No Dokumen MUK-IK-G.

01/02
Rev./Tgl Efektif R0/02-01- 2012
INSTRUKSI KERJA Halaman 1 dari 1
Dibuat: Disetujui:
SISTEM DOKUMENTASI FAX
PT. Mitra Usaha Katiga
HR Dept. MR

1. Tujuan
Untuk menetapkan sistem dokumentasi fax di PT. Mitra Usaha Katiga
2. Ruang Lingkup
Mencakup semua dokumen fax yang masuk melalui mesin Fax PT. Mitra Usaha Katiga
3. Penanggung Jawab
Seluruh karyawan PT Mitra Usaha Katiga
4. Instruksi Kerja
1) HRD
- Melakukan pengecekan Kondisi mesin fax termasuk kertas fax
- Melakukan pengambilan dokumen fax yang masuk
- Mengcopy setiap dokumen fax yang masuk untuk disampaikan ke manajemen atau departemen lain
[trading, HSE, GA, Tender, Accounting, Finance, dsb] sesuai isi fax.
- Membuat Buku/catatan tanda terima dokumen fax untuk setiap pengambilan oleh departemen lain.
- Melakukan komunikasi dengan manajemen dan atau semua departemen berkenaan dengan dokumen
yang masuk melalui mesin fax.
- Menyimpan/mengarsip semua dokumen fax asli di binder yang berlabel yang telah disediakan dan
disimpan di lemari HRD.
- Membuat daftar atau catatan dokumen yang masuk melalui fax meliputi tanggal masuk, dari, untuk, dan
Judul/Tentang/mengenai apa dari dokumen tsb.
- Melaporkan ke bagian GA apabila terjadi kerusakan pada mesin Fax dan apabila kertas fax habis.

2) Dept GA
- Menyediakan/membeli kertas fax
- Memproses pengerjaan perbaikan mesin fax apabila terjadi kerusakan
- Memastikan mesin fax dapat diperbaiki dalam waktu yang efisien.

3) Pengguna Mesin Fax.

- Berkomunikasi dengan HRD apabila ada dokumen yang akan masuk melalui mesin fax.
- Menerima salinan/copy dokumen fax untuk keperluan sesuai dengan lingkup pekerjaan masing-masing
- Menandatangani buku/catatan pengambilan salinan/copy dokumen fax yang disediakan HRD.
- Menindaklanjuti isi dari dokumen fax.