POLITEKNIK NEGERI LHOKSEUMAWE

Buketrata, Lhokseumawe

DOKUMEN: PROSEDUR OPERASIONAL BAKU

PEMROSESAN SURAT MASUK
Kode : Tanggal dikeluarkan :

Area : Kepegawaian Politeknik Negeri Lhokseumawe No. Revisi :1

Tujuan
POB ini bertujuan untuk memberikan penjelasan mengenai:
1. Tata cara pemrosesan Surat Masuk pada Kantor Pusat Administrasi Politeknik Negeri
Lhokseumawe;
2. Tahapan yang harus dilakukan dalam pemrosesan Surat Masuk pada Kantor Pusat
Administrasi Politeknik Negeri Lhokseumawe.

Definisi
Surat Masuk adalah semua surat-surat/ dokumen yang diterima oleh Kantor Pusat
Administrasi Politeknik Negeri Lhokseumawe yang berasal dari seseorang atau organisasi.

RuangLingkup
POB ini meliputi Tata cara dan langkah -langkah yang dilakukan untuk Pemrosesan Surat
Masuk pada Kantor Pusat Administrasi Politeknik Negeri Lhokseumawe.

Pengguna
Unit Kerja, Perorangan dan Organisasi dalam dan luar Politeknik Negeri Lhokseumawe.

Referensi
1. Permendikbud Nomor 6 Tahun 2014 tentang tata naskah dinas di lingkungan
Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan R.I.
2. Peraturan Pemerintah R.I. No. 4 Tahun 2014 tentang penyelenggaraan pendidikan
tinggi dan pengelolaan perguruan tinggi.
 POLITEKNIK NEGERI LHOKSEUMAWE
Buketrata, Lhokseumawe

DOKUMEN: PROSEDUR OPERASIONAL BAKU

PEMROSESAN SURAT MASUK
Kode : Tanggal dikeluarkan :

Area : Kepegawaian Politeknik Negeri Lhokseumawe No. Revisi :1

PROSEDUR
Unit

Petugas Para
Kasub Operator
Kegiatan Unit TU Waktu Dokumen
bag. PLO Caraka PR Direktur
Kerja
TU

Penerimaan Surat Surat dan

5 mnt/
Masuk dari Instansi/ berkas
Fakultas/ Lembaga/ surat lampiran
perorangan. 1 1

Penandatanganan Surat dan

5 mnt/
bukuresi/ekspedisi surat berkas
masuk. 2 surat lampiran

Mengklasifikasikan Surat dan

5 mnt/
jenis surat masuk. berkas
3 surat
lampiran

Pencatatan Surat dan

5 mnt/
surat/dokumen ke berkas
dalam buku agenda 4 surat lampiran
surat masuk.

Mendisposisikan/ Surat dan

5 mnt/
mengarahkan surat 5 berkas
berdasarkan isi surat. surat lampiran

Input /upload surat Surat dan

5 mnt/
masuk yang telah di berkas
desposisi ke dalam 6 surat lampiran
system Paperless Office

Pendistribusian Surat dan

2 mnt/
berdasarkan system berkas
surat
Paperless Office 7 7 7 lampiran
8
Pendistribusian secara Surat dan
5 mnt/
manual pada bagian berkas
surat
yang memproses surat lampiran
masuk tersebut
Pengarsipan dokumen/ Surat dan
2 mnt/
surat masuk yang telah berkas
9 surat
didesposisi oleh lampiran
pimpinan sesuai
kategori surat

Buketrata, 8 April 2016

Kepala Bagian Administrasi Umum dan Keuangan
Politeknik Negeri Lhokseumawe,

Ttd.
Amirullah, SE
NIP. 196503071990031003