Standar VII.
SISTEM PENJAMINAN MUTU
DAN MANAJEMEN INFORMASI
VII.0
Gunadarma
RINGKASAN
Universitas Gunadarma telah menerapkan sistem jaminan mutu dengan merumuskan
sasaran mutu di bidang pendidikan, penelitian dan pengabdian pada masyarakat.
Untuk menjamin tercapainya sasaran mutu, kegiatan penjaminan mutu yang dilakukan
terdokumentasi dengan baik dimana pencapainya selalu dimonitor dan dievaluasi.
Organisasi penjaminan mutu di tingkat Universitas Gunadarma secara resmi dibentuk
pada tanggal 17 April 2006 berdasarkan keputusan Rektor Nomor
304/SK/REK/UG/2006 dengan nama Badan Penjaminan Mutu Universitas Gunadarma
(UG Bajamtu).
Komitmen yang tinggi terhadap kegiatan penjaminan mutu di Universitas Gunadarma
antara lain dibuktikan dengan adanya berbagai perangkat yang dibutuhkan antara lain
adanya: (1) Kebijakan Rektor tentang peningkatan mutu di lingkungan Universitas
Gunadarma, (2) dibentuknya organisasi unit pelaksana penjaminan mutu di tingkat
universitas (Badan Jaminan Mutu), fakultas dan program studi dengan lingkup tugas
yang jelas (3) tersusunnya berbagai panduan pelaksanaan atau m anual mut u,
( 4) ter sedianya pedoman Evaluasi Diri, Pedoman Evaluasi Internal, dan
Pedoman Monitoring dan Evaluasi Internal untuk program pengembangan
akademik dan pedoman monevin program hibah kompetisi serta (5) adanya
program-program
penjaminan
mutu
dengan
alokasi
dana
di tingkat
Universitas dan Fakultas.
Kebijakan umum terkait dengan penerimaan mahasiswa baru di lingkungan
Universitas Gunadarma tercantum dalam Pedoman Penerimaan Mahasiswa Baru
Universitas Gunadarma yang antara lain mencakup bahwa penerimaan mahasiswa
baru dilaksanakan melalui seleksi masuk yang objektif dan menjamin kualitas. Selain
itu bahwa proses penerimaan mahasiswa baru harus mengedepankan prinsip
keadilan dan kesetaraan. Proses dan mekanisme penerimaan mahasiswa baru
ditetapkan dengan Keputusan Rektor. Sistem seleksi mahasiswa baru yang dilakukan
telah menjamin direkrutnya calon mahasiswa yang bermutu. Rasio antara calon
mahasiswa yang mendaftar dan yang diterima di Universitas Gunadarma adalah 7 : 1.
Sekitar 50% calon mahasiswa Universitas Gunadarma berasal dari propinsi DKI
Jakarta dan sisanya berasal dari 30 propinsi lain di Indonesia dan juga dari luar negeri.
Berdasarkan data profil calon mahasiswa, secara geografis sebagian besar calon
mahasiswa berasal dari Jakarta dan Jawa Barat (sekitar 90%). Sebagian besar dari
mereka tinggal di wilayah kotamadya (80-90%).
Dalam lima tahun terakhir jumlah calon mahasiswa yang berminat untuk menjadi
mahasiswa Universitas Gunadarma terus mengalami peningkatan. Pada tahun 2004
terdapat 55.581 calon mahasiswa baru untuk jenjang pendidikan D3 dan S1 yang
mendaftar meningkat menjadi 58.473 pada tahun 2007. Pada tahun yang sama jumlah
peminat untuk program pasca sarjana sebanyak 633 pada tahun 2004 dan 438 pada
tahun 2007.
Jumlah calon mahasiswa yang diterima juga terus mengalami
peningkatan, terutama untuk jenjang D3 dan S1. Tingkat keketatan seleksi yang cukup
tinggi dapat menjadi indikator kualifikasi calon mahasiswa.
Perkembangan Teknologi Informasi yang pesat telah memungkinkan dilakukannya
berbagai hal yang sangat mendorong pada pelaksanaan Penjaminan mutu di
Universitas Gunadarma. Teknologi Informasi dirasakan sangat membantu di dalam
proses perekaman dan pengolahan data menjadi informasi yang dibutuhkan dalam
pengambilan keputusan dan tindakan perbaikan. Berbagai aplikasi telah dibangun
dibawah koordinasi Biro Administrasi dan Perencanaan Sistem Informasi (BAPSI)
yang terorganisasi dengan baik. Beberapa aplikasi yang sangat membantu di dalam
VII.1
Gunadarma
PortfolioInstitusi-Universitas
Akreditasi
Institusi-Universitas
Portfolio Akreditasi
Gunadarma
VII.15
Gunadarma
Terpadu serta EIS yang bersumber dari Human Resources Information System. Sistem
lainnya yang bisa dijadikan bahan untuk pengambilan keputusan adalah University
ScoreCared. Berbagai sistem pengambilan keputusan tersebut didukung dari
pangkalan data mahasiswa yang ada di Bagian Pengembangan Sistem Manajemen
Akademik (PSMA) online, pangkalan data dosen yang berada di Biro Administrasi
Umum, serta pangkalan data lulusan yang ada di Bagian Alumni dan Career Center.
Untuk sistem Disaster Recovery Universitas Gunadarma memiliki Data Center di PT.
Telkom.
Portofolio sistem aplikasi di Universitas Gunadarma meliputi (1) Sistem Administrasi
Akademik di PSMA online yang meliputi pemrosesan administrasi dan kinerja
mahasiswa, serta sistem informasi lulusan yang ada di Career Center; (2) Sistem
Informasi Sumber Daya Manusia atau HRIS; (3) Asset Management System untuk
pengelolaan aset atau sarana dan prasarana; (4) Sistem Informasi Keuangan di
Bagian Keuangan dan pembukuan yang didukung integrasi dengan sistem Host to
Host yang real time dengan sistem pembayaran akademik melalui Sistem Perbankan;
serta (5) Sistem pembelajaran yang meliputi e-learning system, open courseware
system, dan sistem distance learning.
Universitas Gunadarma juga telah mengimplementasikan sistem komunikasi antar
sivitas akademika yang berbasis internet, yaitu (1) Digital Locker untuk dosen di
http://nustaffsite.gunadarma.ac.id; (2) Homepage dosen yang bisa diakses di
http://staffsite.gunadarma.ac.id; (3) Digital Locker untuk mahasiswa yang bisa diakses
di http://studentsite.gunadarma.ac.id; (4) Social Network System antar dosen,
mahasiswa
dan
alumni
melalui
situs
UG
Community
di
http://community.gunadarma.ac.id. Berbagai informasi yang bisa diakses dari beberapa
sistem tersebut meliputi penjadwalan, bahan ajar, penugasan dari dosen, forum diskusi
elektronik, dll.
Situs Universitas Gunadarma yang menyajikan informasi untuk sivitas akademika,
mahasiswa, staff dan alumni juga untuk calon mahasiswa. Situs ini menjadi gerbang
untuk menghubungkan semua layanan UG seperti BAAK online, Career Center,
Language Center, studentsite, staffsite. Fitur yang tersedia di situs ini antara lain
(1) Profil UG; (2) Program Akademik Diploma, Sarjana dan Pasca Sarjana dan link ke
masing-masing situs tersebut; (3) Fakultas, informasi Akreditasi masing-masing
program studi dan link ke web program studi; (4) Perpustakaan, link ke situs
http://library.gunadarma.ac.id; (5) lembaga meliputi lembaga pengembangan,
pengabdian masyarakat dan penelitian serta link ke situs masing-masing; (6) Fasilitas
berisikan informasi mengenai lokasi gedung di UG, poliklink, masjid dan bank;
(7) Kampus berisikan informasi lokasi kampus UG; (8) Informasi untuk calon
mahasiswa baru meliputi pembiayaan dan prosedur pendaftaran serta calon
mahasiswa
dapat
melakukan
pendaftaran
online
melalui
http://pendaftaran.gunadarma.ac.id. Pola tata letak hyperlink ke sub domain dari situs
utama tersebut adalah sebagai berikut:
(1)
Link ke layanan utama untuk dosen, mahasiswa, dan alumni yang bersifat
eksklusif atau memerlukan user ID dan password diletakkan pada bagian atas
domain Universitas gunadarma. Sub domainnya sebanyak sembilan buah yaitu
adalah UG Studentsite, UG Nustaffsite, UG Staffsite, UG Career Center, UG
Community, UG Library, UG E-Learning Center, UG E-journal, dan UG Repository
System.
(2)
VII.3
Gunadarma
Link ke sub domain yang berupa agenda rutin atau media publikasi yang
bersifat periodik diletakkan pada bagian sisi kiri yaitu (1) website seminar nasional
(PESAT dan KOMMIT), website Seminar Internasional, UG Open Courseware, dan
UG News. Jumlah sub domainnya saat ini adalah lima sub domain.
(4)
I.4
PortfolioInstitusi-Universitas
Akreditasi
Institusi-Universitas
Portfolio Akreditasi
Gunadarma
VII.15
Gunadarma
Sistem Penjaminan Mutu merupakan salah satu aspek yang diatur dalam pedoman
Good Corporate Governance Universitas Gunadarma. Pedoman umum yang tertuang
dalam dokumen tersebut adalah sebagai berikut:
1.
2.
Universitas
Gunadarma
melalui
Badan
Penjaminan
Mutu
harus
mengimplementasikan pedoman pelaksanaan, atau manual mutu yang mencakup
pernyataan mutu, kebijakan mutu, standar mutu, prosedur mutu, instruksi kerja,
dan sasaran mutu. Pedoman tersebut harus terintegrasi dan berbasis teknologi
informasi melalui sistem informasi yang dikelola oleh Badan Penjaminan Mutu
Universitas Gunadarma (http://spma.gunadarma.ac.id)
3.
Badan Penjaminan Mutu perlu mengembangkan basis data indikator mutu yang
terintegrasi dengan sistem informasi pendukung lainnya, termasuk pengembangan
executive information system yang dapat dijadikan dasar dalam pengambilan
keputusan, tindakan perbaikan, dan mekanisme early warning system, yang
dikaitkan dengan pencapaian kinerja atau masalah akademik yang harus
ditindaklanjuti.
4.
5.
6.
7.
Sistem evaluasi dan monitoring kinerja program studi atau dosen, perlu
diterapkan dengan mengacu kepada pedoman pelaksanaan teknis, yang disusun
oleh Bagian Penjaminan Mutu Universitas Gunadarma.
8.
VII.5
Gunadarma
10.
PortfolioInstitusi-Universitas
Akreditasi
Institusi-Universitas
Portfolio Akreditasi
Gunadarma
VII.15
Gunadarma
VII.7
Gunadarma
organisasi
I.8
PortfolioInstitusi-Universitas
Akreditasi
Institusi-Universitas
Portfolio Akreditasi
Gunadarma
VII.15
Gunadarma
Tabel 7.1.
TINGKAT
SPMA
RINCIAN TUGAS
Universitas
Badan
Penjaminan
Mutu
Fakultas
Unit
Penjaminan
Mutu
Akademik
Program Studi
(rencana mutu pembelajaran:
instruksi kerja, daftar acuan,
catatan mutu)
Unit
Penjaminan
Mutu
Akademik
VII.9
Gunadarma
I.10
PortfolioInstitusi-Universitas
Akreditasi
Institusi-Universitas
Portfolio Akreditasi
Gunadarma
VII.15
Gunadarma
Gambar 7.2.
Penjelasan mekanisme dan alur kerja pada gambar tersebut di atas selengkapnya
dijelaskan di bawah ini.
1.
VII.11
Universitas Gunadarma
I.12
PortfolioInstitusi-Universitas
Akreditasi
Institusi-Universitas
Portfolio Akreditasi
Gunadarma
VII.15
Gunadarma
Jenis umpan balik yang dapat diberikan kepada dosen yang berkinerja baik
diantaranya adalah sebagai berikut.
a. Mendapatkan penghargaan tertentu
b. Dipertahankan/ditambah jumlah SKS dalam mengajar
c. Dipertahankan jenis mata kuliah yang diajar
d. Dipertahankan/ditambah jumlah jam mengawas ujian
e. Dipertahankan/ditambah jumlah bimbingan
f. Dipertahankan sebagai dosen wali
Jenis umpan balik yang dapat diberikan kepada dosen yang berkinerja kurang/tidak
baik diantaranya adalah:
a. Mendapatkan peringatan secara tertulis
b. Dikurangi jumlah SKS dalam mengajar
c. Diganti jenis mata kuliah yang diajar
d. Dikurangi jumlah jam mengawas ujian
e. Dikurangi jumlah bimbingan atau tidak diperbolehkan menjadi dosen
pembimbing
f. Tidak menjadi dosen wali
7.5. Instrumen Penjaminan Mutu
Seiring dengan berjalannya waktu dan terlaksananya dengan lebih baik proses
identifikasi kegiatan dalam proses pembelajaran, secara bertahap jumlah Buku
Pedoman akan terus ditambah, dilengkapi isinya, dan disempurnakan hingga, pada
gilirannya, seluruh kegiatan siap dengan Buku Pedomannya.
Pelaksanaan audit sebagaimana dijelaskan di atas belum
dilakukan secara
terintegrasi dalam suatu Sistem Audit berbasis TI. Kondisi demikian mendorong
perlunya dibangun IT Based Audit yang terintegrasi dari seluruh Program Studi sampai
dengan tingkat Universitas, sehingga proses penjaminan mutu dapat berjalan secara
efektif dan efisien.
Kesungguhan, kesepakatan, dan komitmen seluruh komponen, baik secara langsung
maupun tidak langsung, yang terkait dalam proses pembelajaran di lingkungan
Universitas Gunadarma merupakan prasyarat mutlak bagi terbentuk dan
terlaksanakannya SPMA di lingkungan Universitas Gunadarma. Untuk mencapai
semua prasyarat tersebut (kesungguhan, kesepakatan, dan komitmen seluruh civitas
akademika) diperlukan suatu forum untuk berdialog dan berdiskusi yang intensif dan
berkelanjutan.
SOP yang telah selesai disusun dan digunakan sebagai pedoman dalam pelaksanaan
kegiatan oleh bagian terkait di lingkungan Universitas Gunadarma dapat dilihat pada
tabel 7.2. di bawah ini. SOP tersebut selalu dilakukan penyempurnaan dan
penambahan sesuai dengan perkembangan Universitas Gunadarma.
Tabel 7.2. SOP Universitas Gunadarma
NO
I
I.14
JUDUL
SOP BAAK
1. Prosedur Aktif
2. Prosedur Pengecekan Daftar Nilai Semester (DNS)
3. Prosedur Cuti
PortfolioInstitusi-Universitas
Akreditasi
Institusi-Universitas
Portfolio Akreditasi
Gunadarma
VII.15
Gunadarma
NO
JUDUL
4. Prosedur Ujian Susulan
5. Prosedur Cuti Akademik
6. Prosedur Pindah Waktu/Lokasi Kuliah
VII.15
Universitas Gunadarma