. 2

1.3 Cara mengoperasikan user administrator dan operator skpd 4

User Administrator ………………………………………………... 4

A. Data Master …………………………………………………….. 4

B. Absensi Manual ……………………………………………….. 12

C. Laporan …………………………………………………………. 16

D. Monitoring ……………………………………………………… 18
E. Log Activity …………………………………………………….. 19

User Skpd …………………………………………………………… 19

A. Data Master …………………………………………………….. 20

B. Absensi Manual ………………………………………………... 21
C. Laporan …………………………………………………………. 23
D. Monitoring …………………………………………………….... 25
E. Log Activity …………………………………………………….. 26

1.4 Kata Penutup ………………………………………………………. 27

BUKU PANDUAN ABSENSI KABUPATEN JEMBERPage 1

KATA PENGANTAR

Segala puji bagi Allah SWT untuk dapat membuat buku panduan tentang aplikasi Absensi
Online bagi administrator dan operator di Kab.Jember. Buku panduan ini dibuat untuk
membantu operator dan administrator Kab Jember dalam penggunaaan aplikasi Absensi
Online, kami harap dengan adanya buku panduan ini dapat berguna dan bermanfaat bagi
user dan kami juga mengucapkan terimakasih kepada Dinas Komunikasi dan Informatika
Kab Jember telah memberikan kepercayaan kepada PT Gema Solusindo Utama untuk
membuat buku panduan ini.

Bab 1.1

PENGERTIAN ABSENSI ONLINE

Absensi Online adalah sebuah program proses kehadirandan ketidakhadiran yang berbasis
web. bertujuan untuk memonitoring kehadiran masuk kerja pegawai ASN secara real time ,
dengan cara menginput data id finger yang sudah terkoneksi dengan mesin fingerprint yang
sudah terpasang di tiap skpd.Yang nanti nya akan di olah di absensi online sampai pada
laporan kehadiran, laporan tpp.

Bab 1.2

Cara Akses dan User login Absensi Online

Seperti pengertiannya program ini berbasis web , yang artinya computer harus terkoneksi
dengan jaringan internetjika sudah terkoneksi , maka langsung ketik
http://absensi.jemberkab.go.id di tab browser, maka akan tampil gambar seperti di bawah ini :

BUKU PANDUAN ABSENSI KABUPATEN JEMBERPage 2

 Gambar 1.Tampilan awal.

Kemudian di tampilan awal aplikasi terdapat menu Login aplikasi

Sebelum lanjut ke login aplikasi , perlu diketahui untuk user aplikasi ini terbagi 2 user yaitu
user administrator dan user skpd.

1. User administrator berfungsi untuk mengolah menu – menu di aplikasi dan

menampilkan data kehadiran seluruh kabupaten jember.

2. User operator skpd berfungsi untuk mengolah data skpd masing – masing dan
memproses laporan kehadiran dan laporan tpp per periode.

Tentunya kita sudah membuat username dan password masing – masing opd dan untuk
administrator, untuk user administrator username : xxxxxx , password : admin123, dan untuk
user skpd bisa di liat melalui user administrator.

BUKU PANDUAN ABSENSI KABUPATEN JEMBERPage 3

Bab 1.3

Cara Mengoperasikan user administrasi dan user skpd

Dalam bab ini kami mohon untuk di perhatikan secara seksama dan alangkah baiknya
sambil membuka aplikasinya .pertama akan kami jelaskan cara pengoperasian user
administrator terlebih dahulu ,

USER ADMINISTRATOR
 Ketik username xxxxxx di menu login dan password admin123 .
 Maka akan muncul laman dashboard aplikasi seperti dibawah ini

Gambar 2.Dashboard user administrator.

A. DATA MASTER

 Klik data master untuk mengolah menu user program, satuan kerja, hari libur,
pegawai, jam kerja, jadwal shift, dan hukuman . berikut tampilannya :

BUKU PANDUAN ABSENSI KABUPATEN JEMBERPage 4

 Gambar 3. Tampilan menu data master.

 Klik data master – user program

Gambar 4. Tampilan menu user program

 Klik untuk menambah user program

BUKU PANDUAN ABSENSI KABUPATEN JEMBERPage 5

 Gambar 5.Tambah user program baru.

 Kliknama satker di kolom pencarian lalu klik cari, untuk memfilter pencarian satuan
kerja berdasarkan apa yang ingin di tampilkan.

 Lalu klik tombol di sebelah nama satuan kerja untuk mengubah atau
menghapus .
 Klik data master – satuan kerja

Gambar 6.Tampilan menu satuan kerja.

 Klik untuk menambah baru satuan kerja dan penandatanganan

BUKU PANDUAN ABSENSI KABUPATEN JEMBERPage 6

 Gambar 7.Tampilan tambah baru satuan kerja.

 Klik tombol untuk mengedit nama satuan kerja , pejabat penandatanganan

dan menghapus .

 Klik data master – hari libur

Gambar 8.Tampilan menu hari libur.

 Klik untuk menambah hari libur

BUKU PANDUAN ABSENSI KABUPATEN JEMBERPage 7

 Gambar 9.Tampilan tambah hari libur.

 Lalu klik untuk mengedit hari libur dan menghapus .

 Klik data master – pegawai untuk menampilkan dan mengedit data pegawai seluruh
kabupaten .

Gambar 10. Tampilan data pegawai

 Klik untuk menambah pegawai baru

BUKU PANDUAN ABSENSI KABUPATEN JEMBERPage 8

 Gambar 11. Tampilan input data pegawai baru.

 Kemudian kami sediakan untuk filter pencarian berdasarkan nama lengkap, nip ,dan
id mesin.

 Klik untuk mengedit data pegawai dan menghapus.

 Klik data master – jam kerja

Gambar 12. Tampilan menu jam kerja

 Klik untuk mengubah jam kerja

BUKU PANDUAN ABSENSI KABUPATEN JEMBERPage 9

 Gambar 13. Tampilan menu edit jam kerja.

 Klik data master – jadwal shift

Gambar 14. Tampilan jadwal shift

BUKU PANDUAN ABSENSI KABUPATEN JEMBERPage 10

  Klik untuk menambah jadwal shift baru

Gambar 15. Tampilan tambah shift baru.

 Kemudian klik untuk mengedit jadwal shift yang sudah ada.

 Klik data master – hukuman

Gambar 16. Tampilan input data hukuman.

 Klik dan pilih satuan kerja yang mau di input data hukumannya.
 Setelah di klik dan dipilih maka tampil seperti di bawah ini :

BUKU PANDUAN ABSENSI KABUPATEN JEMBERPage 11

 Gambar 17 tampilan data pegawai per skpd

 Kemudian klik untuk mengedit data hukuman dan mengupload sk

hukumannya

Gambar 18 .tampilan input data hukuman.

 Klik dan pilih jenis hukuman terlebih dahulu di kolom hukuman disiplin
 Kemudian upload dokumen surat hukuman nya dengan klik (scan dokumen
terlebih dahulu dan disesuaikan format nya yg sudah tertera di aplikasi).

 Lalu klik .

B. ABSENSI MANUAL

BUKU PANDUAN ABSENSI KABUPATEN JEMBERPage 12

  Klik absensi manual untuk menginput kehadiran manual apabila ada pegawai yang
lupa absen tapi harus ada surat keterangan dari kepala dinas masing – masing skpd.
Berikut tampilannya :

Gambar 19.Tampilan menu kehadiran manual.

 Sebagai user superadmin , dapat menampilkan data pegawai seluruh kabupaten.

Maka bisa diklik kolom semua satuan kerja lalu klik tombol cari .

 Setelah itu cari pegawai yang bersangkutan dan klik . maka akan tampil
menu input data kehadiran manual seperti dibawah ini :

Gambar 20. Tampilan input data kehadiran manual.

 Isi tanggal (disesuaikan tanggal lupa absen nya)

 Lalu isi jam masuk dan jam pulang nya (berdasarkan jam kerja nya )
 Setelah input tanggal dan jam kerjanya , maka akan tampil seperti di bawah ini :

BUKU PANDUAN ABSENSI KABUPATEN JEMBERPage 13

  Setelah itu klik kolom keterangan dan pilih jenis keterangan yang ada di kolom
keterangan .

 Kemudian klik kolom dokumen untuk upload dokumen surat keterangan / surat tugas
yang sudah ditandatangani oleh kepala dinas masing – masing

 Sebelum diupload , di foto / di scan terlebih dahulu dengan format jpg , jpeg, png,
doc, docx .

 Kemudian .

 Setelah itu hasil dari input kehadiran manual nya di samping kanan , seperti di
bawah Ini :

BUKU PANDUAN ABSENSI KABUPATEN JEMBERPage 14

 Gambar 21.Tampilan hasil inputan.

 Klik ketidakhadiran untuk menginput data ketidakhadiran manual , jika ada pegawai
yang sedang dinas luar, sakit, ijin, cuti dan jenis ketidakhadiran yang lain.

Gambar 22.Tampilan menu ketidakhadiran manual.

 Klik dan pilih satuan kerja di kolom semua satuan kerja

BUKU PANDUAN ABSENSI KABUPATEN JEMBERPage 15

 Gambar 23.Tampilan pencarian satuan kerja.

 Lalu klik .

 Kemudian klik untuk membuka form input ketidakhadiran manual

Gambar 24. Tampilan form ketidakhadiran manual

 Untuk kolom nip baru dan nama lengkap sudah auto fill .
 Lalu klik kolom jenis absensi dan pilih jenis absensi nya.
 Kemudian isi tanggal awal dan tanggal akhir (sesuai surat keterangan yang di
lampirkan)
 Lalu kami sediakan juga untuk mengisi keterangan (jika harus diisi)
 Kemudian klik kolom dokumen untuk mengupload dokumen (surat keterangan)
 Sebelum di upload harap di foto atau di scan terlebih dahulu dengan format jpg, jpeg,
png, doc, docx
C. LAPORAN

Khusus user superadmin , untuk menu laporan hanya berfungsi menampilkan data
dan memonitoring laporan absensi semua kabupaten dan menampilkan histori
laporan absensi yang sudah lampau.

Cara nya sebagai berikut :

 Klik laporan absensi

BUKU PANDUAN ABSENSI KABUPATEN JEMBERPage 16

  Lalu klik dan pilih satuan kerja di kolom semua satuan kerja

 Kemudian klik dan pilih periode yang mau di tampilkan di kolom pilih bulan
dan tahun .

 Setelah itu klik .

 maka tampilannya seperti di bawah ini :

Gambar 25.Tampilan laporan absensi.

 Kemudian klik laporan – histori absensi (pegawai) untuk menampilkan data

histori absensi per pegawai dan mencetak laporannya .

 Lalu klik dan pilih satuan kerja di kolom semua satuan kerja

 Kemudian klik dan pilih pegawai yang ingin di tampilkan.

 Setelah itu pilih periode yang ingin di tampilkan, lalu klik

 Berikut tampilannya :

Gambar 26. Tampilan histori absensi per pegawai

BUKU PANDUAN ABSENSI KABUPATEN JEMBERPage 17

  Kemudian klik untuk mencetak laporannya .

D. MONITORING

Untuk menu monitoring ini berfungsi untuk menampilkan monitoring pegawai yang
terkena hukuman.

 Klik monitoring – hukuman

 Lalu klik dan pilih satuan kerja di kolom pilih satuan kerja

 Kemudian tampil seperti ini di bawah ini :

Gambar 27. Tampilan monitoring hukuman

 Lalu juga kami sediakan untuk filter pencarian data berdasarkan nama dan

nip di kolom pencarian data .kemudian klik .

 Lalu klik untuk menampilkan detail hukuman

BUKU PANDUAN ABSENSI KABUPATEN JEMBERPage 18

 E. LOG ACTIVITY

Untuk menu ini berfungsi untuk menampilkan user login yang seharusnya bukan
operator yang bersangkutan , mengedit dan mengolah data tanpa ada ijin dari
superadmin yang berwenang , maka dapat tampil di menu log activity ini .

USER SKPD

Untuk menu – menu yang ada di user skpd sebenarnya kurang lebih sama dengan menu –
menu yang ada di user administrator , hanya saja proses dan fungsi nya saja berbeda,
berikut cara akses dan penjelasan menu – menu user skpd.

 Isi username dan password sesuai nama skpd yang sudah terdaftar di administrator.

 Kemudian akan tampil seperti di bawah ini :

BUKU PANDUAN ABSENSI KABUPATEN JEMBERPage 19

 Gambar 28. Tampilan dashboard user skpd

 Di tampilan awal dashboard menampil kejadian luar biasa dan status koneksi mesin
yang sudah terpasang di skpd masing – masing .

A. DATA MASTER

 Lalu klik data master – pegawai untuk menampilkan data pegawai.

BUKU PANDUAN ABSENSI KABUPATEN JEMBERPage 20

 Gambar 29.Tampilan data pegawai.

 Kemudian klik data master – jam kerja untuk menampilkan data jam kerja yang
sudah di input oleh superadmin , untuk mengeditnya harap konfirmasi ke
superadmin untuk mengubahnya .

B. ABSENSI MANUAL

 Klik absensi manual – kehadiran manual untuk menginput data pegawai yang lupa
absen atau tidak bisa absen di karenakan mengikuti kegiatan ( ijin khusus) dan
(mengikuti kegiatan dinas).

Gambar 30.Kehadiran manual

BUKU PANDUAN ABSENSI KABUPATEN JEMBERPage 21

  Kemudian klik untuk proses kehadiran manual

Gambar 31. Tampilan proses kehadiran manual.

 Kolom Nip Baru dan Nama Lengkap sudah terisi auto fill.

 Kemudian isi tanggal (sesuai sk nya) .

 Lalu isi jam masuk dan jam pulang.

 Setelah itu isi keterangan .

 Lalu upload dokumen .

 Kemudian klik .

Untuk menu ketidakhadiran berfungsi sebagai proses input data pegawai yang sakit, cuti ,
ijin, dinas luar , dan jenis –jenis ketidakhadiran manual lainnya , dan juga di sertai surat
tugas/ surat keterangan yang sudah di tandatangani oleh kepala dinas masing –masing.

Berikut cara proses nya

 Klik absensi manual – ketidakhadiran

BUKU PANDUAN ABSENSI KABUPATEN JEMBERPage 22

  Lalu pilih pegawai bisa dengan di filter (kolom pencarian) atau langsung melihat
daftar nama pegawai yang ada di bawah .

 Kemudian klik untuk memproses input ketidakhadiran

Gambar 32. Tampilan input ketidakhadiran.

 Lalu untuk kolom Nip Baru dan Nama Lengkap sudah auto fill.

 Kemudian klik dan pilih jenis absensi nya .

 Lalu isi tanggal awal dan tanggal akhir (sesuai surat tugas / surat keterangan).

 Beri keterangan jika perlu diisi (jika tidak dikosongi).

 Kemudian upload dokumen.

 Lalu klik .

C. LAPORAN

untuk menu laporan hanya berfungsi menampilkan data dan memonitoring laporan
absensi semua kabupaten dan menampilkan histori laporan absensi yang sudah
lampau.

Cara nya sebagai berikut :

BUKU PANDUAN ABSENSI KABUPATEN JEMBERPage 23

  Klik laporan absensi

 Lalu klik dan pilih satuan kerja di kolom semua satuan kerja

 Kemudian klik dan pilih periode yang mau di tampilkan di kolom pilih bulan
dan tahun .

 Setelah itu klik .

 maka tampilannya seperti di bawah ini :

Gambar 25.Tampilan laporan absensi.

 Lalu klik untuk mencetak laporan absensi .

 Kemudian klik laporan – histori absensi (pegawai) untuk menampilkan data

histori absensi per pegawai dan mencetak laporannya .

 Lalu klik dan pilih satuan kerja di kolom semua satuan kerja

 Kemudian klik dan pilih pegawai yang ingin di tampilkan.

 Setelah itu pilih periode yang ingin di tampilkan, lalu klik

 Berikut tampilannya :

BUKU PANDUAN ABSENSI KABUPATEN JEMBERPage 24

 Gambar 26. Tampilan histori absensi per pegawai

 Kemudian klik untuk mencetak laporannya .

D. MONITORING

Untuk menu monitoring ini berfungsi untuk menampilkan monitoring pegawai yang
terkena hukuman.

 Klik monitoring – hukuman

 Lalu klik dan pilih satuan kerja di kolom pilih satuan kerja

 Kemudian tampil seperti ini di bawah ini :

BUKU PANDUAN ABSENSI KABUPATEN JEMBERPage 25

 Gambar 27. Tampilan monitoring hukuman

 Lalu juga kami sediakan untuk filter pencarian data berdasarkan nama dan

nip di kolom pencarian data .kemudian klik .

 Lalu klik untuk menampilkan detail hukuman

E. LOG ACTIVITY

Untuk menu ini berfungsi untuk menampilkan user login yang seharusnya bukan
operator yang bersangkutan , mengedit dan mengolah data tanpa ada ijin dari
superadmin yang berwenang , maka dapat tampil di menu log activity ini .

Gambar 28. Log Activity.

BUKU PANDUAN ABSENSI KABUPATEN JEMBERPage 26

Kata Penutup

Demikian sudah buku panduan absensi online ini dan semoga bermanfaat untuk
operator pemerintahan kabupaten jember dan menambah wawasan seputar absensi
,dan tentunya dapat menjadi ketertiban untuk tiap individu pegawai ASN yang ada di
Kabupaten Jember.

Terimakasih dan selamat mencoba.

BUKU PANDUAN ABSENSI KABUPATEN JEMBERPage 27