Badan

Penjaminan Mutu
UG

LAPORAN EVALUASI PENGELOLAAN

SISTEM INFORMASI
 Laporan Evaluasi Pengelolaan Sistem Informasi 2017

LATAR BELAKANG
Universitas Gunadarma (UG) diawali dengan Pusat Pendidikan Ilmu
Komputer pada tanggal 7 Agustus 1981 dan pada tahun 1996 menjadi
Universitas Gunadarma. Saat ini UG menyelenggarakan 30 program studi
dengan jumlah mahasiswa sampai Agustus 2015 tercatat sebanyak
43.056 mahasiswa. Total program studi yang diselenggarakan di UG
mulai dari program diploma sampai program doktor sebanyak 33 program
studi yang terdiri dari 6 program D3, 16 program S1, 8 program S2, dan 3
Program S3. 33 Program Studi tersebut sudah termasuk tiga program
studi jenjang sarjana yang baru berjalan pada tahun ajaran 2016/2017,
yaitu Pariwisisata, Ekonomi Syariha, dan Agroteknologi.

Program Sarjana bernaung di bawah 7 (tujuh) Fakultas, yaitu Fakultas

Ilmu Komputer dan Teknologi Informasi, Fakultas Ilmu Ekonomi, Fakultas
Teknologi Industri, Fakultas Psikologi, Fakultas Sastra dan Budaya,
Fakultas Teknik Sipil dan Perencanaan, dan Fakultas Ilmu Komunikasi.
Jumlah dosen yang sudah memiliki Nomor Induk Dosen Nasional (NIDN)
adalah 1.189 orang. Lokasi kampus tersebar di wilayah DKI Jakarta dan
sekitarnya dengan kampus pusatnya secara resmi berlokasi di di Jakarta.
Lokasi kampus lainnya tersebar di empat wilayah yang berbatasan
dengan domisili Universitas Gunadarma yaitu Jakarta, Depok, Bekasi, dan
Tangerang. Lokasi kampus yang tersebar secara geografis sudah
diintegrasikan dengan fasilitas teknologi informasi dan komunikasi
sehingga dapat menerapkan kebijakan one-stop services untuk pelayanan
akademik dan proses pembelajaran.

Universitas Gunadarma saat ini memiliki 22 lokasi kampus yang tersebar

di 4 wilayah yaitu (a) Depok dan sekitarnya mencakup 10 lokasi (21
gedung), (b) Jakarta sebanyak 2 lokasi (2 gedung); (c) Bekasi mencakup
5 lokasi (7 gedung), dan (d) Tangerang mencakup 2 lokasi (4 gedung).
Pemakaian lahan dan bangunan tersebut sesuai dengan Standar Nasional
Pendidikan Tinggi (SNPT) atau peraturan terkait, termasuk rasio
penggunaan terhadap dosen dan mahasiswa. Beberapa fasilitas modern
yang sudah tersedia diantaranya gedung perpustakaan pusat yang
dilengkapi dengan digital library management system serta langganan e-
journal yaitu Springer dan ACM. Universitas Gunadarma juga sudah
berlangganan Scopus dan mengelola jurnal online, serta mempunyai
Integrated Laboratory dan portal E-Learning yang memungkinkan
penerapan self-learning.

Sesuai visi institusi dan selaras dengan kebijakan dan program

pemerintah Indonesia, salah satu tujuan utama UG dalam jangka pendek
adalah peningkatan dan pemerataan akses ke perguruan tinggi melalui
penyelenggaraan tata kelola universitas yang baik (good university

Bajamtu-Univ. Gunadarma Page 1 of 11

 Laporan Evaluasi Pengelolaan Sistem Informasi 2017

governance) yang dapat menghasilkan lulusan dengan kompetensi dan

relevansi sesuai dengan kebutuhan masyakarat atau dunia industri.
Tujuan UG tersebut secara umum sudah pada arah yang benar karena
saat ini UG sudah tergolong PTS yang menunjukkan perkembangan
positif dan prestasi yang sangat baik. UG menjadi satu dari enam PTS di
Indonesia yang mendapat akreditasi institusi A. Jumlah mahasiswa saat
ini mencapai 40 ribu mahasiswa yang diampu oleh sekitar 1.174 dosen
tetap yang sudah mempunyai NIDN/NIDK. Dari 30 program studi yang
diselenggarakan, 21 terakreditasi dengan peringkat A dan 9 program studi
terakreditasi dengan peringkat B. Prestasi tersebut menunjukkan
kepercayaan masyarakat yang makin meningkat.

ANALISIS KEBUTUHAN SISTEM INFORMASI

Pengelolaan TIK tentunya tidak lepas dari penggunanya, yaitu civitas
akademika. Pengguna tersebut dapat memanfaatkan TIK untuk proses
pembelajaran atau layanan akademik untuk semua pemangku
kepentingan. Fasilitas TIK untuk dosen, mahasiswa, dan lulusan
diintegrasikan dalam proses layanan akademik dan pembelajaran.
Kapasitas fasilitas TIK tersebut disesuaikan dengan jumlah pengguna dan
deskripsi tugasnya masing-masing yang akan dilayani melalui fasilitas
TIK. Kompleksitas pekerjaan dan tingkat integrasi sistem layanannya
menjadi salah satu pertimbangan utama dalam merancang dan mengelola
fasilitas TIK.

Jumlah Dosen Tetap di Universitas Gunadarma sampai pertengahan

tahun 2016 tercatat sebanyak 1.189 Dosen Tetap yang sudah memiliki
Nomor Induk Dosen Nasional (NIDN) dan Nomor Induk Dosen Khusus
(NIDK). Jumlah dosen yang sudah memiliki pendidikan minimal S2
tercatat sebanyak 944 orang, sisanya sedang dalam tahap penyelesaian
program S2, dan lebih dari 200 orang diantaranya sudah memiliki gelar
Doktor. Dosen yang sudah memiliki sertifikat pendidik (sertifikasi dosen)
hampir mencapai 500 orang.

Salah satu tantangan dalam pengembangan dosen yang dikaitkan dengan

pengembangan Program Pendidikan di era informasi adalah apakah
dosen dapat menjalankan peran fasilitator dalam proses pembelajaran di
dalam dan di luar kelas dengan difasilitasi oleh TIK sehingga mahasiswa
dapat mencapai kompetensi sikap dan ketrampilan umum yang sudah
ditetapkan dalam Standar Nasional Pendidikan Tinggi (SNPT). Program
Studi di Universitas Gunadarma sudah mensosialisasikan peraturan SNPT
yang terbaru kepada para dosen, yang ditindaklanjuti dengan perumusan
capaian pembelajaran dan pembuatan Rencana Pembelajaran Semester
(RPS), termasuk layanan RPS/SAP Online dan daya dukung fasilitas TIK
untuk proses pembelajarannya

Bajamtu-Univ. Gunadarma Page 2 of 11

 Laporan Evaluasi Pengelolaan Sistem Informasi 2017

Tata kelola universitas yang baik menjadi salah satu core competency
dalam rencana pengembangan institusi. Komitmen tersebut sudah
tertuang dalam dokumen Kebijakan dan Pedoman Umum Tata Kelola
Universitas yang baik yang sudah disahkan oleh Rektor. Dokumen
tersebut menuangkan berbagai praktek yang baik (best practises) dan
sistem nilai yang perlu diterapkan oleh setiap satuan akademik dan satuan
kerja di lingkungan Universitas Gunadarma. Sebagai contoh, di bidang
organisasi, Universitas Gunadarma menerapkan organisasi matrix yang
bertumpu pada kohesifitas antar unit atau kerjasama lintas disiplin ilmu
serta prinsip resource sharing untuk optimaliasi pemanfaatan sarana dan
prasarana.

Kebijakan dan pedoman proses pembelajarannya menggunakan

pedoman yang sudah ditetapkan dalam tata kelola universitas yang baik
yang sudah ditetapkan oleh Rektor. Dalam dokumen tersebut sudah
tertuang pedoman umum mengenai tata kelola proses pembelajaran, yang
juga dilengkapi dengan pedoman umum mengenai suasana akademik
yang kondusif melalui layanan informasi akademik dan pembelajaran.
Beberapa layakan akademik dan proses pembelajaran yang berbasis
Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK) dapat dilihat pada bagian di
bawah ini.

RANCANG BANGUN DAN PORTOFILIO LAYANAN SISTEM

INFORMASI
Salah satu sumber daya yang dipergunakan secara bersama adalah
Sistem Informasi dengan tetap menunjukkan tingkatan kewenangan
dalam pengelolaan informasi mulai dari tingkat institusi sampai program
studi dan satuan kerja di bawahnya, termasuk program Magister Sastra.
Prinsip sentralisasi sistem informasi tersebut memudahkan agregasi data
untuk keperluan analisis internal dan pelaporan ke pihak eksternal.
Konfigurasi dan topologi sistem informasi tersebut sudah dituangkan
dalam Cetak Biru Pengembangan TIK (UG-ICT Blueprint) yang menjadi
backbone untuk implementasi berbagai sistem informasi, Dengan
menerapkan kebijakan single sign-on, Sistem informasi manajemen
akademik diintegrasikan pada beberapa layanan berbasis internet dan
intranet seperti Paper Deposit System di perpustakaan, Online Career
Center System, virtual class, digital locker, portal ebook, e-journal, dll.

Rancangan pengembangan sistem informasi ditetapkan oleh Biro

Perencanaan dan Sistem Informasi (BAPSI) dalam suatu cetak biru (blue
print) Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK) Universitas Gunadarma.
Rancangan tersebut didasarkan pada kebutuhan unit kerja dan program
studi di Universitas Gunadarma. Cakupan yang ada dalam cetak biru TIK
(ICT Blueprint) 2012-2016 adalah pengembangan intergrated academic

Bajamtu-Univ. Gunadarma Page 3 of 11

 Laporan Evaluasi Pengelolaan Sistem Informasi 2017

information system yang terintegrasi dengan teknologi bergerak dan

financial technology modern, perluasan akses Internet yang diarahkan
pada program edukasi publik atau ICT for Society serta pengembangan
infrastruktur lainnya untuk mengantisipasi teknologi yang lebih canggih
seperti IPV6 mobile application.

Rancangan tersebut digunakan untuk menyempurnakan dan

mengembangkan sebuah sistem yang terpadu dan menyeluruh yang
mampu menangkap, mengolah, dan menyajikan informasi yang valid dan
up to date dari setiap aktivitas yang terjadi dalam proses akademik.
Dengan demikian, diharapkan masyarakat kampus menuju masyarakat
informasi (information society) dapat terwujud sesuai dengan visi dan misi
Universitas Gunadarma yang telah ditetapkan.

a. Sistem Informasi Akademik Terpadu

Sistem jaringan komputer Universitas Gunadarma terdiri dari Intranet dan

Internet. Jaringan tersebut menghubungkan berbagai lokasi kampus.
Konfigurasi jaringan komputer dan koneksi internet dapat dilihat pada
gambar berikut.

Dengan sistem jaringan tersebut, setiap kampus dihubungkan oleh

jaringan intranet dalam bentuk Virtual Private Network (VPN) melalui
jaringan Metro Ethernet. Jaringan tersebut dikoneksikan melalui Backbone
IIX (Indonesia Internet Exchange) sehingga kecepatan yang transfer data
lebih efisien. Setiap lokasi kampus dilengkapi dengan sarana koneksi
Wireless Fidelity (WiFi) dengan Access Point untuk koneksi ke jaringan
Internet. Hal ini untuk mendukung sivitas akademika untuk dapat dengan

Bajamtu-Univ. Gunadarma Page 4 of 11

 Laporan Evaluasi Pengelolaan Sistem Informasi 2017

mudah terkoneksi ke sistem jaringan. Dukungan sistem jaringan komputer

dengan kapasitas bandwidth yang sangat memadai tersebut
memungkinkan program studi untuk menyelenggarakan seminar yang
bersifat teleconference.

Sistem Informasi Akademik Terpadu (UG Integrated Academic Information

System) yang mengelola data dan informasi akademik yang mencakup
data mahasiswa, proses pembelajaran, penilaian, dan informasi aka

b. Pengembangan Softskill berbasis Portofolio Digital

Upaya peningkatan mutu akademik diarahkan pada penguatan delapan

standar nasional pendidikan yang tertuang dalam Permenristekdikti
Nomor 44 Tahun 2015 tentang Standar Nasional Pendidikan Tinggi. Salah
satu ciri khusus atau kekuatan inti institusi adalah bahwa Universitas
Gunadarma mempunyai standar tersendiri untuk tata kelola TIK yang
tertuang dalam Cetak Biru Pengembangan TIK, yang salah satu aspeknya
adalah sistem pembelajaran berbasis TIK, termasuk untuk pengembangan
softskill. Sistem pendukung program ini adalah portofolio mahasiswa
digital yang mendapat penghargaan the best innovation pada ajang Smart
Campus di tingkat nasional dan nominasi Blended Learning Innovation di
tingkat internasional pada ajang Reimagine Education di Amerika Serikat
pada Desember 2014.

Bajamtu-Univ. Gunadarma Page 5 of 11

 Laporan Evaluasi Pengelolaan Sistem Informasi 2017

Universitas Gunadarma pernah mendapat penghargaan nasional The

Best Innovation dalam ajang Smart Campus untuk sistem portofolio
mahasiswa digital yang merupakan rekam jejak aktifitas pembelajaran
mahasiswa di luar kelas. Universitas Gunadarma juga sudah
mengembangkan Virtual Class khusus untuk pengembangan softskill.

c. Pembekalan berbasis TIK

Untuk memperkuat proses pembelajaran di luar kelas, saat ini Universitas

Gunadarma sudah menjalin kerjasama dengan berbagai asosiasi profesi
atau vendor teknologi untuk menyelenggarakan pendidikan dan pelatihan
yang dilengkapi dengan sertifikasi profesi atau keahlian penguasaaan
teknologi di tingkat nasional dan internasional. Universitas Gunadarma
juga sudah membuat kelompok kerja yang terus melakukan
pengembangan kurikulum yang dapat memenuhi berbagai tuntutan
kompetensi di industri. Beberapa asosiasi yang sudah bekerjasama
tersebut diantaranya Oracle, Cisco, SAP, Asosiasi di industri keuangan,
serta lembaga konsultan di sektor properti, sipil, dan elektro.

d. Purwarupa SKPI Online

Keberhasilan atau kiprah alumni menjadi salah satu faktor yang

mendorong peningkatan minat masyarakat yang dapat dilihat dari
perkembangan calon mahasiswa yang terus menunjukkan peningkatan
dari tahun ke tahun. Namun yang perlu dicermati adalah apakah lulusan
tersebut telah menunjukkan sikap dan ketrampilan umum yang sesuai
dengan SNPT. Evaluasi profil lulusan untuk aspek tersebut secara parsial
telah dilakukan oleh beberapa program studi yang dikaitkan dengan
rencana pengembangan kurikulum. Namun evaluasi khusus mengenai
nilai-nilai yang berkaitan dengan pengembangan softskill akan
didokumentasikan melalui portofolio mahasiswa digital yang merupakan
cikal bakal untuk SKPI (Surat Keterangan Pendamping Ijazah) Online.

e. Program pembelajaran dengan menerapkan Virtual-Class

Sistem ini merupakan luaran utama dari hibah Institutional Support

System pada proyek TPSDP yang saat ini baru diberlakukan secara
selektif untuk beberapa mata kuliah atau beberapa dosen terpilih di
seluruh program studi. Sistem V-Class tersebut bersifat sukarela dan saat
ini sudah digunakan oleh lebih dari 300 dosen pada sebagian besar
program studi di Universitas Gunadarma.

f. Pengembangan E-Book interaktif

Sistem ini merupakan salah satu luaran dari hibah pendidikan jarak jauh
dari Pembelajaran dan Kemahasiswaan, Dirjen Dikti, pada Kementerian

Bajamtu-Univ. Gunadarma Page 6 of 11

 Laporan Evaluasi Pengelolaan Sistem Informasi 2017

Pendidikan Nasional sebelumnya. Layana ebook ini dapat diakses di

ebook.gunadarma.ac.id.

g. Aplikasi UG in Your Hand.

Salah satu luaran insentif dari Direktorat Pembelajaran-Dirjen DIKTI

Kementerian Pendidikan Nasional. Sistem ini dapat dimanfaatkan untuk
akses layanan akademik. Sistem ini memperoleh nominasi Best Teaching
Delivery pada ajang Reimagine Education di Amerika Serikat pada
Desember 2014.

h. Sistem Career Center dan Job Placement Center.

Sistem ini merupakan luaran dari hibah TPSDP (Technological and

Professional Skill Development Project) yang sampai saat ini digunakan
untuk job matching dan tracer study secara berkelanjutan oleh seluruh
program studi di Universitas Gunadarma.

EVALUASI PEMANFAATAN FASILITAS TIK

Pada tahun ajaran 2015/2016 BAPSI secara umum telah melaksanakan
kegiatan dengan lancar dan sesuai dengan rencana kegiatan yang telah
ditetapkan sebelumnya. Pelaksanaan kegiatan BAPSI mengacu kepada
rencana pengembangan jangka panjang, yang disebut dengan Cetak Biru
TIK 2012-2016 dengan sasaran utamanya memperkuat TIK untuk
masyarakat sebagai tahap pengembangan berikutnya setelah
pengembangan TIK untuk kepentingan civitas akademika telah
dilaksanakan dengan baik. Laporan eva,uasi pengelolaan atau
pemanfaatan TIK meliputi dua aspek yaitu evaluasi pelaksanaan kegiatan
dan rencana pengembangan. Kegiatan rutin mencakup pengembangan
layanan berbasis web yang baru, pemutakhiran konten website satuan
kerja dan paper repository/e-journal, pemeliharaan dan monitoring
jaringan komunikasi data, sosialisasi fasilitas ICT ke dosen dan
mahasiswa, penanganan keluhan pada sistem helpdesk online, serta
support system berbagai aplikasi untuk proses akademik dan
pembelajaran. Pengembangan sistem diharapkan dapat melengkapi
portofolio aplikasi dan perluasan layanan akademik dan proses
pembelajaran di Universitas Gunadarma, baik untuk dosen, mahasiswa,
alumni, satuan akademik, atau masyarakat umum dengan menerapkan
prinsip desentraliasi pengisian konten dan kebijakan open concent.

a. Evaluasi jaringan komputer dan telekomunikasi data

Beberapa kegiatan rutin yang sudah dilaksanakan diantaranya (1)

perluasan pemasangan jaringan komputer dan komunikasi data antar

Bajamtu-Univ. Gunadarma Page 7 of 11

 Laporan Evaluasi Pengelolaan Sistem Informasi 2017

kampus, termasuk penambahan WiFI pada lokasi baru, (2) Meningkatan

kapasitas koneksi internet IIX dengan kapasitas 300 Mbps, (3)
Memelihara koneksi Open IIX dengan kapasitas 2 Gbps untuk test TOEFL
dengan Pro Metrics Amerika Serikat dan Ujian Online TPA dan TOEP dari
DIKTI, (4) Pembenahan co-location center, (5) pengembangan mirror dan
open storage bekerjasama dengan Tucows dan Open Upload untuk
menaikkan traffic ke UG, (6) penguatan open storage system dan server
untuk layanan informasi akademik, dan (7) interkoneksi kampus J2, J3, J4
dan J5, Kampus L2, Kampus K, dan Kampus F ke jaringan internet. Total
kapasitas internet global adalah 300 Mbps untuk koneksi internasional
yang terdiri 130Mbps via Kampus D, 20 Mbps via backup link Indosat di
OIXP, 20 Mbps via POP telkom di OIXP. Sejauh ini, infrastruktur jaringan
komputer dan komunikasi data dapat mendukung proses akademik,
meskipun pada saat peak time, para pengguna merasakan kelambatan
dukungan koneksi dan sistem informasi berbasis web.

b. Penyempurnaan Sistem Informasi Akademik Terpadu

Pada tahun 2015/2016 Sistem Informasi Akademik terpadu telah

mengalami beberapa penyempurnaan fitur layanan. Penyempurnaan
tersebut berdasarkan masukan dan analisis kebutuhan dari pengguna
sistem yaitu program studi, bagian sidang, dan bagian wisuda, serta
bagian lain yang memanfaatkan sistem akademik tersebut. Beberapa
penyempurnaanya yang dilakukan pada tahun 2015/2016 telah
diimplementasikan sebagai berikut: (1) Pengembangan prototype student
locker untuk program Pasca ; (2) Pengembangan virtual-class untuk mata
kuliah softskill; (3) Pengembangan video conference berbasis mobile
technology; (4) penyempurnaan aplikasi UG in Your Hand; (5)
Pengembangan prototype sistem disposisi berbasis web; dan (7)
implementasi portal e-book. Salah satu aspek yang mendapatkan
perhatian utama dalam kegiatan tahun ajaran kali ini yaitu pengamanan
sistem informasi dengan menyempurnakan Sistem dan Prosedur dalam
pengamanan jaringan dan sistem informasi akademik.

c. Penyempurnaan Beberapa Layanan Informasi Berbasis web

Saat ini jumlah subdomain yang dikelola oleh BAPSI adalah sebanyak 120
subdomain. Sebagian besar dari subdomain tersebut sudah
didesentralisasikan dalam pengisian kontennya. Pada tahun ajaran
2015/2016 BAPSI telah menerapkan hasil pengembangan dan
penyempurnaan layanan berbasis web yang dilaksanakan pada tahun
sebelumnya, yaitu:(1) Pengembangan aplikasi untuk mendukung
perkuliahan mata kuliah bermuatan softskill (2) Pengembangan jurnal
elektronik untuk karya ilmiah mahasiswa; (3) Pengembangan media
komunikasi online atau majalah online untuk fakultas ilmu komunikasi; dan

Bajamtu-Univ. Gunadarma Page 8 of 11

 Laporan Evaluasi Pengelolaan Sistem Informasi 2017

(4) Pengembangan website untuk program studi S1 Ilmu Komunikasi dan

S3 Psikologi.

d. Penyediaan dukungan sistem virtual class

V-Class merupakan perkuliahan pengganti kelas yang pada Tahun Ajaran

2015/2016 dilakukan 3 kali dalam satu semester yang pelaksanaannya
ditentukan oleh dosen. Prosedur pelaksanaan vclass sama halnya seperti
perkuliahan konvensional atau tatap muka kelas hanya saja dilakukan
dengan menggunakan sistem berbasis web yang mempunyai alamat URL
http://v-class.gunadarma.ac.id. Gambar di bawah ini merupakan tampilan
utama dari sistem V-Class.

Pelaksanaan vclass pada tahun ajaran 2015/2016 melibatkan 15 program

studi dengan penugasan dosen vclass sebanyak 289 orang pada
semester PTA 2015/2016 dan 346 orang pada semester ATA 2015/2016.
Berdasarkan penugasan dosen vclass tsb, jumlah mata kuliah yang
diampu oleh dosen vclass untuk seluruh program studi sebanyak 128
mata kuliah pada semester PTA 2015/2016 dan 152 mata kuliah pada
semester ATA 2015/2016. Distribusi dosen dan matakuliah untuk masing-
masing program studi dapat dilihat pada tabel berikut ini.

Bajamtu-Univ. Gunadarma Page 9 of 11

 Laporan Evaluasi Pengelolaan Sistem Informasi 2017

e. Pelayanan penyebaran informasi dan publikasi berbasis web

Salah satu unit kerja di bawah BAPSI yang bertugas menangani keluhan
layanan TIK adalah Media dan Information Center. Salah satu jenis
keluhannya adalah layanan studentsite oleh mahasiswa. Keluhan
mengenai studentsite ini secara umum relatif lebih banyak dibandingkan
dengan keluhan staff terhadap layanan nustaffsite atau staffsite. Rincian
jumlah & jenis keluhan selengkapnya dapat dilihat pada tabel berikut.

Bajamtu-Univ. Gunadarma Page 10 of 11