PT KNITTO TEKSTIL INDONESIA

STANDART OPERASIONAL
PROSEDUR
(PEDOMAN PEMBUATAN INSTRUKSI KERJA)

Version 1.0

Document number : IMP/PEDOMAN PEMBUATAN IK/I/2021

Release date : JULI 27, 2021

IMP/PEDOMAN PEMBUATAN IK/I/2021

Daftar Isi
Table of Contents
1. Pendahuluan............................................................................................................... 1
2. Isi Dokumen IK.......................................................................................................... 1
2.1 Lembar Pengesahan........................................................................................... 2
2.2 Riwayat Perubahan Dokumen........................................................................... 2
2.3 Komponen IK.................................................................................................... 2
3. Komponen IK............................................................................................................. 4
3.1 Ruang Lingkup.................................................................................................. 2
3.2 Referensi............................................................................................................ 2
3.3 Definisi.............................................................................................................. 2
2.1 Pelaksana........................................................................................................... 2
3.5 Dokumen yang dibutuhkan................................................................................2
3.6 Instruksi Kerja................................................................................................... 2
4. Tips pembuatan IK..................................................................................................... 4
5. Lampiran.................................................................................................................... 4

IMP/PEDOMAN PEMBUATAN IK/I/2021

1. Pendahuluan

Instruksi Kerja (IK) adalah sekumpulan langkah yang dilakukan seseorang guna
menyelesaikan pekerjaan secara aman dan lengkap.
IK ini perlu dibuat untuk mendampingi Standard Operating Procedures (SOP),
menjelaskan secara rinci langkah instruksional dalam suatu kegiatan SOP, dan
hanya melibatkan 1 (satu) unit kerja saja.
Tujuan dari penyusunan pedoman ini adalah untuk memberikan panduan urutan
kerja bagi individu dalam suatu unit kerja dalam menyelesaikan satu jenis
pekerjaan.
Dokumen IK disusun oleh Bagian Implementasi dan SPV masing-masing Bagian,
di bawah arahan Direksi.
Setelah selesai dibuat maka:
a. Bagian Implementasi harus mendokumentasikan softcopy IK untuk dibuatkan
Nomor IK
b. Bagian Impelementasi harus menyerahkan softcopy IK yang sudah bernomor
ke HRD.
c. HRD memberikan cap basah dan mengembalikan IK untuk didistribusikan
sesuai Daftar Distribusi yang sudah ditentukan dalam IK tersebut.
Tim Implementasi dan SPV masing-masing bagian melakukan pemeriksaan
terhadap pelaksanaan IK secara berkala dan menyarankan perubahan IK bila ada
temuan signifikan yang mempunyai dampak besar terhadap ketercapaian standar
mutu dan membutuhkan perubahan kebijakan.
Dengan siklus ini maka IK akan selalu mutakhir dan menjadi pedoman dalam
mengerjakan pekerjaan secara efisien dan menghasilkan kualitas yang sesuai
harapan.

IMP/PEDOMAN PEMBUATAN IK/I/2021

2. Isi dokumen IK
2.1. Lembar Pengesahan
Menampilkan nama orang (dan jabatan) yang membuat, memeriksa dan
mengesahkan IK tersebut.
2.2. Riwayat Perubahan Dokumen
Menampilkan riwayat perubahan yang dilakukan. Harus dilengkapi dengan
paraf orang yang mensahkan perubahan tersebut.
2.3. Komponen IK
Merupakan butir-butir yang harus ada dalam dokumen IK, mencakup :
a. Ruang Lingkup.
b. Referensi.
c. Definisi.
d. Pelaksana atau pelaku kegiatan dalam IK.
e. Dokumen yang dibutuhkan dan
f. urutan Instruksi Kerja.

3. Komponen IK
3.1. Ruang Lingkup
Menjelaskan ruang lingkup pekerjaan yang harus dilaksanakan.
3.2. Referensi
Menunjukkan Nomor Standard Operating Procedures (SOP) yang menjadi
induk dari IK ini. Kosongkan bila IK ini tidak menginduk pada SOP apapun.
3.3. Definisi
Menjelaskan istilah khusus, terminologi atau singkatan dalam SOP yang
perlu dipahami untuk persamaan persepsi.
3.4. Pelaksana
Menunjukkan pihak yang melaksanakan kegiatan tersebut.
3.5. Dokumen yang Dibutuhkan
Menjelaskan dokumen yang dibutuhkan untuk menyelesaikan pekerjaan
tersebut.
3.6. Instruksi Kerja
Menjabarkan langkah-langkah instruksional dalam menyelesaikan suatu
pekerjaan.

IMP/PEDOMAN PEMBUATAN IK/I/2021

4. Tips Pembuatan IK
Beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam pembuatan IK:
a. Selalu bayangkan siapa pengguna IK.
b. Sebelum mulai menulis, putuskan ruang lingkup pekerjaan tersebut.
c. Gunakan prinsip “Ceritakan apa yang akan Anda kerjakan, kemudian
bicarakan dan tuliskan”.
d. Penulisan IK harus:
a) Jelas dan ringkas: hindari kalimat yang panjang.
Contoh kalimat instruksional:
I. Kalimat panjang versus kalimat pendek:
i. Kalimat panjang:
Gunakan lap biasa untuk membersihkan kotoran dan noda dari
mesin, atau keringkan dengan lap tebal jika ada bagian yang
basah.
ii. Kalimat pendek:
 Bersihkan kotoran dan noda dari mesin.
 Gunakan lap biasa utk menghilangkan kotoran.
 Gunakan lap tebal utk mengeringkan bagian yang basah.
II. Kalimat tidak jelas versus kalimat jelas:
i. Kalimat tidak Jelas:
Berat dari kain yang dikeluarkan harus dicatat di dalam buku
laporan keluar barang satpam.
ii. Kalimat jelas:
Catat berat kain yang dikeluarkan di buku laporan keluar barang
satpam.
III. Kalimat bertele-tele versus kalimat ringkas:
i. Kalimat bertele-tele:
Pastikan Anda membersihkan bak tinta dari semua tinta yang
pernah digunakan sebelum Anda menyimpan tinta lain yang
berbeda warnanya.
ii. Kalimat ringkas:
Bersihkan bak tinta sebelum mengisi tinta warna lain.

IMP/PEDOMAN PEMBUATAN IK/I/2021

 b) Lengkap: semua informasi penting yang digunakan untuk menjalankan
kegiatan.
c) Obyektif: berisikan fakta, bukan pendapat.
d) Koheren: menunjukan alur dan urutan langkah untuk menjalankan
kegiatan.
e. IK harus bersifat fleksibel dan dapat diubah sesuai kebutuhan.
Perubahan IK merupakan sebuah keniscayaan karena kebutuhan, kebijakan
dan instrumen pekerjaan pasti akan berubah.
Bila perubahan bersifat minor – dalam arti tidak mengubah langkah-langkah
kegiatan utama – maka cukup dibuatkan REVISI. Tetapi bila perubahan
mayor – ada perubahan proses bisnis yang signifikan – maka perlu dibuatkan
VERSI yang baru.
f. Mulailah dengan kata kerja dan gunakan kalimat aktif.
g. Buat draft terlebih dahulu. Koreksi draft jika diperlukan.
h. Perhatikan kebosanan Anda sendiri ketika membuat IK. Jika Anda merasa
bosan, maka hal yang sama akan dirasakan oleh pembaca.

IMP/PEDOMAN PEMBUATAN IK/I/2021

LAMPIRAN
Contoh Instruksi Kerja Validasi Persyaratan Sidang Skripsi

IMP/PEDOMAN PEMBUATAN IK/I/2021