Keterangan :

KEMENTERIAN AGAMA REPUBLIK INDONESIA Nomor SOP 01

Tanggal Pembuatan 2 Januari 2021
KANTOR KEMENTERIAN AGAMA KABUPATEN KUTAI KARTANEGARA
Tanggal Revisi
MADRASAH TSANAWIYAH NEGERI 2 KUTAI KARTANEGARA Tanggal Efektif
Disahkan Oleh Kepala MTsN Kutai Kartanegara

SOP SEBAGAI PELAKSANA PENGELOLAAN SURAT MASUK

Dasar Hokum : Kualifikasi Pelaksana :

1. KMA No.44 Tahun 2010 tentang Pedoman Penataan Arsip dilingkungan 1. Memahami sebagai penyelenggara pelaksanaan
Kementerian Agama. sehari-hari Tata Naskah Dinas(Persuratan)
2. PMA 4 Tahun 2016 tentang Pencabutan Peraturan Menteri Agama Nomor 16 2. Menguasai Operasional Komputer
Tahun 2006 Tentang Tata Persuratan Dinas di Lingkungan Departemen 3. Menguasai Jaringan Internet/HP Android
Agama. 4. Pendidikan Tingkat SMA
3. KMA No.8 Tahun 2016 tentang Kode Jabatan , Singkatan dan Akronim Pada
Kementerian Agama.
4. KMA No.9 Tahun 2016 tentang Pedoman Tata Naskah Dinas di Lingkungan
Kementerian Agama Khususnya Ditjen Pendidikan Islam.
Keterkaitan : Peralatan/Perlengkapan :
- SOP Surat Keluar - Alat Tulis - Email/WA
- SOP Pengarsipan Dokumen - Komputer / Laptop - Jaringan Internet/HP Android
- Printer/Scaning - Buku Ekspedisi Surat
- USB - Buku Agenda Surat Masuk
Peringatan : Pencatatan dan Pendataan :
- Jika SOP ini tidak dilaksanakan, mengakibatkan terhambatnya proses surat - Dokumen surat/disposisi;
masuk dan pelaksanaan proses dalam menindaklanjutinya. - Pengarsipan.

Pelaksana Mutu Baku

No. Aktivitas Waka/ Jasa
Pelaksana/ Persyaratan/
Kepala Kaur TU Guru/ Ekpedisi, Waktu Output Keterangan
Pengadministrasi Perlengkapan
Pembina Email/WA
1. Penyampaian/pengiriman surat - Surat/Softcopy Disesuai Surat diterima
yang datang melalui jasa Surat, jasa kan
ekspedisi,Email/WA ekspedisi/
pengantar surat,
Email/WA
2. Surat diterima dengan menanda - Komputer,Printer, 30 menit Tanda Terima,
tangani tanda penerimaan/Sofcopy HP Android, Email/WA
Surat diterima lewat Email/WA Jaringan Internet dibuka,Surat
dibuka dan diprint, selanjutnya dan lembar diprint
diserahkan ke Kaur TU dilampiri disposisi
blanko disposisi
3. Menerima surat untuk dipilih dan - Lembar disposisi, 15 menit Kodefikasi Surat
diberi kode surat.(penting /biasa) Surat Masuk
4. Menerima, mencatat nomor, - Lembar disposisi, 15 menit Nomor,tanggal,
tanggal, hal dan pengirim di buku Surat Masuk, dan hal surat
surat masuk, dan meneruskannya Buku Agenda dicatat
ke Kepala Madrasah; Surat Masuk
5. Menerima,memahami isi surat, - Lembar disposisi, 20 menit Diterimanya
mengisi lembar disposisi sesuai Surat Masuk surat, Disposisi
perihal surat; telah diisi
6. Menelaah, memaraf perintah - Lembar disposisi, 15 menit Disposisi telah
pimpinan sesuai disposisi, Surat Masuk diparaf
selanjutnya didisposisikan kembali
ke Waka/Guru/Pembina;
7. Memerintahkan kepada - Lembar disposisi, 15 menit Pengadministrasi
pengadministrasi sesuai perihal Surat Masuk menerima
surat untuk dilaksanakan/ diarsipkan Disposisi dan
/ dibuatkan surat balasan; surat masuk
8. Menelaah,melaksanakan perintah - Lembar disposisi, 15 menit Guru/Waka telah
pimpinan sesuai Surat Masuk menerima
disposisi,mengembalikan surat ke Disposisi dan
pengadministrasi untuk diarsipkan; surat masuk
9. Menggandakan, mengarsipan Surat, - Komputer, 30 menit Surat telah
ditandai /diberi tanda nomor Printer, ATK, digandakan,
agenda, membuat surat balasan, Buku Agenda diarsipkan, diberi
didistribusikan, dan apabila surat Surat Masuk, File nomor agenda
bersifat permohonan maka Arsip Surat dan membuat
dilengkapi sesuai permintaan; Masuk suarat balasan
10. Proses distribusi. - Jasa ekspedisi / 10 menit Tanda
pengantar surat, Terima,terisinya
Buku Ekspedisi buku ekspedisi
Keterangan :

KEMENTERIAN AGAMA REPUBLIK INDONESIA Nomor SOP 02

Tanggal Pembuatan 2 Januari 2021
KANTOR KEMENTERIAN AGAMA KABUPATEN KUTAI KARTANEGARA
Tanggal Revisi
MADRASAH TSANAWIYAH NEGERI 2 KUTAI KARTANEGARA Tanggal Efektif
Disahkan Oleh Kepala MTsN 2 Kutai Kartanegara

SOP SEBAGAI PELAKSANA PENGELOLAAN SURAT KELUAR

Dasar Hukum : Kualifikasi Pelaksana :

1.KMA No.44 Tahun 2010 tentang Pedoman Penataan Arsip dilingkungan 1. Memahami sebagai penyelenggara pelaksanaan sehari-
Kementerian Agama. hari Tata Naskah Dinas(Persuratan)
2.PMA 4 Tahun 2016 tentang Pencabutan Peraturan Menteri Agama Nomor 16 2. Menguasai Operasional Komputer
Tahun 2006 Tentang Tata Persuratan Dinas di Lingkungan Departemen Agama. 3. Menguasai Jaringan Internet/HP Android
3.KMA No.8 Tahun 2016 tentang Kode Jabatan , Singkatan dan Akronim Pada 4. Pendidikan Tingkat SMA
Kementerian Agama.
4.KMA No.9 Tahun 2016 tentang Pedoman Tata Naskah Dinas di Lingkungan
Kementerian Agama Khususnya Ditjen Pendidikan Islam.
Keterkaitan : Peralatan/Perlengkapan :
- SOP Surat Masuk - Alat Tulis - Email/WA
- SOP Pengarsipan Dokumen - Komputer / Laptop - Jaringan Internet/HP Android
- Printer/Scaning - Buku Ekspedisi Surat
- USB - Buku Agenda Surat Keluar
Peringatan : Pencatatan dan Pendataan :
- Jika SOP ini tidak dilaksanakan, mengakibatkan terhambatnya proses surat - Dokumen surat/disposisi;
keluar dan pelaksanaan proses dalam menindaklanjutinya. - Pengarsipan.

Pelaksana Mutu Baku

Waka/ Pelaksana/ Jasa
No. Aktivitas Pengadministrasi Ekpedisi, Persyaratan/
Kepala Kaur TU Guru/ Waktu Output Keterangan
Email/WA Perlengkapan
Pembina
1. Membuat/ Mengirim konsep surat - Kertas, Disesuai Konsep Surat
keluar yang akan diketik oleh Pulpen,Flasdisk kan keluar telah
Pengadministrasi; Soft Copi dibuat
ketikan/data

2. Menerima/ Mengetik dan - Komputer,Printer, 30 menit Surat keluar

memberi/ Nomor Agenda Surat buku surat keluar telah diketik
Keluar. Dan diserahkan kepada dan telah
Kaur TU; diberi nomor

3. Menerima dan mempelajari - Surat keluar 15 menit Surat keluar telah

Konsep Surat, jika ada koreksi yang sudah diparaf
dikembalikan kepada dibuat/diketik
Pengadministrasi untuk Ya
diperbaiki, jika setuju memparaf Tidak
konsep surat dan diserahkan ke
Pengadministrasi untuk
dimintakan Tanda Tangan
Kepala;
4. Menerima dan menanda tangani - Surat keluar yang 20 menit Surat keluar
surat,selanjutnya dikembalikan ke sudah diparaf telah ditanda
Pengadministrasi untuk di Kaur TU tangani
Stempel;

5. Menerima surat yang sudah - Surat Keluar yang 20 menit Surat keluar
ditanda tangani kepala sudah ditanda telah
selanjutnya memberi tanda tangani kepala distempel,diga
stempel, menggandakan, - File Arsip Surat ndakan,discan
mengarsipkan dan Keluar ing,diarsipkan
mendistribusikan/ Scaning - Stempel
surat,softcopy surat dikirim lewat - Amplop /Map
Email/WA Surat
- Printer scaning
- Komputer
7. Proses distribusi. - Jasa ekspedisi / 20 menit Tanda Terima/
pengantar surat terisinya buku
- Buku Ekpedisi Ekpedisi,Email
- Jaringan Internet /WA terkirim
- HP Android