MANAJEMEN MUTU LAYANAN KESEHATAN

“SOP PENCATATAN DAN PELAPORAN”

DOSEN PEMBIMBING:
Suryaningsih, S.SiT., M.Keb

DISUSUN OLEH:

FEDA MIATUS ZULAIZEH (NIM: P27824318002)

VERA YULIANA SUKMA (NIM: P27824318022)
TSANIR ROHMAH ZAMZAMI (NIM: P27824318028)
FADILA EVANIA TETIAMMA (NIM: P27824318030)

SEMESTER IV / KELAS REGULER A

PRODI D-III KEBIDANAN KAMPUS BANGKALAN
POLTEKKES KEMENKES SURABAYA
2019 / 2020
 KATA PENGANTAR

Puji Syukur kami panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa, karena
dengan rahmat dan karunia-Nya, kami dapat menyelesaikan tugas Mutu
Pelayanan Kesehatan Kebidanan, yang berjudul “SOP Pencatatn dan
Pelaporan”

Adapun tujuan dari penulisan makalah ini adalah untuk memenuhi

tugas Selain itu, makalah ini juga bertujuan untuk menambah wawasan
tentang SOP Pencatatn dan Pelaporan, bagi para pembaca dan juga bagi
penulis.

Saya mengucapkan terima kasih kepada bapak/ibu dosen yang telah

memberikan tugas ini sehingga dapat menambah pengetahuan dan wawasan
sesuai dengan bidang studi yang saya tekuni. Saya juga mengucapkan terima
kasih kepada semua pihak yang telah membagi sebagian pengetahuannya
sehingga saya dapat menyelesaikan makalah ini.

Saya menyadari, makalah yang saya tulis ini masih jauh dari kata
sempurna. Oleh karena itu, kritik dan saran yang membangun akan saya nantikan
demi kesempurnaan makalah ini.

Bangkala, 29 Februari 2020

Tim
 DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR.......................................................................................................
DAFTAR ISI.....................................................................................................................
BAB I, PENDAHULUAN...............................................................................................

1.1........................................................................................................................... Latar Belakang

......................................................................................................................................
1.2......................................................................................................................... Rumusan Masalah
......................................................................................................................................
1.3..................................................................................................................................
......................................................................................................................................
BAB II, PEMBAHASAN................................................................................................

2.1. Pengertian Pencatatan Dan Pelaporan.......................................................................

2.2. Tujuan Pencatatan Dan Pelaporan............................................................................
2.3. Kebijakan Pencatatan Dan Pelaporan.......................................................................
2.4. Prosedur Pencatatan Dan Pelaporan..........................................................................
2.5. Bentuk Pencatatan Bentuk Pencatatan......................................................................
2.6. Mekanisme Pencatatan Pelaporan.............................................................................
2.7. Mekanisme Pelaporan...............................................................................................

BAB III, PENUTUP.........................................................................................................

3.1. Kesimpulan .................................................................................................................
DAFTAR PUSTAKA.......................................................................................................
 BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Standard Operating Procedure (SOP) merupakan prosedur yang
seharusnya
ada dalam sebuah perusahaan dalam membantu menjalankan aktivitas.
Standard
Operating Procedure ada dan dibentuk oleh perusahaan sebagai acuan kerja
sehingga para manager dan karyawan dapat menjadi sumber daya perusahaan
yang professional dan handal (Setiawati, 2015). SOP merupakan dokumen
tertulis yang memuat prosedur kerja, tahapan yang sistematis serta
serangkaian instruksi mengenai aktivitas rutin dan berulang yang seharusnya
dilakukan oleh organisasi (Ramadhan, Syaharudin, Prajitiasari 2015).
Standard Operating Procedure (SOP) menjelaskan peran dan tugas setiap
karyawan, seperti siapa penanggung jawab dan pelaksananya, kapan
melaksanakannya, bagaimana proses pekerjaannya, dokumen apa yang
diperlukan, serta siapa yang memberikan persetujuan (Setiawati, 2015).
Saat prosedur itu terbentuk dan diterapkan dengan baik oleh seluruh
elemen perusahaan maka akan sangat membantu aktivitas perusahan dengan
baik dan mencapai tujuan yang ditetapkan. Oleh karena itu, SOP merupakan
suatu hal yang sangat penting di dalam sebuah perusahaan. Bagian penting
dalam perusahaan seperti beberapa departemen atau centre, harus diperhatikan
SOPnya, salah satunya adalah revenue centre. Revenue centre merupakan
 pusat penjualan, suatu output (yaitu, penjualan) diukur secara moneter, akan
tetapi tidak ada upaya formal yang dilakukan untuk mengaitkan input (yaitu,
beban atau biaya) dengan output (Hillton, 2010).

Revenue centre erat kaitannya dengan penjualan. Penjualan merupakan salah

satu hal penting untuk kelangsungan usaha perusahaan karena dari penjualan
akan diperoleh laba yang akan meningkatkan profitabilitas perusahaan.
Penjualan yang sebagai revenue centre perusahaan tentu menjadi penting
untuk dikelola, sebab aktivitas yang melibatkan kinerja karyawan ini
membutuhkan pengawasan dan pengendalian yang baik. Oleh karena itu,
bagian penjualan sering kali terjadi kecurangan terkait kepentingan pribadi
karyawan. SOP yang tepat untuk bagian penjualan akan menjadi salah satu
solusi memperbaiki penjualan di perusahaan.

1.2 Rumusan masalah

1.2.1 Apa Pengertian Pencatatan Dan Pelaporan?
1.2.2 Apa Tujuan Pencatatan Dan Pelaporan?
1.2.3 Bagaimana Kebijakan Pencatatan Dan Pelaporan?
1.2.4 Bagaimana Prosedur Pencatatan Dan Pelaporan?
1.2.5 Bagaimana Bentuk Pencatatan Bentuk Pencatatan?
1.2.6 Bagaimana Mekanisme Pencatatan Pelaporan?
1.2.7 Bagaimana Mekanisme Pelaporan?

1.3 Tujuan
1.3.1 Untuk mengetahui Pengertian Pencatatan Dan Pelaporan
1.3.2 Untuk mengetahui Tujuan Pencatatan Dan Pelaporan
1.3.3 Untuk mengetahui Kebijakan Pencatatan Dan Pelaporan
1.3.4 Untuk mengetahui Prosedur Pencatatan Dan Pelaporan
1.3.5 Untuk mengetahui Bentuk Pencatatan Bentuk Pencatatan
1.3.6 Untuk mengetahui Mekanisme Pencatatan Pelaporan
1.3.7 Untuk mengetahui Mekanisme Pelaporan
 BAB II

PEMBAHASAN

2.1 Pengertian Pencatatan Dan Pelaporan

Pencatatan adalah kegiatan atau proses pendokumentasian suatu

aktifitas dalam bentuk tulisan diatas kertas,file computer dan lainlain disertai
tulisan,grafik,gambar dan suara. Pencatatan dan pelaporan puskesmas
merupakan kegiatan pengumpulan data dan informasi di tingkat puskesmas,
baik faktor utama dan tenaga pendukung lain yang menyangkut puskesmas
untuk dikirim ke pusat.

2.2 Tujuan

Mendapatkan data dan informasi secara akurat,tepat waktu dan

mutakhir secara periodic dan teratur pengolahan program kesehatan
masyarakat melalui puskesmas di berbagai tingkat administrasi

2.3 Kebijakan

1) Memudahkan puskesmas dalam memperoleh data untuk perencanaan

dalam rangka pengembangan tenaga kesehatan
2) Memudahkan puskesmas dalam melakukan pembinaan tenaga kesehatan
3) Memudahkan puskesmas dalam melakukan evaluasi hasil

2.4 Prosedur
 Pelaksanaan Pencatatan Dan Pelaporan Semua kegiatan pokok baik
didalam maupun diluar gedung puskesmas, puskesmas pembantu, dan bidan di
desa harus dicatat. Untuk memudahkan dapat menggunakan formulir standar
yang telah ditetapkan dalam SP2TP. Jenis formulir standar yang digunakan
dalam pencatatan adalah sebagai berikut:

1) Rekam kesehatan keluarga (RKK)

Rekam kesehatan keluarga atau yang disebut family folder adalah
himpunan kartu-kartu individu suatu keluarga yang memperoleh
pelayanan kesehatan dipuskesmas Dalam pelaksanaannya keluarga yang
menggunakan RKK diberi alat bantu kartu tanda pengenal keluarga
(KTPK) untuk memudahkan pencarian berkas pada saat melakukan
kunjungan ulang.
2) Kartu rawat jalan
kartu rawat jalan atau lebih dikenal dengan kartu rekam medik pasien
merupakan alat untuk mencatat identitas dan status pasien rawat jalan yang
berkunjung ke puskesmas.
3) Kartu indeks penyakit
Kartu indeks penyakit merupakan alat bantu untuk mencatat identitas
pasien, riwayat, dan perkembangan penyakit. Kartu indeks penyakit
diperuntukan khusus penderita penyakit TBC paru dan kusta.
4) KMS ibu hamil Merupakan alat untuk mengetahui identitas dan mencatat
perkembangan kesehatan ibu hamil dan pelayanan kesehatan yang
diterima ibu hamil.
5) Register Register merupakan formulir untuk mencatat atau merekap data
kegiatan didalam dan di luar gedung puskesmas, yang telah dicatat di kartu
dan catatan lainnya.
2.5 Bentuk Pencatatan Bentuk Pencatatan
A. Berdasarkan Pada Sasaran, Yaitu :
1) Catatan Individu (Catatan Ibu, Bayi, Dan Balita)
2) Catatan Keluarga (Kesehatan Keluarga Tertentu)
 3) Catatan Masyarakat (biasanya pada kegiatan survei komunitas apabila
ditemukan masalah komunitas yang lebih diarahkan pada ibu dan anak
balita).
B. Bentuk Catatan Berdasarkan Kegiatan, Yaitu :
1) Catatan Pelayanan Kesehatan Anak
2) Catatan Pelayanan Kesehatan KB
3) Catatan Pelayanan Kesehatan Ibu
4) Catatan Imunisasi
5) Catatan Kunjungan Rumah
6) Catatan Persalinan
7) Catatan Kelainan
8) Catatan Kematian Ibu Dan Bayi
9) Catatan Rujukan. Sementara
C. Bentuk Catatan Berdasarkan Proses Pelayanan, Yaitu
1) Catatan Awal/Masuk
2) Catatan Pengembangan Berisi Kemajuan/Perkembangan Pelayanan
3) Catatan Pindah; Dan Catatan Keluar.

2.6 Mekanisme Pencatatan

Pencatatan kegiatan harian program puskesmas dapat dilakukan di dalam dan
di luar gedung
1. Pencatatan yang dibuat di dalam gedung puskesmas
Pencatatan yang dibuat di dalam gedung puskesmas adalah semua
data yang di peroleh dari pencatatan kegiatan harian program yang
dilakukan dalam gedung puskesmas seperti tekanan darah, laboratorium,
KB dan lain-lain. Pencatatan dan pelaporan ini menggunakan family
folder, kartu indeks penyakit, buku register dan sensus harian.
2. Pencatatan yang dibuat di luar gedung puskesmas
Pencatatan yang dibuat di luar gedung Puskesmas adalah data yang
dibuat berdasarkan catatan harian yang dilaksanakan diluar gedung
Puskesmas seperti Kegiatan posyandu, kesehatan lingkungan, UKS, dan
lain-lain.
 Pencatatan harian masing-masing progam Puskesmas dikombinasi
menjadi laporan terpadu puskesmas atau yang disebut dengan sistem
pencatatan dan pelaporan terpadu Puskesmas (SP2TP). SP2TP ini dikirim
ke dinas kesehatan Kabupaten atau kota setiap awal bulan, kemudian ke
Dinas Kesehatan kabupaten atau kota mengolahnya dan mengirimkan
umpan baliknya ke Dinas Kesehatan Provinsi dan Departemen Kesehatan
Pusat. Umpan balik tersebut harus dikirimkan kembali secara rutin ke
Puskesmas untuk dapat dijadikan evaluasi keberhasilan progam

2.7 Pelaporan

Sesuai dengan Keputusan Direktur Jendral Pembinaan Kesehatan

masyarakat No.590/BM/DJ/Info/Info/96, pelaporan puskesmas menggunakan
tahun kalender yaitu dari bulan Januari sampai dengan Desember dalam tahun
yang sama. Formulir pelaporan dikembangkan sesuai dengan kebutuhan dan
kemampuan/beban kerja di puskesmas.

2.7 Mekanisme Pelaporan

1. Tingkat Puskesmas
a.Laporan dari puskesmas pembantu dan bidan di desa disampaikan ke
pelaksana kegiatan di puskesmas.
b. Pelaksana kegiatan merekapitulasi data yang dicatat baik di dalam
maupun di luar gedung serta laporan yang di terima dari puskesmas
pembantu dan bidan di desa.
c.Hasil rekapitulasi pelaksanaan kegiatan dimasukkan ke formulir laporan
sebanyak 2 rangkap, untuk disampaikan kepada koordinator SP2TP.
d. Hasil rekapitulasi pelaksanaan kegiatan diolah dan dimamfaatkan
untuk tindak lanjut yang diperlukan untuk meningkatkan kinerja kegiatan.
2. Tingkat Dati II
a.Pengolahan data SP2TP di Dati II menggunakan perangkat lunak yang
ditetapkan oleh Depkes.
 b. Laporan SP2TP dari puskesmas yang diterima Dinas Kesehatan
Dati II disampaikan kepada pelaksana SP2TP untuk direkapitulasi/entri
data.
c.Hasil rekapitulasi dikoreksi, diolah serta dimamfaatkan sebagai bahan
untuk umpan balik, bimbingan teknis ke puskesmas dan tindak lanjut
untuk meningkatkan kinerja program
d. Hasil rekapitulasi data setiap 3 bulan dibuat dalam rangkap 3
( dalam bentuk soft file) untuk dikirimkan ke Dinas Kesehatan Dati I,
Kanwil Depkes Provinsi, dan Departemen Kesehatan.

BAB III
PENUTUP
3.1 Kesimpulan
Standard Operating Procedure (SOP) merupakan prosedur yang
seharusnya ada dalam sebuah perusahaan dalam membantu menjalankan
aktivitas. Standard Operating Procedure ada dan dibentuk oleh perusahaan
sebagai acuan kerja sehingga para manager dan karyawan dapat menjadi
sumber daya perusahaan yang professional dan handal (Setiawati, 2015).

Pencatatan adalah kegiatan atau proses pendokumentasian suatu

aktifitas dalam bentuk tulisan diatas kertas,file computer dan lainlain disertai
tulisan,grafik,gambar dan suara. Pencatatan dan pelaporan puskesmas
merupakan kegiatan pengumpulan data dan informasi di tingkat puskesmas,
baik faktor utama dan tenaga pendukung lain yang menyangkut puskesmas
untuk dikirim ke pusat.

Mendapatkan data dan informasi secara akurat,tepat waktu dan

mutakhir secara periodic dan teratur pengolahan program kesehatan
masyarakat melalui puskesmas di berbagai tingkat administrasi
 DAFTAR PUSTAKA

Permenkes 92 Tahun 2004 Tentang Penyelenggaraaan Komunikasi Data

Dalam Sistem Informasi Kesehatan Terintegrasi.

Ningtyas,Ratna. 2018. [Pdf] https://www.google.com/url?

sa=t&source=web&rct=j&url=http://repository.unika.ac.id/
16530/2/13.60.0062%2520RIBKA%2520RATNANINGTYAS
%2520%25288.88%2525%2529.BAB
%2520I.pdf&ved=2ahUKEwjhgLSguPbnAhUL8HMBHQevDqwQFjAKegQIBB
AB&usg=AOvVaw11DSnoH4rZy2b34E6U_-sZ, diakses pada tanggal 29
Februari 2020

2017. [Pdf] https://www.google.com/url?

sa=t&source=web&rct=j&url=https://kupdf.net/download/sop-pencatatan-dan-
pelaporan_58aa94a16454a76b59b1e8d4_pdf&ved=2ahUKEwiYnN64zfbnAhUN
9nMBHRtDCBkQFjACegQIBBAB&usg=AOvVaw0v8Y5HXVcFfWr51VkOXZ
cV, diakses pada tanggal 29 Februari 2020