MODUL PERKULIAHAN

Sistem
Informasi
Manajemen
SISTEM MANAJEMEN
DATABASE

Fakultas Program Studi Tatap Muka Kode MK Disusun Oleh

06
EKONOMI DAN BISNIS S1 AKUNTANSI 84012 FITRIA NURSANTI SE., MPd.

Abstract Kompetensi
Materi lebih membahas system Output yang dihasilkan setiap
manajemen database yang ada dan mahasiswa mampu mengidentifikasi
mengaplikasiannya dalam dunia bisnis Sistem manajemen database dan
 menjelaskan fungsi dan kegunaannya
dalam bisnis

DATA, FILE, MENGORGANISASIKAN DATA

Pengertian Data
Data adalah representasi dari fakta dunia nyata. Fakta atau keterangan tentang
kenyataan yang disimpan, direkam atau direpresentasikan dalam bentuk tulisan, suara,
gambar, sinyal atau simbol. Pengertian data ini menyiratkan suatu nilai yang bisa dinyatakan
dalam bentuk konstanta  / variable.
Konstanta digunakan untuk menyatakan nilai tetap sedangkan variable digunakan
dalam program untuk menyatakan nilai yang dapat berubah-ubah selang eksekusi
berlangsung. Ada empat istilah data, yaitu:
 Tipe data adalah jenis atau macam data di dalam suatu variable dalam bahasa
pemrograman.
 Objek data mengacu kumpulan elemen, D (domain).
 Representasi data : Suatu mapping dari struktur data ‘d’ ke suatu set ke struktur data
‘e’ (d===e) misal bolean di representasikan dalam 0 dan 1.
 Struktur data biasa dipakai untuk mengelompokan beberapa  informasi yang terkait
menjadi sebuah kesatuan.
Tipe data sederhana terbagi menjadi dua, yaitu:
  Data sederhana tunggal.    Misalnya : Integer, real / float, Boolean dan character.
  Data sederhana majemuk.    Misalnya : String.

Tipe File 
Tipe file berdasarkan jenisnya:
A.File Master
  Jenis informasi cenderung tetap, tetapi isi informasinya dapat sering berubah, dan selalu
diperbarui menggunakan file transaksi.
1. File Referensi
Data yang tetap dimana pengolahan terhadap data tersebut memerlukan waktu yang
lama. Data yang terdapat pada file referensi ini sebagai contoh adalah file
Mahasiswa, yang apabila akan diperbaiki(diedit)untuk jangka waktu yang lama,
misalnya jika terjadi perbaikan pada pengisian data untuk alamat(jika mahasiswa

2015 2
Sistem Informasi Manajemen
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
FITRIA NURSANTI SE., MPd. http://www.mercubuana.ac.id
 tersebut pindah alamat rumah)maka isi data pada alamat untuk mahasiswa yang
bersangkutan harus diperbaiki.
2. File Dinamik
Data yang ada dalam file berubah tergantung transaksi,atau berubah secara berkala
sebagai hasil dari suatu transaksi.
Misalkan saja file mata kuliah yang di dalamnya terdapat informasi tentang seluruh
mata kuliah yang terdapat disuatu lembaga pendidikan.Isi dari file mata kuliah dapat
diperbaiki(di-edit)jika kondisi yang ada di masa depan mengharuskan adanya
pergantian mata kuliah dengan nama mata kuliah yang baru dan sks yang juga baru,
maka perbaikan data untuk isi file mata kuliah mutlak dilakukan. Hal ini yang disebut
dengan penyetaraan mata kuliah.
B. File Input (Transaksi)
•    Digunakan untuk memperbarui/meng-update file master dengan informasi yang
baru Meng-update dapat berupa penambahan record atau penghapusan record
•    Berisi data masukan yang berupa data transaksi dimana data-data tersebut akan
diolah oleh komputer
•    File transaksi akan senantiasa mengalami perubahan sesuai dengan periode
waktu tertentu
•    Macam file transaksi yang ada pada lembaga pendidikan adalah file ujian, file
nilai dan file pembayaran kuliah.
C. File Laporan (File Output)
•    File ini berisi informasi yang akan ditampilkan dalam sebuah laporan.
•    Isi dari Laporan yang dihasilkan biasanya berasal dari penggabungan file master
dan file transaksi, tetapi tidak semua isi dari file-file tersebut ditampilkan,
melainkan hanya informasi tertentu saja yang ditampilkan sesuai dengan laporan
yang diinginkan.
•    File ini dapat dicetak di kertas, atau hanya ditampilkan saja di layar monitor.
D. File Pelindung (Backup File)
•    Merupakan salinan(copy)data-data yang masih aktif di database(current
database)pada suatu waktu tertentu dapat berupa file master maupun file
transaksi.
•    Adapun isi (informasi) dari file backup ini sama persis dengan file aslinya. Jika
ada yang diperbaiki maka hasil perbaikan data tersebut harus dibuatkan kembali
backup dari file yang diperbaiki.
•    Frekuensi penggunaannya tergantung pada frekuensi perubahan isi file dan
banyaknya rekaman transaksi yang digunakan untuk pembaharuan file.

2015 3
Sistem Informasi Manajemen
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
FITRIA NURSANTI SE., MPd. http://www.mercubuana.ac.id
 •    Digunakan sebagai pelindung atau cadangan apabila file master mengalami
kerusakan atau hilang.
E. File Kerja (Work File)
•    File ini berisi data hasil pemrosesan yang sifatnya sementara (temporary) dalam
arti hanya numpang lewat saja.
•    Datanya berupa record yg disusun sedemikian rupa sehingga dapat dipakai oleh
program lain sebagai input.Biasanya file ini dibuat pada waktu proses sortir.
F. File Pustaka (Library File)
•    File yang berisi program aplikasi, program utilitas dan program bantu yang dapat
berfungsi untuk mempercepat dan optimalisasi dari pengolahan data.
Contohnya : file gaji yang mempunyai keterhubungan dengan file pendidikan
pegawai (untuk mencari jenjang pendidikan dari seorang karyawan),file
absensi(untuk mengetahui data kehadiran pegawai) dan file lembur(untuk
mengetahui intensitas kelebihan jam kerja yang dimiliki oleh seorang pegawai).
G. File History(Riwayat Hidup)
•    File yang berisi data di masa lalu yang dipakai sebagai bahan pengecekan dan
pencocokkan kevalidasian data di masa mendatang.
•    File ini biasanya digunakan untuk periode waktu tertentu(lama), sehingga
beberapa informasi harus dikumpulkan pada file riwayat hidup yang akan jarang
diproses.
•    Contoh : informasi tentang pasien yang keluar tidak perlu disimpan pada file yang
sekarang ada.Record hanya dipindahkan pada file history sehingga tinggal berisi
file pasien yang sedang dirawat atau dijadwalkan akan kembali.Data pasien yang
keluar disimpan di file history yang berguna untuk menyusun laopran di
kemudian hari.

ISTILAH DAN KONSEP DALAM PENGORGANISASIAN FILE

Sistem komputer mengorganisasi data berdasarkansuatu hirarki yang di mulai dari :

BIT Byte field Record file database

Satu bit mewakili unit data terkecilyang dapat di tangani oleh computer. Sekelompok bit di
sebut byte, yang mewakili satu buah karakter tunggal, yang dapat berupa huruf, angka
ataupun symbol lainnya. Sekelompok karakter yang membentuk kata, beberapa kata
ataupun serial angka (seperti nama ataupun usia seseorang) disebut field. Sekelompok field
yang saling berhubungan dinamakan record (seperti nama siswa, mata pelajaran yang

2015 4
Sistem Informasi Manajemen
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
FITRIA NURSANTI SE., MPd. http://www.mercubuana.ac.id
diambil, tanggal serta tingkat nilai), sekumpulan record dengan jenis yang sama di sebut
file.
Sebagai contoh, record (nomor induk siswa, mata pelajaran, tanggal, dan nilai) dapat
mewakili file mata pelajaran yang di ambil oleh siswa. Sekelompok file yang saling
berhubungan dinamakan database. File yang berisi mata pelajaran yang di ambil oleh
siswa dapat di kelompokkan ke dalam riwayat pribadi siswa, latar belakang keuangan untuk
menciptakan database siswa.

Suatu record menggambarkan suatu entitas. Sebuah entitas (entity) dapat berupa orang,
tempat, barang, ataupun peristiwa yang dapat kita simpan dan kelola sebagai informasi.
Setiap karakteristik atau penggambaran kualitas suatu entitas khusus di sebut atribut
(attribute).

Masalah-masalah dalam lingkungan data tradisional

Pada kebanyakan organisasi, system cenderung berkembang sendiri di luar rencana

perusahaan. Setiap aplikasi tentusaja memerlukan file-nya masing-masing dan program
computer untuk beroperasi. Sebagai contoh, area fungsional SDM mungkin memiliki master
file karyawan yang berisi file penggajian, file asuransi medis, file tunjangan pension, dan
sebagainya, yang bisa mencapai puluhan bahkan ratusan file dan program yang ada. Bagi
perusahaan secara keseluruhan, proses tersebut akan menyebabkan penggandaan master
file yang dioperasikan dan di kelola lewat divisi atau departemen terpisah-pisah. Apabila
proses ini berjalan selama 5-10 tahun, organisasi tersebut akan terbebani oleh ratusan
program dan aplikasi yang sangat sulit di rawat dan di kelola. Masalah –masalah yang di
hasilkan adalah penggandaan data dan inkonsistensi program data (tidak tahu program
mana yang bharus di percaya), ketergantungan program data, tidak fleksibel, kualitas data
yang buruk, dan tidak dapat membagikan data ke berbagai aplikasi

DBMS (Database Management System) /

Sistem Manajemen Database
DBMS adalah perangkat lunak yang menangani semua pengaksesan database. DBSM
mempunyai fasilitas membuat, mengakses, memanipulasi dan memelihara basis data. Atau
dengan kata lain DBMS adalah perangkat ;lunak yang memungkinkan suatu organisasi
memusatkan data, mengelola data tersebut secara efisien dan menyediakan akses terhadap

2015 5
Sistem Informasi Manajemen
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
FITRIA NURSANTI SE., MPd. http://www.mercubuana.ac.id
data yang di simpan dalam program aplikasi. DBMS bertindak sebagai antarmuka antara
program aplikasi dan file secara fisik.
DBMS meringankan pekerjaan pemogram dan pengguna dengan cara memahami
dimana dan bagaimana suatu data di simpan dengan memberikan tampilan terpisah pada
data fisik dan data logis (contoh: logical drive). Tampilan data logis (logical view)
menampilkan data sesuai dengan apa yang di harapkan / di bayangkan oleh pengguna akhir
ataupun spesialis bisnis, dimana tampilan data fisik (physical view) menampilkan bagaimana
sesungguhnya suatu data di organisasikan dan di strukturisasi pada media penyimpanan
fisik. Perangkat lunak DBMS memungkinkan database fisk dapat di akses secara logis oleh
pengguna akhir.

BAGAIMANA DBMS MENYELESAIKAN MASALAH-MASALAH PADA LINGKUNGAN

FILE TRADISIONAL
DBMS mengurangi redudansi (ganda) dan inskonsistensi data dengan meminimalisasi file-
file yang terisolasi yang berisi data sama. Mungkin DBMS tidak dapat menghilangkan
redudansi data secara keseluruhan pada suatu organisasi., namun mereka dapat
meminimalkannya. Meskipun suatu organisasi memiliki data ganda, namun dengan DBMS,
inskonsistensi data tersebutdapat di hilangkan karena data-data ganda memiliki nilai yang
sama. DBMS memisahkan antara program dengan data, yang memungkinkan data untuk
berdiri sendii. Akses dan ketersediaan informasi akan meningkat serta biaya pengembangan
dan pemeliharaan program akan menurun karena pengguna dan pemograman dapat
melakukan pekerjaan-pekerjaan khusus sesuai permintaan pada database tersebut. DBMS
memungkinkan organisasi untuk mengelola, menggunakan dan mengamankan data secara
terpusat.

A. Fungsi DBMS
1. Data Definition, DBMS harus dapat mengolah pendefinisian data
2. Data  Manipulation, DBMS harus dapat menangani permintaan dari pemakai
untuk mengakses data
3. Data Security & Integrity, DBMS harus dapat memeriksa security dan integrity
data yang didefinisikan oleh DBA
4. Data Recovery & Concurency, DBMS harus dapat menangani kegagalan–
kegagalan pengaksesan database yang dapat disebabkan oleh sesalahan
sistem, kerusakan disk, dsb.
5. Data Dictionary, DBMS harus menyediakan data dictionary.
6. Performance, DBMS harus menangani unjuk kerja dari semua fungsi seefisien
mungkin.

2015 6
Sistem Informasi Manajemen
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
FITRIA NURSANTI SE., MPd. http://www.mercubuana.ac.id
B. Komponen DBMS
Sebuah DBMS (Database Management System) umumnya memiliki sejumlah
komponen fungsional (modul) seperti :
1. File Manager, yang mengelola ruang dalam disk dan struktur data yang dipakai
untuk merepresentasikan informasi yang tersimpan dalam disk.
2. Database Manager, yang menyediakan interfaceantara data low-level yang ada di
basis data denganprogram aplikasi dan query yang diberikan ke sistem.
3. Query Processor, yang menterjemahkan perintahperintah dalam query language
ke perintah low-level yang dapat dimengerti oleh database manager.
4. DML Precompiler, yang mengkonversi perintah DMLyang ditambahkan dalam
sebuah program aplikasi kepemangin prosedur normal dalam bahasa induk.
5. DDL Compiler, yang mengkonversi perintah-perintahDDL ke dalam sekumpulan
tabel yang mengandung metadata. Tabel-tabel ini kemudian disimpan dalam kamus
data.

KAPABILITAS SISTEM MANAJEMEN DATABASE

Suatu DBMS selalu menyertakan perangkat untuk mengorganisasikan , mengelola
dan mengakses data pada database. Dan hal yang paling penting adalah bahasa untuk
mendefinisikan data, kamus data, dan bahasa untuk memanipulasi / memodifikasi data.
Kapabilitas utama dari DBMS meliputi kemampuan untuk mendefinisikan data,
kemampuan kamus data, dan bahasa memanupulasi data. Kapabilitas mendefinisikan data
menentukan struktur dan konten dari database. Kamus data merupakan file otomatis atau
manual yang menyimpan informasi mengenai data dalam data base, termasuk nama,
definisi, format dan penjelasan dari elemen data. Bahasa manipulasi data, seperti SQL,
merupakan bahasa yang di spesialisasikan untuk mengakses dan memanipulasi data dalam
database.

DATA BASE NON RELASIONAL

Database relasional adalah metode utama untuk mengorganisasikan dan memelihara data
dalam system informasi karena sangat fleksibel dan dapat di akses. Database relational
menyusun data ke dalam tabel dua dimensi dengan baris dan kolom yang di sebut relasi.
Setiap tabel berisi data tentang entitas dan atributnya. Setiap baris menggambarkan catatan
dan setiap kolom mewakili atribut atau field.
Database non-relasional terkenal untuk pengelolaan jenis data yang tidak dapat di
tangani dengan mudah oleh model database relasional. Baik database relasional dengan
database non relasional tersedia dalam layanan cloud computing.

2015 7
Sistem Informasi Manajemen
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
FITRIA NURSANTI SE., MPd. http://www.mercubuana.ac.id
MANAJEMEN DATA
    
Pada sistem manajemen data tradisional, pada setiap aplikasi akan membutuhkan file-file
dan program-program tersendiri. Organisasi file pada aplikasi-aplikasi tersebut pada
umumnya tipis, dan data serta logika bisnis terikat pada file-file dan program-program
tertentu, hal itu sangat tidak efisien dan rumit, kesemuanya itu menimbulkan:
1. Data yang berlebihan
   Data yang berlebihan pada sistem tradisional terjadi karena banyak duplikasi data
pada file-file data, contohnya seperti unit pemasaran, unit pencatatan piutang, dan
unit verifikasi kredit, masing-masing menyelenggarakan file debitur sendiri-sendiri,
padahal data debitur ketiga unit itu sama.
2. Ketergantungan data pada program
Pada sisitem manajemen data tradisional, data yang terdapat pada file sangat
tergantung pada perangkat lunak yang digunakan, dengan demikian apabila terjadi
perubahan susunan atau format data akan diperlukan perubahan semua program
yang terkait dengan file tersebut.
3. Kurang fleksibel
Pada umumnya sistem Manajemen data tradisional hanya hanya dapat menyajikan
data laopran-laporan yang bersifat standart dan terjadwal, sehingga memerlukan
waktu yang cukup lama.
4. Kurang pengamanan
Manajemen data tradisional pada umumnya umumnya kurang memiliki pengaman
yang memadai, dampak negatifnya adalah munculnya sikap bahwa mereka lebih
tahu tentang segala sesuatu yang terjadi dan akan terjadi pada sistem informasi dan
informasi tersebut.
5. Tidak tercipta suasana berbagi informasi
Kurangnya kontrol terhadap akses data pada sistem tradisional juga menyebabkan
data tersebut sulit untuk diperoleh pihak di luar unit bersangkutan, karena sistem
informasi satu unit tidak terhubung pada unit lainnya.
     Skema adalah salah satu alat yang berfungsi mengarahkan perilaku sistem sehingga
setiap pengguna memiliki kesan bahwa data disimpan sesuai dengan pandangan logisnya.
Dan panjang konseptual adalah tahapan dimana data dipandang dari aspek organisasi
secara keseluruhan, sedangkan panjang eksternal adalah tahapan dimana data diposisikan
sesuai dengan pandangan masing-masing pengguna.
     Jenjang internal menyajikan pandangan database yang terendah, sedangkan
jenjang  eksternal atau jenjang logika adalah sekema yang menjelaskan pandangan masing-

2015 8
Sistem Informasi Manajemen
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
FITRIA NURSANTI SE., MPd. http://www.mercubuana.ac.id
masing pengguna sesuai dengan database yang menjadi kepentingannya. Dalam Sistem
Manajemen Database hal lain yang perlu diperhatikan adalah data definition language yaitu
bahasa formal yang dipergunakan oleh programmer untuk merumuskan muatan dan struktur
database, dan juga data manipulation language yaitu suatu bahasa yang terkait dengan
sistem manajemen database yang digunakan oleh pengguna dan programmer untuk
memanipulasi data dalam database, dan yang terkhir adalah  data dictionary yaitu suatu
perangkat otomatis atau manual untuk menyimpan dan mengorganisasikan informasi
berdasarkan data yang terdapat dalam database.
Keuntungan penggunaan database management system (DBMS) antara lain:
1. Dapat menyederhanakan informasi perusahaan
2. Dapat mengurangi redundansi data
3. Mengurangi kerancauan data
4. Mengurangi ketergantungan data program
5. Mengurangi biaya
6. Meningkatkan fleksibilitas
7. Meningkatkan akses dan ketersediaan informasi

MODEL DESAIN DATABASE

     Untuk mendesain database, dalam arti menyajikan hubungan-hubungan dalam suatu
database, terdapat tiga model:
1. Model hirarkis, yaitu suatu model yang digunakan dalam penyusunan database
dimana data disusun seperti pohon.
2. Model jaringan, yaitu merupakan variasi dari model hirarkis yang dirancang dengan
tujuan optimalisasi kecepatan dan kemudahan sistem
3. Model relasional, yaitu model yang memperlakukan data dalam database seolah-
olah disimpan dalam suatu table hubungan dua dimensi.

MEMBENTUK DATABASE
Proses pembentukan database terdiri dari tiga tahap, yaitu;
1. Menentukan data yang perlu dimasukkan kedalam database
2. Menguraikan data
3. Memasukkan data kedalam database

ARSITEKTUR DATABASE
Untuk mengembangkan database kita perlu memperhatikan dua desain yaitu:
1. Desain konseptual dari suatu database adalah suatu model abstrak database ditinjau
dari perspektif bisnis

2015 9
Sistem Informasi Manajemen
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
FITRIA NURSANTI SE., MPd. http://www.mercubuana.ac.id
 2. Desain fisik yaitu desain yang menunjukkan bagaimana database itu dibentuk pada
perangkat penyimpan direct access.
Desain konseptual pada umumnya dikembangkan dengan menggunakan diagram entity
relationship yaitu diagram yang menjelaskan hubungan antar segmen data, yang dalam hal
ini disebut entitas (entity) data.

PERKEMBANGAN DATABASE
Teknologi database sekarang ini lebih banyak mengarah pada:
1. Teknologi distributed processing dan distributed database
2. Teknologi object oriented dan hypermedia database

PERSYARATAN MANAJEMEN DATA

Beberapa unsure penting dalam manajemen database adalah:
1. Fungsi pengola data
2. Perencanaan data
3. Teknologi dan manajemen database
4. Pengguna layanan database

HAMBATAN DALAM MANAJEMEN DATABASE

Hambatan dalam manajemen database dapat dikelompokkan dalam tiga aspek yaitu:
1. Hambatan organisasi
2. Perhitungan biaya manfaat
3. Penempatan fungsi manajemen data yang tidak tepat

2015 10
Sistem Informasi Manajemen
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
FITRIA NURSANTI SE., MPd. http://www.mercubuana.ac.id
Daftar Pustaka
1. Raymond, McLeod, Jr. 2009. Sistem Informasi Manajemen edisi 10. Jakarta:
Salemba Empat.
2. Nugroho, Adi. 2006. E-Commerce Memahami Perdagangan Modern Dunia Maya
Informatika. Bandung.
3. Akbar, Ali, ST. 2006. Panduan Cepat Menguasai Teknologi Informasi dan
Komunikasi. Yogyakarta: Gava media.
4. Laudon C. Kenneth and Jane P. Laudon. 2014. 13th edition. Management Information
System. Pearson
5. http://www.simplearning.co.cc/2009/12/e-commerce-strategi-penerapan-bisnis.html
6. http://www.google.co.id/search?hl=id&client=firefox-a&hs=xjL&rls=org.mozilla
%3AenUS
%3Aofficial&q=teknologi+perdagangan+melalui+jaringan+elektronik&aq=f&aqi=&
aql=&oq=&gs_rfai

2015 11
Sistem Informasi Manajemen
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
FITRIA NURSANTI SE., MPd. http://www.mercubuana.ac.id