Pendahuluan

• Tugas dari manajemen pengadaan adalah menyediakan input, berupa

barang maupun jasa, yang dibutuhkan dalam kegiatan produksi maupun
kegiatan lain dalam perusahaan.
SUPPLY CHAIN MANAGEMENT
• Pada perusahaan manufaktur, barang yang harus dibeli oleh bagian pengadaan
MANAJEMEN PENGADAAN bisa diklasifikasikan secara umum menjadi (i). bahan baku dan komponen
untuk kebutuhan produksi, (ii). capital equipment seperti mesin dan peralatan
jangka panjang lainnya, dan (iii). suku cadang mesin, alat tulis kantor, dan
sebagainya yang biasanya dinamakan maintenance, repair, and operating
(MRO) supplies.
• Selain itu bagian pengadaan biasanya bertugas menyediakan jasa seperti jasa
transportasi dan pergudangan, jasa konsultasi, dan sebagainya.
• Pada perusahaan ritel, tugas utama bagian pengadaan adalah mendapatkan
Ratih Wulandari, ST.,MT
barang-barang (merchandise) yang akan mereka jual (resale).
2
Teknik Industri, Universitas Gunadarma

Pengadaan & Competitive

Pokok Bahasan
Advantage
• Bagian pengadaan sangat relevan terutama di berbagai perusahaan manufaktur dimana • Tugas-tugas bagian pengadaan
persentasi ongkos-ongkos material bisa mencapai antara 40% - 70% dari ongkos sebuah
produk akhir. • Peran bagian pengadaan dalam berkompetisi
• Menunjukkan bahwa efisiensi di bagian pengadaan bisa memberikan kontribusi yang • Prosedur pengadaan
cukup berarti bagi peningkatan keuntungan (profit) sebuah perusahaan.
• Berperan secara strategis dalam menciptakan keunggulan dari segi ongkos (dengan • Pembelian rutin dan pembelian sistem tender dan lelang
mendapatkan sumber- sumber bahan baku, komponen, dll dengan harga yang murah). • Faktor-faktor memilih supplier
• Berperan mendapatkan sumber-sumber bahan baku dan komponen yang berkualitas
dan/atau menjadi jembatan dalam membina supplier-supplier yang ada dengan berbagai • Cara meranking supplier
program peningkatan kualitas. • Memilih supplier baru
• Bagian pengadaan juga dituntut untuk bisa menciptakan keunggulan dari segi
waktu.
• Mengelola hubungan dengan supplier
• Untuk mendukung keunggulan dari segi waktu, bagian pengadaan tentunya bisa memilih • Membina/mengembangkan kemampuan supplier
supplier yang memiliki kemampuan untuk mengirim barang dalam waktu yang lebih pendek
• Melibatkan supplier dalam pengambangan produk
tanpa harus mengorbankan kualitas dan meningkatkan harga.
• Manfaat e-procurement bagi perusahaan
3 4
Teknik Industri, Universitas Gunadarma Teknik Industri, Universitas Gunadarma
 1. Bagian Pengadaan 1. Bagian Pengadaan
▰ Klasifikasi bagian pengadaan secara umum:
▰ Tugas dari manajemen pengadaan adalah:
▻ Bahan baku dan komponen untuk kebutuhan
▻ menyediakan input (barang dan jasa) yang
produksi
dibutuhkan dalam kegiatan produksi maupun
kegiatan lain dalam perusahaan ▻ Capital equipment (mesin dan peralatan jangka
panjang lainnya)
▻ Menyediakan jasa (transportasi dan pergudangan,
jasa konsultasi dan sebagainya) ▻ Maintenance, repair and operating (MRO) supplies,
seperti suku cadang mesin dan sebagainya
▻ Mendapatkan barang-barang (merchandise) yang
akan dijual (resale), biasanya pada perusahaan ritel

5 6
Teknik Industri, Universitas Gunadarma Teknik Industri, Universitas Gunadarma

2. Tugas-tugas
Kegiatan Pengadaan Bagian Pengadaan
• 1974, kegiatan pengadaan dianggap sebagai kegiatan • Berdasarkan tujuan:
pendukung (menurut Amer) – Melakukan proses pembelian barang dan jasa
• 1980-an, kegiatan pengadaan adalah kegiatan yang strategis – Menyediakan barang dan jasa dengan harga yang murah, berkualitas
dan terkirim tepat waktu
– Persaingan yang semakin ketat
• Secara umum:
– Ikut berperan dalam menciptakan inovasi produk dan jasa
– Merancang hubungan yang tepat dengan supplier
(Carter, 2007)
– Memilih supplier
• Keunggulan bagian pengadaan:
– Memilih dan mengimplementasikan teknologi yang cocok
– Dari segi ongkos (40%-70% dari produk akhir)
– Memelihara data item yang dibutuhkan dan data supplier
– Kualitas produk (dari bahan baku dan komponen) – Melakukan proses pembelian
– Dari segi waktu (pemilihan supplier utk kirim barang) – Mengevaluasi kinerja supplier
7 8
Teknik Industri, Universitas Gunadarma Teknik Industri, Universitas Gunadarma
 3. Proses Pembelian Pembelian Rutin

• Pembelian bisa dilakukan melalui proses tender

atau pembelian rutin
• Proses pembelian rutin, berlaku untuk item-item
yang suppliernya sudah jelas karena ada
kesepakatan jangka panjang dengan perusahaan
• Proses pembelian tender (dan lelang), dilakukan
untuk item-item yang suppliernya masih harus
dipilih

9 10
Teknik Industri, Universitas Gunadarma Teknik Industri, Universitas Gunadarma

Pembelian dengan Tender / Lelang Keterangan

▰ PR (Purchase Requisition) atau MR (Material

Requisition): dokumen permintaan pembelian
▰ PO (Purchase Order) : dokumen pemesanan
▰ RFQ (Request for Quotation) : dokumen penawaran
harga barang/jasa yang jelas spesifikasinya
▰ RFP (Request for Proposal) : dokumen penawaran
harga barang/jasa yang belum jelas spesifikasinya

11 12
Teknik Industri, Universitas Gunadarma Teknik Industri, Universitas Gunadarma
 4. Kriteria Pemilihan Supplier

▰ Kriteria yang digunakan mencerminkan strategi

supply chain maupun karakteristik dari item yang
akan dipasok
▰ Secara umum kriteria dasar antara lain, kualitas
barang yang ditawarkan, harga dan ketepatan
waktu pengiriman
▰ Kriteria lain menurut Dickson (1966) berdasarkan
survey adalah sebagai berikut:

13 14
Teknik Industri, Universitas Gunadarma

5. Teknik Mengurutkan/Memilih Supplier Contoh :Pemilihan Supplier

• Salah satu metode yang digunakan dalam meranking alternatif
berdasarkan beberapa kriteria yang ada adalah AHP
(Analytical Hierarchy Process)
– Tentukan kriteria pemilihan
– Tentukan bobot masing-masing kriteria
– Identifikasi alternatif (supplier) yang akan dievaluasi
– Evaluasi masing-masing alternatif dengan kriteria di atas
– Hitung nilai berbobot masing-masing supplier
– Urutkan supplier berdasarkan nilai berbobot tersebut
Perusahaan WHS adalah perakit sepeda motor jenis HS.
Perusahaan sedang melakukan ekspansi pabriknya di sebuah
propinsi di Jawa. Perusahaan sedang mengevaluasi beberapa
supplier baru Saat ini sudah teridentifikasi 3 calon supplier.
Setelah melalui beberapa pertemuan internal antara bagian
produksi, pembelian, teknik, pemasaran, dan keuangan,
beberapa kriteria yang akan digunakan dalam mengevaluasi
calon-calon supplier yang ada adalah sebagai berikut :

15 16
Teknik Industri, Universitas Gunadarma Teknik Industri, Universitas Gunadarma
 Contoh :Pemilihan Supplier Contoh :Pemilihan Supplier
1. Inovasi. Kemampuan supplier untuk mengembangkan rancangan lampu
yang baru. Yang akan dinilai adalah teknologi yang ada saat ini dan
kemampuan tim R & D.
2. Ketepatan waktu kirim. Kemampuan supplier mengirim tepat waktu dengan
lot pengiriman kecil. Ini akan dinilai dari jarak antara supplier dengan
perusahaan, kapasitas produksi dan kemampuan historis mereka dalam
mengirimn tepat waktu.
3. Kualitas. Kemampuan menciptakan komponen yang berkualitas. Penilaian
akan berdasarkan pada sertifikasi kualitas yang dimiliki, praktek manajemen
kualitas di lapangan, dan kesan dari perusahaan pembeli (pelanggan mereka)
yang lain.
4. Kemampuan berkomunikasi. Ini akan dilihat dari infrastruktur IS/IT yang
dimiliki serta kemampuan para manajer mereka dalam berkomunikasi secara
umum.
5. Aspek finansial. Akan dievaluasi berdasarkan harga penawaran serta
kemungkinan penghematan-penghematan di masa depan.
17 18
Teknik Industri, Universitas Gunadarma Teknik Industri, Universitas Gunadarma

6. Menilai Kinerja Supplier

• Dimonitor secara kontinyu

• Dilakukan sebagai bahan evaluasi yang digunakan untuk
meningkatkan kinerja atau sebagai bahan pertimbangan
Urutan: mencari supplier alternatif
▰ S1=0.418
• Mengalokasikan order di masa depan
▰ S2=0.327
• Penilaian kerja lebih pada kualitas, ketepatan waktu,
▰ S3=0.248
flesibilitas dan harga
• Penilaian perlu dikomunikasikan tiap bulan, tiga bulan,
enam bulan atau tahunan.

19 20
Teknik Industri, Universitas Gunadarma Teknik Industri, Universitas Gunadarma
 7. Portofolio Hubungan dengan 8. Langkah-langkah dalam
Supplier Pengembangan Supplier

• Tugas penting bagian pengadaan adalah menciptakan Tujuh langkah pengembangan supplier oleh Handfield et al.
hubungan yang profesional dengan supplier (2000):
• Tidak tepat menyamakan model hubungan antara satu • Identifikasi komoditi yang kritis
supplier dengan supplier yang lain • Identifikasi supplier yang kritis

• Faktor yang bisa digunakan dalam merancang hubungan • Bentuk tim lintas fungsi
dengan supplier: • Lakukan pertemuan dengan pimpinan puncak dari supplier

– Tingkat kepentingan strategis item yang dibeli bagi • Identifikasi proyek perbaikan
perusahaan/supply chain • Definisikan alat ukur, target, milestone dan deadline
• Monitor perkembangan dan lakukan perubahan strategis bila
– Tingkat kesulitan mengelola pembelian item
perlu
21 22
Teknik Industri, Universitas Gunadarma Teknik Industri, Universitas Gunadarma

9. Keterlibatan Supplier dalam 10. Electronic Procurement

Pengembangan Produk Baru (e-procurement)
▰ Didefinisikan sebagai aplikasi internet untuk keperluan
Ide awal Pengembangan
konsep
Perancangan
awal Prototipe proses pengadaan
▰ Secara umum ada beberapa jenis:
Lebih awal Lebih akhir ▻ E-catalogue
•Supplier untuk item-item •Supplier untuk item-item ▻ E-auction
yang kompleks yang lebih simpel
•Supplier untuk system atau •Supplier untuk komponen ▻ B2B market exchange
subsystem tunggal
•Supplier item-item atau •Supplier item-item atau ▻ B2B Private Exchange
teknologi yang kritis teknologi yang tidak terlalu
•Supplier yang merupakan kritis
aliansi strategis •Supplier yang tidak termasuk
aliansi strategis
23 24
Teknik Industri, Universitas Gunadarma Teknik Industri, Universitas Gunadarma
 KEUNTUNGAN KRITIK

• Proses-proses administratif bisa dilangsungkan lebih ▰ E-auction memiliki implikasi bahwa hubungan
cepat, akurat dan murah antara pembeli dan supplier hanya bersifat jangka
• Perusahaan yang menggunakan sistem lelanng bisa pendek
mendapatkan keuntungan berupa harga yang jauh lebih
▰ E-auction juga memunculkan pemenang yang
murah
sebenarnya kurang berkompeten
• Perusahaan bisa mendapatkan calon-calon supplier yang
lebih banyak dan lebih berkompeten
• Perusahaan maupun supplier bisa melacak transaksi
maupun proses-prose fisik (pengiriman dll)
• Bisa dilakukan di mana saja
25 26
Teknik Industri, Universitas Gunadarma Teknik Industri, Universitas Gunadarma